Cómo mejorar la productividad de tu equipo IT

Qué es productividad laboral

El primer paso para poder mejorar es saber bien qué es aquello en lo que estamos poniendo el foco, en este caso, definiremos productividad laboral como: “la relación entre el resultado de una actividad y los medios que han sido necesarios para obtener dicha producción.”

Fácil, ¿no? Como veremos, algo tan sencillo de definir puede darnos muchos quebraderos de cabeza.

Importancia de la productividad en el trabajo

Muchas veces, mejorar el nivel de productividad, o incluso mantenerlo a medio / largo plazo, puede resultar complicado. Debes prestarle mucha atención a este factor, ya que puede marcar la diferencia a la hora de obtener mejores resultados.

Teniendo en cuenta que nuestro equipo estará conformado por profesionales IT, esta tarea puede suponer un reto mayor, ya que los perfiles que nos rodean son, en general, personas innovadoras, curiosas y poco conformistas que buscan desarrollar sus conocimientos continuamente.

Un factor decisivo a la hora de aumentar la productividad de nuestros empleados es la motivación, en su mayoría no se consigue desde el punto de vista económico, la pregunta es: ¿Cómo consigo motivar?

Pues bien, aunque al principio nos cueste pensar en otra forma de motivación, hay que tener en cuenta que podemos conseguir que nuestros empleados aumenten su motivación haciéndoles sentir una pieza importante dentro de la empresa. Si conseguimos esto, lo más probable es que hayamos creado un vínculo empleado-empresa, lo que se traduce en un sentimiento de lealtad, un hecho muy perseguido, pero poco alcanzado.

La importancia del trabajo en equipo

Una de las piezas clave en todo proyecto es que nuestro equipo funcione, cada miembro debe ser esencial para que el proyecto salga adelante.

Es importante esforzarnos en diseñar procesos personalizados para que la comunicación sea óptima y no se entorpezca el flujo de trabajo.

El pilar fundamental para que nuestro equipo ‘haga piña’, es la comunicación. Aunque a veces no sea posible comunicarnos cara a cara, es necesario que mantengamos al equipo en contacto.

Si se rompe la dinámica grupal y no hay comunicación con todos los miembros del grupo puede que:

Estemos solapando tareas: Dos o más miembros de nuestro equipo estén realizando la misma tarea.
No estemos aprovechando el conocimiento: Debemos incentivar el compañerismo, compartir conocimiento y que se facilite preguntar dudas entre compañeros. ¡Juntos aprendemos más!

Herramientas para mejorar la productividad en un equipo IT

Es muy importante recordar que nuestros trabajadores necesitan tener herramientas que aumenten la eficiencia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en los proyectos. Por supuesto, nuestros empleados deben tener aquellas herramientas necesarias para desempeñar su puesto cómodamente. Además, debemos incluir:

Cursos enfocados a las tecnologías que están siendo utilizadas en el proyecto o que son susceptibles de ser necesarias en proyectos futuros. Herramientas para facilitar la comunicación con el equipo.

Metodologías ágiles o frameworks como Scrum que nos ayudan a gestionar y valorar si nuestro proyecto va como esperábamos. Estas metodologías fraccionan nuestro proyecto en etapas o ‘sprints’ en los cuales valoramos cuánto y cómo se ha avanzado en este período. Además, en función del progreso que vayamos teniendo a lo largo del proyecto podemos ir adaptando las tareas a los objetivos a corto plazo.

Si optas por utilizar esta última herramienta verás que, aunque al principio puede resultar complicado acostumbrarse a los nuevos hábitos en tu equipo, verás resultados muy rápidamente en la productividad de tu equipo IT.

Con las metodologías ágiles mejoramos todos los puntos mencionados anteriormente, ya que nos obliga a mantener al equipo bien comunicado, a organizar mejor las tareas, sabiendo quién se encarga de qué en cada etapa del proyecto.

Cómo mejorar la productividad: Consejos para un equipo IT

Flexibilidad

En muchos puestos de trabajo se solicita al posible empleado flexibilidad, pero en muchos casos nos encontramos con que esta flexibilidad se exige unidireccionalmente al empleado. Una forma de motivar a nuestro personal es que haya un quid pro quo, por lo que podemos proporcionarle:

Jornadas con horario de entrada y salida flexibles.
Trabajo desde casa.
Si tenemos oficinas en varias localidades, ofrecer la posibilidad de trabajar desde otras ocasionalmente.
Flexibilizar las tareas del proyecto.

Medir

Otro de los puntos a destacar es el control de resultados, pero muchas veces no sabemos identificar qué factores debemos medir en nuestro proyecto para valorar si está siendo productivo o no. Una de las piedras que puede entorpecernos el camino es cuantificar los resultados que, en muchas ocasiones son cualitativos.

Desde el punto de vista tradicional, es necesario medir:

Coste: ¿Se ha mantenido el coste previsto al inicio del proyecto?
Tiempo: ¿Se ha cumplido con los tiempos establecidos?
Alcance: ¿Se han conseguido los objetivos marcados?
Efecto en los objetivos: ¿En qué medida los objetivos de nuestro proyecto cumplen con los objetivos estratégicos de mi organización?
Relevancia: ¿Son útiles los resultados del proyecto para los usuarios/clientes?
Sostenibilidad: ¿Tiene posibilidades de perdurar a lo largo del tiempo?

Quizá estos tres últimos te resulten más complejos de medir que los primeros, y es, como hemos visto antes, porque estamos hablando de factores subjetivos y que son difíciles de cuantificar.

Otros aspectos que hemos ido viendo a lo largo del artículo y que es importante recordarlos son:

Invertir tiempo en mejorar el trabajo en equipo
Mantener una buena comunicación entre los miembros del equipo, evitando jerarquizar.
Proporcionar herramientas más allá de las indispensables para desempeñar el puesto.

Como has visto, aunque muchas veces no nos paramos a pensar en lo importante que es la productividad en nuestro equipo IT, tiene un papel determinante en los proyectos que tenemos entre manos.

Espero que estas líneas te den ese empujón para empezar a utilizar técnicas para mejorar la productividad en tu equipo IT.