KPIs en RRHH: Evaluación más allá de los números

KPIs en Recursos Humanos

Un KPI (Key Performance Indicator) es una unidad métrica que revela el grado de cumplimiento de los resultados de unas determinadas acciones o procesos que nos servirán para medir el progreso de los objetivos establecidos en nuestra organización.

A través de los KPIs, podremos evaluar y comparar el desempeño actual con el anterior identificando, de este modo, las áreas de mejora en cada caso y determinar si se están alcanzando las metas propuestas.

Es muy común hablar de estos indicadores en marketing o en ventas, pero también son muy importantes en el ámbito de Recursos Humanos.

Importancia de los KPIs en la gestión de RRHH

Si aplicamos los KPIs en el área de RRHH nos servirán de referencia para analizar si los distintos procedimientos que se están llevando a cabo dentro del departamento son eficaces para lograr los objetivos propuestos y nos permitirán, de esta forma, evaluar el retorno de la inversión. De esta manera, podremos construir una mejor estrategia.

Para establecer unos KPIs eficaces, es imprescindible que se fijen de forma SMART, proponiendo así indicadores de rendimiento inteligentes:

• Específicos: deben ser concretos y enfocados a un objetivo determinado.
• Medibles: es necesario añadir una variable cuantitativa.
• Alcanzables: hay que establecer objetivos reales con auténticas posibilidades de conseguirlos.
• Relevantes: de nada sirve medir por medir, es crucial centrarse en indicadores claves para la empresa.
• Temporales: correspondientes a un tiempo determinado.

Estableciendo KPIs eficaces, podremos detectar problemas en áreas tan importantes como la rotación o el clima laboral. Nos proporcionarán una base objetiva para comunicar a los demás departamentos una información transparente sobre los resultados obtenidos.

Cómo elegir estos KPIs para RRHH

A continuación, veremos algunos puntos importantes a tener en cuenta a la hora de elegir los KPIs para Recursos Humanos.

Alineación con los objetivos organizacionales

Es esencial que los KPIs que se establezcan desde RRHH vayan alineados con los propósitos de la compañía para asegurar una gestión global más efectiva contribuyendo, de este modo, al logro de la estrategia general de la organización.

Es importante, para ello, tener una comunicación fluida con los demás departamentos para conocer en profundidad las prioridades de la compañía, tanto a corto como a largo plazo, e identificar en qué áreas de RRHH se pueden establecer KPIs claves (SMART, como vimos anteriormente) que faciliten su consecución.

Por ejemplo, la motivación de los empleados irá ligada directamente con una mayor productividad.

Estos KPIs deben ser revisados de forma regular para detectar las áreas de mejora y los progresos que se hayan podido obtener.

Indicadores cuantitativos y cualitativos

En RRHH se utilizan tanto indicadores cuantitativos como cualitativos para medir el grado de cumplimiento de las distintas políticas que se llevan a cabo.

Un indicador cuantitativo se utiliza para realizar una valoración de datos que pueden ser cuantificables en números. Un indicador cuantitativo en RRHH sería, por ejemplo, la tasa de absentismo, ya que podríamos medir en números o porcentajes las ausencias de los empleados y estudiar así cómo afecta al nivel de productividad.

Un indicador cualitativo es aquel que proporciona datos sobre determinados factores que no pueden ser cuantificados en números ya que se basan en observaciones o percepciones.

Un ejemplo de un indicador cualitativo sería la medición del clima laboral, esto se realizará a través de encuestas que midan el nivel de motivación y el bienestar de los empleados.

KPIs específicos para diferentes áreas de RRHH

Como se explicaba anteriormente, es importante seleccionar qué KPIs van a ser clave y van a aportarnos valor no solo para el área de RRHH si no para la organización de forma general.

Para ello, en cada caso, habrá que establecer los indicadores que sean más eficaces para la consecución de nuestros objetivos.

Para el área de recruiting, los indicadores más relevantes serán la tasa de contratación, el tiempo medio para poder encontrar candidatos en las vacantes o fuentes de contrataciones utilizadas (headhunting, portales de empleo…). Todo esto nos aportará datos relevantes para los futuros procesos de selección.

En el caso de fidelización, será importante medir el nivel de engagement de los empleados, el clima laboral o la tasa de rotación.

Ejemplos de KPIs para programas y políticas de RRHH

Para ver más en detalles algunos de estos indicadores citados anteriormente, a continuación, vamos a ampliar información para que puedan servir de ayuda en caso de querer replicarlos, enfocado sobre todo en el mundo IT.

Uno de los indicadores más importantes en este sector es la tasa de rotación de los empleados. Si medimos este dato podemos ir observando cómo va actuando la curva e ir tomando medidas y planes de acción en caso de que sea más elevado de lo normal.

Por otro lado, otor indicador clave en este sector es analizar las fuentes de reclutamiento más eficaces para contratar a personal nuevo. Si observamos que una fuente da más resultados que otra será una señal clara de que tendremos que seguir por ese camino y abandonar otros con menos resultados.

Seguimiento y medición de los KPIs

En este apartado abordaremos cómo realizar el seguimiento y la medición de los nuestros KPIs una vez estén determinados.

Recopilación y análisis de datos

La recopilación de los datos que se obtienen de los distintos KPIs establecidos deben recogerse de forma regular para poder realizar un seguimiento de forma exhaustiva y poder realizar ajustes cuando sea necesario.

Para recoger los datos, dependiendo de si se trata de indicadores cuantitativos o cualitativos, usaremos distintos métodos. Para los cualitativos, lo más frecuente será utilizar encuestas o similar (SurveyMonkey, Typeforms, etc.) y, para los cuantitativos, dependerá del KPI en cuestión: bases de datos, excels, aplicaciones internas…

A la hora de analizar los datos, lo ideal es poder automatizarlo lo máximo posible para que no suponga una carga de trabajo muy pesada. Veremos más adelante qué herramientas podemos usar para ello. Este análisis es un procedimiento esencial para obtener información valiosa en cuanto a la estrategia a seguir por lo que debe realizarse de forma minuciosa y detallada.

Uso de herramientas y sistemas de información

Para realizar la medición de los datos, podemos usar distintas herramientas según lo que queramos obtener.

Dependiendo del grado de digitalización de la compañía, podemos usar desde un simple Excel hasta herramientas más tecnológicas como softwares de RRHH especializados esencialmente para ello.

Si no disponemos de palancas tan avanzadas, podemos valernos de Excel y transferir nuestros datos a un Power BI, así podremos revisar los datos de forma más ordenada y visual, pudiendo obtener gráficas y tablas muy útiles para nuestros seguimientos.

Frecuencia y reporte de los resultados

Es importante realizar un seguimiento periódico de los indicadores que se establezcan y dar un reporte a Dirección.

La frecuencia de este reporting variará dependiendo del indicador que queramos revisar, para algunos será necesario que lo hagamos una vez al mes y otros de forma trimestrales o, incluso, anuales, pero no debería ser por un periodo más extenso que este.

Por ejemplo, si lo que queremos revisar es el índice de rotación, lo ideal es revisarlo mensualmente ya que se trata de uno de los principales riesgos en el sector IT. De esta forma, podremos estudiar los distintos factores que puedan estar relacionados con este punto, como evaluar cuáles son las causas de salida más frecuentes o el nivel de experiencia de las personas que se van.

Al finalizar el año, es conveniente hacer una evaluación anual y compararlo con el anterior y así revisar si la tendencia ha sido favorable o si, sin embargo, es necesario tomar otras medidas.

A la hora de comunicar los resultados, debemos presentarlos de forma más visual posible y de una forma que sea fácil de interpretar, a través de gráficas o cuadros sencillos sería la mejor manera.

Interpretación de los resultados y toma de decisiones

Una vez que se obtienen los resultados y las mediciones de los KPIs, hay que pasar a la fase de interpretación de los mismos, para la posterior toma de decisiones en función de los resultados.

Análisis de tendencias y comparativas

Como se cita en el apartado anterior, cuando se revisan los resultados, es necesario analizarlos con exhaustividad para extraer conclusiones. Hay que evaluar las desviaciones y, en su caso, llevar a cabo acciones que sirvan para reajustar estas áreas de mejora.

Identificación de áreas de mejora y oportunidades

Al realizar la evaluación de los resultados de los KPIs identificaremos algunos puntos que necesitarán una atención especial. Si vemos que el indicador está muy alejado del objetivo marcado deberemos revisar las causas y llevar a cabo acciones correctivas que nos permitan solventarlo.

Si, en caso contrario, vemos que los resultados nos indican que vamos por buen camino, es importante seguir destinando recursos y reforzar estas medidas para que los resultados sigan siendo favorables y sigan facilitando la consecución de los objetivos establecidos.

Ajuste de programas y políticas según los resultados obtenidos

Cuando analicemos los resultados, si encontramos desviaciones y vemos que con la estrategia actual no estamos logrando alcanzar los objetivos marcados, será necesario revisar los procedimientos y corregirlos.

Por ejemplo, si hemos llevado a cabo una serie de acciones para atraer más talento joven y vemos, según la curva del indicador, que no está causando efecto, deberemos revisar los programas elegidos y cambiar el método.

Es importante definir unos objetivos claros para los cambios propuestos y realizar una monitorización continua sobre el progreso de estos para asegurar que están siendo realmente eficaces. Este último punto es fundamental para alcanzar el logro del propósito perseguido.

Desafíos en la evaluación de los KPIs de RRHH

Existen aspectos que pueden suponer a algunos desafíos a la hora de implementar los KPIs en el departamento de RRHH. Vamos a ver los más habituales e importantes.

Acceso a datos precisos y confiables

Para realizar una evaluación adecuada de los KPIs, un requisito esencial es contar con unos adecuados sistemas de información de los datos si no, no podemos recopilar información verosímil.

Por ello, garantiza que las herramientas que utilices para recoger los datos sean fiables. Cuanto más automatizado sea la forma de recopilar el dato, menor será el riesgo de dar unos resultados erróneos.

Selección de los KPIs más relevantes para cada organización

Cada organización cuenta con una estrategia particular y es imprescindible que los KPIs que se establezcan desde RRHH vayan alineados con la misma y, por tanto, no siempre servirán los mismos para todas las empresas. Un indicador clave en una compañía puede ser totalmente irrelevante en otra.

Para escoger los KPIs más eficaces debemos tener en cuenta estos puntos:

1. Conocer la estrategia global de la empresa para alinearnos con ella.
2. Identificar las áreas que queremos trabajar realizando una determinación previa de las más críticas. No tiene sentido establecer muchos indicadores sin criterio, debemos priorizar la calidad ante la cantidad.
3. Evaluar si existe una forma eficaz de recopilar los datos necesarios para el KPI dejando a un lado los que supongan procedimientos muy dificultosos.

Interpretación adecuada de los resultados

Para llevar a cabo una interpretación adecuada de los resultados, es necesario compararlos con los objetivos marcados y analizar las tendencias.

Si nos encontramos en una situación en la que nos vemos que nos estamos alejando del objetivo, antes de realizar acciones de reajuste, habrá que revisar si se trata de una desviación puntual o si se trata de algo que se está prolongando en el tiempo, es por esta razón la importancia de realizar un seguimiento periódico de los mismos.

Casos de éxito implementando KPIs en RRHH

Existen varias organizaciones que han implementado un sistema de reporting de KPIs para el logro de sus objetivos y que han logrado obtener resultados positivos:

• Google: Un claro ejemplo de implementación de KPIs en RRHH es Google. Tras conocer que el bienestar de sus empleados había descendido, crearon un KPI llamado “Googlegeist”. A través de esta encuesta, de periodicidad anual, preguntan a sus empleados sobre varios temas como el liderazgo, la remuneración o la diversidad y medir así su nivel de satisfacción en la compañía.

• Netflix: Otro ejemplo de éxito en implementación de KPIs de RRHH es Netflix. A través de un indicador de evaluación del rendimiento basado en evaluaciones de 360 grados lograron romper con los sistemas tradicionales y aumentar el compromiso de sus empleados disminuyendo también la tasa de rotación. Su objetivo era recoger feedback de sus empleados no solo de forma descendente, si no de cualquier persona con la que trabajase que tuviera algo que aportar. Estas evaluaciones se realizan de forma regular y no solo una vez al año.

Conclusiones

La implementación de KPIs de RRHH en las empresas son una poderosa forma de realizar el seguimiento del cumplimiento de los objetivos de la estrategia de la compañía.

A través de los indicadores, podremos medir el nivel de impacto de las políticas y procedimientos establecidos ofreciéndonos información muy valiosa sobre aspectos clave de la gestión del talento.

Cada vez más, las empresas se inclinan por un sistema en el que se permita cuantificar los datos para poder tener acceso a una información basada en criterios objetivos y no subjetivos. Esta tendencia indica el crecimiento de la importancia de los RRHH como un impulsor clave del éxito de las organizaciones.

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