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Guía completa de productividad: Hackea el tiempo

leonela lanz
Guía completa de productividad: Hackea el tiempo

En este artículo vamos a ver diferentes trucos, consejos y herramientas para organizarnos y conseguir ser lo más productivo posible exprimiendo lo más valioso que tenemos, el tiempo.

Qué es la productividad

Productividad personal, muchos os preguntaréis, ¿de qué se trata esto? Pues bien, muchas personas confunden productividad con ser unos adictos al trabajo (workalcoholic), debemos quitarnos la idea de echar horas y horas en la oficina o en un escritorio, sin poder ver la luz del sol, trabajando fines de semana seguidos sin descanso, porque esto está muy lejos de ser el objetivo de la productividad personal, es todo lo contrario, sin descanso seremos menos productivos y eficientes.

Tengamos en cuenta que la productividad personal no se refiere a trabajar más, sino trabajar de la mejor manera. Su efectividad no se mide por la cantidad de cosas que haces al día, sino por los resultados que logras cuando lo haces.

Las personas productivas buscan sacar lo mejor de sí mismas, para así poder lograr todos sus objetivos tomando en cuenta todos los recursos que tienen a su alcance el día de hoy. Nos referimos a todos sus objetivos como: personales, familiares, ocio, descanso, etc.

Es decir, la productividad personal se define como una herramienta que nos ayuda a conseguir lo que realmente queremos en la vida, para poder ser unas personas plenas y felices.

Ahora que ya sabemos de verdad que es ser productivo, veamos algunas técnicas que podemos tomar en cuenta para poder implementarla de la mejor manera, y así obtener los resultados deseados.

La técnica Pomodoro

La primera técnica que vamos a ver es la del Pomodoro, sirve para mejorar la administración del tiempo que le dedicamos a una tarea, esta técnica fue creada a finales de la década de 1980 por Francesco Cirillo.

Francesco necesitaba estudiar para aprobar y tenía bastante dificultad a la hora de concentrarse, por eso inventó esta técnica, la cual consiste en conseguir que se realicen el mayor número de tareas en el menor tiempo posible, conservando una concentración elevada mientras el cerebro está descansado y fresco.

El proceso es muy simple, durante 25 minutos deberás trabajar sin ninguna distracción en una tarea, a estos 25 minutos de trabajo lo llamamos pomodoro. Cuando terminas un pomodoro tendrás 5 minutos de descanso obligatorio.

Después de conseguir cuatro pomodoros (equivalente a 100 minutos de trabajo), tendrás que descansar de 15 a 30 minutos donde puede levantarte de la silla, caminar un poco, tomar un café, o hacer cualquier otra cosa que esté alejada de la tarea que estás haciendo.

Trucos para que la técnica del Pomodoro sea realmente efectiva:

  1. Investiga y planifica cuánto tiempo se puede tardar en terminar una actividad contando los pomodoros. ¿Necesitas cuatro para terminar un trabajo de la universidad? o ¿Necesita dos para responder todos los email de tu bandeja de entrada?
  2. Durante los 25 minutos del Pomodoro, tienes que mantener el foco en las tareas, no permitas que nada te quite tu concentración, móviles, televisión, nevera, redes sociales y personas mientras más lejos mejor durante un pomodoro. En caso de que alguna distracción aparezca en algún momento, apúntalo para saber cuántas veces en esos 25 minutos te has desconcentrado.
  3. En los 25 minutos de cada Pomodoro dedica algunos minutos para revisar lo que has hecho y volver a planificar los siguientes.

Recuerda, cuando llegues a los 25 minutos de Pomodoro y suene la alarma, realmente tienes que dejar la tarea y hacer el descanso. No vale hacer trampas, esto recargará tus pilas. Terminar un pomodoro te dará sensación de que has conseguido un logro y te motivará para afrontar el siguiente.

Es muy simple, pero no es fácil, a día de hoy son muchas las distracciones que nos pueden llegar de diferentes maneras.

Tiempo productivo o timing productivo

Dejamos el pomodoro atrás y es el momento de hablar sobre nuestra siguiente técnica, el “timing productivo”, el cual se trata de buscar las horas del día en las que consigamos ser más productivo.

El cual consiste en encontrar las mejores horas del día para desarrollar tus tareas o estudiar, el timing productivo te ayudará a alcanzar los objetivos en una fecha estipulada, para poder utilizar esta técnica recomendamos crear una plantilla como la de la siguiente imagen, y que puedes descargar gratis.

Captura de plantilla de ejemplo

Encontrar tu tiempo productivo es sencillo usando la plantilla que te facilitamos, como puedes ver en ésta, hay una jornada de horas al día, divididas en franjas de 30 minutos, que puedes ampliar si lo crees conveniente.

En la primera columna “Elige” tienes que considerar si esa media hora es productiva (marcarla en verde) o no (marcarla en rojo):

Ejemplo relleno de la plantilla de productividad

En la segunda columna “¿Por qué es productivo?”, en estas tienes que decidir por qué es productiva esa media hora y por qué no. Por ejemplo, es hora de la siesta y no la duermo, los niños no están en casa, etc.

Una vez que rellenes todas las casillas posibles, solo debes elegir dos franjas y sobre esas dos contesta a la siguiente pregunta ¿Qué tengo que evitar en esa media hora para ser productivo? Por ejemplo: poner el móvil en silencio para evitar revisar las notificaciones, haber merendado antes, haber dejado la lavadora tendida, etc.

Estas dos franjas solo se las tienes que dedicar a tu tarea, tienes que conseguir cero distracciones, recuerda que son tus 30 minutos para invertir en ti, una vez planificado, viene lo más dificil, cumplirlo todos los días.

La falacia de la planificación

También tenemos que tener en cuenta que una de las causas de la improductividad es la falacia de la planificación, la cual consiste en un fenómeno tan usual en el que los planes no tienen coincidencia con los hechos.

Particularmente, en términos de tiempo, somos demasiados optimista estimando el tiempo que podemos tardar en concluir cualquier cosa, uno de los ejemplos más comunes de la falacia de la planificación, es el diccionario de inglés Oxford.

En 1860 se desarrolló un plan para tenerlo listo en 3 años, en 1879 aun sin terminar se llegó a otro acuerdo, acabarlo en la próxima década, pero después de 5 años solo había llegado a la palabra “Ant” , finalmente se terminó en 1928, nada más y nada menos que 65 años después.

Si lo extrapolamos a uno de los cursos o carreras que tenemos en OpenWebinars, no lo hagas si:

  1. Crees que por ser online es más sencillo.
  2. Crees que por ser online lo terminarás antes de lo previsto.
  3. Crees que al hacerlo en los ratos libres lo haras mejor.

Nada de lo anterior te ayudará, ahora bien, si tomamos la plantilla que hicimos en la técnica del timing productivo, ten en cuenta que no debes acumular tareas extras en ese tiempo y no planificar tareas fuera de esos espacios, si tiene claro todo esto estará en la capacidad de calcular tu planificación.

Por ejemplo, en OpenWebinars existen cursos de 2 a 12 horas, escogeremos uno de 8 horas pero le sumaremos 2 horas más por si acaso surge algún inconveniente como, fallo con la conexión a internet, interrupciones y repeticiones del video, si cada día se tiene dos franjas (slots) de media hora, se necesitarán mínimo 10 días, si cada semana dedicas 3 días, en 3 semanas y 1 día estaría listo.

Con esta planificación tienes tiempo de sobra, lo que queda es focalizarse en cumplir los días y los horarios previstos, el resto viene solo.

Cómo crear un hábito

Hoy en día el problema que se presenta es que no cumplimos de manera cotidiana aquello que nos proponemos, así que ahora aprenderás cómo crear un hábito. El cual consiste en intentar algo nuevo en nuestras vidas, son varios autores que nos servirán como fichas teóricas, los cuales son:

  • Matt Cutts (Ingeniero de Google): Propone probar algo nuevo durante 30 días, de este modo el tiempo más memorable y ganaremos más autoconfianza, y ser plenamente participes en el cambio que se quiere conseguir.
  • Jerry Seinfeld (Humorista y su método cadena): Propone que se vea cómo se va amasando la creación de la rutina con un método tan sencillo como potente, el cual consiste en:
    • Imprimir un calendario de proporciones considerables, cada vez que cumplas con tu planificación, marcas ese día con una enorme “X” de un color llamativo. Si un día no cumples tu rutina no hay “X”, existirá un gran cuadro negro. El objetivo de este método es conseguir todo un mes sin ningún cuadro negro.
  • Charles Duhigg (Periodista de New York Times): Determina que para establecer un hábito de tiene que existir un disparador algo que le recuerde que tiene que hacer algo, como el calendario, y estoy hay que hacerlo de manera cotidiana ya que nos genera autoconfianza y debe existir un programa de recompensas, para estipular su propia motivación, como una salida al cine o un helado el día que no obtenga ningún cuadro negro en su calendario.

Diferenciar lo urgente de lo importante

Por otro lado se debe aprender a diferenciar lo urgente de lo importante, el cual es uno de los retos más complejos a la hora de trabajar la gestión de tiempo, con demasiada frecuencia caemos en el error de asimilar las interrupciones como si fuesen acciones importantes o incluso urgentes, como consecuencia se termina haciendo el trabajo según el orden de llegada en lugar de atacar primero las acciones que son prioritarias.

¿Cómo pueden gestionar eso en su día a día? Pues aquí utilizaremos la Matriz de Eisenhower, la cual fue creada por el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, este diseñó una matriz que facilita la toma de decisiones, en el eje de la X, representaba la importancia de las cosas y en el eje de la Y, la urgencia, si algo era importante pero no urgente lo agendaba para más adelante, si algo era urgente pero no importante lo delegaba y si era importante y urgente lo hacía de inmediato, así es la matriz antes mencionada.

Esquema de matriz de toma de decisiones

Este sistema es intuitivo, pero ¿cómo averiguar qué tipo de tarea es? Pues esto lo aprenderemos con Jero Sánchez, que propone dos preguntas con las que se puede determinar medianamente bien la urgencia o la importancia de cada tarea, las siguientes son:

Interrupciones, como evitarlas

Para poder implementar todo lo anterior, deben tener en cuenta que en cualquier momento existirán las interrupciones, las cuales pueden ser:

  • Inoportunas.
  • Inesperadas.
  • Disruptivas.

Si no lo hago ahora mismo ¿Qué puede ocurrir?, si la respuesta es nada entonces la tarea no es urgente.

¿Nos acordaremos de esta tarea dentro de una semana?, si la respuesta es no, entonces la tarea no es importante.

Un ejemplo de esto es: imaginate a tu pareja que estáis viendo una película y te dice que vayas a coger el portátil, esta interrupción puede ser inoportuna, inesperada pero no disruptiva. Sin embargo algo tan cotidiano como estar realizando un trabajo y de repente llega un WhatsApp y responderlo, es una interrupción y además es disruptiva, porque ha quitado el tiempo suficiente como para que se tenga activa la memoria de trabajo (procesos que permiten a nuestro cerebro almacenar la información necesaria para que se pueda hacer tareas complejas).

No obstante en el 2010 Chris Martin y Spencer Rugaber midieron lo que ellos llamaron THE RESUMPTION LAG o Tiempo de reanimación y el coste en minutos asociados, trabajaron con más de 400 programadores y visualizaron más de 10.000 sesiones de programación.

En cada una de ellas observaron que tiempo pasaba desde que se producía la interrupción hasta que se "reanimaba el trabajo" si la interrupción era no disruptiva el 57% de programadores tardaba entre 1 y 5 minutos en volver al ritmo de trabajo, pero si la interrupción es disruptiva el 60% tardaba hasta 15 minutos en volver al timing productivo.

GTD: Sistema de planificacion de tareas

Como vemos el problema real de las interrupciones es exactamente el problema real de la reanimación. Sin embargo existe una técnica derivada del GTD (Getting Things Done), es un sistema de organización de tareas, una metodología que desarrollo David Allen y público en el año 2001, la cual tiene dos objetivos:

GTD se basa en 4 pasos:

  1. Recopilar.
  2. Procesar.
  3. Organizar.
  4. Revisar.

Nos vamos a centrar en “Recopilar”, el propio sistema tiene una bandeja de entrada donde se apuntan las tareas que van llegando a lo largo del día, sea a la hora que sea y por el canal que sea, email, reunión, WhatsApp, SMS, etc.

El hecho de recopilar todas las tareas de manera inmediata busca dos objetivos, disminuir el tiempo asociado a las interrupciones porque no para, sino que se envían directamente a la bandeja de entrada hasta que sea el momento de procesarlas.

Como definir una tarea y hacerla

Uno de los últimos puntos pero no menos importantes es como definir, agrupar y trabajar en las tareas, por ejemplo hacer el curso de OpenWebinars, estamos tratando de planificar una tarea compleja como si fuera lago sencillo, esto es un error, la mejor manera de manejar una tarea es la siguiente, ejemplo:

TAREA: realizar el curso de OpenWebinars.

ACCIONES CONCRETAS

  1. Elegir el curso.
  2. Planificar el horario.
  3. Preparar el calendario de Seinfeld.
  4. Matricularte en el curso
  5. ¡Empezar!

En este ejemplo, la tarea inicial se convierte en un proyecto, el cual se ha desgranado en una simple lista de tareas, conforme se vayan tachando las tareas, el proyecto comenzará a avanzar y podrá ser finalizado con éxito y sin frustración.

La procrastinación

Para terminar con esta guía de productividad, vamos hablar de la procrastinación, que consiste en postergar lo que hacemos para dedicarnos a otras actividades más livianas y apetecibles.

La procrastinación se transforma en hábito cuando se empieza a dejar aquellas obligaciones de lado, una y otra vez. Sabemos que tenemos tareas pendientes, pero las postergamos. Ejemplo: dices que el lunes empiezas el gimnasio, ¿y qué pasa cuando llega el lunes? Generalmente decimos: "ya empezamos el siguiente lunes". Y así sucesivamente.

Si por ejemplo tiene que limpiar la casa, las personas procrastinadoras, se imaginan limpiando. Mientras que las motivadas, pueden visualizar la casa limpia.

Partiendo de la matriz de Eisenhower, desafortunadamente, la mayoría de las personas procrastinadoras pasan poco tiempo en esos cuadrantes. En su lugar, se concentran en los cuadrantes 3 y 4, realizando cosas que pueden ser urgentes, pero no son importantes. De vez en cuando, cuando el pánico toma el control, se desvían al cuadrante 1.

Cómo evitar la procrastinación para dejar de procrastinar

  • Planifica tu próximo día la noche anterior, en una hoja en blanco anote las tareas que vas a hacer al día siguiente.
  • Realiza una de las tareas que escribiste en tu papel en blanco y haz que la misma dure 50 minutos seguidos, cuando estos minutos pasen, descanse y continúe, lo importante es la barrera de empezar.
  • Divide y vencerás, selecciona una de las tareas complejas y pregúntate: ¿qué es lo primero que tengo que hacer para empezar con esto? … ¿y luego? … ¿y luego? Haciéndose este tipo de preguntas conseguirá una lista de tareas sencillas que podrás ir haciendo poco a poco para ir avanzando en el resultado final.

Esperamos que este artículo te ayude a ser más productivo, eficiente y no caer en la falacia de la planificación y mucho menos en la procrastinación.

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