Cómo hacer retrospectivas online

Hoy quisiera hablaros sobre las retrospectivas en el mundo ágil, pero no quedarme en la superficie (la típica explicación de para qué sirve y qué pasos la componen), sino ir un paso más allá y hablar de lo que, si has tenido que enfrentarte a una retrospectiva con equipos trabajando en remoto (cosa altamente probable al menos desde hace 2 años) ya has sufrido: lo difícil que es hacer retrospectivas online.

Y es que sí, en remoto también podemos hacer buenas retrospectivas. Pueden llegar a ser memorables. Y si te lo curras, hasta divertidas.

Qué es una retrospectiva en Scrum

Mucho se ha dicho y escrito sobre las retrospectivas. Se conoce como el momento más lúdico del sprint, y puede que lo sea. Pero no por ello hemos de quitarle ni un ápice de importancia dentro de los eventos Scrum. De hecho, es muy probable que sea de los eventos más importantes que tiene Scrum en su haber.

Como Scrum Master, enfrentarte a tu primera retro, llevar al equipo por los diferentes ejercicios y ayudarle a darse cuenta de sus debilidades y súper poderes, para mí es un subidón de adrenalina. Es un ejercicio de introspección, de charla distendida y si consigues crear un buen ambiente, es como formar parte de un cónclave donde se conspira para hacer las cosas mejor y darnos un baño de humildad y de reconocimiento a la vez (todo esto tiene cabida aquí).

En el siguiente artículo podrás leer una información más detallada sobre su importancia: Por qué son importantes las retrospectivas en Scrum.

Por daros unas pinceladas sobre la retrospectiva, podríamos resumirla así:

• Es un evento que se hace al terminar un sprint.
• La duración es variable, desde 1 hasta 4 horas. Esto es totalmente orientativo, pero si eres un Scrum Master, sabrás que hay factores que pueden alterar el time-box de una retrospectiva: duración del sprint, tamaño del equipo, cantidad de obstáculos encontrados durante el sprint sobre los que haya que discutir, etc.
• Para que sea una retrospectiva que aporte valor, al terminarla hay que tener una lista de acciones a realizar (continuous improvement lo llaman), y hacer seguimiento de las acciones que han surgido en retrospectivas anteriores (lo veremos más adelante).
• El Scrum Master ha de intentar por todos los medios que todo el mundo participe, y valerse de los que más hablen para animar a los que participan menos (por inseguridad o pasotismo, es igual). La idea es que todo el mundo esté involucrado en la retrospectiva, tanto como sea posible.
• El Scrum Master se vale de diferentes juegos para avivar la imaginación y el pensamiento lateral (si no conocéis al señor Edward de Bono, os lo presento), y así llegar a ideas que, con el pensamiento lineal, simplemente no surgirían.

Podéis encontrar más detalles en el siguiente artículo, que os recomiendo leer: Qué es una Retrospectiva.

Factores que afectan al éxito o fracaso de una retrospectiva online

Hay infinitos factores, pero como imaginarás, sólo unos pocos son clave. Realmente podríamos aplicar Pareto (como en casi todo), y decir que con manejar con cierta destreza el 20% de los factores que están en nuestra mano, garantizamos un 80% de éxito en la retrospectiva.

Vamos a ver algunos de esos factores.

Asegúrate de que la retrospectiva se hace en tiempo y forma

Estamos hablando de un meeting online: asegúrate de que es recurrente, a la misma hora, tras la Review y el Planning, y que todo el mundo que debe estar (mínimo el equipo Scrum) está disponible en ese periodo y ha aceptado la invitación.

Agendar una retrospectiva a la que medio equipo no puede ir, es perder el tiempo.

Intentar por todos los medios que la retrospectiva no se posponga

Ha sido un sprint complicado: muchas dependencias, bloqueos, gente que ha estado de vacaciones… y al final, ocurre algo que hace que posponer la retrospectiva parezca una buena idea, porque hay ciertos problemas que solventar (pongamos, por ejemplo, una incidencia en producción in extremis).

Algunos pensarán que la retrospectiva es un meeting poco importante (lo que claramente demuestra que no tienen ni idea de qué puede conseguirse haciendo retrospectivas recurrentes), y que el fin justifica los medios. En cada empresa se hacen las cosas de distinta manera, y no voy a decir lo que está bien ni lo que está mal. Pero un pequeño consejo os tengo que dar: haced la retrospectiva cuanto antes, y no la pospongáis demasiado.

A veces hay fuegos que atender, pero si entráis en el bucle de posponer la retrospectiva indiscriminadamente, o directamente saltarla porque hay fuegos constantemente, tened por seguro que toda la información valiosa que se ha ido gestando en las cabezas del equipo Scrum, no va a ver la luz. Y eso es una pena y un desperdicio de información valiosísima. Es más: ¿cómo parar y reflexionar sobre el por qué de tantos fuegos últimamente? La retrospectiva os puede dar la clave.

Hacer una retrospectiva cuando toca,
no tiene precio.

La herramienta online es clave

De hecho, es tan importante que una buena herramienta no se nota. Es decir: la retrospectiva fluye porque la herramienta se presta a ello.

He hecho ya cientos de retrospectivas, pero desde que las hago online, me he dado cuenta de lo mucho que importa la herramienta que elijas: ha de ser intuitiva, sencilla, pero también con potencial para que no te limite y consigas hacer los juegos y experimentos que creas necesarios en cada sprint. Igual que cuando estás en la misma sala que el equipo y tienes unos post-its con buen pegamento, y unos rotuladores que pinten bien sobre esos post its, y una pared donde poner todas las ideas, etc., pues piensa que esto es igual. Necesitas buen material para que todo fluya.

Os paso un pequeño listado con mis herramientas favoritas, de mayor a menor. Pero, como todo en la vida, esto es cuestión de probar: haced alguna retrospectiva con cada una, y ved la que realmente os funciona/gusta:

Herramientas para las retrospectivas online

Algunas de las herramientas que os recomiendo para hacer vuestras retrospectivas online son las siguientes:

Existen muchas más, pero estas son de las más conocidas y utilizadas.

La preparación de la Retrospectiva no la dejes para el último día

Ten en cuenta que una retrospectiva no es hacer una serie de preguntas y juegos, y me olvido. No. Una retrospectiva va mucho más allá.

Es una historia de la mejora continua del equipo: lo que han propuesto, seguimiento de las acciones que se han ido realizando, las acciones pendientes…

Es por ello que, si le puedes dedicar unas horas una semana antes de que tengas la retrospectiva, mucho mejor. ¿Por qué? Primero, porque en 2 horas puedes armar una retrospectiva chula, tienes tiempo suficiente para revisar la retrospectiva anterior, pensar en los problemas que ha tenido el equipo en el sprint actual y con todo esto preparar los ejercicios que consideres. Y segundo, porque durante la semana de margen que te has dado, estoy 100% segura de que le darás una vuelta en tu cabeza a la retrospectiva, y algo añadirás o mejorarás lo que hay. Garantizado.

Si utilizas una herramienta nueva, has de hacer una prueba de acceso antes de que la retrospectiva tenga lugar

Esta obviedad, te sorprenderías de la de veces que me ha pasado: pensando que simplemente enviando el link de la retrospectiva, la gente ya tendría acceso… no podría haber estado más equivocada (al final podemos hablar de que son bugs que tienen las aplicaciones, pero por eso mismo tenemos que adelantarnos e idear una alternativa).

He tenido casos de todo tipo: gente que ya tenía una cuenta y al seguir el link se iba al dashboard de esa cuenta y no al mío, o tenía que registrarse con su email y justo en ese momento había cualquier problema con su cuenta de correo y no le llega el link, o… de verdad, decenas de casos diferentes.

¿Lo más recomendable? Pedir que todo el mundo se registre en la web de la herramienta, y te pasen el email con el que se hayan registrado. Les envías entonces el link a una retrospectiva en blanco, simplemente para asegurar que pueden acceder y lo ven, y listo. Al día siguiente, sólo tendrás que pasarles el link de la retrospectiva, y ya estarás 100% seguro de que no habrá problemas.

Un poquito de trabajo extra, pero si piensas en los 20 minutos que se van a restar del tiempo de la retrospectiva, más la frustración que te vas a ahorrar, seguro que no se te hace tan largo (al fin y al cabo, es enviar un email).

Revisa el resumen de la retrospectiva anterior, y plásmalo en la retrospectiva que vas a hacer próximamente

Puede parecer otra perogrullada, pero es básico: para saber si la mejora contínua realmente está avanzando, y el equipo va progresando y mejorando y cada vez hay menos bloqueos… hay que cuantificarlo y hacer seguimiento.

En la retrospectiva anterior se habrán propuesto y votado las acciones más relevantes a hacer en las próximas semanas. Se trata por tanto de traer estas ideas y revisarlas cuando estéis terminando la retrospectiva. Con un vistazo simple, sabréis si algo sigue en estado Nuevo, está en progreso, bloqueado o ya se cerró.

A esta lista de Trabajo en progreso, añadirás las acciones que surjan en la retrospectiva que acabas de realizar.

Cámara y acción

En este mundo de retrospectivas online que nos ha tocado vivir, no hay nada más tentador que vivir envuelto en un pijama y con la cámara Off (realmente no creo que eso sea así, pero recuerdo con cariño algún que otro compañero que hacía las dailys en bata, y hasta que no calentaba Lorenzo, no se la quitaba).

En cualquier otro evento Scrum, os diría que es recomendable encender la cámara, pero puedo entender perfectamente que no se haga. Pero en la retrospectiva, es obligatorio. ¿Qué valor añadido tiene esto? Os podéis imaginar: ya que no hay presencialidad, por lo menos que haya visibilidad. Esto te ayudará sin duda a que traigas de vuelta al presente a aquellos que notes más despistados, o con el móvil, o con toda la pinta de estar picando código. Con un: “por favor, centraos en la retrospectiva”, se darán por aludidos la mayoría.

Pero lo más importante: se verán las caras entre ellos (muchos equipos comparten sólo este evento con las cámaras encendidas, durante todo el sprint…).

Consejos a tener en cuenta durante la retrospectiva

Estos consejos os servirán para mejorar la retrospectiva mientras se desarrolla:

• Intenta siempre comenzar rompiendo el hielo con un juego: hay multitud de webs y ejercicios que puedes visitar para tomar ideas, y asegurarte de que los primeros 10 minutos de la retrospectiva son para asentar un clima distendido y cordial: dibujar, juegos de palabras… lo importante es pasárselo bien y pasar un buen rato juntos. Los icebreakers (literalmente “rompe hielos”) ayudan precisamente a eso.

• Comienza el ejercicio (una vez todos hayan accedido al tablero en el que van a trabajar) compartiendo pantalla, para explicar la herramienta (lo necesario, si no la conocen) y las secciones que componen la retrospectiva, a alto nivel, para que todos tengan en mente una dimensión de lo que se espera.

• Deja de compartir pantalla, y ve guiando al equipo en cada ejercicio: “vamos a la sección de “¿Qué ha ido bien?”.

• Uso de temporizador: si la herramienta no tiene uno ya integrado, te aconsejo que utilices uno online (algo tipo www.reloj-alarma.es ya te sirve) y compartas pantalla mostrándolo, para que todo el mundo sepa el tiempo que queda para completar el ejercicio. El temporizador puede ser un arma de doble filo: si ves que la gente, tras unos minutos, ya no añade contenido, pero parece que está escribiendo, y aún quedan unos minutos en el temporizador, corta y pasa al siguiente. Intenta por todos los medios que el hilo de la retrospectiva no se pierda, y todo el mundo esté concentrado en lo que toca hacer. Anima, eso sí, a que, si alguien quiere añadir algo a una columna por la que ya se ha pasado, lo haga tan pronto como pueda.

• Da siempre unos minutos (1-2) al final de la retrospectiva, para que justamente, quien no haya podido añadir ideas en su momento, lo haga ahora.

• Una vez todo esté completado, comparte pantalla con el feedback recogido, y comenta cada una de las ideas, agrupándolas si ves que son ideas relacionadas.

• Pide más información sobre cada una de las ideas, para fomentar el debate. Todos pueden aportar algo sobre cualquier idea, por lo que, si detectas que alguien está particularmente callado, pregúntale directamente: ¿qué piensas sobre esto? ¿estás de acuerdo? ¿te ha ocurrido a ti en algún momento?

• Asegúrate de que el equipo está involucrado y se siente libre de expresar su opinión. Crea un clima de confianza y optimismo, precisamente para que las ideas surjan. Realmente siempre ha de existir ese clima, pero durante la retrospectiva más si cabe, pues es el momento en el que se puede discutir para cambiar las cosas.

• La retrospectiva no es el muro de las lamentaciones: una cosa es tener un espacio para decir si alguien del equipo no ha estado a gusto, o si ha habido cualquier tema puntual o roce con alguien… puede comentarse, puede hablarse de cómo se está tratando el tema, pero de ninguna manera podemos dejar que un marrón empañe la retrospectiva al completo, y todo gire en torno a una persona y a las quejas que haga. Esto debería hablarse en un 121 con esa persona, y si no has tenido ocasión de hablarlo durante el sprint, agenda 15 minutos con esta persona después de la retrospectiva para comentar lo que le ocurre. No dejes que la sangre llegue al río…

• Repaso de la retrospectiva anterior: este será el último paso de la retrospectiva actual, como os comentaba más arriba: ver lo que se ha podido avanzar, y lo que queda pendiente. A esta lista, añadiremos las acciones que hayan surgido durante la revisión de nuestra retrospectiva.

• Finalmente, es aconsejable hacer un último ejercicio o Check out, antes de que todos abandonen la sesión: una línea donde el extremo izquierdo sea 0 y el derecho 100, y haya que poner un emoticono (un smiley, un avatar, o un punto grueso directamente) sobre la línea, contestando a la pregunta: ¿”cómo ha ido la sesión”? Ahí tendrás un sabor de qué tal ha ido la retrospectiva, y si la gente marcha satisfecha o no.

¿Termina aquí el trabajo del Scrum Master por hoy? Me temo que aún faltan un par de cosas:

• Hay que documentar: todo lo que se ha comentado ha de quedar registrado en algún sitio (¿qué tal en la wiki?).

• Hay que hacer seguimiento: es la forma de asegurarte de que las distintas acciones se van a ir avanzando y completando. Cuida de estas acciones, y asegúrate de que la gente va aprendiendo a cuidar de ellas y a responsabilizarse también. Al fin y al cabo, son sus propuestas para trabajar más tranquilos, ¿no?

• Registra todas las acciones que caigan en tu tejado, lo antes posible, en la herramienta que utilices (Trello, kanbanflow, …). Y si alguna de estas tareas es sobre pedir permisos, etc… muévelo cuanto antes.

• Por último, es buena práctica que envíes el resumen de la retrospectiva (ya sea el link de la wiki, un reporte… lo que hayas elaborado) a cuanta gente creas que le puede interesar: obviamente al equipo, team leads, otros Scrum Masters, incluso a gente de management (Project Managers, Product Owners…).

Y con esto, creo que tendréis una idea clara de cómo llevar una retrospectiva online, y la mejor forma de hacer seguimiento y que todos sepan las acciones que están en su tejado.

Estaré encantada de contestar cualquier pregunta que os pueda surgir al respecto.

¡Hasta la próxima!