Plan de formación de calidad que cubra necesidades de equipos IT

Tener un plan de formación de calidad es crucial para la innovación de tu empresa. Si tienes un equipo tecnológico desactualizado, casi seguro que perderás oportunidades de crecimiento y acabará bajando tu productividad. Incluso tendrás más probabilidades de fracasar con tu negocio.

Nokia fue la primera empresa del mundo en crear un teléfono móvil, dominando el mercado en los años 90 y principios del 2000. La compañía no creía que el futuro de la comunicación iba a pasar por los datos en vez de la voz.

En 2007, Steve Jobs presentó el iPhone, el primer teléfono sin teclado, algo que fue revolucionario en su momento. Un año más tarde, Nokia tomó la decisión de dar el paso y competir, pero ya era demasiado tarde.

El software, las certificaciones y las metodologías cambian cada día, evolucionan muy rápidamente. Solo hay que ver las novedades más recientes en Big Data, Inteligencia Artificial y Machine Learning.

A través de este artículo, serás capaz de producir y diseñar un plan de formación con itinerarios muy concretos que ayuden a tus equipos a desarrollar las habilidades que necesita tu empresa hoy, sin olvidarse del futuro. ¡Que no te pase lo mismo que a Nokia!

Introducción

Un plan de formación de una empresa debe estar bien documentado y tener la calidad suficiente para ser efectivo. Tiene que tener sentido dentro del sector y dentro de la época del tiempo en que nos encontremos, ya que el mundo IT tiene un desarrollo muy rápido.

Hoy en día los programas de formación internos tienen que ser tan dinámicos como el mercado, siendo muy recomendable aplicar las metodologías Agiles (cursos por segmentos cortos y sprints) para mejorar los resultados de aprendizaje y conseguir implementar un método más rápido. La estrategia del plan de formación y capacitación de los empleados afecta a toda la empresa como organización, por lo que debe estar bien orquestado en su conjunto, siendo acorde el ritmo particular al global y sin que consista simplemente en formación aleatoria.

Para esto, todos los departamentos deben opinar mediante sus directivos, y de forma más casual, sus empleados. Tener conocimiento acerca de las mejoras necesarias y pertinentes en su departamento es importante para tener una idea más clara de donde apuntar, por lo que tener reuniones y encuestas relacionadas con esto cada cierto tiempo resulta de bastante utilidad.

Es cierto que, en otros sectores, el cómo hacer un plan de formación gira en torno a conceptos más basados en el management, la prevención de riesgos laborales y las habilidades sociales, pero en el caso del sector IT, siempre tendremos que tener en cuenta el factor técnico y la tendencia imperante en cuanto a programas, software… etc. Por lo tanto, quizás las reuniones no basten y sea necesario poner nombre a las cosas y crear itinerarios de aprendizaje muy concretos.

El software, las certificaciones y las metodologías actuales son muy cambiantes y es importante que los responsables del departamento IT se mantengan al día de lo que es usado por sus competidores, así como las últimas novedades que se implantarán en un futuro próximo, para no quedarse atrás.

Cómo hacer un plan de formación

La formación del equipo de trabajadores requiere de una estrategia concreta y por pasos que nos encaminen a una meta final. Esta meta puede estar muy definida, como, por ejemplo, que nuestros empleados obtengan cierta certificación en un lapso de tiempo concreto, o por el contrario ser más abierta, como intentar mejorar el software interno mediante actualizaciones o adquisición de nuevos productos.

Un buen plan de formación en IT ayuda a manejar los cambios constantes y facilita la transformación digital. No solamente debe mejorar las habilidades y skills de los trabajadores, sino ir más allá de lo inmediato, ayudándonos a prever estrategias futuras y sirviendo de fuente de conocimiento a largo plazo.

Por supuesto, cuando hablamos de tecnología, debemos tener un punto de vista amplio y muy activo, ya que está en constante cambio.

La mejor recomendación cuando partimos de cero, es dividir nuestro plan en fases y vigilar estrechamente con el equipo de calidad que cumpla con los estándares y regulaciones actuales, como las normas ISO de estandarización y normalización. Las relacionadas con la calidad, acreditación y seguridad de la información pueden ser especialmente relevantes a la hora de la organización del plan.

Fases del plan de formación

• Identificación de necesidades de formación
• Gestión de recursos de formación y presupuesto
• Desarrollo de formación interna
• Medición y evaluación

Identificación de necesidades de formación

La identificación de necesidades no puede realizarse de forma aleatoria. Es importante que exista un seguimiento claro de la trayectoria de los empleados y sus departamentos. La formación de equipos es una tarea compleja que no puede ser dejada al azar y a un constante “sobre la marcha”.

La transformación digital juega un papel clave en el control de los conocimientos internos de la empresa, a nivel global e individual.

Como ya hemos aventurado antes al mencionar las normas ISO, la estandarización de modelos formativos es un fenómeno creciente.

Tanto la tecnología, como las herramientas, materiales y contenidos están en adaptación continua. La demanda del e-learning como plan integrado de formación es ya una constante por lo que han surgido multitud de sistemas, empresas y recursos relacionados.

Es muy normal tener un departamento solamente para este fin o la externalización (outsourcing) de la formación mediante la contratación de una empresa o servicio especializado.

La identificación de las necesidades formativas pasa por este filtro sin duda alguna, ya que quizás a nivel general, los responsables pueden tener una idea de las necesidades de formación del equipo, pero un plan de formación y capacitación requiere un análisis concienzudo y profundo de cada departamento y sus individuos.

La interoperabilidad, los protocolos, una buena interfaz… todo lo que haga el proceso más atractivo facilita la labor de los encargados del desarrollo del plan a la hora de identificar las carencias formativas y las necesidades más relevantes.

La durabilidad y reusabilidad del WBT (Web Based Training) o aprendizaje online web es preferida por empresas y empleados por su facilidad, por lo que es a menudo utilizado en la fase previa de identificación de formaciones relevantes.

En conclusión, es imposible o muy complicado identificar las necesidades formativas sin un sistema de gestión de la formación y su software asociado, ya que requeriría muchos recursos y tiempo.

Asimismo, el seguimiento de actualización de competencias, la seguridad y el registro de datos en general, necesita de una buena base de datos y un software operativo, por lo que esta fase requiere de todo un equipo dedicado a ello, con sus correspondientes herramientas, sea externo o interno.

Gestión de recursos de formación y presupuesto

La fase de gestión de recursos es común a todo tipo de planificación de programas, pero en el caso de IT, debemos tener en cuenta algo muy importante: la necesidad de recursos externos.

En IT es especialmente práctico contar con un LMS (Learning Management System) o software de gestión de la formación. Puede ser WBT como acabamos de mencionar o no, pero suele ser el modelo más escogido. En muchos casos se trata de un servicio externo que se contrata por suscripción y que se maneja con usuario y contraseña.

Dentro de IT, los mejores referentes en cursos de tecnología y ecosistema StarUp son OpenWebinars. Con sus planes gratis para particulares y por suscripción para empresas, abarcan una de las ofertas más amplias del mercado, tanto para pequeñas empresas como grandes o incluso a medida. Con bases ya asimiladas no por todos los portales de formación, como tutorías, orientación inicial o itinerarios personalizados, OpenWebinars ofrece soluciones a las empresas que buscan una formación de calidad para sus empleados. En todo plan de formación debe existir claridad del itinerario y formación realizada.

En el portal al que se accede mediante usuario y contraseña, se pueden encontrar cursos, talleres prácticos y carreras (itinerarios formativos), siendo un buen ejemplo de que la navegabilidad es crucial para un buen aprendizaje. Clasificar los cursos por categorías es también importante para entender lo que necesitamos. Además, cada día son más exigidos los susodichos itinerarios (también llamados learning paths) en los que encontramos sugerencias de recursos de formación interesantes para nuestro perfil y podemos hacernos una idea más clara de en qué debemos formarnos.

Otros, quizás con menos funciones, pero dentro un estándar similar pero no igual de módulos online por vídeo y ejercicios test al final, son Udemy Business, Plural Sight o A Cloud Guru (ACG, que ya pertenece a Plural Sight) y en menor medida LinkedIn Training, que son utilizados según qué empresa, con funciones públicas y premium.

Todos tienen el común que la formación se realiza por módulos, de manera que es bastante rápido y cómodo, y cuentan con numerosos cursos en vídeo, para poder realizar al mismo tiempo que otras tareas. Es decir, que resultan muy convenientes para aprender en horario laboral. También existen cursos con parte práctica y ejercicios, como los de desarrollo que cuentan con sandbox o también llamados entornos de pruebas seguros.

La evaluación de los cursos se suele realizar mediante un test generalmente no muy extenso que además cuenta con la posibilidad de repetirse algunas ocasiones, para sacar mejor puntuación y revisar los contenidos.

Por otro lado, siguiendo en la línea de recursos externos, es crucial tener acuerdos con grandes del sector como Microsoft, entre muchos otros, para poder realizar su formación específica, ya que en IT debemos trabajar con diversos productos privados y concretos. Dependiendo de nuestro mercado y forma de trabajo, los diversos Learning Paths (caminos de aprendizaje) de cada gran empresa nos pueden interesar más o menos, pero como sistema de aprendizaje son muy prácticos.

Por ejemplo, tanto Microsoft como Google cuentan con este tipo de caminos de aprendizaje muy fáciles de seguir mediante el trabajo por módulos, fácilmente legibles online y que además suelen ofrecer en ocasiones una oportunidad gratuita o con descuento para realizar el examen oficial. La obtención de certificaciones oficiales es un extra muy interesante tanto para los trabajadores como para los empresarios.

Algunas empresas aún optan por un software de gestión de la formación interno, pero salvo casos muy concretos, en que nuestra propia empresa genere productos, como por ejemplo Google, es complicado que llegue al nivel de pragmatismo de los servicios especializados en el outsourcing de productos de formación.

Para la gestión de recursos formativos, debemos tener como base está tendencia, ya que además suele incluir la posibilidad de tests de evaluación previos a la formación, en los que los candidatos pueden identificar ellos mismos sus carencias y caminos formativos recomendados. Dentro de nuestro presupuesto conviene tener en cuenta el precio de las suscripciones, los servicios que ofrecen al haber diferentes niveles y el número de empleados que pueden realizar la formación.

Quizás es necesario reservar los contenidos más técnicos (generalmente más caros) a los trabajadores más experimentados o para momentos puntuales, y decidir probablemente qué tipo de contenidos deben ser realizados por la mayoría de nuestro equipo.

Este tipo de decisiones son las más comunes en esta fase.

Desarrollo de formación interna

Además de los recursos de formación externos, siempre es posible que tengamos algún tipo de software, herramienta o protocolo exclusivo de nuestra empresa que necesite ser explicado a los nuevos empleados (el llamado onboarding) o bien actualizado cada cierto tiempo con la correspondiente necesidad de refrescar conocimientos para todos. Son contenidos específicos y privados, que probablemente además han de cumplir con ciertas normas de seguridad, por lo que no pueden impartirse de ninguna otra manera.

El desarrollo de este tipo de formaciones suele correr o bien a cargo del personal de Recursos Humanos o bien a cargo de los responsables técnicos con más experiencia o mejor cargo. En cualquier caso, lo más recomendable es una colaboración entre ambos, ya que a menudo sucede que el personal de RRHH conoce bien como desarrollar los contenidos o ciertos métodos pedagógicos, pero tiene falta de conocimiento en ciertos ámbitos, mientras que el personal técnico, quizás es muy bueno en cierto campo, pero no sabe cómo transmitirlo de forma clara y explicativa.

Siempre es bueno el término medio, ya que una de las grandes quejas dentro de las empresas de IT, es que este tipo de formación o bien es escasa, no orientada a soluciones, poco profunda o no suficientemente técnica… o lo es demasiado y resulta poco comprensible.

Por eso es importante a su vez que todos los empleados, especialmente los que tienen personal a su cargo, tengan cierto grado de conocimiento en diseño de contenidos de formación, ya que es muy posible que tengan que realizarla en algún momento.

Medición y evaluación

Por último y no menos importante, la medición de la efectividad del plan es complicada. Existen sistemas, métodos y protocolos enteros para esto que el personal especializado en formación conoce bien.

Resulta importante que el conjunto de personas encargadas de la formación, el LMS y su software asociado (sea basado en web o no) funcionen correctamente y que permitan delimitar y evaluar objetivos.

Por ejemplo, la mayor parte de opciones de formación mencionadas anteriormente, cuentan con sistemas de puntos o badges (una placa o símbolo digital que reconoce las habilidades y logros adquiridos). Esto es importante dentro del proceso de la gamificación de la formación, ya que nos ayuda a enfocarnos en metas a corto plazo durante el proceso y además compartir con nuestros compañeros nuestros logros formativos. Generalmente, muchos badges se pueden compartir también en LinkedIn lo cual es un plus, ya que incluso ante un cambio de empresa o departamento, permanecen en nuestro perfil.

Por otro lado, mediante las suscripciones mencionadas, existe a veces posibilidad de mantener nuestro perfil fuera de la empresa también, de cara a ser consultado por recruiters u otros expertos. De ahí que el proceso de estandarización sea tan importante, nos ayuda a identificar y medir el aprendizaje de forma fácilmente cuantificable por todos.

La medición y evaluación del aprendizaje sería muy complicada sin estos sistemas, aunque no lo son todo. Por supuesto el desempeño posterior y el cómo los trabajadores aplican sus nuevos conocimientos se puede considerar otro tipo de medición más subjetiva, que solo pueden realizar sus responsables.

Conclusión

En conclusión, para realizar un plan de formación de calidad que cubra las necesidades de equipos IT, debemos estar al día de las plataformas de formación y recursos que estén en tendencia, ya que son los que contendrán el contenido más relevante.

Además, el mercado es muy dinámico y las constantes exigencias deben ser algo que interese a los responsables y directivos, ya que no deben quedarse atrás respecto a sus competidores.

La gran clave de un plan de formación exitoso es también su durabilidad, debe estar en constante actualización para no quedarse obsoleto.

Por último, que funcione bien y que su sistema de gestión sea comprensible y con una buena operatividad, es fundamental para que los empleados disfruten aprendiendo. De nada sirve desarrollar un plan magnífico si nuestra plataforma de aprendizaje va lenta o se cuelga cada poco.

Todas las partes del conjunto son importantes y ninguna debe descuidarse si se quieren obtener los resultados deseados.