Principales funciones del CIO en la actualidad

Introducción

Desde hace años, se viene hablando de la importancia del papel del CIO en la empresa y con el paso del tiempo vemos que el rol del Director/a de Sistemas de Información está evolucionando de forma considerable, incluso se prevé que lo siga haciendo en los próximos años.

Cada vez más, las funciones IT se están colocando dentro de la unidad de negocios de la organización, colaborando de forma activa en el desarrollo de aplicaciones estratégicas.

Desde mi experiencia, he podido apreciar esta transformación de una forma muy progresiva, ya que el personal de IT cada vez es más asignado junto a las unidades de su negocio, precisamente para el aprovechamiento de sus habilidades en iniciativas estratégicas de la compañía, y a su vez, se ha ido desvinculando de “cosas menores” las cuales acaban siendo subcontratadas a proveedores externos de servicios.

Hablemos del CIO

Los que formamos parte del sector IT de las empresas, estamos acostumbrados a ver todo tipo de acrónimos y siglas para poder definir todo lo relacionado con nuestro sector. Esto en parte está muy bien, aunque en la práctica, todo es mucho más difuso que una simple definición de unas siglas.

Muchas de las funciones de un CIO y un CTO son muy similares, y en pequeñas y medianas empresas, es muy común que la persona responsable de tecnología tenga que llevar a cabo todas las funciones de ambos roles de trabajo, y esto provoca que, aunque los responsables tengan un alto conocimiento de la tecnología, resulte verdaderamente complicado pretender abarcar todas las áreas tecnológicas. Por eso, es muy importante diferenciar las tareas que involucran a cada rol, y así, que el CIO de la empresa tenga los medios necesarios para poder delegar ciertas tareas a los distintos proveedores o equipos de trabajo especializados en esas áreas y poder cubrir todas las necesidades básicas, gestionando una infraestructura robusta con la capacidad de dar una respuesta ágil a las necesidades que se presenten en el día a día de su organización.

Mediante el uso de la tecnología, el CIO se encarga de ayudar al negocio a cumplir los objetivos estratégicos que se hayan definido.

No siempre la solución ideal es viable, ya sea por limitaciones económicas, técnicas, o por los tiempos de respuesta necesarios para implantar nuevas soluciones. Ahora, un CIO debe saber adaptarse al negocio para tomar decisiones sensatas y potenciar los puntos fuertes de las organizaciones, y poder reforzar los puntos más débiles, por eso es tan importante que la dirección de negocio involucre al CIO en la planificación de sus estrategias y objetivos. El hecho de implantar todas las herramientas posibles en una organización, no garantiza el éxito en su negocio si no se entiende la finalidad de estas herramientas, y una de las principales funciones del CIO es la de estudiar las necesidades que tiene la compañía y adaptar sus metodologías de trabajo de una forma eficiente.

En el blog ya hemos hablado en varias ocasiones de la figura del CIO en la empresa, como en Conocimientos y skills fundamentales de un CIO o en Motivos por los que el CIO es una figura estratégica, para mí la figura de un CIO es la del líder encargado de la transformación digital de las empresas, gestionando todos los servicios tecnológicos teniendo muy presente la situación de su organización y sus modelos de negocio. Por ello, una de las principales funciones que más se valora de un CIO es su capacidad para relacionarse y comunicarse con los diferentes perfiles de su organización, proveedores y colaboradores externos.

En muchas compañías podemos ver que los CIO no disponen necesariamente de un perfil con un background técnico como informático o teleco, sino que puede tener formación de otras carreras como Administración y Dirección de Empresas o similares. Como venimos viendo, al integrarse el rol del CIO en la dirección de negocio (más que en el soporte de incidencias como se estaba más acostumbrado hace un tiempo), se valora considerablemente la visión estratégica del CIO, pero centrarse únicamente en las estrategias de negocio creo que es uno de los Errores que un CIO no debe cometer, descuidar la parte técnica, ya que necesitara poder valorar todas las opciones y soluciones que hay en el mercado de una forma objetiva, y entender realmente cuál es la herramienta que mejor se adapta a las necesidades que desea cubrir, además de comprender las necesidades reales que tienen los usuarios.

Qué hace un CIO en su día a día

Podemos destacar 2 principales ramas o flujos de trabajo:

• Soporte de Incidencias de Usuarios: El CIO debe estar en continuo contacto con todos los departamentos intentando resolver los problemas que puedan surgir mediante el uso de la tecnología.

• Innovación y Desarrollo: También existe una parte más creativa del día a día, que no deja de ser el desarrollo y planificación de proyectos, desde diseñar un proceso para soportar una actividad transversal a la organización, pasando por automatizar procesos o por el desarrollo de nuevas funcionalidades de sistemas existentes, o con la implantación de nuevos sistemas de información.

Cabe destacar que los CIO no crean valor de la nada, sino que potencian las líneas de negocio de las organizaciones, siempre y cuando estás, estén bien definidas y con los objetivos claros a los que se pretenden alcanzar. Puedes tener la tecnología más puntera del mundo, que, si desde la dirección de negocio no se tiene un destino fijado, se tomarán decisiones equivocadas a pesar de tener las herramientas adecuadas a su propia disposición.

Comprar la herramienta más cara del mercado no va a garantizar los mejores resultados si desde la dirección no se toman las decisiones adecuadas, ni se colabora de forma activa con la persona responsable en la transformación digital. La organización tendrá una gran tecnología a su disposición, pero no sabrá sacarle el partido adecuado.

Funciones de un CIO en la actualidad

Liderar la gestión estratégica IT de la organización e integración con el negocio (Transformación digital)

Una de las funciones principales de cualquier CIO será la responsabilidad de integrar la tecnología en las estrategias de negocio de las organizaciones. Gracias a la explotación de datos, el mando directivo puede tomar decisiones más acertadas y adecuadas a la realidad, para que así se pueda valorar de una forma más realista la situación de un producto y las medidas que se deben tomar, para potenciar mejores resultados.

Liderar la comunicación activa en la organización y la relación profesional con los proveedores de servicios

Los CIO deben tener una gran cualidad a la hora de comunicarse y relacionarse con los miembros de su compañía, para conocer de primera mano las necesidades reales de los clientes y usuarios. En muchas ocasiones, nos centramos únicamente en la tecnología y en la optimización de los procesos, pero al conocer de primera mano la metodología de trabajo que tienen los equipos de la organización, resultará de gran ayuda para el CIO, ya que podrá adaptar los sistemas a la forma de trabajo de la compañía y cubrir esas necesidades o mejorar sus procesos.

También será la persona responsable en la relación proveedor-cliente. Gestionará y negociará las condiciones de servicios con los distintos proveedores, siendo un punto clave en el correcto desarrollo e implantación de los servicios corporativos.

Planificación y gestión efectiva de los servicios y recursos IT

Los CIO disponen de una previsión de la cantidad de recursos disponibles para cubrir las necesidades de la empresa. Esta previsión deberá cumplir unos objetivos respecto al presupuesto designado para el desarrollo de su actividad.

Innovación e I+D+i

No todo lo que funciona, es la solución más adecuada. Hay organizaciones que, por desconocimiento o por comodidad, son reticentes a los cambios en sus aplicativos y procesos. Creo firmemente que la tecnología es la que se tiene que adaptar a nuestras necesidades, pero cuando el responsable de tecnología estudia detenidamente la operatividad de la compañía y se llega a la conclusión que se debe cambiar la forma de realizar ciertas tareas, debe implantar un sistema más eficaz y optimizado para sus procesos, con la capacidad de dar una mejor respuesta y obtener un mayor rendimiento en sus procesos diarios, y aunque en un principio la inmensa mayoría de los usuarios rechazará estos cambios, es función del CIO en innovar y desarrollar mejores sistemas para los usuarios de la compañía o sus clientes.

Responder de forma ágil y efectiva a los imprevistos y la adaptación al cambio (Agile Squad)

Metodologías de trabajo como Agile Squads permite a los trabajadores ser más colaborativos y ágiles gracias al hecho de que trabajan sobre los pilares de una metodología ágil que mejora la autogestión, la independencia, la gestión del tiempo, la productividad y otros enfoques.

Supervisión del cumplimiento IT y Seguridad de los sistemas de información

Los CIO deberán supervisar que todos sus sistemas de información y comunicación respeten el cumplimiento interno y legislativo para el tratamiento de datos y el traspaso de información (GDPR - Reglamento General de Protección de Datos ). En grandes compañías, el CIO se apoyará en el trabajo del CISO (Chief Information Security Officer) para velar por la ciberseguridad de la compañía. En medianas y pequeñas empresas, es muy probable que el mismo CIO deba encargarse de esta tarea, normalmente, se suele contar con a una empresa externa para realizar auditorías de seguridad y desarrollar soluciones que cubran la seguridad de la empresa.

Gestión del personal y equipos de trabajo

Del mismo modo que los recursos informáticos, deberá gestionar los recursos humanos disponibles del Dpto. IT de la empresa.

“Los clientes no son lo primero, lo primero son tus empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes” - Richard Branson

Formación continua de la tecnología

Trabajamos en un sector que nos obliga a estar en continuo aprendizaje de tecnología que actualmente se sigue desarrollando. Fomentar la formación, es imprescindible si se desea disponer de personal cualificado para el desarrollo de su actividad.

Monitorización de todos los servicios y procesos internos y la automatización de soluciones

Utilizar herramientas de monitoreo, permitirá al CIO asegurarse del correcto funcionamiento de sus sistemas automatizados y anticiparse a posibles fallos que puedan ocurrir.
Por otro lado, al conocer las necesidades de los clientes o miembros de la empresa, podrá desarrollar sistemas que permita proporcionar las soluciones necesarias, sin la intervención humana.

Análisis QA

El CIO deberá probar todos los productos o software antes de lanzarlos a producción. Debe asegurarse de que no haya errores, que la herramienta o solución sea fácil de utilizar y que todas las funciones y procesos cumplan como se esperaba.

Diseño y verificación del plan de recuperación ante desastres

Un plan de recuperación ante desastres (DR) es un documento formal creado por una organización que contiene instrucciones detalladas sobre cómo responder a eventos inesperados, como desastres naturales, cortes de energía, ataques cibernéticos y otros eventos disruptivos.

Conocer las tendencias tecnológicas

Estar al día en las novedades tecnológicas, resultará muy beneficioso en la toma de decisiones para adaptar las soluciones necesarias. Leer blogs, libros, noticias, seguir en RRSS a perfiles similares o empresas tecnológicas, será lo que mantenga actualizado al CIO (o cualquier persona) además de descubrir nuevas herramientas o metodologías que pueda llevar a cabo en su organización.

En resumen

Repasando a nivel general todas las funciones del CIO en la compañía, podemos observar la importancia de saber comunicarse y relacionarse, así como su conocimiento en tecnología.

CIO de la Next-Gen

Spoiler: IA – Machine Learning sobre ERP y el IoT- Internet de las Cosas

Al final hoy en día, tenemos la tecnología en todos los sitios para todo, y por supuesto en las empresas también, y normalmente cuando las cosas no funcionan puede ser que se trate de un motivo tecnológico, por lo que siempre suele aparecer la figura de[el informático]en esas situaciones, y resulta ser de gran ayuda siempre para resolver los problemas, pero esto es algo que cada vez está cambiando más porque las compañías se dan cuenta de que aquellas que saben manejar sus recursos de forma efectiva pueden contar con la ayuda de su Dpto. IT para mucho más que resolver incidencias, en la mayoría de los casos de microinformática.

Actualmente, un CIO debe conseguir que, a través de la tecnología y sus procesos, la eficiencia y costes de la compañía mejoren.

Aunque ya vimos los Retos de un CIO dentro de una empresa IT, personalmente creo que hay 3 principales puntos a destacar:

• Transformación digital: Convertir los datos de los usuarios en información utilizable para su posterior análisis y toma de decisiones, así como la planificación de las estrategias de negocio acorde a las tendencias de los mercados.

• Disponibilidad: Con toda la información obtenida de la organización, deberá ponerla a disposición, cuando y como la requieran, para las personas que la necesiten realmente.

• Adaptabilidad: A los que nos gusta cacharrear con la tecnología, la mayoría de los cambios, actualizaciones y demás, lo vemos como algo que suele ser positivo, “a mejor”. Pero lamentablemente la realidad es que no a todos les agrada tener que aprender una nueva herramienta con la que realizar su trabajo diario, por eso creo que el CIO debe encargarse de que conocer las necesidades de los usuarios para que no tengan que preocuparse o sentirse responsables de la tecnología que estén utilizando, debe hacer que la tecnología sea lo más transparente posible para todos los usuarios. Al fin y al cabo, la tecnología es un medio para un fin (el de mejorar nuestra productividad), no un fin en sí mismo.

Conclusión

Si consideramos la figura del CIO como líder tecnológico (entre otros), el principal propósito de cualquier líder siempre será el de crear a otros líderes, y para ello, es imprescindible tener una buena formación del equipo de trabajo y un trato cercano con las personas que integran el Dpto. IT, y OpenWebinars es una plataforma ideal para que las empresas tengan a su disposición una formación de calidad en las distintas aéreas de trabajo IT, junto a un plan de desarrollo del talento.