Herramientas

En el mercado actual encontramos a Trello y Asana, siendo estos dos potentes sistemas con los cuales podemos gestionar nuestros proyectos de forma ágil. Es por ello que en OpenWebinars realizamos una completa comparativa (Trello vs Asana) para que elijas la herramienta de gestión de proyectos colaborativa que más se ajusta a tus necesidades.

Trello es una solución fundamentada en Kanban, trabaja con tableros y tarjetas que nos permiten llevar a cabo la organización de pequeños proyectos tanto profesionales como personales. Para conocer más sobre Trello te invitamos a que leas nuestro artículo Qué es Trello. 

Por su parte, Asana se encuentra diseñada para promover y afianzar la productividad del equipo de trabajadores mediante la colaboración y comunicación de estos, si te gustaría conocer para qué sirve Asana, sus precios y otros puntos de relevancia, en el siguiente post podrás encontrar toda la información: Qué es Asana.

Características similares

Dentro de las características semejantes más importantes, podemos resaltar las siguientes:

• Asana y Trello son aplicaciones que cuentan con un plan de acceso gratuito a sus funcionalidades básicas.
• Ambas se encuentran disponibles tanto a nivel móvil (con acceso vía tablets o smartphones) como a nivel web (ingreso por laptop u ordenador de escritorio).
• La mayoría de las aplicaciones con acceso gratuito, nos distraen y llenan la pantalla con publicidad, es por ello que los equipos de Asana y Trello, conscientes de que este tipo de acciones suele ser molesta y tediosa, tomaron la decisión de no incluir anuncios en sus versiones free.
• Para contar con una apariencia agradable, ambas herramientas cuentan con la opción de personalizar el área de trabajo donde podremos elegir entre diferentes colores y temas.
• En su versión móvil son compatibles con diversos dispositivos cuyo sistema operativo sea IOS y Android.
• Son herramientas sencillas, explícitas e intuitivas, por lo que su curva de aprendizaje no es elevada (son de fácil acceso y aprendizaje).
• Es posible unificar y centralizar la información por objetivos, así como también a los equipos de trabajo, pudiendo gestionar eficazmente cualquier tarea dentro del proyecto o en carpetas individuales, toda la información se encuentra sincronizada y respaldada en la nube, pudiendo acceder a ella desde cualquier lugar.
• Ofrece la organización de las tareas en listas por diversos criterios como lo son: el establecimiento de la prioridad, definición de una fecha compromiso, una fase en particular, entre otros. Para llevar un mejor control, es posible asignar etiquetas personalizadas a cada tarea, lo que nos permitirá ubicar con facilidad y rapidez cada una de estas. Así mismo, ambos software ofrecen el manejo de estados de tareas como: aceptada, en proceso, pospuesta, finalizada, etc. Es importante mencionar, que los estados dependerán del tipo de proyecto a gestionar.
• Disponen de una característica realmente útil, en el caso de requerir cargar información adicional a la tarea la opción de agregar una nota, nos permite escribir textos sin límite de caracteres en nuestras tareas. De igual manera Trello y Asana permiten adjuntar archivos, videos e imágenes.
• Para la gestión del proyecto ambas herramientas contemplan un área de trabajo de forma colaborativa, esto con la finalidad de poder llevar a cabo el trabajo en equipo, gracias a esto es posible asignar actividades a cada miembro del equipo, compartir listas, tareas y a su vez fijar tiempo a cada una de estas y así medir la productividad de cada uno de los recursos que conforman el equipo de trabajo; es de gran importancia mencionar, que tanto Trello como Asana envían notificaciones una vez sea culminada una tarea, al aproximarse la fecha de vencimiento estipulada, entre otras notificaciones de tipo recordatorio.

Ventajas de Asana sobre Trello

Asana, gracias a su constante adaptación y versatilidad lleva las siguientes ventajas sobre Trello:

• Su flexibilidad y estructura se encuentran equilibradas, de forma tal que permite la gestión de tareas de forma sencilla, sin requerir su asociación a un proyecto.
• Es posible definir cuáles son las tareas que deben llevarse a cabo por prioridad, esto gracias a los estados.
• Así mismo, cuenta con la opción de repetir tareas ya ejecutadas, para ello estas se debe reprogramar y definir el intervalo de tiempo (fecha – hora) donde sea necesaria su recurrencia, estas pueden configurarse para ser repetidas mensualmente, diariamente, días alternos, según sea el caso. Gracias a este punto podemos manejar una agenda recordatorio de reuniones, citas, fechas importantes (lanzamientos, aniversarios, cumpleaños), en fin Asana se adapta a la necesidad de cada usuario y no solo esto, con ella podemos sincronizar nuestros calendarios tanto para Google como para Apple.
• La aplicación nos ofrece la posibilidad de establecer fechas de cumplimiento o también llamadas fechas de finalización, así como también generar “reportes de estatus” para llevar a cabo el seguimiento de los objetivos trazados e ir detallando su progreso. En este mismo orden de ideas, para complementar sus beneficios cuenta con la opción de imprimir tareas, donde podremos extraer la lista de tareas que hayamos cargado en el sistema.
• Si deseamos podemos enviar la información cargada en esta herramienta vía correo electrónico y almacenar una copia.
• Cuando nos referimos a complementar con integraciones todo nuestro proceso de planificación, Asana es una herramienta bastante completa sobre sus funciones, dándonos acceso no solo al manejo de la gestión de proyectos sencillos e inclusive a la organización de tareas del día a día sino a proyectos de gran envergadura.
• Para todos los beneficios y opciones que nos brinda esta herramienta cuenta con una excelente relación entre su calidad y costo.
  Para conocer un poco más sobre las bondades este sistema puedes ir a la Web de Asana.

Ventajas de Trello sobre Asana

A continuación te daremos las ventajas generales que tiene Trello sobre Asana:

• En cuanto a simplicidad con Trello, podemos tener una visualización global de la información que se encuentra cargada en el tablero, gracias a la implementación de widges en nuestra pantalla (vista) general.
• A nivel visual es más atractivo, gracias a su diseño minimalista muestra un tablero al cual es posible agregar tarjetas, manejando una interfaz limpia, simple y sencilla a la vista del usuario.
• Trello es un sistema intuitivo, de fácil uso que cuenta con una curva de aprendizaje baja por lo que su implementación es rápida.

Para conocer un poco más sobre las bondades esta herramienta te invitamos a ingresar a la Web de Trello.

Conclusión: ¿Asana o Trello?

En resumen, cada aplicación es eficaz y potente en escenarios específicos, nos permiten gestionar desde simples tareas hasta grandes proyectos; Asana con un enfoque a la colaboración entre los diferentes miembros del equipo para sacar adelante proyectos de envergadura, mientras que Trello (en su versión gratuita) con sus recursos es ideal para llevar a cabo pequeños proyectos. A continuación, en la siguiente imagen te dejamos una tabla comparativa para que puedas apreciar algunas de sus funcionalidades y para qué herramienta en específico aplica.

La decisión queda en tus manos, como has podido notar en este artículo ambas herramientas tienen grandes bondades, todo dependerá si la requieres para tu empresa, para tus actividades a nivel personal, proyectos, etc.

Antes de elegir un sistema de gestión de proyectos, es necesario que tengas en cuenta el nivel de tu tarea o proyecto, las métricas a manejar en cuanto a tiempos y rendimiento de tu equipo y las necesidades actuales del modelo de negocio a implementar.