Matriz Nine Box: Evalúa y gestiona el talento de tu equipo

Qué es la Matriz Nine Box

La Matriz de talento de 9 cajas, es una herramienta de gestión de personas que se instrumenta a través de un esquema gráfico. Este nos ayuda a simple vista a identificar el desempeño y el potencial de las personas de la plantilla. La Matriz 9 Box se refiere a los nueve cuadrantes en donde se evalúa y clasifica a las personas según su desempeño y su potencial.

Su función principal es la toma de decisiones en cuanto al desarrollo del talento y en cuanto a las acciones de planeamiento de carrera o sucesión de las personas. Da cuenta de quiénes serán las personas listas para asumir nuevos retos en la organización, nuevas responsabilidades o roles que conlleven ejercer liderazgo. A su vez, se pueden identificar personas que van a permanecer en sus puestos de trabajo y necesitan acciones de desarrollo extra para potenciar sus capacidades.

En relación a los planes de sucesión, además de identificar o desarrollar a las personas con potencial para ocupar puestos clave en la empresa, se pueden visualizar cuáles son los sectores que requerirán cubrir vacantes a futuro. A continuación, se hará foco en la importancia de evaluar el talento.

Importancia de evaluar el talento

Para cualquier organización la evaluación de su talento es fuente valiosa de información para toma de decisiones y planificación estratégica de las personas. Conocer con cuántas personas se cuenta, de qué especialidades, qué habilidades, conocimientos y actitudes pueden aplicar a la empresa o qué talentos pueden desplegar y desarrollar se vuelven componentes claves.

Por otra parte, la evaluación del talento habla de la cultura de la organización ya que a las personas en general, les gusta recibir feedback de cuáles son sus talentos y de cómo es su desempeño. Si las intenciones de ambas partes se orientan a la búsqueda de la mejora entonces se beneficiarán tanto de evaluar el talento como de recibir retroalimentación. Hablemos entonces de la gestión del talento.

Antecedentes y evolución en la gestión de talento

Un antecedente ineludible es la Revolución Industrial, la que, en forma general, formaliza las necesidades de mano de obra cualificada.

Durante el Siglo XX se hace presente la Teoría de la Administración Científica del Trabajo (F. Taylor) centrada en la eficiencia y la productividad de los trabajadores. Por su parte, desde los años setenta, se comienza a hablar de la gestión de recursos humanos con un tono estratégico. Entre los años ochenta y noventa, se reconoce la necesidad de crecimiento del talento y su desarrollo y también se habla de atraer y retener a las personas con mejores potencialidades y desempeños.

Desde el Siglo XXI el talento es indiscutible, es un componente clave de la estrategia de las empresas. A partir de 2010, la tecnología se vuelve aliada estratégica de la gestión del talento, revolucionando sus distintas áreas: formación, planificación de recursos humanos, selección, evaluación del desempeño, evaluación del potencial, las estructuras salariales, análisis de datos etc. Asimismo, los equipos diversos, el bienestar de las personas y su satisfacción, el liderazgo humilde y transformacional, la resiliencia y adaptabilidad, así como la agilidad se vuelven desafíos de la época actual.

Por supuesto, las herramientas de la Era Digital ayudan a identificar, desarrollar y retener el talento de forma eficiente y estratégica. La Nine Box por tanto, se ha convertido en una de esas herramientas que acompañan la estrategia empresarial en materia de sucesión y de toma de decisiones sobre el planeamiento estratégico de las personas.

Impacto en la toma de decisiones estratégicas

Cuando se habla de las decisiones estratégicas que se pueden tomar en base a la lectura de la matriz, se refiere fundamentalmente a la posibilidad de identificar con qué personas se cuenta, cuáles son sus perfiles y potencialidades. A partir de ello, se analizará cómo se pueden cumplimentar los objetivos estratégicos de la empresa con las personas identificadas. Esto se denomina Planeamiento Estratégico de Recursos Humanos. Veamos un ejemplo:

Una empresa para el año 2024 planifica incrementar en cierto porcentaje la producción de determinado producto. El área de personas deberá identificar, para cumplir con ese objetivo, con cuántas personas se necesitará contar y qué perfiles laborales tienen que tener. En otras palabras, con qué conocimientos, habilidades y actitudes se deberá disponer.

Al observar el gráfico de Nine Box podrá rápidamente visualizar cuáles y quiénes son las personas que internamente podrán facilitar el objetivo. Luego habrá que decidir si se debe recurrir a la contratación de nuevas personas (búsqueda externa) porque, por ejemplo, las identificadas no cuentan con las capacidades requeridas o el número es insuficiente para cumplir el objetivo.

En referencia a la contratación de personas nuevas, también deberá identificarse el contexto actual del mercado de trabajo y desarrollar estrategias que faciliten a la empresa conseguir los talentos que harán falta para cumplimentar la planificación definida.

Beneficios de la Matriz Nine Box

A continuación, se identificarán los beneficios que representa la aplicación de la matriz a la gestión de las personas:

• Identificar con qué talentos cuenta la organización: la matriz ayuda a reconocer personas con alto potencial y dirigir el foco del desarrollo a su fortalecimiento, pues probablemente allí estén los futuros líderes de la organización.
• Toma de decisiones: en base a las información que se obtiene del Nine Box, se puede decidir acerca de promociones, asignaciones de premios, de nuevos proyectos e incluso de planes de desarrollo individual.
• Planeamiento de la sucesión: se identifica qué áreas tienen necesidades de cobertura de personal externo o cuáles ya se encuentran cubiertas con las personas que forman parte de la organización y qué se elaborarán planes de desarrollo afines, por ejemplo para que asuman tareas de mayor responsabilidad.
• Planes de desarrollo individual: identificadas las personas y sus potencialidades es que se podrá ofrecer planes individuales de desarrollo de potencial, lo que seguramente redundará en motivación y retención de los empleados y empleadas.
• Mejora del desempeño: identificado el desempeño de cada colaborador, se puede hacer una entrevista de feedback o retroalimentación que se oriente a la mejora de las competencias.
• Fomento del diálogo: una vez constituida la Matriz Nine Box dará pie a mantener conversaciones con las personas involucradas: los sectores, quienes lideran, los empleados y empleadas.
• Alineación de la estrategia organizacional: visualizar las necesidades de personal para la organización, ayuda al área de recursos humanos o personas a posicionarse estratégicamente en la organización, ya que se alinea a la estrategia general de la empresa. El área asegurará contar con las personas necesarias en el momento oportuno.
• Fidelización del talento: la implementación de la matriz ayuda a retener empleados con mayor potencial ya que además de identificarlos se les ofrece un plan de desarrollo y esas personas se tenderán a comprometer con el proyecto organizativo.
• Aporta equidad: la herramienta ayuda a evaluar a todas las personas con el mismo objetivo: medición del desempeño y del potencial.
• Desarrollo de líderes: aquellas personas identificadas con alto potencial que se desarrollen, traerán a la organización nuevas dinámicas de liderazgo lo que irá renovando la cultura de la propia empresa.

Identificación de potenciales líderes

Nine Box aporta una identificación valiosa de quiénes podrán ser los líderes del futuro de la organización. Normalmente las empresas invierten capital en aquellas personas con potencialidades de asumir mayores retos o responsabilidades. Por este motivo con la herramienta mencionada, se podrán fácilmente determinar quiénes son esos candidatos o candidatas y elaborar un plan de acción personalizado para que desarrollen ese potencial.

Situándose en la matriz, se invertirá sin dudarlo, en planes de acción personalizados para aquellas personas que se encuentren en el cuadrante “Alto desempeño” - “Alto potencial”, más adelante se referirá a los cuadrantes.

Por otra parte, las personas que se sitúen en los cuadrantes “Desempeño Medio” - “Alto potencial” o “Alto desempeño” - “Potencial medio”, también pueden convertirse en potenciales líderes. Aquí el trabajo de la organización será potenciar las capacidades de esas personas, motivarlos y sobre todo facilitarles herramientas para incrementar el rendimiento actual.

Finalmente, hay un grupo más que resulta interesante tomar en consideración que son aquellas personas que se encuentren en el cuadrante medio, ese grupo de gente hay que seguirlo de cerca porque podrán mejorar en ambos sentidos. Para ellos también habrá que armar un plan personalizado.

Desarrollo y retención de talento

La metodología Nine Box brinda información clave para la empresa. Por un lado, identifica de una sola mirada, aquellas personas con altos niveles de desempeño que requerirán desarrollo de competencias. Es decir, buen nivel de trabajadores y trabajadoras que se desea que continúen en la organización. Para ellos será conveniente delinear acciones de retención del talento, como por ejemplo hacerlos partícipes de su desarrollo e invitarlos a planificar en conjunto acciones de formación, de coaching, de mentoring y demás recursos disponibles.

Retener el talento a través de la lectura de la matriz 9 box, se relaciona con generar un plan de incentivos para aquellas personas con altos desempeños que se desea que “sigan así”, que permanezcan en la compañía, en este grupo también hay que invertir esfuerzo, ya que es personal clave para conservar en la empresa.

Planificación de sucesión efectiva

Los planes de sucesión suelen enfocarse en las personas con alto desempeño y alto potencial, ellas serán los y las líderes en el futuro de la organización.

En ese sentido el mapeo de talento que hace la 9 box grid ayuda a identificar estos “top talent” de la compañía, en los que se invertirá en acciones de coaching, mentoring, de desarrollo, de feedback y otros métodos para potenciarlos. La idea central es que cuando se libere una vacante, estas personas se encuentren en condiciones inmediatas de asumir esa nueva posición, eso es la planificación de una sucesión efectiva. Si se hace tal cual lo diseñado la organización ahorrará tiempo, dinero y esfuerzos.

Cómo implementar Nine Box

Antes de focalizar en cómo implementarla, se describirá la herramienta. La matriz está construida en base a dos ejes: en el eje X se presenta el desempeño o rendimiento actual de cada persona, estás se encuentran categorizadas entre desempeño bajo, medio y alto. Por su parte, en el eje Y, se representa el potencial de desarrollo de las personas y también se identifica como alto, medio o bajo.

La combinación de estos ejes y sus categorías dan como resultado los nueve recuadros (Nine Box). Para implementarla, se distribuirá a las personas, consignando su nombre, su apellido y el puesto de trabajo actual que ocupan, en base a su potencial y a su desempeño, en cada cuadrante. Asimismo, se puede instrumentar una etiqueta que de una indicación a seguir. Por ejemplo, “Listo para liderar” o “Necesita desarrollo”.

Una imagen vale más que mil palabras:

La implementación recomendada es evaluar el desempeño de los trabajadores y las trabajadoras de la organización con la herramienta habitual y generar la interfaz correspondiente para crear la matriz. Asimismo, incluir la información referida a las evaluaciones de potencial que se hayan realizado en la organización.

Si cuenta con un CRM (Customer Relationship Management) por supuesto estas acciones son parametrizables y hasta posiblemente el propio software le sugiera etiquetas o qué hacer ante cada resultado de cuadrantes.

Pasos para implementarla en tu empresa

Para que la Matriz del Talento 9 Box pueda ser implementada es condicionante que la organización evalúe el desempeño y el potencial de las personas o lleve un registro de estas.

Evaluar el desempeño responde a lo que la persona hizo durante determinado período o cómo fue su comportamiento. Se mide el aporte a la organización de forma periódica y sistemática. Algunas técnicas que podrían aplicarse para evaluar el desempeño pueden ser: evaluar por competencias, por objetivos, 360 grados, sistemas mixtos de evaluación o incluso algunas más sencillas como el ranking o la comparación por pares, entre otras. Elegir una herramienta u otra depende de muchos factores centrados básicamente, en la cultura de la organización.

En el caso de la evaluación de potencial se aprecia un valor que la persona podría demostrar a esta a futuro, cuestión que se comprobará una vez que se esté en el nuevo puesto de trabajo. Algunos modelos de evaluación de predicción de potencial son: assessment center, simulaciones, test psicológicos, test de Myer Briggs entre otros.

Vale aclarar que todas las personas cuentan con capacidades potenciales de diverso tipo. Entonces, para considerar a una persona con potencial esta debe ser contrastada con lo que la organización requiere. Cuando a alguien se lo asocia a un bajo potencial es para esa organización y unos requisitos puntuales, lo que no quiere decir que la persona en otra empresa con otros requisitos, se destaque.

Por ello, no importa tanto los sistemas que se utilicen, sino que se identifique para qué se quieren utilizar las evaluaciones respectivas. Idealmente el resultado de las evaluaciones debería poder integrarse a la Nine Box Grid. En ese sentido conviene que se identifique cada resultado de la organización con uno de los cuadrantes asociados al desempeño y al potencial: alto, medio y bajo. Por ejemplo, si el resultado de las evaluaciones es numérico asociar un rango de números a cada categoría: Alto, calificaciones de 8 a 10; Medio calificaciones 6 y 7; Bajo calificaciones inferiores a 5; si fuera una calificación en letras, operar del mismo modo.

Ante esta información alguien podría preguntarse: ¿Se puede completar la matriz sin evaluar desempeño o potencial?

Alguien podría optar por situar directamente los nombres de las personas en la matriz si contar con herramientas formales y objetivas de evaluación, ciertamente está evaluando bajo criterios arbitrarios. Si lo que se busca es una opinión profesional, eso conduce a grandes subjetividades e inequidades, es decir problemas.

Una vez evaluados el desempeño y el potencial, si se cuenta con un software de gestión se podrá parametrizar el mismo para que construya el gráfico de las 9 cajas tal cual la organización lo desee. Si no se cuenta con ese recurso, se puede recurrir al clásico Excel, lo que conlleva más tiempo y trabajo, pero cumple una función similar.

En síntesis:

• Paso 1, contar con los resultados de la evaluación de desempeño.
• Paso 2, contar con los resultados de la evaluación de potencial.
• Paso 3, combinar los resultados completando la herramienta de la Matriz de Talento de 9 Cajas.

Desafíos a los que enfrentarse

Entre los desafíos a los que se enfrentan quienes apliquen la metodología Nine Box, se encuentran principalmente:

• Comunicar o no los resultados del potencial de las personas y de la matriz.
• Cómo resolver los desempeños y potenciales de bajo nivel.

Comunicar o no el potencial a una persona puede generar controversias. La organización debe definir el nivel de confidencialidad de la herramienta, así como también el de comunicación de los resultados de la Matriz Nine Box Grid. La comunicación en este caso puede ser tanto por haber detectado un bajo nivel de potencial como por el contrario. Concretamente, estas son preguntas a responder: ¿Se comunicará una promoción a una persona? ¿Qué ocurre si finalmente la vacante no está disponible? ¿Se comunicará un bajo nivel de potencial?

Un segundo desafío que interpela es cómo actuar con las personas de bajo desempeño y bajo potencial o potencial medio y bajo desempeño. Podríamos decir que son personas que no están haciendo uso de su pleno potencial. La recomendación es indagar qué está sucediendo y así promover el esfuerzo y la mejora. Esto requiere de delicadeza por parte de los líderes o de las áreas de personas.

Algunas organizaciones podrán optar por desvincular a la persona de la empresa. Sin embargo, puede ocurrir que al indagar las causas la persona actualmente, por una razón puntual, tenga un bajo desempeño. Quizás esa persona con potencial medio en un tiempo eleve el desempeño y sea otra su realidad, incluso un candidato o candidata a la promoción.

Consejos y mejores prácticas

Se recomienda entonces:

• Evaluar el desempeño eligiendo una metodología que represente a la organización y que sea transparente para los empleados.
• Evaluar el potencial, definiendo una herramienta validada y planeando cómo se va a comunicar este y qué se hará a partir de su implementación.
• Mezclar el resultado de ambas e integrarlo en la Matriz de Talento Nine Box.
• Tomar decisiones de la observación de la misma y diseñar acciones específicas para cada caso.

Veamos a continuación un caso exitoso de puesta en práctica de la herramienta.

Caso de éxito implementando Nine Box Grid

El caso pionero de aplicación es por excelencia General Electrics, quienes incluso construyeron su mapeo del talento alrededor de los años 70.

Se basaron en la matriz para definir potenciales líderes, desarrollar planes de sucesión y asignar recursos de formación y desarrollo a aquellas personas prometedoras.

Conclusiones

En definitiva, la metodología 9 box, es una estrategia sencilla que sirve de referencia para aplicar formaciones, tomar decisiones sobre ascensos, promociones, premios económicos, beneficios, planes de mejora del desempeño, incluso evaluar la banda salarial actual de la compañía. Es decir, tomar decisiones y mejorar la organización.

Seguramente la irrupción de la Inteligencia Artificial condiciona las herramientas y generará nuevas interfaces de lectura de información en la Nine Box Grid o nuevas metodologías para la toma de decisiones, habrá que estar abiertos a incorporarla en la estrategia de trabajo.