Microsoft 365 Copilot: Fusión de tecnología y productividad

Qué es Microsoft 365 Copilot

La Inteligencia Artificial es una de las grandes novedades tecnológicas en la historia reciente. Unos sistemas que imitan el cerebro humano y aprenden de forma autónoma.

En concreto, Copilot Microsoft 365, es una herramienta de Office que tiende la mano a los usuarios de las demás herramientas de la compañía en sus acciones cotidianas.

No importa si hablamos de Word, Excel, Outlook, Teams o PowerPoint. Este sistema se ha integrado en cada software para, a través de modelos de lenguaje naturales y de datos, facilitar las cosas al usuario.

Eso sí, como su propio nombre indica, Copilot es un copiloto. Puede que te haga los trayectos más amenos (al igual que cualquier compañero de viaje), pero tú sigues estando al volante.

Motivo por el que es fundamental aprender a utilizar esta IA lo antes posible. Un reto que con nuestro curso de Microsoft 365 Copilot, un vistazo a la nueva IA de Microsoft te resultará bien sencillo.

Características principales

Microsoft Office 365 Copilot no ha nacido de la nada. Tras su creación, están las grandes mentes de la IA en la actualidad.

Estamos ante el resultado de que GitHub y OpenAI (sí, los de ChatGPT) hayan aunado esfuerzos. Lo cual garantiza ciertas bases de calidad que se han de exigir a este tipo de herramientas.

La principal característica de Microsoft 365 Copilot es que se integra directamente en las principales aplicaciones del paquete Office. Lo cual incentiva la productividad de manera notoria.

Veamos qué puedes hacer con este sistema tan revolucionario.

Herramientas integradas

Teniendo en cuenta qué es Microsoft 365 Copilot, es evidente que sus funcionalidades son muy diversas. Es decir, cada programa de Office tiene sus propias necesidades.

Aquí te dejamos su integración en cada herramienta:

• Word. La IA te ayudará a crear textos con mayor rapidez, encontrar nuevas ideas, resumir párrafos y páginas o aportar nuevos argumentos. También es clave para generar borradores automáticos.
• Excel. Las fórmulas de Excel están llegando a su fin. Ahora, con Copilot, puedes preguntar lo que quieras saber sobre la hoja de cálculo y te lo responderá con precisión, basándose en los datos del documento.
• Power Point. ¿Tienes una idea de presentación y no sabes cómo llevarla a cabo? Chatea con Copilot y cuéntale lo que necesitas. La herramienta crea automáticamente borradores, resume otras presentaciones y, entre otras funcionalidades, modifica los diseños deseados.
• Outlook. La gestión de emails tiende a ser una verdadera locura. Bien, pues con Copilot la productividad se multiplicará radicalmente. Escribir correos, resumir cadenas, limpiar la bandeja de entrada o destacar mensajes importantes son algunas de sus prestaciones.
• Teams. Si tienes que organizar reuniones telemáticas en tu día a día, la IA te será de gran ayuda. De hecho, Copilot es perfecta para crear agendas automáticamente e identificar a las personas que deben intervenir en cada encuentro.

Inteligencia Artificial y aprendizaje automático

Con todo lo que te hemos contado, ya habrás visto que la característica más importante de este sistema es que nace de la Inteligencia Artificial.

Estas herramientas alojan y procesan con gran velocidad una enorme cantidad de datos. Además, son capaces de aprender por cuenta propia a través del conocido “machine learning”.

Así es: la intervención humana poco a poco deja de ser tan necesaria.

Microsoft siempre ha liderado el sector tecnológico. Por lo que cuando plataformas como ChatGPT vieron la luz, no dudó en hacer lo que mejor se le da: llamar a sus responsables y sumarlos a su equipo.

Beneficios de usar Microsoft 365 Copilot

El primer beneficio de averiguar cómo usar Microsoft 365 Copilot es evidente: no quedarse atascado en tiempos pasados. Porque no: por mucho que digan no siempre fueron mejores.

No obstante, vamos un poco más allá y veamos las ventajas más destacadas que nos ofrece esta IA en el día a día.

Mejora de la productividad

“Productividad”. “Productividad”. “Productividad”. Parece que esta palabra se repite sin cesar en el entorno corporativo.

Bien, pues he aquí el primer beneficio del sistema: tu rendimiento profesional se multiplicará de forma drástica.

Al igual que sucede con la gran mayoría de los softwares actuales, los procesos cotidianos se acelerarán de forma sustancial. No es de extrañar si tenemos en cuenta que se está combinando la inteligencia humana con la artificial.

Automatiza las tareas rutinarias y reduce el tiempo de búsqueda de información con Copilot.

Colaboración y comunicación eficientes

La colaboración en tiempo real, como bien hemos visto en el caso de Copilot para Teams, será mucho más eficiente. Lo cual une a los diferentes miembros de las empresas para que actúen como un solo ente.

La gestión de las reuniones y los documentos compartidos dejarán de ser un caos. ¡La comunicación fluirá como toca!

Personalización y adaptabilidad a diferentes roles

Cada integrante de una empresa desempeña una función concreta. Y Copilot tiende la mano a cada uno de ellos.

La herramienta se puede personalizar según el rol que vaya a realizar. ¿El equipo de ventas? ¿El de marketing? ¿El de desarrollo? La IA se adapta a sus necesidades específicas para optimizar su rutina.

Impacto en la toma de decisiones y estrategias de negocio

La toma de decisiones no es nada sencilla. Cualquier pequeño error puede derivar en grandes problemas.

Dicen que la información es poder. Y vaya si lo es.

Por eso, si te conviertes en un maestro en esto de cómo usar Copilot en Microsoft 365, habrás ganado mucho. La herramienta procesa enormes cantidades de datos y crea informes inteligentes.

Es decir, tendrás muchas más variables en tus manos para que acertar en la toma de decisiones sea una constante.

Fomento de un ambiente laboral innovador y competitivo

¿A quién no le gusta ir a la moda?

Bien, pues en el campo tecnológico, las empresas han de transmitir una imagen actual. Así que la integración de estos programas es una apuesta por la competitividad corporativa.

Tus equipos trabajarán en un entorno innovador y sujeto a la tecnología más revolucionaria.

Comparación con otras herramientas de productividad

Es importante destacar que Microsoft 365 Copilot no es más que la punta de un iceberg de inconmensurables dimensiones. El iceberg de la transformación digital.

De hecho, no resulta extraño que mucha gente opte por otras herramientas tecnológicas. En especial cuando se habla de productividad.

Pero, ¿quién ganaría la batalla en una comparativa? Veamos algunas de las razones por las que este sistema está venciendo a muchos otros programas disponibles.

Similitudes y diferencias

Mientras que la gran mayoría de las herramientas exigen una descarga previa o acceder a portales web externos, Copilot no funciona así.

De hecho, si pretendes descargar Microsoft 365 Copilot no tardarás en darte cuenta de que no sigue estas mismas reglas del juego. En su defecto, es una integración en el resto de los programas de Office.

Si bien es cierto que sigue muchas de las normas de las herramientas de IA (como el “machine learning” o la automatización de tareas), la principal diferencia radica en que no necesitarás nada más que el paquete Office para utilizarla.

Ventajas competitivas

¿Y qué ventaja tiene esto? Muy sencillo: comodidad y eficiencia.

Se acabó aquello de navegar horas en la red buscando programas de productividad de calidad. También lo de abarrotar la memoria del ordenador con múltiples softwares. Menos todavía tener que pagar cada herramienta. Todo estará en un mismo paquete informático.

Si te preguntas cómo activar Copilot en Microsoft 365, también nos complace informarte que es muy simple. Es más, está integrada en la licencia del Microsoft Business Standard, Premium, E3 y E5.

Consideraciones de seguridad

Llegados a este punto, solo queda algo por responder: ¿Cómo es la seguridad en Copilot para Microsoft 365?

La ciberseguridad, más todavía con la recién llegada IA, no se puede tomar a la ligera. No cuando hay tanta información en juego.

Sin embargo y como bien es de esperar, Microsoft ha desarrollado sólidos sistemas de privacidad y protección de datos. Sí: esa letra pequeña que no se suele leer también incentiva el uso de la herramienta.

Privacidad y protección de datos

Microsoft Copilot 365 almacena datos: está en la naturaleza del “machine learning”. Ahora bien, se gestionan conforme a los acuerdos que fijan y se cifran a medida que se van recopilando.

Tras el telón de esta administración de datos está Microsoft Purview. Por lo que los administradores pueden establecer pautas de retención, eliminar el historial o enviar incidencias al soporte técnico.

Manejo de la información sensible

La información sensible que aloja la herramienta no puede manipularse a la ligera y Copilot es consciente de ello.

Los controles de acceso, el cifrado o las auditorías periódicas son parte de las garantías que ofrece a sus usuarios.

Unas medidas con las que protege los datos recogidos y cumple con los estándares de privacidad correspondientes.

Conclusiones

La llegada de Copilot ha supuesto un punto de inflexión en las empresas actuales. Una novedad que conviene estudiar en detalle e incluso formarse a través de cursos como el nuestro para manejarla con destreza.

Puede que el miedo a que la IA nos robe el empleo esté sobre la mesa. Sin embargo, ya conoces la expresión: “renovarse o morir”.

Las prestaciones de este sistema auguran un cambio radical en las metodologías de trabajo. Aquello de perder tiempo en labores repetitivas está llegando a su fin. Por lo que el valor humano está empezando a ser más importante que nunca.

Dicho de otro modo: ya no importa tanto dar martillazos a un clavo como saber exactamente dónde colocarlo para crear auténticas obras de arte.

La Inteligencia Artificial no deja de ser una herramienta digital más. Pero, la persona que está tras la pantalla del ordenador, sigues siendo tú mismo.

Ponte las pilas y demuestra al mundo lo que sabes hacer. Porque, si lo haces con sistemas como el Microsoft 365 Copilot, los resultados serán sustancialmente mejores.