Metodologías

Scrum, un marco de trabajo muy utilizado en las organizaciones que necesitan gestionar la incertidumbre y el cambio constante al que nos enfrentamos en la actualidad. Esta gestión ocurre durante el desarrollo de las diferentes actividades y proyectos que forman parte del día a día de las organizaciones.

Los creadores de Scrum, lo definen, en su guía oficial, como

… un marco de trabajo ligero que ayuda a las personas, equipos y organizaciones a generar valor a través de soluciones adaptables para problemas complejos.
Guía de Scrum 2020

Esta ligereza viene dada a través de una filosofía cimentada en 5 valores, y en una teoría que promueve la aplicación de roles, eventos y artefactos.

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Uno de los principales beneficios de Scrum es que ayuda a las organizaciones y a los equipos a enfocarse en la evolución y la mejora continua. Esa mejora continua se promueve a través de todos los eventos que conforman Scrum, cada uno con un objetivo específico, sin embargo, hay un evento que toma un mayor protagonismo en este proceso, la retrospectiva.

Qué es una retrospectiva

Una retrospectiva en Scrum, es el evento creado para que el equipo pueda inspeccionar y reflexionar en el proceso, el trabajo realizado (ya sea en forma de producto o servicio), y en la forma en que trabajan, para generar acciones concretas que puedan llevar al equipo a la mejora continua.

La retrospectiva se realiza siempre que finaliza un sprint o iteración (periodo fijo de tiempo en el que el equipo ejecuta un plan para lograr un objetivo). Como resultado de la retrospectiva, se obtienen una serie de acciones para mejorar el proceso, la interacción entre las personas, el plan de desarrollo, las herramientas y el producto o servicio. Estas acciones podrán ejecutarse a partir del próximo sprint.

Te recomiendo el siguiente artículo si deseas saber más acerca de Qué es una retrospectiva.

Cuál es el propósito de la retrospectiva

El propósito principal de la retrospectiva, es que el equipo se convierta en un equipo altamente efectivo, es decir, que pueda realizar su trabajo de manera más eficiente. Esta eficiencia se verá reflejada en la forma en que se entrega el producto o servicio y en el valor que este genera a la compañía y a sus usuarios.

Un equipo altamente efectivo, está formado por personas con distintas especializaciones y experiencias, que se complementan entre sí, siempre con un objetivo común. Este equipo se caracteriza por dedicar todo su conocimiento, experiencia, esfuerzo y habilidades en lograr resultados excepcionales. Juntos, los miembros del equipo colaboran, innovan y producen trabajo de conocimiento de la más alta calidad.

Podemos pensar en un equipo de fútbol profesional, que juega el domingo y que, gane o pierda, el lunes se reúne para ver el juego, analizar el resultado, las jugadas que salieron bien y terminaron en gol, y aquellas que no, para así generar estrategias que les permitan crear o ajustar su plan de entrenamiento, con el objetivo de jugar mejor en el próximo partido.

Si nos vemos como este equipo de fútbol, en la retrospectiva podemos entender como individuos y como equipo, lo qué se necesita cambiar o alterar y las jugadas que debemos realizar, practicar y perfeccionar para tener una mejor oportunidad de ganar el próximo partido (el próximo sprint), y más importante, cómo llevamos a cabo ese cambio (las acciones).

Qué aspectos tomamos en cuenta durante una retrospectiva

A pesar de que, es en la retrospectiva donde como equipo nos reunimos para buscar la mejora continua, eso no quiere decir que es el único momento en donde pensamos en ello. Dado que en Scrum trabajamos en periodos cortos de tiempo, y que en el día a día ocurren muchas cosas, los miembros del equipo deben siempre estar atentos a lo que sucede y tomar notas que les ayuden a tener contexto y aspectos que compartir cuando ocurre la retrospectiva.

Entre los aspectos que podemos considerar importantes a discutir en una retrospectiva están:

• Las relaciones entre los miembros del equipo, ¿existe alguna diferencia que está afectando el resultado del trabajo que realizamos?

• Las herramientas que utilizamos, ¿tenemos todas las herramientas que necesitamos para ser efectivos?, ¿una herramienta nos está afectando en vez de ayudarnos?

• El proceso sobre el que trabajamos, ¿no estamos considerando un paso importante?, ¿hemos detectado un cuello de botella?

• Los éxitos u objetivos cumplidos, ¿tenemos algo que celebrar como equipo?

• El reconocimiento de los aportes individuales, ¿algún compañero ha hecho algo excepcional que ha ayudado al equipo a cumplir los objetivos?

• Los objetivos no alcanzados, ¿algo ha ocurrido que no ha permitido que cumplamos los objetivos trazados?

Esto no quiere decir que son las únicas cosas sobre las que podemos reflexionar durante una retrospectiva, sin embargo, considero que es importante que al menos tengamos estos aspectos en cuenta para que sintamos que la retrospectiva cumple su cometido.

Cómo realizar una retrospectiva

Para poder cumplir el objetivo que tiene la retrospectiva, es necesario que exista un facilitador. En Scrum regularmente ese facilitador es el Scrum Master.

El facilitador tiene la responsabilidad de que la retrospectiva sea efectiva, por esto, es necesario una preparación previa, así como el establecer al menos una agenda que permita mantener un orden durante el evento y que por sobre todo, permita cumplir los objetivos de la misma.

La agenda de una buena retrospectiva, debe contener al menos lo siguiente:

1. Un espacio para introducir el propósito de la reunión.

2. Una actividad que permita poner el foco en la reunión, así como trabajar la cohesión del equipo.

3. Una actividad principal donde ponemos todos los temas de discusión sobre la mesa y que nos permita generar las acciones de mejora.

4. Un espacio para reforzar las acciones de mejora, establecer responsables y el proceso de seguimiento de resultados.

5. Una actividad para cerrar el evento y que permita al facilitador obtener feedback sobre lo ocurrido durante la sesión en general.

A pesar de que no existe una única forma de llevar a cabo una retrospectiva, si recomendaría que se considerara esta agenda como base para prepararla. Es recomendable que se varíe el formato del evento para que no se vuelva aburrido y rutinario, manteniendo siempre el enfoque en la mejora continua.

Por otro lado, también se recomienda que el facilitador sea un observador de lo que hace el equipo durante el sprint, de modo que pueda preparar el evento en base a aspectos importantes que ha detectado y que permitirán al equipo mejorar su eficacia en la entrega y su aporte de valor a la organización.

Qué buenas prácticas podemos aplicar para una retrospectiva efectiva

Como toda práctica que busca cumplir un objetivo, podemos considerar algunas buenas prácticas, tales como:

1. Agendar el evento de forma recurrente. Lo mismo aplica para el resto de eventos de Scrum.

2. Contar con un facilitador que pueda dedicarse a preparar la sesión previamente, como he comentado antes, normalmente este facilitador es el Scrum Master, sin embargo, el rol de facilitador también se puede distribuir entre miembros del equipo también, para que tomen más responsabilidad sobre el evento y el cumplimiento de su objetivo.

3. Promover la participación de todo el equipo durante todo el evento, a través de dinámicas colaborativas. Aprovechar la inteligencia y responsabilidad colectiva para generar las acciones de mejora.

4. Definir un mecanismo para poder gestionar y dar seguimiento a las acciones de mejora.

5. Establecer y cumplir el timebox (tiempo de duración del evento). En la guía de Scrum se recomienda un intervalo de tiempo de hasta un máximo de tres horas para un Sprint de un mes. Para sprints más cortos, el evento suele ser más corto. Para mí, lo regular en la práctica siempre han sido retrospectivas de 1 hora.

6. Recordar la primera directiva de las retrospectivas como punto de partida en cada retrospectiva

Independientemente de lo que podamos descubrir,
entendemos y verdaderamente creemos
que cada uno de nosotros hemos hecho lo mejor posible,
basados en lo que sabíamos en el momento,
los recursos disponibles y la situación en la que nos encontramos.

Por qué son importantes las retrospectivas en Scrum

Estamos en un mundo que está cambiando constantemente, que nos exige cada día la mejor versión de nosotros mismos, una versión que afecta todo lo que hacemos y lo que tenemos a nuestro alrededor.

De eso se trata la retrospectiva, de crear un espacio donde tanto de forma individual como en equipo, nos enfoquemos en buscar esa mejor versión de nosotros de forma continua, lo que resultará en que todo lo que hacemos, desarrollamos, producimos y entregamos sea la mejor versión en ese momento y que continuaremos evolucionando a medida que nosotros mismos evolucionemos como personas y como equipo.

Ya nos hemos dado cuenta por la pandemia del COVID-19, que en un abrir y cerrar de ojos, el mundo puede cambiar, las empresas cambian, los mercados cambian y si nosotros no encontramos formas de cambiar y evolucionar al mismo ritmo, seremos meros espectadores y no participantes o promotores de ese mismo cambio.

Y tú, ¿qué esperas para realizar tu próxima retrospectiva y buscar esa mejor versión de ti y de tu equipo?