Qué es un ERP: Definición, funciones y beneficios

Qué es un ERP

La respuesta más sencilla a qué es un ERP la encontramos en sus siglas: Enterprise Resource Planning (planificación de recursos empresariales). Vale, ¿pero qué narices quiere decir esto?

Básicamente un ERP es un software que se utiliza en la gestión empresarial. Hacen tareas muy variadas, automatizan infinidad de procesos y lo mejor de todo es que, gracias a ellos, es posible unificar la administración corporativa. Lo cual mejora el control del empresario sobre su propio negocio.

Como dirían algunos, son una perita en dulce.

Funciones clave de un ERP

¿Y qué hacen? Saber qué significa ERP no es más que la punta del iceberg. Es decir, todavía nos queda ahondar en otros temas. Para comenzar veamos qué es un ERP y para qué sirve.

Ya sabemos que se trata de una herramienta clave en la gestión del negocio. Pero, ¿cómo lo hace exactamente? ¿Hasta dónde es capaz de llegar?

Gestión de recursos empresariales

Una empresa está compuesta por un amplio volumen de recursos.

El personal, los materiales que se emplean, los activos financieros, los equipos de trabajo, los clientes… La lista es casi interminable.

Bien, pues con un ERP es posible tener toda esta información en un mismo espacio virtual. El control del negocio a un clic de distancia.

Automatización de procesos

Las tareas manuales ya son cosa del pasado. Especialmente aquellas que son de índole repetitiva. Reconozcámoslo: las máquinas nos ganan en eficiencia y productividad.

Con una buena programación, el ERP se integra en diferentes departamentos para cumplir con sus quehaceres de forma automatizada, liberando así al personal de responsabilidades que no aportan valor alguno.

Por ejemplo, el envío de facturas recurrentes. Este podría ser un proceso automatizado en la mayoría de empresas. Lo cual evitaría que una persona tuviera que emplear tiempo y esfuerzo en ello, cuando podría aportar más valor en otras tareas.

Control financiero y contabilidad

Hablando de facturas, los ERP son grandes protagonistas en el terreno financiero y contable. Además del ejemplo anterior, podemos decir que suponen una gran solución en:

• Conciliación bancaria. Todo es mucho más sencillo cuando este tipo de tareas están automatizadas. Normalmente si algo no va bien, una alarma nos avisa para poder resolverlo rápidamente.

• Almacenamiento de facturas, libros de registro y otros documentos. Toda la información financiera y contable de la empresa queda almacenada en el ERP sin ocupar espacio en estanterías o cajones.

• Cálculos contables precisos. Los informes de contabilidad te permitirán saber en todo momento en qué estado se encuentra tu empresa. Una información de valor que se obtiene a través de dichos programas.

Gestión de inventario y compras

El stock disponible en el almacén es un elemento básico en el flujo de ventas. Lo mismo sucede con los materiales que se requieren para las operaciones productivas.

Con un ERP es posible gestionar los pedidos y saber cuál es el nivel de inventario que se maneja.

Quedarse desabastecido o derrochar recursos por una mala comunicación con los proveedores ya no es un problema.

Gestión de ventas y CRM

Los CRM son sistemas destinados a la gestión de los clientes. Unos programas que suelen estar integrados en la mayoría de los ERP.

Con ellos tenemos un dominio absoluto sobre los ciclos de ventas. Desde la generación de leads hasta el seguimiento postventa.

Como ves, los ERP también repercuten en la experiencia de los clientes.

Inteligencia empresarial y análisis

Por último, hay que poner en valor la gran cantidad de información que procesan estos sistemas. Muy por encima de las capacidades humanas.

Dichos datos se traducen en informes y gráficos. Recursos con los que tendrás pleno conocimiento de qué sucede en la empresa.

Ya lo sabes: el conocimiento es poder. Sobre todo a la hora de tomar decisiones de gran repercusión.

Beneficios de implementar un ERP

Ahora que ya sabes cómo funciona un ERP, veamos cómo impacta en las empresas después de su implementación.

Son muchos los beneficios del ERP. En esta lista comentaremos los más notables y significativos.

Mejora de la eficiencia operativa

Pocas ventajas del ERP son tan notables como el incremento de la eficiencia.

La automatización de procesos acelera las labores cotidianas. El control empresarial evita errores y retrasos. La productividad se disparará y, con ella, la rentabilidad.

Optimización de procesos de negocio

Lo anterior nos lleva directamente a la optimización de los procesos cotidianos.

Perderse en el caos de la gestión empresarial es algo obsoleto. Ahora todo queda sujeto a un sistema diligente y supervisado.

Dar con áreas de mejora, mejorar los flujos de trabajo o eliminar problemas en ciertos departamentos son efectos directos de usar un ERP.

Mayor visibilidad y control

Tener gráficos en tiempo real y demás datos de interés otorga una visión amplia del negocio.

Nada se nos pasará por alto, garantizando que actuamos siempre con conocimiento de causa. Porque, para poder controlar algo, es necesario saber qué se está intentando controlar en cada caso.

Toma de decisiones basada en datos

Otro de los beneficios de un ERP nos llega con la toma de decisiones estratégicas.

Actuar a ciegas nunca trae buenos resultados. No al menos cuando las balas de la suerte se han quemado.

Así que se acabó aquello de sufrir incertidumbre en la toma de decisiones. O hacerlo chupándose el dedo y sintiendo de dónde viene el viento. Cada paso que se dé tendrá su razón de ser.

Mejor servicio al cliente

Ya lo hemos dicho, pero lo repetimos. Los clientes también se verán beneficiados por la maravilla que es el ERP.

Con dichos programas estaremos siempre a su disposición para responder sus dudas y necesidades con rapidez. Una característica que repercute en su nivel de fidelización.

Tipos de ERP

Lo mejor de todo esto es que existen diferentes tipos de sistemas ERP y, por tanto, las empresas disponen de un amplio abanico de soluciones a la hora de satisfacer sus necesidades.

A continuación, describiremos los más destacados y, por ende, los que resultan más eficientes para las empresas.

ERP on-premise

Uno de los tipos de ERP más usados es el denominado ERP on-premise. Su principal característica es que se instala en los propios servidores del negocio y toda su gestión se lleva a cabo de forma interna.

Como ventaja, es posible hablar sobre el mayor control de los datos que se manejan, pero como inconveniente, encontramos que los costos para mantener toda la infraestructura que demanda son bastante elevados.

ERP en la nube (Cloud ERP)

Este es uno de los ERP más comunes, el que todos conocemos como ERP o sistema en la nube. Y en esencia es todo lo contrario al anterior. Este sistema se aloja en un servidor remoto externo a la empresa. Y es totalmente flexible, pues la empresa puede ajustar los recursos de los que se sirve según sus necesidades.

Como podrás imaginar, requiere de menos costes de mantenimiento. Eso sí, la seguridad de los datos es menor, aunque a decir de verdad es algo que no preocupa demasiado, pues hoy en día la mayoría de sistemas ERP cuentan con protocolos muy estrictos y fiables.

ERP específicos por industria

Para muchos, estos son los mejores ERP del mercado, los que están específicamente diseñados para una industria. La razón es que satisfacen de manera muy particular las necesidades de un segmento de empresas muy concreto.

Por ejemplo, para una empresa de construcción, no va a resultar igual de útil utilizar un ERP genérico que otro que haya sido diseñado considerando las necesidades de este tipo de organizaciones. El primero carecerá de funcionalidades que el segundo brindará de forma garantizada. En muchos casos, estas funcionalidades pueden ser vitales para determinados sectores.

Cómo elegir el ERP más adecuado

Imagina por un momento que has seguido nuestros consejos y te has preparado para responder a las necesidades de las empresas respecto al uso de los ERP. En ese caso, te interesará saber cuáles son los criterios que debes tener en cuenta a la hora de elegir un sistema u otro.

Ten en cuenta que estarás tomando una decisión de gran relevancia y que tendrá un impacto importante en el rendimiento y eficiencia de la organización.

Dicho esto, en líneas generales los criterios a seguir son los siguientes:

Analizar las necesidades empresariales

Para elegir el mejor ERP, lo primero a considerar son las necesidades y objetivos de la compañía para la que estás tomando la decisión.

Para ello, te tocará llevar a cabo un análisis muy exhaustivo y detallado sobre todos los procesos de la empresa y sus áreas más conflictivas, así como un trabajo de investigación que te ayude a determinar qué funcionalidades son sí o sí imprescindibles en el ERP.

Valorar la escalabilidad y flexibilidad

Este criterio es clave para que la empresa pueda evolucionar y su ERP no sea un factor limitante. Ser escalable y flexible supone poder adaptar las funcionalidades del ERP a las nuevas necesidades de la empresa de un modo sencillo.

Esto es algo que es posible con los mejores ERP del mercado. Y, en concreto, con aquellos que, cuando hablamos de los tipos de un ERP, los clasificamos como sistemas en la nube. Estos son los más escalables y flexibles.

Verificar la integración con otros sistemas

Hoy en día lo habitual es que las empresas cuenten con uno o varios sistemas o software para hacer frente a distintas necesidades. Lo ideal es que se puedan integrar entre sí para trabajar juntos y crear sinergias que hagan el día a día más sencillo.

Por ello, si vas a instalar un nuevo ERP, deberías priorizar que sea integrable. Es decir que se integre de manera sencilla con los sistemas ya existentes para que se comuniquen y puedan compartir datos.

Comprobar el soporte y las actualizaciones

Los mejores ERP para pymes son aquellos que ofrecen soporte sin limitaciones y actualizaciones frecuentes. Esto garantiza el funcionamiento continuo y los resultados en la organización.

Fíjate que el proveedor del software que vas a adquirir cumple con estos requisitos. De este modo, podrás hacer frente a cualquier cambio tecnológico o empresarial que suceda sin complicación alguna.

Calcular costos de implementación y mantenimiento

Por último, “la pela es la pela” y para las empresas, todo aquello que les haga perder dinero no tiene cabida. Así que cuando vayas a evaluar diferentes tipos de software ERP, considera el coste inicial, pero también los costes de mantenimiento.

Igualmente contempla qué ventajas incluyen cada uno. Es decir, si en el precio se contemplan sesiones de consultoría, actualizaciones, soporte, personalización u otros servicios adicionales.

En este sentido cabe mencionar que una opción interesante de inicio podría ser decantarse por los mejores ERP gratuitos. O, en su defecto, por aquellos que ofrecen una versión de prueba gratuita.

ERP más valorados

Hemos hablado de qué es un ERP, de las ventajas y beneficios del ERP, de los tipos que existen, pero ¿cuáles son los más valorados del mercado? Es decir, el George Clooney o la Nicole Kidman de los ERP.

Para nosotros, estos son los mejores ERP para pymes.

SAP

Si hablamos de los ERP más famosos, en la lista no podemos dejar de mencionar a SAP. Se trata de un proveedor líder en este mercado. Brinda soluciones para empresas de cualquier tamaño y sector. Destaca por la personalización e integrabilidad de sus soluciones.

Si alguna vez trabajas con un SAP pronto te darás cuenta de que el abanico de funcionalidades es prácticamente infinito. Con este proveedor es posible tratar desde procesos financieros hasta la gestión de recursos humanos o los análisis de datos.

Por cierto, en OpenWebinars tenemos formación específica sobre SAP. ¿Te apetece echarle un vistazo?

Curso SAP: Introducción al módulo MM
Curso SAP: Introducción al módulo PP
Curso SAP: Introducción al módulo QM

Oracle ERP Cloud

Entre los 10 ERP más usados encontramos Oracle ERP Cloud. Hace referencia a una solución que aúna prácticas empresariales de la leche con tecnología de vanguardia.

A su vez, dispone de un sinfín de aplicaciones y módulos que dan respuesta a cualquier necesidad que se pueda plantear en una organización. Cubren prácticamente todas las áreas de la gestión empresarial, desde las más grandes hasta las más pequeñas.

Microsoft Dynamics 365

Y por último, sería un crimen no mencionar a Microsoft Dynamics 365. Nos tacharían de insensatos. Esta solución responde a una suite de aplicaciones empresariales que se aúnan en un ERP integral.

Si buscas flexibilidad y escalabilidad, es una solución más que acertada. Además, aporta funcionalidades a cualquier departamento que puedas imaginar, como ya ocurría con el anterior ERP.

Conclusiones

Como has podido comprobar, el ERP es una herramienta muy poderosa en la gestión empresarial. Hoy en día, que el tiempo es oro y todo avanza a la velocidad de la luz, resulta impensable trabajar sin uno.

De hecho, las empresas que ya cuentan con este tipo de soluciones son más productivas, efectivas y obtienen mejores resultados.

Recuerda que existen diferentes tipos de ERP y que en función de la naturaleza de la compañía, siempre habrá uno que se ajuste mejor que otro. Valorarlo será tu responsabilidad como profesional IT de estas corporaciones.

Dicho esto, ¿te gustaría disponer de formación continua para estar siempre en el top de tu sector?

Si es así, te invitamos a probar OpenWebinars durante 15 días gratis. Tendrás acceso a todos los cursos y talleres disponibles, los itinerarios y carreras personalizadas y al resto de contenidos que ya disfrutan nuestros alumnos.

Si te gusta, estaremos encantados de que te quedes, si no, habrá sido un placer.

Y si gestionas un equipo IT, solicita una demostración de OpenWebinars. Diseñar un plan formativo para los profesionales que trabajan contigo será muy sencillo y práctico. Le sacarás el máximo partido a herramientas como las que hemos mencionado.