Qué es una PMO

Qué es y qué no es una PMO

Para PRINCE2 y para PMI podríamos definir una PMO (Project Management Office) o una OGP (Oficina de Gestión de Proyectos) como un departamento que se crea con el fin de crear y mantener unos estándares para la gestión de proyectos dentro de una organización.

Y como suele haber mucha confusión, decir que PMO no es una metodología, no es una persona que se nombra dentro de una empresa para hacer el papeleo y demás, no es una oficina o un grupo de jefes de proyecto que gestionan proyectos y tampoco es un conjunto de proyectos o programa.

Funciones principales de una PMO

Sus dos funciones principales son:

Integrar o validar la gestión de proyectos dentro de organización, proporcionando orientaciones en la adaptación de la metodología para poder gestionar mejor los proyectos.
Apoyar en la gestión de proyecto, por ejemplo, usando metodologías PRINCE2, donde tenemos roles y responsabilidades definidos, ya que la PMO puede a aportar diferentes roles, como el de garantía de proyecto (que servirá de apoyo al Project Manager) o el rol de garantía de calidad (un rol externo al proyecto que velará porque el mismo cumpla con los estándares de la organización, con las normas y políticas de la organización). También debe proporcionar todo lo que es documentación, informes, plantillas, técnicas, etcétera.

Básicamente ahorramos tiempo y esfuerzo en la gestión del proyecto, lo que hace que su puesta en marcha y el inicio sea mucho más rápidos. También resulta un repositorio de lecciones aprendidas, tanto en la puesta en marcha de un proyecto como en la recopilación de toda la información del proyecto al final del mismo.

Ventajas y desventajas de una PMO

Las principales ventajas de una PMO son:

Facilita los procesos y la optimización de un proyecto dentro de una organización, así instauramos estándares a nivel de métrica y documentación.
La optimización de recursos en el propio proyecto y a nivel de organización, es decir, la reducción de tiempo y esfuerzo del equipo de gestión.

Las posibles desventajas de una PMO son:

Puede ser muchas veces es percibida como un ente burocrático.
La cultura de la empresa y la resistencia al cambio pueden convertirse a veces en enemigos.
A veces es difícil medir el éxito de una PMO, ya que no es un proyecto o una metodología como tal.
Tener un personal que no está preparado, por lo que puede ser un riesgo y no se automaticen bien los procesos, nos falten herramientas de gestión, etcétera.

Tipos y características de una PMO

PMI según el tipo de grado de control que tiene sobre los proyectos divide en 3 los tipos de una PMO:

PMO de apoyo o soporte

Suministra el apoyo al proyecto según la demanda, es decir, cuando el Project Manager lo solicite. Proporciona plantillas, mejores prácticas, lecciones aprendidas, etcétera, y se suele aplicar cuando los proyectos no requieren de mucho control.

PMO de control

Además de proporcionar el soporte, como la PMO de apoyo, verifica que se estén usando todas las metodologías, plantillas y herramientas, así como los mecanismos de gestión que exige nuestra organización.

Suministra mejores prácticas, plantillas y todo lo que ofrece la PMO de apoyo, pero además es necesario el apoyo de la alta gerencia para exigir los controles que la PMO vaya a exigir. Es importante que haya revisiones periódicas para que el proyecto se vaya aprobando, por eso es importante en este caso el rol de garantía de calidad.

PMO de dirección o directiva

Lo que hace es gestionar los recursos entre los proyectos y la asignación. Suele ser complicado, aunque a veces están separados los recursos dentro de organización y es necesario.

En estos casos, los Project Managers reportan directamente a la PMO y no a áreas funcional, es decir, la PMO asumiría roles de usuario y proveedor principales.

¿Debemos implementar una PMO en nuestra organización?

La principal razón por la que implementar una PMO es poder estandarizar la metodología de gestión de proyectos, optimizar nuestros recursos y asegurarnos de que la comunicación a nivel de proyecto y de organización es la adecuada.

Los beneficios de implementar una PMO serían:

Mejora del porcentaje de éxito del proyecto en la implementación, con lo que conseguiremos alcanzar los beneficios de negocio que la organización espera del Project Manager y del proyecto.
Tener unas estimaciones de proyecto mucho más realistas, por lo que podemos ajustar mucho más en el alcance y el presupuesto.
Facilitar la comunicación entre diferentes proyectos del mismo programa dentro de nuestra organización. Siendo más fácil teniendo también el repositorio de lecciones aprendidas y de comunicación.
Mejor uso y conocimiento de los procesos y herramientas para la gestión de proyectos, porque también se proporcionan métricas, dashboards, informes, etcétera.

La integración de la PMO, debido a que puede ser a veces un problema por la resistencia al cambio, se debe hacer con un proceso planificado. La idea sería comenzar creando la PMO de soporte o apoyo, comenzar con la documentación, introduciendo informes y la plantillas donde los Project Managers puedan ver un alto valor, adaptando después la PMO según las necesidades de la empresa muy, algo que es muy importante, y adaptar la PMO al modelo de gestión que realiza la empresa de en sus proyectos.