Cómo hacer presentaciones eficaces para tu equipo IT

Introducción

Si algo nos ha enseñado Internet y las redes sociales es que cada día es más valioso saber comandar la atención.

Las presentaciones son el pan de cada día para los trabajadores en puestos de cierta responsabilidad dentro de la empresa, pero también una más que conocida preocupación. Ya sea para liderar a los subordinados o para exponer resultados a los superiores, es de suma importancia que estemos un paso por delante de nuestras necesidades profesionales a la hora de hacer presentar eficazmente.

En este artículo nos centraremos en los ecosistemas de Microsoft PowerPoint, Google Slides y Apple Keynote, por ser no sólo los que gozan de mayor popularidad, sino también bastante similares en diseño, método y ejecución. Consideramos a quien lo lee más o menos familiarizado con las virtudes de PowerPoint. No obstante, si el lector tuviera lagunas en uso del programa o no se encontrase familiarizado del todo con el mismo, le recomendamos nuestro Curso de PowerPoint.

Asimismo, nos enfocaremos en las presentaciones que un mánager o un miembro del equipo realizan en el día a día. No se trata de presentar un producto nuevo ante un auditorio o dar un discurso de boda, aunque como verás, no son mundos tan distintos. Aquí suponemos una relación social y profesional previa entre emisor y receptor, y por tanto sobran las presentaciones ante nuestro “público objetivo”. No es necesario proyectar como si lo hiciéramos ante quien no nos conoce, evitando las temidas primeras impresiones.

De modo que, sin más dilación, sigue leyendo si quieres aprender a llevar a cabo presentaciones orales efectivas y de alto impacto para tu equipo IT.

Elementos básicos

En todo proceso comunicativo podemos distinguir las siguientes partes: Emisor, receptor, mensaje, canal y código. Comprender, analizar y atender a cada una de ellas por separado nos ayudará a prever posibles fallos. Ahora mismo, el emisor es quien escribe este artículo, el receptor eres tú que lees estas líneas, el mensaje es el contenido en sí, el canal es el blog de OpenWebinars y el código es el habla hispana, que comprendemos tanto emisor como receptor.

Podemos realizar el mismo análisis en cualquier intercambio comunicativo, en este caso una presentación: Suponiendo ser los emisores… ¿cuáles son nuestras capacidades comunicativas? ¿Estamos proyectando bien la voz? ¿Es adecuado nuestro lenguaje corporal? El receptor recibe, pero… ¿Está capacitado para entender lo que le decimos? De nada sirve explicar la teoría de la relatividad de Einstein a quien no está por la labor de escuchar, no habla el idioma o que está por debajo del nivel requerido para entender nuestro discurso.

También, muy importante: ¿Es el canal el adecuado para el mensaje y el contenido que queremos transmitir? El teórico Marshall McLuhan declaró hace más de medio siglo la famosa frase el medio es el mensaje, y esto nunca ha sido más cierto. Por ejemplo, Instagram no es una web pensada para transmitir grandes cantidades de texto (a diferencia de Blogger) sino que se especializa en foto y vídeo. No podemos publicar un vídeo en una noticia de un periódico físico, pero sí en su edición web, ni mostrar fotos en la radio. Cada medio de comunicación tiene su soporte en el cual se aceptan unos mensajes u otros, decantándose por el formato más adecuado para cada mensaje. Por tanto… ¿es la presentación el medio más adecuado para lo que vas a contar?

Presta atención: Elementos de alta importancia a mejorar

En primer lugar, debemos tener en cuenta que en una presentación se lleva a cabo un proceso de comunicación por dos canales: El auditivo y el visual. Ocuparnos de ellos por separado y asegurarnos de que los tenemos bajo control nos ayudará a alcanzar la excelencia.

Canal auditivo: Comunicación oral

• Sé consciente de tu lenguaje corporal: Cruzarse de brazos y “hablar para el cuello de la camisa” equivale a echar por tierra la presentación. Utiliza las manos, brazos, gestos faciales, tono de voz, etc. para comandar la atención. Si no sabes qué hacer con las manos, prueba a sujetar un bolígrafo o unos papeles, pues el acto de agarrar un objeto nos aporta un contexto y nos calma los nervios.

• Ensaya las presentaciones de antemano: A no ser que seas un gran experto en un tema y vivas de dar charlas y seminarios, es muy recomendable repasar unas cuantas veces el material. ¿O acaso crees que las charlas TED son improvisadas? Precisamente es el hecho de haber sido ensayadas una y otra vez lo que las hace excelentes. Organiza tu discurso para saber qué tienes que decir en cada diapositiva y asegúrate de que la duración del conjunto es la adecuada. Ten muy en cuenta respetar los límites de la atención, mantén el tema expuesto en un registro sencillo y sé breve yendo al grano.

• Proyecta con seguridad y entusiasmo: La oratoria y la retórica son dos habilidades importantísimas para la persuasión, ya sea en un sencillo brindis o en un pitch que impresione a los futuros inversores de tu idea millonaria. Procura aportar algo nuevo al discurso, y no escatimes en utilizar figuras retóricas sencillas, como las comparaciones, que aclaren puntos clave y den un toque de storytelling al discurso. Y por supuesto, elimina los ahms y uhms, pues no aportan nada y hacen parecer indeciso o dudoso al presentador.

• Ten en cuenta que pueden existir otros componentes externos que empobrezcan el proceso comunicativo. El más común de todos es quizá el ruido de ambiente, pero el momento y el lugar en el que se realiza la presentación también pueden ser cruciales. No es lo mismo organizarla a primera hora de la mañana que justo después de comer, en exteriores o interiores, en salas de juntas demasiado frías o calurosas, etc.

Canal visual: Comunicación escrita y diseño gráfico

El gigante del grafismo Saul Bass (cuyo trabajo habrás visto en posters y créditos de apertura de grandes clásicos del cine como Vértigo o El resplandor) solía decir que el diseño es el pensamiento hecho visual. Por tanto, tendremos en cuenta que el diseño gráfico es una herramienta importantísima para, a fin de cuentas, transmitir lo que tenemos en la mente.

Ya sea en diapositivas con poco o bastante texto, si no estamos familiarizados con el diseño gráfico es recomendable utilizar tipografías sans serif, las llamadas coloquialmente palo seco. Estas mismas palabras que lees en el blog de OpenWebinars aparecen en una tipografía palo seco, pues si te fijas son líneas y curvas relativamente sencillas que componen las letras. En el caso de una tipografía con serifas (también llamados remates o gracias) las letras tendrán unas pequeñas peanas o remates en la base y al final de dichas líneas.

Por ceñirnos a ejemplos conocidos por todos, citaremos tipografías con serifas como Times New Roman, Georgia, Garamond y la sofisticada Didot (muy utilizada en el logo y títulos de la revista Vogue, sin ir más lejos) — el concepto en cuestión es lo clásico. Utilizaremos fuentes con remates cuando requiramos un toque lujoso, tradicional y/o ilustre. Por el contrario, tipografías palo seco serían Helvética (y su equivalente “marca blanca” en Windows, la siempre útil Arial), la favorita de los e-mails Verdana o la Highway Gothic, diseñada para la red de autopistas de EE.UU. pero exportada a una miríada de países, entre ellos España y Latinoamérica. Quedémonos con que, por lo general, la ausencia de serifas ayuda considerablemente a la lectura, pues el lector no se distrae con los ribetes innecesarios, y especialmente en soportes digitales. Son casi inseparables de lugares públicos modernos como aeropuertos y hospitales, debido a su sencillez y legibilidad.

Evidentemente, no quiere decir que debas retirar del catálogo tipográfico de tu ordenador toda fuente que use serifas, pero sé consciente de dónde y cómo usarlas. Un ejemplo típico es para asuntos un poco literarios, como una frase célebre, unos versos o una cita de un autor. Las sans serif son fuentes asociadas a la tecnología y la modernidad, pues no se pusieron de moda hasta bien entrado el siglo XX y fueron la joya de la corona de diseñadores pioneros ingleses, alemanes o suizos. Para presentaciones de un equipo IT ha venido usándose comúnmente una fuente llamada Titillium, o también otra llamada Exo, que aportarán el toque “puntero” a todo lo relativo a las nuevas tecnologías.

No obstante, ten en cuenta que esto sólo es una sugerencia. Lo más importante en este aspecto es que la fuente que utilices sea legible y tenga una versatilidad a la hora de usar subrayados, negritas, cursivas, etc. para poder tener una consistencia a lo largo de todo el documento.

Nuestra herramienta no es únicamente el lenguaje, sino también el formato y las tipografías usadas. Es necesario conocer la ortografía, la tipografía y la conjunción de ambas disciplinas, la denominada ortotipografía.

Recuerda:

• usa negritas para marcar énfasis en palabras puntuales.
• usa cursivas para voz extranjera o citas.
• usa subrayados para resaltar enlaces externos.
• usa listas (como esta misma) para enumerar o al recapitular el contenido tratado.
• muestra la información en tablas, gráficos o diagramas cuando sea posible y así aportar variedad al conjunto, evitando el conocido como “muro de texto”.
• plantea usar cualquier tipo de material gráfico adicional que contribuya al mensaje, como fotos, dibujos, esquemas, infografías… (o incluso memes, sí.)

Habitualmente, la mayor legibilidad posible se consigue utilizando combinaciones de texto y fondo que tengan alto contraste. Texto negro sobre fondo blanco siempre será bien visible. Por el contrario, si la sala donde se realizará la presentación es oscura (como, por ejemplo, un salón de actos) podemos trabajar en el documento usando texto blanco sobre fondo negro. A su vez, un truco para crear pequeños espacios aparte es insertar una diapositiva vacía, con el color de fondo (sea blanco o negro) para de esta manera hacer pausas visuales, invitar a la reflexión o plantear verbalmente la introducción de la siguiente sección.

Y respecto al color, úsalo puntual y estratégicamente. Si no entiendes de combinar colores, siempre es válido usar blanco o negro de fondo y aportar color para resaltar, con tonos saturados e intensos que lleven la atención a ellos, pero vigilando cómo combinar más de dos tonos por diapositiva, pues podrían estar en conflicto.

Por último: Las herramientas informáticas

Continuando con la sección anterior, de nada sirve un diseño puntero en nuestra presentación si al insertar el USB en el terminal de la sala de juntas el sistema no nos reconoce las tipografías y otros elementos y hace descarrilar toda la apariencia del archivo. Por ello, recomiendo que la tipografía utilizada esté presente en la inmensa mayoría de los ordenadores de la empresa, ya que, si se necesita cambiar algo de última hora en un terminal que no es el habitual, es posible que ocurran errores al abrir el documento, no se reconozcan las fuentes, se cambien a las predeterminadas y se fastidie toda la estética del documento. Para curarnos de esta eventualidad, podemos ir a las opciones del programa e incrustar las fuentes en el archivo. No obstante, recomiendo exportar en .PDF la presentación, ya que a la hora de presentar no habrá diferencia entre un archivo .PPT y un .PDF y evitaremos que haya cambios en el archivo, a fin de evitar contratiempos indeseados.

Los imprevistos son la norma general en toda presentación. ¿Qué ocurriría si el ordenador no nos reconoce el USB donde llevamos la presentación? ¿Y si no se reproduce el vídeo que he insertado? ¿Dependo de internet para presentar y no hay conexión en la sala? Hay que permanecer en guardia, y en general, se trata de tener la soltura y previsión adecuadas para solventar problemas de última hora.

Respecto a las animaciones, si insertamos animaciones de salto de diapositiva o cuadros de texto y contenido “emergentes”, es posible que éstos fallen. Personalmente, no suelo incluirlas, ya que creo que, si bien pueden aportar unas migajas de dinamismo a la presentación, es fácil que acaben estorbando y pareciendo poco imaginativas, especialmente si se utilizan a lo largo de todo el documento. En el peor de los casos, un cuadro de texto o imagen que “entra” a través de una animación puede fallar, trabarse y dejar de aparecer en la presentación final.

Conclusiones

A pesar de que algunos de estos consejos suenen muy normativos, recomiendo que sigas tu criterio y utilices tus propias ideas en la realización de estos documentos. Con cada presentación seremos un poco mejores, mejoraremos el proceso y ofreceremos resultados más profesionales.

Puedes usar plantillas si tienes dudas sobre tus capacidades como diseñador/a, pero ten en cuenta que no es una solución universal, pues deben adaptarse a lo que queremos decir. Por ejemplo, de nada sirve una plantilla con una diapositiva que explique la cronología de la fundación y trayectoria de la empresa dentro de una presentación rutinaria de nuestro departamento IT.

Evita la saturación usando diapositivas sencillas, y aprovecha la ventaja de conocer a tu audiencia de antemano. Invita al diálogo haciendo preguntas a los asistentes, permitiendo tú las preguntas e incluso adelantándote redactando de antemano unas FAQ. Si se trata de una presentación breve para un equipo pequeño, puedes considerar aportar una copia de la presentación en papel a los asistentes, a fin de tomar notas en los márgenes y solventar mejor cualquier tipo de duda, recibir feedback sobre las ideas expuestas y asegurarnos en definitiva que lo que se ha expuesto ha sido captado con efectividad. Y recuerda que, en esencia, una buena presentación está fundamentada en un despliegue audiovisual.