Técnicas y prácticas para formar equipos efectivos

En el artículo Factores básicos para conseguir equipos efectivos contamos los 5 factores para equipos efectivos que Google descubrió estudiando sus propios equipos. Podríamos seguir hablando de factores que hacen equipos efectivos de trabajo, por ejemplo, viendo otros estudios, analizando cómo se relaciona el equipo con el resto de la organización, etc. Todo eso lo podremos ver en próximos artículos. En este artículo vamos a arremangarnos y a “meternos en faena” para ver cómo llevar estos 5 factores a la práctica y como formar equipos de trabajo.

La propia Google creó una web para contar las técnicas y prácticas que ellos utilizan con sus equipos. El enlace es re:Work Son interesantes y recomendables, pero no te voy a hablar de esas técnicas, yo te voy a contar mi experiencia personal con las técnicas que yo he aplicado.

A finales de 2019, organicé un taller para hablar sobre estos factores. Les pedí a los asistentes que aplicaran su experiencia y conocimiento y compartieran sus técnicas. Entre todos, creamos una lista de algo más de 40 técnicas para formar equipos de trabajo y eso sólo usando nuestra memoria. Si, además, consultas Internet puedes llegar a recopilar un número de técnicas y prácticas cas infanta. Pero no nos dejemos deslumbrar. No hay una única técnica y casi cualquier cosa que se te ocurra puede funcionar en el equipo adecuado. No tengas miedo de probar cosas nuevas ni usar técnicas ya existentes para cosas distintas.

Seguridad sicológica

Este es el factor más importante identificado por Google para equipos efectivos. La seguridad sicológica es la certeza de poder expresar tus ideas sin temor a ninguna represalia.

¿Conoces la película “Titanes. Hicieron historia” (“Remember the Titans” es su título original)? Esta película cuenta la historia de uno de los primeros equipos de fútbol americano mixto de un instituto. Los blancos no querían saber nada de los negros uy viceversa. ¿Qué hizo el entrenador? Obligarles a compartir asientos en el autobús y literas en los dormitorios y hacerles entrenar muy duro mientras no fueran capaces de contar cosas de sus compañeros de equipo del tipo de cuántos hermanos tenía o cual era su música favorita.

Las técnicas que nos ayudan a ver a las personas como personas son mis favoritas para mejorar la seguridad sicológica. La que más he usado es Personal Map de Management 3.0. Esta técnica consiste en hacer un mapa conceptual con tus aficiones, amistades, familia, estudios, etc. Y presentarlo a los demás compañeros.

Soy profesor en la Universidad y, todos los años, al principio del curso, hago con los alumnos un Personal Map de Management 3.0, para que los alumnos se conozcan y para transmitirles desde el primer día que no son solo alumnos, sino personas. También busco que no sean desconocidos cuando tengan que formar grupos de trabajo y que se sientan con confianza para abordar problemas en sus grupos. Otras técnicas que puedes usar para fomentar la seguridad sicológica son, por ejemplo, las reuniones 1 a 1 o la Comunicación No Violenta o la variante que presenta Management 3.0 con el nombre de Feedback Warp.

Confianza

Este factor se refiere a que puedas confiar en que los demás aceptan su responsabilidad de completar trabajo de calidad a tiempo y tú te comprometes a hacerlo. Aceptar responsabilidades puede ser algo más difícil de lo que parece, e incluso hay libros enteros dedicados sólo a este tema.

Para ver la importancia y la dificultad de cómo funciona la responsabilidad te recomiendo la estupenda película “Exprimenter (La historia de Stanley Milgram)”. Ahí vas a ver, entre otras muchas cosas, uno de los experimentos sicológicos más famosos de la historia. Con este experimento expusieron que yo, y probablemente tú, seríamos capaces de torturar hasta la muerte a una persona si otro asume nuestra responsabilidad.

Por suerte en una organización no se llega a esos niveles, pero la falta de responsabilidad la vemos todos los días: hice esto porque mi jefe de proyecto me dijo que lo hiciera, no me pediste que tuviera en cuenta esto, estos errores son por hacer lo que tú me dijiste, etc. No me extiendo más porque profundizar en esto nos llevaría varios artículos. Ninguna técnica va a conseguir que los que se escabullen se vuelvan de la noche a la mañana unos trabajadores ejemplares, pero yo he encontrado algunas técnicas que ayudan. Una técnica que me gusta mucho es Working Profile” de Management 3.0, dónde definimos cuál es el trabajo y lo que espera de una persona con un puesto o un perfil laboral concreto. Esto se puede llevar un poco más allá, por ejemplo, planteándole al grupo qué pasa si hay una caída inesperada del sistema, si un desarrollo se retrasa o si un cliente llama comunicando un fallo crítico.

Otra técnica que uso es la de la fecha, una tarea sin una fecha límite es una tarea descartada automáticamente. Técnicas que nos permiten irradiar información o visualizar el trabajo de un equipo, como los famosos tableros Kanban o similares, también ayudan a que la gente se comprometa.

Estructura y claridad

Un equipo efectivo necesita tener claro qué hacer. Pero esto se interpreta de distintas maneras en proyectos distintos. Por ejemplo, si desarrollamos sistemas de información para empresas consolidadas o administraciones públicas puede hacerte falta tener claro cual es el flujo de trabajo que hay que implementar. Pero si desarrollamos la plataforma que va a desbancar a AirBnB (o a cualquier otra aplicación líder en su mercado) tendremos que descubrir cómo conseguir que los usuarios se muevan de una plataforma a otra. Date cuenta que este factor hace referencia tener claro qué hacer, aunque puedas no tener ni idea de cómo hacerlo en un primer momento.

Mi principal técnica es cambiar la manera en la que me comunico. Un ejemplo, cada 3 o 4 clases hacemos una reunión e retrospectiva en la que exponemos cómo va la asignatura y qué podríamos mejorar. Al final de la reunión siempre, siempre, terminamos con tarjetas en las que escribimos qué vamos a cambiar, cómo detectamos que el cambio se ha hecho, quién es el responsable de empujar el cambio y quién es el responsable de estar pendiente de que todo lo anterior se lleve a cabo.

Te cuento otra experiencia. A finales de 2019, una empresa del ámbito de las tecnologías de la información en la salud me contactó para trabajar con ellos una mañana en ayudarles a definir su futuro. Una de las técnicas que apliqué les hizo compartir en voz alta su visión sobre la empresa. Al final la pregunta que todos teníamos en mente es: ¿quién maneja el timón ¿quién está al mando? Cada una de las personas de la reunión se habían centrado en lo que a ellas le apetecía hacer. Uno est5aba implantando procesos de trabajo por su cuenta sin contar con los demás, otro se quejaba de que los resultados de los trabajadores eran buenos sin saber muy bien qué hacían, otro estaba esperando a que le dijeran qué hacer, etc.

Otra técnica que encaja bien en este factor son los Object and Key Results (OKR). Esta técnica la usan las compañías más famosas (Google también) para tener objetivos claros y compartidos por todos los interesados, sino que también te ayuda a medir cómo se alcanzan dichos objetivos. Técnicas de inicio de proyectos o iteraciones, como Desing Thinking, Sprint Design, Lean Inception, etc. también son muy útiles para tener claro los próximos meses de trabajo, y te lo digo por experiencia porque usamos varias de esas técnicas en asignaturas en la Universidad para que los alumnos desarrollen sus propios proyectos. Marcar un objetivo público y compartido para un Sprint de Scrum es otra buena técnica.

Significado

En factor hace referencia la comprensión de un individuo de las expectativas laborales, el proceso para cumplir con estas expectativas y las consecuencias de su desempeño. ¿Sabías que, la mítica película de los años 80 titulada “Cristal Oscuro” no tenía nada que ver con un cristal? Los productores querían desarrollar la idea de una crisálida oscura, pero los artistas que crearon la historia y los primeros bocetos del mundo entendieron cristal, no crisálida. Por suerte, el resaltado fue tan bueno que continuaron delante con la idea del cristal, pero estas equivocaciones son suelen terminar tan bien en las empresas de desarrollo.

La técnica que yo he usado es “Vision” o “Vision Statement”. Uno de los aspectos que trabajé con la empresa de la que hemos hablado en su visión, para tener una idea de hacia dónde querían avanzar y cuál eran los próximos retos. En este caso la visión fue: “crecer como organización”. Como ya hemos visto, si cada uno iba remando por su cuenta y había temas importantes de los que nadie se ocupaba, la visión a corto plazo tenía que ser montar un buen equipo directivo que liberara todo el talento y potencial de la organización.

Existen varias propuestas para facilitar talleres para crear una visión compartida por el equipo, por ejemplo Google tiene el suyo dentro de los materiales de su web re:Work, Lift Up es otra propuesta recogida en el libro del mismo título.

Impacto

Los resultados del trabajo y la percepción de que ese trabajo marca una diferencia, es importante para personas y equipos.

La técnica que yo uso es el storytelling y también la uso en mis clases. Por ejemplo. al principio del curso le cuento la historia de los alumnos del año anterior, los problemas que se encontraron, cómo los afrontaron y qué resultados obtuvieron. Busco pasarles el testigo, transmitirle la idea de que la promoción del año anterior fue brillante y ellos también pueden serlo.

Storytelling, o contar historias, es una técnica muy potente porque trabaja con las emociones. Bien gestionadas, las emociones nos sirven para reforzar aprendizajes, por ejemplo, nadie que haya metido alguna vez los dedos en un enchufe lo va a olvidar en su vida. Además, las emociones pueden provocar grandes movimientos y cambios. Un buen ejemplo lo podemos encontrar en el lenguaje de los políticos, especialmente en campaña. Muy pocos intentan convencernos de que les votemos apelando a la racionalidad, a los números, a los estudios y estadísticas. En cambio, apelan a la épica, a la bondad de sus propuestas, al miedo a que gobierne otra opción política, etc. Además, algunas historias, incluso son tan buenas e inspiradoras que se han convertido en charlas TED muy famosas. A la empresa de la salud que he mencionado antes, les dije que mientras no pudieran contar historias de las personas a las que ayudaban, no estarían avanzando en la dirección adecuada. Justo al principio de la primavera del 2020 les pregunté qué tal les iba y me contestaron: “ya te contaremos”. Cuando escribo esto se acaba el verano y sigo esperando, por lo que me temo que aún no han dado el paso.

Management 3.0 tiene su propia variante de storytelling con la técnica Value Stories, la cual se puede usar con apoyo vidual de figuras para practicar pensamiento lateral, metáforas, etc. Otras técnicas que puedes usar con los Celebration Grid de Management 3.0 para compartir los éxitos conseguidos con el desarrollo en el que estés trabajando, o la técnica de Scoreboard Index. Una buena North Star Metric (o NSM) también es una técnica para sentir el impacto del trabajo. La NSM es una métrica que captura el valor que un producto o servicio ofrece a sus clientes. Por ejemplo, en una tienda web, algunos malos NSM sería las vivitas, o el número de ventas en un mes, y un buen NSM podría ser la media gastada por cada cliente a medida que pasan los meses, porque esto indicaría que los estamos fidelizando.

La técnica definitiva

No te puedo decir que exista una técnica mejor o peor que otra. Todo depende la organización, de las personas, del facilitador, del momento que esté viviendo y de más cosas. Elige la que creas que mejor va encajar en tu organización y tus compañeros, y también la que más te guste o con la que te sientas más cómodo. Además, el acto de elegir una técnica y probarla ya te ayuda a practicar la seguridad sicológica, porque, aunque los resultados puedan no ser buenos, ya es un primer paso y ganas experiencia para hacerlo cada vez mejor. Vuelvo a insistir, ¿Y si lo intentas y no funciona? Thomas Edison hizo aproximadamente 1000 pruebas para dar con la bombilla. Fallar es inevitable, te permite aprender de la experiencia y volverlo a intentar. El objetivo nunca es aplicar la técnica, sino obtener resultados por lo que no importa si improvisas o si no la haces tal cual está “escrita en el libro”. Lo anterior, yo lo practico con mucha frecuencia, por ejemplo, probar a utilizar técnicas de Management 3.0 en otros contextos, como los que hemos contado durante este artículo. Si quieres aprender más de Management 3.0, aquí mismo tienes un estupendo curso de Management 3.0 y también el taller sobre cómo implementar Management 3.0.

¿Te has fijado en que hay al menos un punto en común entre todas las técnicas que hemos mencionado más arriba? Todas giran en torno a una comunicación eficaz, bien activamente, yendo a hablar con las personas, o pasivamente, dándole a las personas un feedback de calidad. Todo lo que inviertas en mejorar la comunicación: haciéndola más frecuente, menos intrusiva, con mensajes que aporten más valor, etc. es una inversión que vas a recuperar con creces.