Cómo fomentar el multitasking en el equipo IT

Tener una buena gestión de equipos implica comprender que, en ciertas ocasiones, habrá que hacer más de una tarea a la vez. Ahora, esto puede significar un enorme desafío para las empresas, dado que es necesario entender no solamente qué es multitasking, sino también incorporar a una persona multitasking a la compañía.

En el caso de los equipos IT, esto es todavía más evidente. Ahora bien, ¿qué significa este concepto? ¿Y qué ventajas, desventajas y consejos son necesarios de conocer? Aquí lo verás, incluyendo los contextos de trabajo en los cuales se recomienda brindar un sistema de tareas basados en el multitasking.

Qué es multitasking y a qué se denomina una persona multitarea

Entender qué es multitarea (también conocido como multitasking) es realmente muy sencillo. En el contexto laboral, multitasking se refiere a la capacidad de realizar varias tareas o actividades al mismo tiempo. Sin embargo, a diferencia de la inteligencia artificial, los seres humanos tienen limitaciones en cuanto a la cantidad de tareas que pueden realizar simultáneamente, debido a nuestra propia atención y capacidad cognitiva.

En lugar de realizar múltiples tareas simultáneamente, nuestro cerebro realiza un proceso de alternancia rápida entre diferentes actividades, lo que puede reducir la eficiencia y la calidad de nuestro trabajo. No obstante, para otros, ser una persona multitarea puede ser un gran beneficio, dado que hay personas que sí tienen la capacidad de alternar entre diferentes obligaciones.

Entonces, ¿qué es una persona multitasking? Pues es alguien que tiene la capacidad de tener una buena eficiencia y productividad realizando varias tareas a la vez. Es decir, el hecho de tener varios desafíos al mismo tiempo puede generar la capacidad de ampliar los márgenes resolutivos, dado que eso permite un gran enfoque en el trabajo.

Es decir, el hecho de sentir que tiene varias tareas que hacer al mismo tiempo, le permitirá alinearse mejor y generar un plan para encarar dichas actividades. Caso contrario, puede que su productividad disminuya, dado que, al tener que hacer solamente una actividad, puede relajarse y esto generará una procrastinación, que ocurre cuando se dilata la resolución de un objetivo en concreto.

Cuáles son las ventajas del multitasking

Pues bien, ahora que ya entiendes qué es una persona multitasking o multitarea, es necesario mencionar las principales ventajas del multitasking. A saber:

• Aumento de la eficiencia: El multitasking puede aumentar la eficiencia al permitir que las personas realicen varias tareas al mismo tiempo, lo que puede ahorrar horas de trabajo y aumentar la productividad. Esta suele ser una de las principales razones por las cuales las personas intentan volverse multitasking, pues permite hacer más, en menor tiempo.

• Mayor productividad: Al poder trabajar en varias tareas al mismo tiempo, se pueden completar más tareas en un período de tiempo más corto, lo que puede elevar la productividad. En las empresas IT, suele haber un enfoque multitarea, dado que los desarrolladores suelen tener que prestar atención a varios aspectos de la creación del software al mismo tiempo.

• Reducción del aburrimiento: El multitasking puede ser beneficioso para personas que tienden a aburrirse fácilmente con una sola tarea. Realizar múltiples tareas puede ayudar a mantener la mente ocupada y mantener el interés. Esto es algo que explicamos anteriormente, pues sirve para generar una mayor motivación en cada una de las responsabilidades.

• Flexibilidad: El multitasking puede permitir a las personas ser más flexibles en la forma en que realizan su trabajo, lo que puede ayudar a adaptarse a situaciones imprevistas o cambiantes. Es decir, el hecho de tener que realizar varias cosas al mismo tiempo implica poder organizar cuáles son las prioritarias, lo cual aumenta la libertad resolutiva.

Desventajas del multitasking

Ahora, también es necesario conocer cuáles son las desventajas del multitasking, que es lo que explica por qué existen profesionales que no se sienten cómodos con esta dinámica.

• Reducción de la calidad del trabajo: Al realizar varias tareas al mismo tiempo, la atención y el enfoque se dividen entre las diferentes actividades, lo que puede llevar a una reducción en la calidad del trabajo realizado. También puede aumentar la probabilidad de cometer errores. Por esta razón, es recomendable aplicarlo siempre y cuando el trabajador pueda establecer sus prioridades.

• Aumento del estrés: El multitasking puede aumentar el nivel de estrés debido a la presión de tener que realizar varias tareas al mismo tiempo, lo que puede afectar negativamente el bienestar emocional y físico. Por esta razón, es recomendado únicamente para las personas que son capaces de administrar sus propias responsabilidades.

• Pérdida de tiempo: Aunque el multitasking puede parecer eficiente en todo tiempo y lugar, en realidad puede llevar a una pérdida de tiempo debido a la necesidad de cambiar constantemente de tarea. El cambio constante de enfoque puede reducir la productividad y el rendimiento, especialmente si son actividades muy diferentes entre sí.

• Fatiga mental: El multitasking puede agotar la capacidad mental de una persona, lo que puede reducir la capacidad de concentración y afectar negativamente la memoria a corto plazo. La fatiga mental puede llevar a un aumento en la cantidad de errores cometidos y una reducción en la eficiencia y la productividad.

Principales consejos para tener un equipo de personas multitasking

En el ámbito IT, es posible que puedas generar un equipo de personas multitasking. Implementa los siguientes consejos:

• Prioriza las tareas: Para ser efectivo en el multitasking, es importante priorizar las tareas y concentrarse en las más importantes. Esto ayudará a evitar distracciones innecesarias y asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de manera efectiva. Por esta razón, es necesario o bien garantizar la libertad de los empleados o dejarles libertad en la priorización.

• Crea un plan de trabajo: Antes de comenzar a trabajar, crea un plan de trabajo que incluya las tareas que necesitas que tu equipo realice y el tiempo que planeas dedicar a cada una de ellas. Esto ayudará a que tu equipo sea capaz de mantener el enfoque y a evitar perder tiempo en tareas menos importantes.

• Reduce las distracciones: Para ser efectivo en el multitasking, es importante reducir las distracciones tanto como sea posible. Esto puede incluir cerrar las aplicaciones o pestañas del navegador que no se necesiten, apagar el teléfono o configurarlo para que no suene o vibrar durante un período de tiempo específico. Siempre pregunta a tu equipo antes de tomar una decisión.

• Practica la gestión del tiempo: La gestión del tiempo efectiva es crucial para ser un buen multitasking. Aprende a establecer límites de tiempo realistas para cada tarea y asegúrate de cumplir con esos límites, especialmente si tienes deadlines propuestos por clientes. Esto te ayudará a mantener el enfoque y a realizar múltiples tareas de manera eficiente.

• Mantén la calma: El multitasking puede ser estresante, pero mantener la calma es importante para ser efectivo. Puedes difundir técnicas de manejo del estrés, como la meditación, la respiración profunda y la toma de descansos regulares, que ayudarán a tu equipo a mantener la calma y la concentración en situaciones estresantes.

• Genera incentivos por resultados: Como se puede tener muchas tareas a la vez (sin abusar, pues deberás preguntar cuál es el límite que tus colaboradores pueden abarcar), deberás incluir bonificaciones por objetivos. Es decir, si cumplen en tiempo y forma con una mayor cantidad de tareas, podrán conseguir mayores remuneraciones o beneficios, como días de descanso.

Cuándo es recomendable implementar equipos IT multitasking

La implementación de equipos IT multitasking puede ser recomendable en determinadas situaciones y contextos, por ejemplo:

• Cuando las tareas son sencillas y no requieren mucha concentración. En estos casos, el multitasking puede ser útil para tareas simples y repetitivas que no requieren mucha atención o concentración, como la entrada de datos o la revisión de documentos. ¡Siempre y cuando los colaboradores no se sienten desbordados!

• Cuando las tareas son complementarias. Si las tareas que se realizan al mismo tiempo son complementarias, como la programación y el diseño gráfico, el multitasking puede ser beneficioso al permitir que las personas realicen ambas tareas de manera efectiva. Si son muy diferentes, puede que genere mayor estrés, pues no es recomendable.

• Cuando se trabaja en un ambiente dinámico. El multitasking puede ser beneficioso en un ambiente dinámico en el que se requiere responder rápidamente a situaciones cambiantes, como en el servicio al cliente o en la atención de incidencias. Si no existen objetivos marcados, el hecho de tener que ser multitasking puede provocar problemas.

• Cuando se dispone de las herramientas adecuadas. Es crucial contar con las herramientas adecuadas para el multitasking, como monitores adicionales o software de gestión de tareas, para garantizar que las personas puedan realizar múltiples tareas de manera eficiente y efectiva. Si no, puede generar un desorden en la realización de actividades, aumentando la tasa de errores.

Conclusiones

Es elemental tener en cuenta que, aunque el multitasking puede ser beneficioso en algunas situaciones, no siempre es la forma más efectiva de realizar tareas. Es importante evaluar cuidadosamente el contexto y las tareas específicas antes de implementar equipos IT multitasking.

Ahora que sabes qué es el multitasking, ¡no dudes en implementarlo en tus proyectos IT, en caso de que tanto tú como tu equipo crean que son convenientes!