Cómo agilizar el core HR de tu empresa

Introducción

Cada vez más, los Departamentos de Recursos Humanos se apoyan en la tecnología como herramienta para aumentar su productividad y obtener mejores resultados.

Uno de los principales retos ha sido mejorar todo lo relativo al core de HR y, en la mayoría de los casos, las herramientas tecnológicas que existen en el mercado han sido grandes apoyos para hacerlo.

En este artículo lo comentaremos más en profundidad, así que si tienes interés en saber más sobre esto y aprender a apliarlo en tu empresa… ¡sigue leyendo!

Qué es el core HR

Los departamentos de Recursos Humanos (también conocidos por HR, por sus siglas en inglés) se encuentran en constante evolución y cada vez tienen más peso y protagonismo a la hora de tomar decisiones dentro de las compañías. Actualmente se exponen a nuevos retos que han ido surgiendo debido a la revolución tecnológica global que ha traído consigo nuevas formas de trabajo y, además, a muchos cambios a la hora de considerar todo lo relativo al ámbito laboral por parte de las personas. Esto último ha sido en consecuencia, en gran parte, a la situación vivida tras el Covid-19. Las prioridades han cambiado, y esto ha hecho que también cambie la actitud de los propios trabajadores en su día a día laboral.

Para poder dar respuesta a todos estos retos a los que se enfrentan, los Departamentos de Recursos Humanos no sólo han adquirido un papel de mayor importancia dentro de las empresas, teniendo más visibilidad y siendo más escuchados a la hora de tomar decisiones; sino que también han tenido que evolucionar y avanzar para conseguir adaptarse a las necesidades actuales y a las que constantemente vemos que seguirán surgiendo en un futuro a corto/ medio plazo.

El core HR incluye toda la información y procedimientos internos que son necesarios para la gestión de personas dentro de una organización. Resumidamente podríamos estar hablando de todo lo relativo a la gestión de nómina y administración de personal, que incluye, entre otros, lo siguiente: DNI/ NIE o número de identificación personal, número de Seguridad Social (en el caso de España), fecha de nacimiento, títulos formativos y cursos realizados, dirección habitual, salario, información sobre la retención sobre la renta de personas físicas, beneficios tales como seguro médico, tarjeta restaurante, acceso a otros servicios como gimnasio, etc.

Ser capaces de tener toda la información recogida en una misma herramienta o plataforma agilizará muchos procesos dentro de los que comúnmente son típicos de los departamentos de recursos humanos y ayudará a gestionar de manera más eficiente el capital humano. Poder ser capaces de tener una visión en tiempo real de la situación de nuestros equipos ayudará a planificar y tomar decisiones de forma sencilla. Nos referimos, por ejemplo, a información como costes de personal, contrataciones y finalizaciones, ausencias y absentismos, posibilidad de promociones dentro de los equipos, nóminas, descripciones de puestos de trabajo…

La posibilidad de tener toda esa información enlazada hace que los departamentos de recursos humanos tengan a su alcance información muy valiosa para, por ejemplo, realizar análisis predictivos, anticiparse y agilizar su toma de decisiones en base a esos datos o evaluar los posibles riesgos en determinadas situaciones que puedan surgir.

Son numerosas las empresas que actualmente ofrecen distintas herramientas de software para la automatización de la gestión y procesos en cuanto al core de HR se refiere, de forma que encontremos de forma unificada y centralizada todos los datos en un mismo lugar. Reducir la carga administrativa, así como los procesos manuales que comúnmente se venían realizando en los departamentos de recursos humanos deberá ser uno de los principales objetivos al implementar este tipo de herramientas.

En muchas ocasiones, incluso, se combinan con otros procedimientos propios de los departamentos de recursos humanos, como el reclutamiento o el control horario para ser aún más completos. Toda esta información es de gran importancia para las empresas y gestionarlo de forma eficaz no es tarea fácil. A día de hoy, estas herramientas deberán de ser flexibles en cuanto a la manera en la que cubran las necesidades de planificación y estrategia que pueda surgir a futuro dentro de las empresas, y no sólo en lo que haya actualmente.

Consejos para implementar una herramienta de gestión del core HR dentro de tu empresa

Antes de ponernos en contacto con los numerosos proveedores de software que nos quieren hacer llegar su herramienta para simplificar el proceso de la gestión de personas dentro de nuestra empresa, será importante tener claras nuestras necesidades realizando un análisis previo que nos permita tener claro de antemano los objetivos que queremos conseguir, la tipología de empresa y las diferentes casuísticas que sean propias de la compañía en la que nos encontramos. Y no sólo habrá que tener en cuenta el momento actual, sino también mirar a futuro, entendiendo también las necesidades que pueda tener nuestra empresa a corto, medio y largo plazo.

En este punto deberemos de ser críticos con la situación actual, para así saber qué es lo que realmente queremos conseguir con la implementación de la nueva herramienta. Detectar actividades ineficientes, o no tan eficientes como esperamos, o procesos que no llegan a cumplir del todo con el objetivo con el que se proponen deberán de ponerse sobre la mesa para así poder ser realistas y encontrar una solución adecuada y sentar las bases de una nueva era.

Una vez tengamos toda esa imagen planteada, para poder garantizar el éxito en la implementación y correcto uso de la herramienta que finalmente decidiremos, será importante tener en cuenta lo siguiente para poder realizar un análisis exhaustivo de las diferentes soluciones que nos encontraremos en el mercado.

Entender que la herramienta dará solución a diferentes retos propios de toda la compañía, no sólo de los departamentos de recursos humanos en concreto. Por ejemplo, los departamentos financieros se verán ayudados tras la implementación de esta herramienta ya que la gestión de la información relativa a los costes de personal será mucho más sencilla para ellos. Un punto importante será involucrar al resto de departamentos para conocer en qué les agilizaría y facilitaría el trabajo el uso de la herramienta.
Tener en cuenta la importancia de elegir el correcto proveedor será de vital importancia. Habrá que tener en cuenta los posibles costes que se derivan del mantenimiento de la herramienta ya que deberá ser elegida, como hemos dicho, con vistas a futuro. Además, será importante minimizar la posibilidad de riesgo por elegir un proveedor que no se adecue a nuestras necesidades o que no cubra todo lo necesario en cuanto a aspectos legales se refiere. Organismos como seguridad social son muy estrictos en su forma de proceder, por lo que deberemos de estar seguros de que la herramienta se adecúa y funciona en cuanto a ello.
Evitar tareas manuales en todo lo posible y reducir las tareas que sean puramente administrativas. Si lo que planteamos es apoyarnos en la tecnología para centralizar toda la información, de nada servirá seguir teniendo numerosos procesos manuales o tareas administrativas en nuestra compañía en las que los empleados tengan que perder el tiempo. De esta forma, no sólo lograremos evitar los típicos errores humanos, sino que también tendremos más fiabilidad a la hora de manejar información, que, en la mayoría de los casos, suele ser sensible. Contar con una herramienta donde se centralice toda la información relativa a la nómina, seguros sociales, absentismos que afectan a nómina, entre otros hará que gestionarlo sea mucho más sencillo. Y, si, además, contamos con portales o áreas de empleado, donde por ejemplo se pueda centralizar la solicitud de vacaciones o permisos, se pueda encontrar las nóminas o los certificados anuales de retenciones, la solicitud de anticipos en un solo clic, etc. reduciremos de forma notable los procesos manuales y tediosos que suelen ser propios de este tipo de departamentos.
La herramienta deberá de proporcionarnos datos, indicadores e informes de calidad que nos permitan tener una imagen real y fidedigna de nuestra empresa. Sólo así se podrán tomar decisiones estrategias de forma correcta, asegurándonos que contamos con toda la información necesaria para plantear diferentes soluciones que consigan hacer que la empresa, y sus empleados, mejoren. Hablamos de datos como los propios costes de cada persona o departamento, la tasa de absentismo o de rotación, el número de horas trabajadas destinadas a cada proyecto, entre otros.
En muchos casos, estas herramientas ya no solo facilitan y ayudan a agilizar los departamentos de recursos humanos, sino que ya muchos cuentan con funcionalidades dirigidas a empleados o manager donde se pueden llevar a cabo diferentes acciones en formato “autoservicio” como, por ejemplo, la solicitud y aprobación de vacaciones, la descarga de las nóminas, la asignación y seguimiento de los planes de desarrollo profesional, entre otros. Si la herramienta que escogemos proporciona también estos servicios, no solo se beneficiará la propia empresa, sino también, indirectamente, los trabajadores, que tendrán “a mano” muchos procesos que antes podían resultar más complejos.
Información a buen recaudo. Como ya sabemos, perder la información de los trabajadores en una compañía puede suponer un gran desastre con complicada solución. Por esto, deberemos de cerciorarnos que la herramienta elegida nos permita guardar la información en un espacio seguro en la nube de forma que siempre la tengamos disponible y no pueda existir ningún riesgo de pérdida o de robo de la información, también tendremos que garantizar que existe la posibilidad de restringir correctamente los accesos únicamente a las personas que estén autorizadas.