Claves para conseguir una formación completa para tu equipo IT

En el mundo digital, las demandas para la formación de equipos IT son cada vez más dinámicas. Existen distintas herramientas para gestionarlas. En ese sentido, una alternativa es la aplicación del concepto de Educación Permanente o Lifelong Learning (Abraham Paín, 2004). Este implica el aprendizaje para toda la vida, independientemente si se encuentra dentro de los sistemas formales de educación (aquella reglada por los Ministerios de Educación) o si es considerada formación no reglada (por ejemplo, cursos o certificaciones de competencias) cuya duración de los procesos de enseñanza aprendizaje, son más breves que los sistemas formales y acordes a los tiempos que corren.

Asimismo, para gestionar las demandas de formación de equipos de trabajo IT, la praxis es otro concepto a tomar en consideración. Se refiere a la puesta en práctica y a la experimentación de los aspectos teóricos. En otras palabras “aprender haciendo”. En general, los profesionales de los equipos IT basan su aprendizaje en la acción, en la experiencia práctica. Un ejemplo son los bootcamp, en donde se explican conceptos teóricos y se aplican a situaciones laborales simuladas o casos de práctica. Otro ejemplo se da en las reuniones de pares (peer review) en donde se da la formación en equipo cuando los colegas revisan, entre otras cuestiones, el código de programación realizado.

Por otra parte, el contexto laboral actual requiere que los empleados demuestren agilidad y flexibilidad. Es el mundo dinámico en el que estamos inmersos, el que demanda reaccionar y accionar rápidamente ante los cambios con esas aptitudes. La buena noticia es que ambas son competencias que las personas pueden desarrollar y las acciones de formación pueden hacerlo.

Las empresas, buscan dar respuesta a este dinamismo para evitar peligrar su continuidad. Es por ello, que eligen elaborar e implementar planes de formación a la medida de sus necesidades, competencias requeridas, intereses y objetivos estratégicos.

Entonces, cuáles serían las claves para conseguir una formación completa de un equipo IT.

Para desentrañar este asunto se definirá qué es y el paso a paso de un plan de formación y desarrollo de equipos de trabajo:

Plan de formación, ¿de qué se trata?

Se trata de una planificación que contiene las necesidades de formación de la empresa y de las manifestaciones de formación del equipo IT.

Entonces, ¿qué habría que hacer para detectar necesidades de formación?

Siguiendo el proceso de detección de necesidades de formación, se toma el concepto de Abraham Pain (2001) denominado ingeniería de la capacitación.

Primer paso: exploración de la demanda

Escuchar las demandas de las personas. Aquí la clave de la escucha activa, se relaciona con el involucramiento de los empleados. El camino de forzar a las personas a formarse no da resultados concretos, por el contrario, podría desmotivar a los trabajadores.

La motivación para el aprendizaje, es un factor importante. Se vincula con la voluntad de las personas por aprender. Ese interés se traduce en un esfuerzo que las personas van a realizar e implica además el reconocimiento individual de que hay una carencia de conocimiento, habilidades o actitudes (más adelante se habla de ellos). Por tal motivo, para que la persona se involucre debe ser tenida en cuenta.

Para ello, se utilizarán distintos recursos de indagación que arrojan información de los equipos involucrados. Estos representan distintas instancias de comunicación:

• Entrevistas con el equipo de profesionales
• Reuniones individuales, sondeo de intereses particulares
• Observaciones participantes
• Encuestas a profesionales del área
• Feedback de una evaluación de desempeño
• Lectura de documentación

Una vez que se cuenta con las demandas de formación de equipos IT, obtenidas de los recursos mencionados, se debe identificar cuáles de esas necesidades plasmadas podrán efectivamente resolverse con formación. Recordemos que no todos los problemas de las compañías pueden ser resueltos con formación laboral. Hay situaciones que requieren otro tipo de soluciones.

En ese sentido, se realizarán preguntas en profundidad para verificar lo antedicho. Lo que requiere investigar, estudiar y analizar cada problemática planteada y preguntarse si se está ante una carencia de habilidades, conocimientos y actitudes (luego se amplía sobre los conceptos). Si la respuesta es afirmativa, entonces las acciones de formación laboral serán los recursos adecuados para gestionar la problemática en cuestión. Esta primera etapa dará un diagnóstico de la situación y permitirá ir negociando los objetivos de las acciones formativas.

Conviene antes de continuar, repasar brevemente qué se entiende por habilidades, conocimientos y actitudes:

• Conocimientos: implican contar con información y comprenderla. Saber de un tema específico.
• Habilidades: es una destreza o capacidad que se posee para hacer algo. Son aquellos hábitos automatizados, acciones que se realizan “en piloto automático”, sin pensar en cómo se están realizando.
• Actitudes: según la Real Academia Española, es la manifestación del ánimo de una persona demostrada a través de una determinada conducta. En otras palabras, las actitudes expresan los comportamientos humanos.

Continuando con el paso a paso del plan de formación, como los planes de formación pueden generar ciertas resistencias en las organizaciones, será necesario contemplar los aspectos culturales y la identidad de las mismas.

Es en paralelo, que se van a vincular las necesidades de la compañía, establecidas en sus planes estratégicos o en su misión, visión, valores, políticas, procedimientos y normativas, con los intereses manifestados por las personas del equipo IT. Las compañías tienen clara visión de futuro, saben hacia dónde van. Es por ello, que habrá que “hacer match” (se ampliará al respecto) entre las demandas del personal y las necesidades de la organización, es factible compatibilizarlas.

En síntesis, aquí se tratará de tener claridad sobre lo que está sucediendo, qué se quiere mejorar, cuáles son las expectativas de los involucrados, quiénes son los destinatarios de las acciones de formación, qué se espera como consecuencia de las acciones de formación.

Al concluir esta etapa, se elabora un anteproyecto, que debe contener una síntesis de la información recabada. Esta normalmente se coteja con la dirección de la compañía.

Una vez realizada la exploración de la demanda, se obtendrán las necesidades de formación de los equipos de trabajo.

En definitiva, ¿cuándo se está ante una necesidad de formación?

Existen distintas situaciones en que se puede estar ante una necesidad de formación:

• Cuando una tarea o rol requerido por la organización se efectúa de una forma distinta a la deseada por la organización o no cuenta con la calidad que se requiere por carecer, quienes deben efectuarla, de conocimientos, habilidades y/o actitudes exigidas para su ejecución en dicho nivel.
• Cuando la tarea es modificada en su forma de realizarse, por ejemplom porque conlleva un nuevo procedimiento o una nueva tecnología, lo que requiere de desaprendizaje de lo anterior y aprendizaje de lo nuevo.
• Cuando se agrega una nueva tarea o se cambia de función y la persona no cuenta con los conocimientos y/o habilidades y/o actitudes para llevarla adelante.

Estas necesidades son las que formarán parte del citado plan de formación y desarrollo de equipos de trabajo.

Cómo se "hace match"

Una posibilidad es implementar las denominadas políticas de capacitación de beneficio. Estas son las que, justamente, representan salario indirecto para las personas, un ingreso no monetario en calidad de beneficio.

Las empresas ofrecen a sus equipos IT, actividades de formación que las personas eligen “a la carta”, por el interés de aprender. Las políticas de capacitación de beneficio, funcionan muy bien como elementos motivadores de las personas y de retención del talento. Es una práctica bastante extendida en el ámbito de los equipos de trabajo IT. Las organizaciones, por ejemplo, fijan un monto de dinero para que las personas elijan libremente, qué actividades de formación desean tomar. Ese beneficio se suele otorgar para realizarse en determinadas academias o instituciones, en donde las empresas han conseguido acuerdos.

Otra posibilidad es implementar las llamadas políticas operativas o de desarrollo. Las primeras buscan resolver problemas concretos vinculados con el desempeño de los profesionales IT. Por ejemplo, cuando lo esperable en un proyecto, discrepa con lo efectivamente realizado, por carecer las personas que forman ese equipo de trabajo, de las habilidades, conocimientos o actitudes para llevarlo adelante.

Las segundas, fomentan el desarrollo de equipos IT, en función de las competencias a futuro requeridas por la compañía. Las que a su vez serán útiles para el desarrollo individual. Aquí, el ejemplo más claro es el de las competencias blandas o soft skills. Estas se vinculan con distintos niveles de habilidades sociales y personales, junto con ciertas actitudes que se requieren para desempeñarse en los puestos de trabajo. Ejemplos de competencias blandas son la comunicación, el liderazgo, la escucha activa, resolución de conflictos, entre otras.

El resultado de la combinación de distintas políticas de capacitación, se materializa en el plan de formación. El mismo deberá representar las necesidades de los stakeholders (actores claves) junto con la cultura de la organización y su visión de futuro (objetivos estratégicos).

Segundo paso: elaboración del proyecto

Vale distinguir que no es lo mismo el plan de formación general que el diseño instruccional de cada acción de formación.

El plan de formación general deberá contener la justificación institucional. Esta es la razón de ser del plan, el por qué se realizará el mismo. Qué asuntos a grandes rasgos, busca resolver. Explica la problemática encontrada en la exploración de la demanda y la solución que la formación aportará a la misma.

Asimismo, deberá incluir el objetivo general, debe indicar el resultado global esperado de las acciones de formación. Contiene el para qué se efectuarán las acciones de formación. Evidentemente, este debe responder a la justificación institucional, es su solución.

Luego, se pensará en el diseño de cada actividad específica. Para ello se pensará en su objetivo general, es decir el para qué de esa actividad puntualmente. En sus objetivos operacionales, estos indicarán qué acciones estarán en condiciones de realizar las personas en sus puestos de trabajo una vez finalizada la actividad de formación. También se pensará en los objetivos de aprendizaje, estos muestran qué necesitará aprender la persona durante la actividad de formación, antes de regresar a su puesto de trabajo.

Los diseños de cada actividad específica incluyen además los contenidos y las metodologías didácticas para aprender lo que haga falta, durante la actividad de formación. Se llaman también técnicas de enseñanza-aprendizaje.

Por último, se deberá considerar el presupuesto a asignar a los planes de formación, sean diseños propios de la compañía o diseños contratados a través de un proveedor de formación IT. En este ítem se agrega que muchos proveedores de formación elaboran paquetes de formación corporativa para que se pueda cumplimentar el plan en su totalidad, sin que la organización destine recursos extras para ello.

Tercer paso: puesta en marcha del proyecto

En esta etapa comienza a instrumentarse cada diseño de formación que se haya elaborado o adquirido, lo que al final permitirá la formación y desarrollo de los equipos de trabajo. Aquellas compañías que cuentan con proveedores de formación que colaboran en capacitar al mejor talento tecnológico, son las que pondrán en marcha lo planificado.

Vale indicar que en el mundo IT, estos proveedores son dinámicos y se adaptan prontamente a las necesidades del medio. Además, buscan ampliar la formación del equipo IT a aspectos tecnológicos y a habilidades blandas o las llamadas soft skills, complementarias de todo desempeño laboral.

Cabe señalar también, que las LMS o plataformas de e-learning, son una práctica extendida que fomentan el desarrollo de competencias en las personas de forma simple y adaptada a los tiempos que corren. En ese sentido, los Cursos online de programación y sistemas en OpenWebinars son un aliado experimentado, para contar con formación en competencias digitales del personal de áreas IT.

Cuarto paso: evaluación de lo planificado

Finalmente, todo plan de formación completa para un equipo IT debe contar con indicadores de gestión de la capacitación también conocidos como KPI de formación, Key Performance Indicator. Estos deben medir el recorrido que se ha realizado y los resultados que se han alcanzado. El indicador habitual más difundido es el de cantidad de horas de formación realizadas por persona en plantilla.

Existen asimismo otros indicadores que ayudarán a reflejar los resultados. Son los propuestos por Donald Kirkpatrick (en 2016, se publicó la versión más reciente) llamado modelo de evaluación de Kirkpatrick. Este modelo incluye cuatro aspectos a relevar de la formación de equipos:

Evaluación por reacción

Mide las inmediatas percepciones de los participantes de la actividad de formación. Se suele medir en frío, es decir, ni bien finaliza la actividad, sea virtual o presencial.

Se realiza una encuesta que recorre aspectos de la organización de la actividad, del programa y sus objetivos, del cronograma, del desempeño de quienes dictaron la actividad formativa, del espacio físico, en caso de que haya sido presencial o del campus virtual en caso de e-learning y además mide las percepciones generales sobre la utilidad de la formación de equipos.

Evaluación de los aprendizajes

Con la que se mide la adquisición efectiva de los conocimientos, habilidades o actitudes de los participantes. Suele realizarse antes de la actividad de formación, durante y al final de la misma. Por ejemplo, implementando frases de verdadero o falso u opciones múltiples.

Evaluación comportamental

Mide si hubo modificaciones en las conductas o habilidades de las personas, luego de la capacitación. En general, se realiza pasado un mes de la actividad de formación. Es importante destacar que para que este tipo de valoración sea representativa, debería haber evaluaciones de desempeño, por ejemplo, que reflejen cómo era la conducta o las habilidades de las personas antes de la realización de la acción formativa. Es un tipo de evaluación que requiere ser comparada con otro parámetro de medición.

Evaluación de resultados

Con ella se mide si hubo impacto económico debido a la acción formativa. En otras palabras, si hubo retorno de la inversión realizada en formación de equipos IT (ROI).

Para concluir

Si se desea ampliar la información de este artículo, es interesante consultar el siguiente artículo: Capacitación constante en un equipo IT: Importancia y consejos.