Cómo afrontar la gestión del cambio en Management 3.0

Modelo de complejidad de management 3.0

El modelo de complejidad que nos propone management 3.0 es un modelo muy sencillo y muy visual, como podemos ver en la siguiente imagen.

En el mismo, por un lado, trabajamos la dificultad de comprender de un sistema, tanto en un sistema complicado como en un sistema simple, y por otro lado, la capacidad de predecir el comportamiento que puede tener ese sistema ante un cambio.

En el área más a la izquierda tenemos sistemas ordenados, que pueden ser tan sencillos como un Lego, que sabemos cuándo ponemos y quitamos piezas cómo se va a comportar, o un poco más complicados como lo sería un reloj, que sabemos perfectamente cómo se comporta, aunque no sabemos exactamente cómo está compuesto o cómo funciona internamente.

Como ejemplo de sistemas complejos tenemos la familia, en la que si activamos un pequeño cambio podemos saber o predecir un poco cómo va funcionar o cómo va a actuar ese cambio en ese sistema, y una ciudad como ejemplo más complejo.

En el área más a la derecha tenemos los sistemas caóticos, que se diferencian de los sistemas complejos en que en un sistema caótico, cuando activamos un cambio, no sabemos realmente qué efecto va a tener, si positivo o negativo.

Bajo este modelo, el mejor sistema para aplicar management 3.0 y el modelo de cambio es un sistema complejo.

No obstante, si tenemos un sistema caótico, podemos trabajar para llevarlo hacia un sistema complejo, de manera que vayamos haciendo más predecible el comportamiento, o bien podemos trabajar aplanando la estructura, yendo desde un sistema que es muy complicado actuando sobre sistemas simples.

Supermodelo de gestión del cambio

Los 4 tips que nos propone management 3.0 para afrontar la gestión del cambio son los siguientes:

• Bailar con el sistema

• Ocuparse de las personas, ya que las personas son parte fundamental del cambio, son las que van a ejecutar, las que tienen que cambiar su conducta y sus hábitos.

• Estimular la red, saber cómo trabajar con esa masa crítica que tenemos que cambiar.

• Cambiar el entorno.

Para cada una de estas áreas, management 3.0 nos proporcionan o propone un modelo, que veremos a continuación.

Modelo PDCA

Para bailar con el sistema nos propone el modelo PDCA. Tenemos que pensar en grande y hacer un gran cambio, pero hay que hacerlo en pequeño.

El modelo PDCA es un modelo interactivo en el que planificamos pequeños cambios, los ejecutamos, los verificamos con el feedback recibido, y con el mismo analizamos (mejora continua) y actuamos, y de vuelta a empezar.

De esta forma, ante un sistema complejo, estamos ejecutando varios cambios, estamos intentando predecir qué comportamiento va a tener y vamos mejorando continuamente, a través de experimentos controlados en iteraciones cortas.

Modelo ADKAR

Para ocuparnos de las personas el modelo que nos propone management 3.0 es el modelo ADKAR.

Este modelo tiene 5 dimensiones:

• La toma de conciencia: tenemos que comunicar el cambio, hacer que las personas sean conscientes de que va a existir un cambio, que tiene que ocurrir.

• Deseo: no es suficiente con comunicar el cambio, tenemos que hacer que esas personas deseen el cambio, haciendo que sea urgente, haciendo ver que así no se puede continuar y explicando los beneficios que puede aportar ese cambio.

• Conocimiento: una vez que ya hemos conseguido que deseen el cambio, tenemos que enseñarles, darles el conocimiento de cómo se aplica el cambio. Para ello es recomendable utilizar personas expertas, líderes, ayudarnos de personas que nos ayuden a comunicar ese cambio y a dar conocimiento sobre el mismo.

• Habilidad: las personas ya conocen cómo ejecutar las cosas, ahora tienen que aprender, practicar, establecer esas conductas, poder tener un entorno en el que puedan adquirir estas habilidades.

• Refuerzo: todo lo anterior ocurre siempre en dimensión transversal qué es el refuerzo, ya que no podemos aplicar un cambio y luego marcharnos, tenemos que estar continuamente reforzando para que esos buenos hábitos o esas conductas nuevas que se adquieran no se pierdan y se vayan a las anteriores que no queremos tener.

Curva de adopción

En el área de estimular lo que nos propone management 3.0 es la curva de adopción.

En la misma tenemos una masa de personas que queremos cambiar, y tenemos que saber los diferentes tipos del grupo que nos vamos a encontrar, ya que a cada grupo lo tenemos que tratar de manera diferente. La curva de adopción lo que nos da es ese conocimiento de esa tipología de grupos.

Por un lado, tenemos los iniciadores, que son los agentes del cambio, los que arrancan, que no pueden estar solos, ya que tienen que dedicar tiempo y energía para realizar esa tarea tan grande que tienen que afrontar.

Los innovadores son aquellas personas curiosas que van a estar muy abiertas al cambio y que también van a ser punto de referencia para los demás.

Los siguientes son los primeros adoptantes, que van a seguir a los innovadores y que van a ser el punto de inflexión o van a poder generar esa cascada de conocimiento o cascada de contagio a la gran mayoría.

Tenemos ya el grupo más grande que queremos trabajar, la primera mayoría y luego la otra, que será más resistente, y que con esta curva adopción hablamos de cómo trabajar la resistencia al cambio, cómo gestionarlo.

Esa última mayoría, la mayoría más tardía, tal vez no haya que convencerla con palabras, tal vez haya que convencerla con hechos.

Finalmente tenemos a los rezagados, que serán pocos, y aquí pensaremos que casi hemos terminado, pero cuidado, porque son pocos, pero son duros de pelar, y esos pocos pueden hacer que todo vaya a peor, que todo lo que hemos conseguido lo perdamos.

El conocimiento de lo que nos vamos a encontrar es muy importante de cara a las estrategias para afrontar cada grupo y afrontar el cambio.

Modelo 5Is

Finalmente, management 3.0 nos propone el modelo de las 5Is.

En este modelo tenemos que trabajar:

• Información: hay que radiar la información, que la misma llegue de diferentes maneras y sin barreras.

• Identidad: hay que trabajar la identidad del grupo, lo que implica que la gente se va a sentir más unida, va a sentir que tiene una menta y va a trabajar más unida y más cohesionada para conseguir ese objetivo.

• Incentivos: es un punto peligroso, porque no podemos solamente trabajar o asociar una recompensa económica para poder convencer o motivar que las personas adquieran las nuevas conductas, sino que hay que trabajar también los incentivos de reconocimiento o conectar las recompensas con las buenas conductas o las consecuciones de las conductas nuevas.

• Infraestructura: hay que trabajar para que no haya barreras físicas, como tipos de oficina, tipos de edificio o barreras a nivel de comunicación remota. Todo eso como agentes del cambio tenemos que eliminarlo lo antes posible.

• Instituciones: se refiere en este caso a quién genera las normas. Management 3.0 lo que propone es establecer comunidades de práctica en lugar de que las normas vengan de arriba abajo, sino que las personas puedan formar parte de las comunidades de practica que establezcan esas normas.