Cómo gestionar el cambio
Se trata de una situación de urgencia y, por tanto, es un cambio repentino que ni los empleados ni la dirección han tenido tiempo de procesar.
Por ello, es necesario mitigar este shock que a veces puede ocurrir los primeros días.
Sería útil afrontar esta situación de forma positiva y, aunque haya sido impuesta por las circunstancias y no de forma voluntaria, sacar el máximo rendimiento de la misma.
Por ejemplo, esta nueva forma de trabajar supone un reto que, si se supera correctamente, puede abrir la oportunidad de que la empresa se plantee aplicarlo en el futuro, y transmite la seguridad de que los empleados han aprendido a trabajar a distancia y pueden hacerlo en caso de que vuelva a ser necesario o de que se quiera implantar de forma voluntaria.
Crear equipos de liderazgo
Si es posible, selecciona a personas que ya hayan trabajado en remoto con anterioridad. Es necesario contar con líderes responsables y que sean capaces de responder a las dudas que puedan surgir en los distintos equipos de trabajo.
Debe saber coordinar al equipo pero también estar coordinado con el resto de líderes.
Es esencial que cada uno de ellos cree una rutina para su equipo, de manera que no se pierda la sensación de continuidad con los proyectos que se estaban llevando a cabo.
Establecer unas normas básicas
Es imprescindible que la empresa establezca una serie de normas básicas para seguir a la hora de trabajar en remoto, al igual que ocurre con el trabajo presencial.
Por ejemplo, trabajar en remoto no implica necesariamente que el horario sea flexible, por lo que la empresa puede aplicar un horario de comienzo y fin de la actividad laboral al igual que si fuera en oficina. Si tus empleados estaban acostumbrados a un horario concreto, se aconseja continuar con el mismo. De lo contrario, se pueden buscar fórmulas para establecer un horario flexible que funcione.
También se aconseja mantener las reuniones que solían hacerse de forma semanal o diaria, hacerlas a la misma hora y por videoconferencia.
Otro aspecto importante es hablar a tus empleados sobre el uso de las herramientas o aplicaciones y sobre su correcta utilización (chats, herramientas de videollamada, etc.)
Crear un plan de comunicación eficaz
La comunicación es esencial para que el trabajo en remoto sea efectivo.
Gracias a la tecnología, son muchas las aplicaciones y herramientas que se pueden utilizar para mantenerte continuamente actualizado y en contacto con tu equipo.
Algunas de ellas son:
También se recomienda hacer uso de las herramientas que pone a disposición Google Drive para la realización de documentos, ya que pueden ser modificados y/o comentados por los demás miembros del equipo.
Dejar constancia del trabajo realizado
Este es otro elemento imprescindible para trabajar en casa y, tal vez, uno de los más difíciles de lograr.
Por suerte, cada vez tenemos más opciones para organizar el trabajo y, al mismo tiempo, dejar constancia de la fase en que se encuentra.
Para ello, recomendamos las metodologías ágiles y las herramientas que sirven para la gestión de tareas, aquí podéis obtener algunas de ellas.
Adaptarse al cambio cultural
En las empresas que tienen una cultura de oficina muy arraigada con valores basados en la convivencia y el compañerismo, este cambio va a suponer un período de adaptación. Por tanto, lo más recomendable es comenzar por aceptar esta situación y comprender que la cultura empresarial no puede cambiar de un día para otro. Por tanto, lo más aconsejable es hacer un cambio progresivo y mantener, aún así, los valores esenciales.
