Cómo hacer una buena retrospectiva en Management 3.0

Necesitamos la mejora continua en nuestras organizaciones y equipos para no caer en el fracaso, y accionamos la mejora continua con la retrospectiva.

La retrospectiva es un momento de análisis y reflexión, pero también es un encuentro en el cual tienen que salir acciones y decisiones para el futuro.

Pasos de una retrospectiva

Esther Derby y Diana Larsen, autoras del libro “Agile retrospectives” nos proponen 5 pasos para realizar una buena retrospectiva, a seguir en el siguiente orden:

1. Set the stage. Es la parte en la que vamos a romper el hielo y vamos a establecer el entorno, ya que cuando estamos en el día a día, con nuestras preocupaciones, y acudimos a una reunión en la que tenemos que hablar de mejora, tenemos otros problemas en la cabeza. Con esta forma de iniciar la retrospectiva vamos a poder hacer dinámicas a nivel emocional, que nos permiten cambiar el chip e introducirnos en otro ámbito.
2. Gather data. Esta es la fase para recolectar información, recolectar todo lo que ha ocurrido en esa iteración, en el periodo que queremos analizar o inspeccionar, o en el problema en el que queremos introducirnos.
3. Generate insights. En este paso se generan acciones y expectativas para poder llegar a aquello a lo que no hemos llegado o a donde queremos llegar, como una lluvia de ideas en la que todo el equipo aporte.
4. Decide what to do. Una vez tenemos todas estas ideas, el siguiente paso es decidir qué hacer, es decir, elaborar ese plan de acción. De todas las acciones que hemos obtenido en el paso anterior, vamos a decidir cuáles, cómo y en qué orden se realizan.
5. Close the retrospective. Finalmente tenemos que cerrar la retrospectiva, desde un punto de vista positivo, viendo que hemos hecho un buen trabajo, qué hemos analizado y, por qué no, celebrando cosas que hemos hecho bien o dando reconocimientos a los compañeros.

Recomendaciones para la retrospectiva

Además de los pasos que no proponen estas autoras, hay una serie de recomendaciones para seguir:

• Las retrospectivas deben ser facilitadas por un líder, por una persona que sea capaz de llevar la reunión, de observar y ver que se cumplen ciertas conductas, que todo el mundo habla, que se mantiene el respeto, que se cumpla el timebox.
• Ese líder tiene que presentar la retrospectiva, para dejar claro si en la misma se va a trabajar un área de mejora, un cierto objetivo o una interacción, es decir, presentar el objetivo de la reunión.
• Timebox: la reunión tiene realizarse dentro de un horario, cumpliéndose un determinado tiempo.
• Se deben cumplir las reglas o normas del equipo, como, por ejemplo, respetar el turno de palabra, no juzgar, respetar las opiniones y ese tipo de situaciones, porque no queremos caer en lo que ocurre muchas veces en las retrospectivas, en buscar culpables o entrar en conflictos.
• Todos debemos trabajar juntos para conseguir un objetivo y mejorar la estrategia para conseguir esos objetivos.
• Si se han hecho retrospectivas anteriores, el último paso será ver el seguimiento de acciones realizadas, para ver si han funcionado bien, si se han cumplido y si no se han cumplido qué ha ocurrido con ellas.

Objetivos de la retrospectiva

Con los pasos y las recomendaciones que hemos visto previamente, buscamos conseguir una serie de objetivos en la retrospectiva:

• Participación por igual. Se busca que todo el mundo participe, porque si no participa o habla todo el mundo en una retrospectiva lo que ocurre es que tenemos una visión sesgada del análisis y no tenemos esa diversidad de ideas que se le puede ocurrir a todo el mundo.
• Foco. No hay que perder el foco, ya que a veces durante una retrospectiva empezamos a discutir y perdemos el foco. Es el líder el que tiene que ayudar a no perderlo.
• Timebox. La retrospectiva debe hacerse en un timebox, dentro de un horario y con un tiempo determinado.
• Productiva. La retrospectiva debe ser productiva, ya que debemos tomar decisiones y no solo hacer el análisis.
• Aprovechamiento del tiempo. Hay que aprovechar el tiempo que dedicamos a la retrospectiva.
• Reunión amena. Debe ser una reunión amena, no tiene por qué ser una reunión estresante el hecho de analizar un problema.
• Retrospectiva de la retrospectiva. Finalmente, como estamos en un ciclo de mejora continua, hay que hacer una retrospectiva de la retrospectiva, para poder hacer mejor la siguiente reunión de análisis.