Ahora que ya hemos terminado de hablar sobre los pasos que recomendamos seguir a la hora de migrar nuestra oficina o equipo personal desde XP a Linux, comencemos a ver algunos conceptos para mejorar la productividad mediante las nuevas tecnologías (o recicladas tecnologías, según sea el caso...).

El equipamiento informático es casi la columna vertebral de cualquier empresa hoy día, por lo que habrá que cuidarlo y mantenerlo lo mejor posible. Una mala configuración en el flujo de datos o la forma en la que los procesos vayan de un empleado a otro, puede generar el llamado 'cuello de botella' que afectaría al rendimiento y la productividad reduciéndolos drásticamente ; ya que se añadiría presión a un empleado para que su trabajo llegue dentro de plazo al siguiente que mientras estaría de brazos cruzados. Lo principal a la hora de plantear esto, es sentarnos detenidamente y empezar a inventariar nuestra empresa desde lo más básico. El tipo de local, las máquinas con las que contamos, los equipos de trabajo, los recursos humanos y el trabajo que prevemos ejecutar, son los pilares fundamentales del planteamiento que debemos hacer. Por ejemplo, no podríamos plantear una empresa de la misma forma si cuenta con un servidor como si carece de él y trabaja a base de carpetas compartidas.

Actualizar el Hardware.

Sé que viniendo de una serie de post donde hemos hecho lo posible por reciclar máquinas antiguas esto parece una contradicción. Pero es un punto que no podemos dejar de mencionar en esta publicación.

Por norma general, las empresas estiran lo máximo posible cualquier hardware que tengan, y es lo mejor para combatir la producción de residuos electrónicos que se crea al año, 50000 toneladas en 2013 sólo en España. Pero también puede ser contraproducente para la productividad de la empresa , ya que no es lo mismo que una persona tenga que esperar 3 minutos a que un archivo Excel esté disponible para comenzar a trabajar con él, a que el mismo archivo se abra en 20 segundos. En el primer caso, pongamos que tenemos que abrir diez archivos al día, estamos perdiendo 30 minutos de producción, en el que tenemos a un trabajador sentado delante de un ordenador que lo único que está haciendo es cargar un archivo para abrirlo. Si esta operación la repetimos 5 días a la semana durante un mes, podemos ver que 10h al mes corresponden al tiempo de carga de un archivo .

Por esto mismo y a sabiendas de que supone un esfuerzo para el empresario hoy en día, recomendamos actualizar el hardware de la empresa, para lo que planteamos diferentes alternativas:

  • Sustitución total de los equipos. Es lo más cómodo, aunque también lo más caro. Pero la productividad crecerá enormemente y es una inversión que amortizaremos los próximos 4 o 5 años al menos (en función de lo que avancen los requisitos de los sistemas y diferentes software).
  • Sustitución parcial de los equipos. Únicamente sustituiremos las CPU's o comúnmente denominadas 'torres' y continuaremos aprovechando las impresoras, monitores, teclados, ratones, etc... El coste medio de los periféricos básicos (ratón, teclado y monitor) ronda una media de 100€ , que no parece mucho a simple vista, pero si tuviésemos que sustituir 5 equipos, constituiría un gasto extra de 500€, que se podrían invertir más adelante y mientras se aprovecharían los periféricos existentes.
  • Sustitución por componentes. Esta es la opción más laboriosa, pero la más económica , ya que podemos encontrar en nuestra empresa equipos que cuenten con 512Mb de RAM y que en su placa base tengan un zócalo de dicho componente libre. Ampliar al doble de RAM en el caso de una DDR 400Mhz supondría un gasto de 20€ aproximadamente por equipo, y el rendimiento mejoraría bastante. Si por el contrario contásemos con equipos no tan obsoletos, podríamos considerar cambiar el microprocesador por uno del mismo socket, por ejemplo; o cambiar el microprocesador y la placa mientras aprovechamos la RAM... Las posibilidades aquí son muchas y muy variadas . Es la opción más económica en el más estricto sentido de la palabra, pero si esto lo realizásemos nosotros mismos tendríamos que contar con que son varias horas de búsqueda de componentes, verificación de compatibilidades , etc... Tiempo que no estaremos dedicando a nuestra empresa o familia, cosa que también tendríamos que considerar.

Actualización de Software.

De este apartado hemos hablado durante tres post... por lo que las mejora de software ya las conocemos, además del ahorro que supone el migrar los equipos a entornos Open Source .

En estos sistemas, realizar las típicas actualizaciones no lleva más de 10 minutos , y eso cuando se acumulan muchas de ellas. Por lo general en un par de minutos está listo, y además de actualizar el sistema estamos actualizando el resto de software instalado en el equipo. ¡¡Y todo de una vez!!

Actualización del personal.

No, no estamos hablando del abaratamiento del despido que nos proponen desde Bruselas, ni de la sustitución de la plantilla. Nos referimos a la formación que deberían recibir los trabajadores de la empresa (y los jefes, por su puesto...) para poder adecuarse a los nuevos sistemas y programas con los que se enfrentarán a diario.

Existen multitud de opciones para este apartado. Cursos subvencionados, de pago, gratuitos... Todos buenas opciones, pero sería considerable el que contasen con una certificación que demostrase dichos conocimientos , ya que de esta forma ganamos todos , la empresa cuenta con personal cualificado y certificado, y el trabajador amplía su perfil profesional de manera oficial.

Openwebinars.net cuenta en su catálogo de cursos con varios que son preparatorios para la certificación más útil que podemos encontrar hoy día, la de Linux ( LPIC ) . Además tras la implantación de Linux en nuestra empresa , nos vendrá bien tener al menos un par de empleados (si, un par, que luego a la hora de que se vayan de vacaciones si no está uno, está el otro...) que cuenten con estos conocimientos para poder solventar cualquier incidencia que nos podamos encontrar en el transcurso de la jornada laboral.

Presencia en la Red.

Un apartado importantísimo a día de hoy, donde todo (o prácticamente todo) y todos están en Internet . El hecho de que vean el nombre de nuestra empresa durante su navegación, hará que en un futuro puedan valorarnos como opción a la hora de contratar nuestros servicios, o al menos que nos conozcan y nos planteen a conocidos; lo que viene siendo el clásico boca a boca, pero que en este caso se genera desde que tenemos presencia en la red.

Además, no será necesario que invirtamos en una tienda virtual u on-line, con estar presente en las redes sociales y tener una página web que muestre lo fundamental de la empresa ya podrán contactar con nosotros. Especial hincapié en el tema del posicionamiento o SEO , ya que si aparecemos en los buscadores las posibilidades de que alguien acabe en nuestra web se multiplican exponencialmente.

Como he dicho no es necesario que creemos una tienda virtual. Aunque no estaría de más, ya que está comprobado que el tener una plataforma de venta accesible 24 horas al día 7 días a la semana , incrementará enormemente nuestros beneficios. Además esta inversión puede que sólo tenga que ser en conocimientos, ya que el mundo Open Source nos ofrece soluciones gratuitas como Prestashop (plataforma de e-commerce) o Vtiger (gestor de clientes) de las que podremos hacer uso para mejorar la productividad de nuestro negocio .

Y esperando que estas sugerencias os sean de ayuda, os animo a que consultéis el catálogo de cursos de Openwebinars.net y a que os suscribáis para estar al día de los artículos, píldoras y webinars más actuales e interesantes. Además con la suscripción tendréis acceso gratuíto a 7 días de prueba en los que recibiréis una clase cada día.