Importancia del feedback y la evaluación de desempeño en Recursos Humanos

Qué es el feedback

El feedback, en este contexto, es un retorno profesional, hecho por el mánager a sus colaboradores sobre sus objetivos, comportamientos y acciones, con el fin de poder influir en ellos, ya sea reforzándolos (feedback positivo) o modificándolos (feedback constructivo):

El feedback positivo es aquél que persigue favorecer la forma actual de hacer las cosas por parte del empleado, es decir, lo que se pretende es que esa acción o comportamiento se mantenga.

En muchas ocasiones, se tiende a dar por sentado que las cosas se van a hacer de forma correcta y esto hace que nos olvidemos de felicitar el trabajo bien hecho, pero es muy importante llevar a cabo este feedback para ayudar a aumentar la motivación de nuestros colaboradores.

Para llevar a cabo una buena comunicación de un feedback positivo, puedes seguir estos consejos:

• La felicitación tiene más efecto si la haces seguidamente al hecho causante.
• Es importante no basarse en opiniones si no en hechos objetivos: “has conseguido la resolución de 7 incidencias en el tiempo que habíamos estimado resolver 5, enhorabuena por tu trabajo”.
• Evitar unir la felicitación a una crítica: “has realizado bien la comunicación al cliente del retraso en la entrega, aunque podrías haberle planteado un tiempo más realista para la entrega final”. Es mejor hacer estas comunicaciones en momentos distintos para no distorsionar el sentido principal.
• Si el momento es idóneo y quieres resaltar verdaderamente su trabajo, felicítale en público. Aprovecha una reunión de equipo, una Daily, un email… de forma que su buen trabajo sea reconocido por todos.

El feedback constructivo es el que intenta permitir que la otra persona mejore o transforme ese comportamiento o acción con el fin de progresar.

Siempre debe emitirse de la manera más asertiva posible para que pueda asumir los hechos y mostrarse receptivo a cambiar.

Para llevar a cabo una buena comunicación de un feedback constructivo, puedes seguir estos consejos:

• La comunicación debe ser en privado (se felicita en público, pero se corrige en privado).
• Da tu mensaje de forma directa y clara.
• Básate en hechos concretos y objetivos y evita las comparaciones.
• Permite que el interlocutor pueda dar su opinión o expresar cómo se siente (evitando dar lugar a justificaciones innecesarias).
• Plantea un plan de acción para poder mejorar este hecho y encontrar solución.

Qué es la evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño es una herramienta para evaluar a los empleados de una compañía de forma que puedan Identificarse tanto sus fortalezas como aquellas áreas que deben mejorar, aportar comentarios sobre su trabajo y valorar el progreso de su carrera profesional (su potencial).

Este procedimiento debe ser estructurado y formal y debe realizarse, como mínimo, una vez al año. Esto no debe ser más que la conclusión de todo feedback regular que se ha ido ofreciendo al colaborador durante distintos momentos del año, es decir, el resultado de la evaluación de desempeño nunca puede ser una sorpresa, si es así es que algo ha fallado en las anteriores comunicaciones.

Vamos a ver ahora varios aspectos que se deben tener en cuenta en una buena evaluación de desempeño:

• Valorar su nivel de desempeño basándonos en criterios objetivos: “ha trabajado muy bien”, “ha tenido buena actitud”, etc. no son criterios lógicos ni fiables. Debemos basarnos en unos objetivos medibles y en un referencial común que contenga las descripciones de las aptitudes requeridas para cada rol, dividido en niveles, para poder llevar a cabo una valoración coherente.
• Tomar perspectiva: es imprescindible tener en cuenta todo el periodo desde la última vez que se hizo la última evaluación y no quedarse únicamente con la última etapa.
• Potencial de carrera: es conveniente, en este punto, valorar no sólo lo que es capaz de hacer en el proyecto en el que se encuentra actualmente si no plantear también qué perspectivas de carrera profesional tiene más allá de su misión actual. De esta forma, se podrá trazar el camino a seguir más acorde para esta persona (si le vemos capacidad de promocionar a corto plazo, si le vemos con liderazgo para poder gestionar equipos…).
• Planes de acción: es importante detectar qué planes de acción vamos a seguir para impulsar y acompañar la carrera de cada profesional.
• Desvincular el proceso de las revisiones salariales: anteriormente, muchas compañías realizaban un seguimiento de sus empleados con el fin de justificar una revisión salarial, pero es importante tener en cuenta que, más allá de si el trabajador tendrá una subida salarial o no, se le evalúe y se le de retorno de ello y, de esta forma, concienciarlos de la importancia de que este procedimiento no puede ceñirse sólo a si van a tener, o no van a tener, un cambio en su salario, si no de la importancia que tiene en su carrera profesional.

Importancia del feedback y la evaluación de desempeño

Qué beneficios aportan

Llevar a cabo una cultura de feedback regular y realizar una evaluación de desempeño estructurada y formal puede aportar consecuencias muy positivas tanto para la empresa como para los equipo y empleados.

¿Por qué es importante dar feedback? Los comportamientos tienden a reforzarse a través de los distintos retornos que obtenemos. Nos ayudan a asegurar que estamos actuando de manera correcta o que, sin embargo, no lo estamos haciendo como se espera.

Si dejamos que nuestros equipos trabajen sin obtener información de cómo lo están realizando, no estaremos realizando una buena gestión de estos.

Como vimos al principio, si no obtenemos confirmación de si estamos yendo por el camino correcto durante nuestro viaje puede que nos perdamos a mitad del mismo.

Por tanto, para ayudar a conseguir unos resultados más eficaces y un mayor éxito de nuestros colaboradores, es imprescindible ir otorgándoles información de cómo están realizando su trabajo. Si encontramos algún impedimento es mucho más ágil poder resolverlo al momento que esperar a que se agrande, ¿no?

Por tanto, si tus trabajadores obtienen información regular de su trabajo lograrán mejores resultados y, por consecuencia, su productividad será mayor, lo que aportará claros beneficios a la empresa.

Relación con el desarrollo profesional y la gestión del talento

Si trabajas en una compañía en la que únicamente sientes que te dan tareas para que las completes sin ir más allá te sentirás como un simple recurso, sin ningún tipo de aprecio.

Sin embargo, cuando un empleado ve que obtiene información sobre su trabajo y que tiene palancas para adaptar, modificar o mejorar sus acciones hará que sienta que existe una preocupación individual sobre él/ella y que se sienta valorado.

El feedback se hace con el fin de ayudarle a progresar y, por tanto, esto ayudará a avanzar en su carrera profesional. Esto conllevará a que crezca su sentido de pertenencia, su engagement hacia la empresa, y a que aumente de este modo su fidelización hacia la misma.

Cómo implementar ambos sistemas de forma efectiva

El feedback es una parte de la evaluación de desempeño y, para que sea eficaz, debe hacerse de manera regular y de forma que el resultado de la evaluación del desempeño sea una conclusión de todo lo comunicado en los periodos anteriores.

Establecer objetivos claros y medibles

Todo este procedimiento debe comenzar por el establecimiento de unos objetivos claros y medibles, es decir, unos objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada).

Lo más aconsejable es que estos objetivos sean consensuados entre el colaborador y el mánager, si el colaborador se siente involucrado sentirá más motivación para lograrlos.

Para la consecución de estos objetivos se deben proporcionar y facilitar las herramientas necesarias para ello.

Definir las competencias a evaluar

En estos objetivos, debemos incluir qué competencias y habilidades son importantes para su progreso.

Por ejemplo, si queremos que un empleado crezca hacia Project Manager es importante evaluar su liderazgo, su capacidad de toma de decisiones, su orientación al cliente… para esto, deberemos establecer objetivos que nos permitan evaluar estas competencias para poder progresar. Y, para que quede claro qué se espera, añadir una definición de estas competencias en la hoja de ruta.

Capacitar a los evaluadores y a los empleados

Para poder realizar un buen seguimiento de los objetivos marcados, es fundamental formar a las personas que van a establecer estos objetivos y que van a evaluarlos. Para ello, el departamento de Recursos Humanos debería establecer un itinerario formativo para facultar a estas personas a estar preparadas de la mejor manera posible.

Estas formaciones deberían basarse, como principal, en cómo establecer objetivos SMART, en cómo dar feedback de forma eficaz y en cómo preparar una evaluación y qué criterios hay que tener en cuenta.

Con relación a los empleados, en necesario también proporcionales guías o cursos formativos para que entiendan los principios de la evaluación y cómo deben definirse unos buenos objetivos. Es interesante también, en el caso de las compañías que cuenten con esta figura, acompañarse de los consejos de un mentor para la proposición de sus objetivos.

Establecer un calendario para la evaluación

Para realizar un balance de los objetivos marcados, debería hacerse mínimo una vez al año y, en ese caso, proporcionar feedback sobre el progreso de los mismos antes de finalizar este periodo. Se puede hacer una evaluación más breve a los seis meses y una más detallada a final de año.

En el caso de que el colaborador cambiase de proyecto, no hay duda de que debería tener la evaluación de su trabajo en este momento, independientemente del tiempo que haya estado, es decir, aunque no haya llegado a un año completo.

En el caso de las evaluaciones de desempeño, debería establecerse un calendario formal con las fechas planificadas con antelación para que, de esta forma, todas las personas que vayan a participar (normalmente participan más personas, como Recursos Humanos o jefes de proyecto), puedan organizarse y prepararlo. Sin preparación no hay garantía de que este proceso sea apropiado.

Desafíos en la implementación

Resistencia al cambio

En muchas ocasiones, podemos encontrar personas que no prioricen el dar feedback como una tarea principal ya que no consiguen comprender la verdadera importancia de ello.

Por esta razón, como se ha explicado en uno de los anteriores apartados, es primordial capacitar a estas personas en todo lo relacionado con objetivos, criterios de evaluación y feedback. Es importante realizar un mentoring desde Recursos Humanos para apoyarlos en estas funciones y dar acompañamiento para que, de forma progresiva, lo vayan realizando de forma natural.

El feedback regular se puede llevar a cabo de muchas formas, como, por ejemplo, estableciendo 1to1 periódicos con los miembros del equipo.

Falta de objetividad

A la hora de dar feedback y realizar seguimiento de nuestros empleados, es fundamental basarnos en criterios objetivos, algo que no siempre es sencillo.

Para hacer una valoración eficaz, no podemos basarnos en opiniones o creencias: “yo creo que…”, “considero que…”, si no basarnos en hechos concretos y observables.

En la actualidad, en la mayoría de las empresas se cuenta con un sistema de trabajo híbrido o, incluso, de trabajo en remoto al 100%. Esto no debe impedir seguir un criterio objetivo de evaluación, y no olvidar que la comunicación del equipo es clave para conseguir unos mejores resultados.

Dificultades en la medición

Para no encontrar obstáculos a la hora de medir los objetivos establecidos, es imprescindible que estos se hayan definido siguiendo los criterios de SMART, si no, no podremos evaluarlos coherentemente.

A la hora de evaluar, es importante recoger información también de aquellas personas que hayan trabajado con el empleado en cuestión: con sus referentes técnicos, por ejemplo, para que pueda darnos más información que complemente nuestras valoraciones.

Falta de alineación entre los objetivos

Es imprescindible que los objetivos sean definidos de forma consensuada entre el colaborador y el mánager (o superior que vaya a hacer su evaluación). De esta forma, anticiparemos que sean unos objetivos aceptados y deseados por el colaborador y que vayan en coherencia con su progresión de carrera.

¿Qué pasa si nos encontramos que, a mitad de camino, el rol del empleado cambia y estos objetivos empiezan a carecer de sentido? En estos casos, no hay que olvidar que esto es un proceso dinámico y que los objetivos deben estar relacionados con su puesto y funciones. Si nos encontramos una situación así, lo mejor es cerrar los primeros objetivos haciendo su correspondiente balance y establecer unos nuevos más acordes con su rol actual.

Conclusiones

Impulsar una cultura de feedback en las compañías es clave para la motivación y el enagement de sus empleados.

El feedback y la evaluación del desempeño son herramientas imprescindibles en una buena gestión de equipo ya que tienen doble beneficio: por un lado, la fidelización de los empleados en la compañía, puesto que sentirán que tienen unos objetivos marcados para trabajar su carrera profesional, y, por otro lado, lograr una forma más eficaz y ágil de trabajo, lo que lleva a una mejor productividad.

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