Consejos para adaptarse al cambio tecnológico

Qué es el cambio tecnológico

La primera pregunta que debemos hacernos es: ¿qué es el cambio tecnológico? Pues se trata de las formas de uso de la tecnología, los nuevos protocolos y legislaciones, las habilidades y herramientas digitales que ya tenemos alrededor.

Como todos los cambios, para algunas personas puede resultar más natural o más incómodo, según su edad, personalidad o experiencia.

El cambio tecnológico e innovación van de la mano, por lo que, hablando en términos empresariales, es lógico decir que las empresas más nuevas o más dinámicas, como las startups, tengas más facilidad para él, mientras que las empresas más tradicionales necesiten invertir más tiempo y dinero. No siempre es así, pero lo que queremos decir, es que puede tener un impacto diferente según el tipo de empresa y a su sector.

Se trata de un conjunto de cosas que no solo abarcan herramientas digitales, software o programas, sino la actitud hacia ello. Es la implementación de un modelo de trabajo totalmente diferente que requiere una mentalidad diferente.

Para abrazar mucho mejor este cambio, es posible que tanto nosotros como trabajadores como la empresa como entidad pasen por diferentes fases. Te damos aquí algunos consejos útiles para entender las diferentes partes del cambio e implementarlo lo mejor posible.

Fase de adaptación

No se deja de hablar de la importancia del cambio tecnológico y de cómo el cambio tecnológico en las empresas va a revolucionar (o ya revoluciona) el mercado, trayendo ingentes cantidades de dinero a su bolsillo y un considerable ahorro de tiempo.

El primer consejo que podemos dar, es tener en cuenta la fase de adaptación y no subestimarla. Los prometidos beneficios no llegarán de la noche a la mañana y se necesita tiempo para normalizar el cambio.

Dependiendo de la gestión de la empresa, existen varias opciones, pero si los conceptos empresariales están muy desfasados respecto a la competencia, lo mejor sería acudir a empresas especializadas en transformación digital o contratar a alguien que realice la estrategia digital adecuada. Esto no debe ser un punto a subestimar, ya que sobre todo para los trabajadores, este tipo de cambios puede suponer un impacto muy grande en su trabajo diario y por tanto en su productividad. La productividad está directamente relacionada con los beneficios, por lo que aconsejamos mejor prevenir que curar.

Lo que impulsa el cambio tecnológico es el deseo de mejora y mayor rapidez en los procesos y operaciones, que puede ir desde procesos de fabricación o producción, hasta la logística y desde luego el marketing empresarial. Es un concepto totalmente nuevo y es importante entender que no se debe imitar el modelo analógico anterior. Se trata de aprovechar la eficiencia de lo digital para obtener más beneficios y esto pasa por un gasto económico importante más a corto plazo, que se debe ver más bien como una inversión.

Por eso, puede llevar un tiempo importante llegar a la conclusión de qué y no debemos cambiar dentro de nuestra organización, cómo empezar y cuándo hacerlo.

Una vez implantados los cambios, la fase de adaptación que mencionamos es clave para la verdadera transformación digital. Transmitir adecuadamente su importancia como algo superlativo para la supervivencia de la empresa es crucial, ya que, si se ve como algo pesado, obligatorio o impuesto, no va a funcionar de la misma manera y los empleados tendrán tendencia a no utilizar los sistemas y herramientas, utilizarlos mal o evadirlos.

Por ejemplo, las herramientas de gestión, los ERPs, llevan décadas en el mercado y han ahorrado tiempo desde siempre, por lo que es mejor transmitir los nuevos formatos, como lo que son: mejoras y adaptaciones. En el caso de falta directa de este tipo de soluciones puede ser más complicado de expresar, pero necesario, siempre intentando que se vea como algo que va a facilitar el trabajo. Cualquier tipo de solución, herramienta, software o metodología es parte del cambio tecnológico.

Puede haber personas que enseguida se sientan cómodos con un nuevo programa que ahorra mucho tiempo, pero quizás no con la nueva cantidad de documentación que tienen que rellenar cada mes para cumplir con los nuevos estándares y legislaciones de calidad. Cada trabajador encontrará sus más y sus menos entre las innovaciones implantadas.

Es importante tener paciencia en los meses sucesivos al cambio y no esperar resultados inmediatos.

Introducir el cambio tecnológico y frenar la resistencia

La resistencia a nuevas maneras de manejar procesos y operaciones, está muy relacionada con las automatizaciones. A menudo se interpretan los procesos automatizados como una inmediata pérdida de trabajo realizado por una persona. Esta visión es sesgada, ya que no se trata de sustituir a las personas por máquinas. Detrás de las máquinas, siempre hay personas. Las personas las construyen, las programan y las ponen a funcionar, así como las reparan y mantienen. Transmitir que es posible que tengan que mejorar y formarse dentro de su puesto de trabajo es importante, pero debemos clarificar no se traduce automáticamente en la pérdida de empleo. Parece obvio, pero los períodos previos a un cambio tecnológico, suelen conllevar cierta fuga de talentos en las empresas.

Como hemos comentado, un primer paso al cambio puede ser la externalización, contratando empresas especializadas en transformación digital. Facilitan el cambio tecnológico en la actualidad con el trabajo por segmentos y períodos, migraciones de datos “cortas” o por partes, y paulatinamente permiten introducir conocimientos y certificaciones.

Se trata de un auténtico nuevo sistema de pensamiento y quizás la reticencia a aceptarlo, está relacionada con que no hemos sabido trasmitir, identificar e implantar las soluciones correctas para nuestra empresa.

Que cuadren los viejos y nuevos empleados (ya que con el cambio es posible que sucedan nuevas contrataciones) depende de una buena comunicación y planificación, por lo que es importante que los viejos empleados entiendan que su transformación es necesaria y no todo es status o antigüedad. No siempre se puede transmitir de forma imparcial, por lo que, en conclusión, la externalización del cambio tecnológico suele ser la solución más escogida por las empresas.

Otra posibilidad es asignar un responsable de la estrategia de transformación digital que sea un trabajador interno, pero debe tener la experiencia y formación adecuada, o bien el correspondiente asesoramiento. En muchas ocasiones se asigna a personal que lleva mucho tiempo en la empresa o que tiene un status alto, como directivos, no siendo siempre los más apropiados para la tarea ya que su visión puede ser sesgada o incluso anticuada. Es importante dar con alguien con una visión global y de conjunto de la transformación digital y las consecuencias del cambio tecnológico, y que además realice o encargue un buen estudio de mercado para comparar la situación digital de nuestras empresas competidoras. Si las empresas de nuestro sector ya manejan ciertas herramientas desde hace años y nosotros no, está claro que necesitamos un cambio, pero muchos directivos no lo ven así. Muy a menudo se prioriza la entendida como “estabilidad” y una cultura de empresa tradicional, cuando la correcta inversión en transformación digital suele aportar muchos más beneficios económicos a largo plazo.

La organización de los pasos transformadores necesarios es muy importante, ya que los tiempos y fechas marcarán un antes y un después, por lo que deben elegirse y comunicarse con cuidado. No se debe subestimar el impacto en los trabajadores. Asimismo, tener un control de los resultados y la evaluación del correcto funcionamiento de las herramientas es importante al menos durante el año siguiente a su implantación.

Otro tipo de comunicación

Debemos además transmitir la necesidad de ir con los tiempos y vivimos en una época ultra comunicativa donde la transparencia y el intercambio de datos es fundamental. En el pasado, muchos puestos requerían trabajar completamente en solitario y es posible que algunos empleados encuentren raro expresar su opinión o rellenar cuestionarios acerca de herramientas digitales o procesos, así como el registro de sus actividades diarias. Acostumbrarse a comunicarse y entender los nuevos protocolos de actuación en las empresas, también requiere de una buena tanda de las llamas Soft Skills (habilidades blandas), como la colaboración o la empatía.

Ver la empresa como un equipo y como un conjunto no es algo fácil, ya que los modelos anteriores de trabajo no alimentaban esta sensación en muchos casos. En el presente, la organización que nos trae la transformación digital y el cambio tecnológico se parece mucho más a una red neuronal interconectada que a un montón de compartimentos separados entre sí. La comunicación interdepartamental, intergrupal o incluso entre empresas, es necesaria y en muchas ocasiones solo puede ser lograda mediante sistemas de comunicación definidos, protocolos de actuación y las debidas herramientas digitales relacionadas con ellos.

La eficiencia de lo digital tiene como meta última el aumento de los beneficios y en una realidad empresarial tan rápida como la actual, el factor humano no es suficiente. Es necesario tener sistemas, formas de actuar, metodologías (como las Ágiles) que nos permitan actuar rápido y de forma eficiente, a la par que comunicativa. La comunicación ya no solo se trata de tener conversación con nuestros compañeros y ponernos al día cada mañana, sino de saber entender los indicadores como los KPIs y comprender los SLAs de nuestra empresa y sus acuerdos con sus clientes. ¿Cómo transmitir todo esto de forma manual, humana? Son tareas imposibles, que requerirían de cientos de analistas de datos, creando tablas imposibles, casi cada minuto. Sólo el cambio tecnológico nos puede brindar las herramientas necesarias para la comunicación e intercambio de datos que trae consigo.

Se trata, en realidad, de una adaptación a un nuevo modelo de sociedad y esto es lo que debemos comprender. La forma de relacionarse es diferente, lo puramente analógico se queda atrás y esto no es necesariamente malo. El miedo a que se pierda el factor humano en el trabajo frena el cambio tecnológico y no debería ser así, ya que las cosas que trae, ahorran tiempo y acaban con trabajos duros de realizar.

El buen uso de las tecnologías de información puede darnos y nos da una forma de trabajo más cómoda, más eficiente y menos pesada. El hecho de estar en constante formación, quizás es algo costoso para algunas personas, pero es un justo precio para relacionarnos a nivel global con cientos de trabajadores y empresas, pues la comunicación ya no se trata de nuestro país, nuestra empresa, nuestro idioma.

El cambio tecnológico es mundial y todos estamos interconectados, por lo que hablar el mismo “lenguaje” nos ayuda a poder relacionarlos, crea nuevos nichos de mercado y muchas posibilidades empresariales.

Transmitir a los trabajadores que este es el presente y el futuro es importante, ya que el deseo de colaboración es el más humano de los factores.