Formación online: Técnicas y consejos para optimizarla

Por qué la formación presencial ya no es tu mejor solución

¿Alguna vez has realizado una formación online? Aunque parezca algo exclusivo de las herramientas en nuevas tecnologías y competencias digitales, es altamente probable que conozcas profesionales que han recurrido a formación online, incluso en el desempeño de puestos de trabajo que no pueden permitirse la no-presencialidad, como es el caso de la peluquería, la fontanería o la mecánica automovilística.

También apostaría que a más de un/a lector/a de estas líneas le ha sacado las castañas del fuego un tutorial de YouTube, ya sea para instalar una webcam, formatear un disco duro externo o programar una impresora.

Permitidme una frase manida: Al igual que en muchos otros ámbitos, las nuevas tecnologías han revolucionado la formación en línea, y en esencia, la forma en que aprendemos y nos desarrollamos profesionalmente. De hecho, en OpenWebinars podemos afirmar que, en lo que refiere al sector IT, el nuevo paradigma de la formación online ha cobrado especial relevancia.

Si bien la formación presencial sigue siendo una opción valiosa para muchos profesionales, hay una serie de razones y situaciones por las que ya no es la mejor solución. El siguiente ejemplo es el pan de cada día en la nueva empresa, donde se ha implantado adecuadamente el teletrabajo:

Si un porcentaje significativo de la plantilla trabaja en remoto, será muy complicado organizar una formación presencial. La asistencia no será completa y la mayoría de las grabaciones no las verá mucha gente.

De lo cual podemos extraer dos problemáticas básicas, una referida a la flexibilidad (o mejor dicho, a la falta de ella) y otra de carácter económico:

• Limitaciones de tiempo y lugar: Existe un problema de flexibilidad entre quienes imparten y reciben, pues tienen que pactar un horario fijo y un lugar específico para la formación. Por supuesto, esto acarrea eludir otros compromisos y responsabilidades, sean personales o profesionales. Perder tiempo libre para la conciliación familiar también puede significar apartar un proyecto en curso. Ambas esferas pueden salir perdiendo. Por si fuera poco, algunos empleados pueden vivir en zonas remotas y no disponer de transporte o, en general, un “commuting” poco cómodo para acudir a las premisas fuera de horario.

• Costes: El precio de la formación presencial puede dispararse fácilmente si implica viajes y alojamiento, tanto para quien la imparte como para quien la recibe.

Si bien la formación presencial puede ser muy valiosa, existen casos en los que puede no ser la mejor solución, y en algunas situaciones simplemente “no computa”. Al introducir este artículo mencionamos un ejemplo que pone de manifiesto que, en todo sistema, hay partes cruciales, que si son pausadas o suprimidas pueden causar grandes mermas en el proceso y en el producto final. Ciertamente, formar a la última incorporación a la empresa puede no ser cuestión de vida o muerte, pero sí es una tarea a la que es impepinable destinar recursos adecuados, porque no hacerlo supondrá costes e ineficiencias a largo plazo.

Para algunas empresas será un trámite sin importancia, para otras, una oportunidad para brillar. Mediante una inversión en formación online podremos apostar por pulir cualquier ineficiencia: La plataforma estará disponible 24 horas al día 365 días al año, a diferencia de la persona que imparte la formación, cuya ventana temporal para dedicar a la enseñanza será, en el mejor de los casos, un puñado de horas/semana. Tampoco se se mermarán otros recursos al postergar tareas y proyectos más importantes por impartir una formación. Una empresa ofrece una formación a regañadientes lo considera un trámite, otra, en cambio, pondrá interés en el enfoque y experiencia del estudiante… En fin, ¿en cuál de estas dos empresas te gustaría ser recién llegado/a?

Ventajas de la formación online para mejorar las habilidades de tu equipo

Una buena formación en línea es una apuesta segura para mejorar las habilidades de tu equipo de trabajo. Podemos citar como principales ventajas:

• Tecnología: Con el paso de los años, una serie de avances han permitido que tengamos la máxima disponibilidad en una gran variedad de recursos, herramientas y multitud de contenidos en línea. Hace no tanto tiempo, esta información de calidad sólo estaba disponible en el entorno presencial.

• Flexibilidad: Tanto de tiempo como de lugar. Como decíamos anteriormente, los empleados aprenden en su propio tiempo y a su propio ritmo, sin requerir desplazamientos innecesarios y estar “de cuerpo presente” para escuchar a un/a formador/a. Por ende, es posible completar formaciones en tiempos muertos de otros proyectos más importantes.

• Accesibilidad: Una vez más, mediante esta modalidad eliminamos toda limitación geográfica y permitimos que los empleados accedan a cursos de todo el mundo, pudiendo acceder a una gran variedad de recursos, siempre y cuando la formación no se realice en horas intempestivas… Sobre esto último, en el mundo de habla hispana somos afortunados, pues no hay gran diferencia horaria entre Latinoamérica y España.

• Eficiencia: Se fomenta el ahorro, tanto de tiempo y dinero como de otros recursos, lo cual es muy beneficioso en la dimensión de la productividad.

• Estar a la última: Mediante la formación online, podremos estar en constante actualización de nuestras competencias y habilidades, algo cada vez más importante ante los continuos cambios de algunos campos y sectores como el marketing digital o el mundo IT en conjunto.

A nuestro cerebro le encanta la información, y formarse en competencias digitales mantiene nuestra mente despierta y preparada para recibir nuevos conocimientos y afrontar nuevos retos. Si nuestro equipo está habituado a utilizar la formación online, tendremos un equipo preparado para cualquier cosa. Te recomendamos leer nuestro plan de formación de calidad que cubre necesidades de equipos IT..

Cómo implementar un plan de formación digital en tu organización

¿Cuáles son los objetivos de la formación digital? ¿Cómo se están aprovechando los recursos disponibles? ¿Qué planificación se lleva a cabo? Analiza las métricas de uso y saca conclusiones acordes… ¿Qué tipo de formación o qué temática es la más socorrida? ¿Es posible que ciertos equipos y departamentos utilicen más la formación online y otros mucho menos? ¿Por qué planteamos un modelo de formación online y no otro?

¡Se ve que hoy tenemos ganas de recomendarte artículos! Por ello, te invitamos a investigar cómo plantear un modelo de formación online en tu empresa. Pero también seguir leyendo…

Pasos para optimizar tu inversión en la formación online de tu empresa

Como te podrás imaginar, una plantilla que hace uso de la formación online es una plantilla lista para cualquier eventualidad, altamente productiva y que no da puntada sin hilo, aportando lo mejor de sí misma en el día a día. No obstante, para llegar a este ideal hay que asegurarse de que estamos aprovechando de forma óptima la inversión que la empresa ha hecho en una plataforma online.

En primer lugar, debemos elegir un temario relevante y coherente con la empresa y sus objetivos. Es crucial fijar dichos objetivos de la forma más concisa posible, ya que sin un propósito claro es muy fácil dispersarse en el camino.

Visualiza la meta: ¿Qué habilidades y conocimientos queremos adquirir como organización? ¿Qué conseguiremos obtener si los aplicamos?

Se trata de un auténtico ejercicio de auto-conciencia por parte de la propia empresa, a fin de proveernos de un contenido coherente con su misión, visión y valores. Queremos que la plantilla se implique en el aprendizaje, pero ¿cuáles son las prioridades y los objetivos profesionales de nuestros trabajadores? ¿Convergen con los de la compañía?

En segundo lugar, conviene tener en cuenta el factor humano: Somos criaturas despistadas, y los recordatorios nunca están de más. Si se hace poco uso de la plataforma de formación online, recordemos sus virtudes e invitemos a hacer un mayor uso de la misma.

Es importantísimo mantener el enfoque y la motivación durante todo el curso, y por ello deberán incentivarse horarios de estudio más o menos regulares en la realización de las lecciones, todo ello en pos de la disciplina, que nos permitirá aplicarnos con la constancia que el estudio requiere.

Y si todo falla… divide y vencerás: Si no conseguimos que la plantilla aproveche adecuadamente la formación online, podemos centrarnos en un enfoque por departamentos y/o equipos que asegure la inversión en formación en línea.

Consejos y trucos para conseguir que tu equipo utilice la formación online

• Incentivos: Si te llevas una única enseñanza de este artículo, sea esta, “los incentivos son cruciales”. Cada vez son más empresas que ofrecen un estipendio (a menudo nada desdeñable) en la nómina cuando se completa una certificación relevante para el perfil profesional del empleado. A su vez, también es común ofrecer un presupuesto a disposición del trabajador, para invertirse en la plataforma de formación online de su elección y adquirir los conocimientos más demandados.

• Acreditación: Vivimos en un mundo de apariencias en el que debemos proyectar al exterior, “vendernos bien” para ser valorados. Por ello, toda formación online que acredite haberse cursado adecuadamente será un incentivo para su realización. Certificados digitales, diplomas, “insignias” de LinkedIn… son poco menos que un trofeo que valida el aprendizaje obtenido.

• ¿Esto entra para examen?: En la línea de la acreditación, un examen o cuestionario final invita a prestar atención de los detalles de la información impartida, a tomar apuntes, a ser más minuciosos y metódicos con lo que aparece en pantalla.

• Hagan juego: Mediante las métricas de gamificación puedes incentivar el uso que tu equipo da a la formación online. Considera fomentar competiciones con otros equipos de la empresa, con algún tipo de premio simbólico en la recta final.

• Estructura y enfoque: El programa lectivo puede no enfocar adecuadamente el tema a tratar o irse demasiado por las ramas. Algo bastante típico en los contenidos es que las más de las veces siguen guías muy concretas de cómo estructurarse. Esto nos lleva a casos de “He venido a aprender a usar un plugin muy concreto de software para un programa que utilizo a diario, no hace falta remontarse a la historia de la computación y a Alan Turing…” — Tanto presencial como en remoto, quizá hayas visto estructuras tan típicas que te causan sensación de dejà-vu. Desde aquí invitamos a los formadores y managers a interpretar el temario con un poco de imaginación, presentando los contenidos de una forma más orgánica que metódica, a aportar un toque de originalidad y evitar caer en lo tópico.

• El momento preciso: Es importante elegir cuándo y cómo se realizará la formación, pudiendo aprovechar tiempos muertos entre proyectos u otros momentos de menor intensidad en el cronograma de tareas.

• Grupos de estudio: Pueden formarse pequeños grupos de estudio para comentar dudas e intercambiar apuntes. Estudiar, como la creatividad, es una ciencia individual, pero al volver colectivo el proceso se fomenta un mayor compromiso, disciplina y posibilidades de éxito para lidiar con el temario.

• Metodología: Ser conscientes del tipo de información que se nos presenta lo hace más digerible. Por ejemplo, podemos “consumir” un curso impartido únicamente de palabra, como un seminario académico, llegando casi una apariencia de “podcast”, en el que con escuchar la información atentamente nos sobra y nos basta. Otros en cambio requerirán de infografías, esquemas, ejercicios, talleres, y quizá tengamos gran cantidad de material adicional para descargar y estudiar detenidamente.

Conclusiones

Podemos comentar este célebre caso en defensa de la formación presencial:

Se ha repetido una y otra vez la noción de que la escuela tradicional es poco adecuada para la enseñanza y tremendamente ineficaz como institución, especialmente en lo que refiere al aprendizaje de competencias digitales y habilidades “para la vida real”. Las redes están llenas de comentarios como “No sé hacer la declaración de la renta, pero sí sé lo que es la mitocondria” o también “Un día más sin utilizar el mínimo común múltiplo.”

Por otra parte, Sillicon Valley intentó modernizar la metodología del aprendizaje al apostar por las posibilidades de la enseñanza remota y en masa, mediante el movimiento MOOC, Massive Online Open Course o Curso online masivo en abierto.

No obstante, el autor David Sax comenta en “The Future is Analog: How to Create a More Human World” (2022) que, de media, sólo el 10% de los alumnos completan los MOOC. Para más inri, este dato no refiere a los “resultados de un examen final” o a un estudio sobre la “calidad del aprendizaje” obtenido. Pese al apoyo en miles de millones de dólares para su desarrollo y la puesta en práctica por universidades de todo el mundo, estos programas rara vez han dado sus frutos. ¿Os imagináis una escuela en la que tan sólo asiste a clase uno de cada diez alumnos?

No obstante, como hemos visto a lo largo de este artículo, en muchas ocasiones la formación presencial ya no es la mejor solución. Esto no quiere decir que la formación online sea la panacea, pero sí presenta unas particularidades que deben ser atendidas.

¿Qué podemos extraer del caso MOOC?

Una vez más: la formación debe ser debidamente incentivada, porque el hecho de que esté a disposición absoluta de todo interesado/a, no significa que se vaya a cursar y mucho menos adquirir los conocimientos. He aquí la trampa de la conveniencia y de la flexibilidad, pues se requieren altas dosis de compromiso y disciplina. Para ello disponemos de estrategias como las que hemos mencionado anteriormente, como la gamificación o los grupos de estudio.

Aparte de esto, la formación en línea es una opción rentable y conveniente para mejorar las habilidades de tu equipo de trabajo. Al apostar por la flexibilidad y la accesibilidad, la formación online puede ayudar a los empleados a actualizar constantemente sus competencias, llevando a un equipo de trabajo más eficiente y productivo.

¿Quieres seguir profundizando en esta temática y mejorar tus habilidades o las de tu equipo? Te proponemos dos opciones: solicitar una demostración gratuita de OpenWebinars o suscribirte al Plan Profesional, que incluye los primeros 15 días de acceso totalmente gratuito.