Management

En qué consiste la certificación PMP

La certificación PMP es el título más reconocido en cuanto a gestión profesional de proyectos. Es un título que certifica a la persona, y que te acompaña en el cv vayas a la empresa que vayas.

La intención de la certificación es doble:

• Por un lado, que todos los responsables de proyecto hablemos el mismo lenguaje, independientemente de cuál sea el idioma de trabajo: que hablemos de gestión de riesgos, cronogramas, presupuestos y cambios de la misma forma, sea cual sea el país o el tipo de proyecto en el que dediquemos nuestro trabajo.

• Por otro lado, fomentar una cultura de gestión común: cómo tratar con la incertidumbre, cuándo aplicar el enfoque de gestión predictivo y cuándo el ágil, cómo justificar presupuestos y fechas de entrega, cómo reportar el estado del proyecto de forma profesional… de ahí el nombre de la certificación: el “profesional de gestión de proyectos” tiene una forma de actuar, un código ético, y unas prácticas de gestión que debería reproducir vaya al proyecto que vaya, de cualquier empresa en cualquier industria.

A continuación, vamos a profundizar más en esta certificación.

Qué beneficios aporta la certificación PMP

Pensando en los efectos prácticos y no meramente académicos, tenemos que señalar dos beneficios muy, muy importantes que conseguimos cuando nos certificamos como PMPs:

• En primer lugar, reconocimiento: el Project Management Institute es la institución más reconocida en el mundo en todo lo relacionado con gestión de proyectos y elaboración y publicación de buenas prácticas, considerando cualquier tipo de proyecto para cualquier tipo de industria… por lo tanto aporta un enorme valor en un currículum vitae, disponer de un título con el sello de esta institución.

• En segundo lugar, conocimiento completo: el contenido de la certificación PMP recorre todas las áreas de conocimiento y todos los procesos necesarios para gestionar un proyecto, es decir: estimaciones, planificaciones de tiempo, presupuestos, gestión de riesgos, gestión de equipos de personas, nociones básicas sobre contrataciones y adquisiciones, determinación de alcance, gestión de las comunicaciones e interesados, gestión del cambio… respondiendo a esa pregunta tan complicada de “¿Qué es lo que tengo que hacer, y saber, para gestionar un proyecto”? Pues el contenido de esta certificación trata de responder a esta pregunta de forma completa. Se espera que una persona certificada PMP no tenga ningún “gap” de conocimiento para gestionar un proyecto, es decir, en todo momento debería saber qué hacer, qué tipo de práctica aplicar, en cualquier circunstancia de gestión que se encuentre. No cabe duda ninguna de que esto es un valor enorme para un perfil profesional.

Podemos señalar un tercer beneficio, que es la demostración de una mínima experiencia: puesto que los requisitos para certificarse incluyen demostrar experiencia laboral en gestión de proyectos, el mismo hecho de poder presentarse al examen ya es una prueba de que se dispone de dicha experiencia.

Y otro beneficio adicional sería que demuestra que nos mantenemos actualizados: es una certificación que debe ser renovada cada 3 años (si no se renueva se pierde, y debemos volver a presentarnos al examen para volver a obtenerla), mediante formación o demostración de nueva experiencia laboral en el campo de gestión de proyectos; por lo tanto, la empresa que contrata a un PMP está dando por hecho que es un perfil que se está dedicando a la gestión de proyectos actualmente.

Cómo es el examen de certificación PMP

Para empezar, hoy en día el examen de certificación PMP es online. Se puede hacer en algunas oficinas concretas de algunas ciudades importantes, o bien proctorizado desde casa.

Se trata de un test de 180 preguntas, para el cual disponemos de 230 minutos.

Si estás pensando en que no sobra el tiempo… así es: dispones de poco más de 1 minuto para cada pregunta, así que quien vaya a presentarse al PMP debe hacerlo sintiéndose bien preparado. El propio examen es un breve ejercicio de gestión del tiempo y del estrés. ¿Pero acaso la gestión de proyectos profesional no se parece a eso de vez en cuando?

El PMI no publica con exactitud cuántas preguntas se pueden fallar, pero está aceptado que con un 70% o más de aciertos, obtienes la certificación. Lo normal es superarlo con más de un 90%… porque quien se presenta, lo hace debiendo estar muy bien preparado (es un examen que se acerca a los 500 dólares de coste, por lo tanto, hay que aprobarlo a la primera; cada oportunidad supone volver a pagar esta tasa).

Requisitos para la certificación PMP

Para entender bien el porqué de los prerrequisitos, debemos recordar que esta certificación es igual para cualquier persona de cualquier parte del mundo que se presente a la misma, así que tengamos en cuenta que se dan múltiples casuísticas de duración de carreras universitarias, duración del tiempo de escolaridad mínima obligatoria, etc… Por ello el Project Management Insitute ofrece dos caminos tales que, si cumples con uno cualquiera de ellos, puedes presentarte a la certificación.

Cuidado, estos son los prerrequisitos para presentarte al examen… si no los cumples no puedes presentarte para intentar certificarte, y una vez que te presentas, aprobarás a o no.

Los prerrequisitos incluyen 3 grupos de requisitos, los 3 imprescindibles: formación académica general, formación específica en gestión de proyectos, y experiencia laboral (si no se tiene alguno de éstos 3, no nos podemos presentar al examen).

El primer “camino” o grupo de prerrequisitos sería el siguiente:

• Disponer de un título universitario de 4 o más años: licenciaturas, ingeniería superior o equivalentes. Aviso importante: En España, los títulos de 3 años NO serían válidos para demostrar este punto; quien tenga un título de 3 años, debe acceder por el segundo camino.
• 3 años de experiencia laboral gestionando proyectos.
• 35 PDUs de formación específica en gestión de proyectos.

¿Qué es un PDU? Son las siglas de Professional Development Unit, e incluso en la página oficial del PMI pueden generar confusión, porque las llama “horas de contacto con formación…”; cuidado: debemos entender un PDU como un crédito, que equivaldrá a una hora de formación, sí y sólo si esta formación es concreta de gestión de proyectos.

Si asistimos a un curso de 50 horas de gestión presupuestaria, por ejemplo, quizá podríamos justificar unos 10 ó 15 PDUs de cara a esta certificación, pero no 50 PDUs. Se trata de poder acreditar ese total de 35 (o más) entre diferentes cursos, charlas, etc. Por supuesto se admiten formaciones presenciales u online.

El segundo camino posible para acreditar los prerrequisitos consiste en:

• Diplomado nivel “high school” o equivalente -en España el título de la ESO-, o una carrera universitaria de 3 años (diplomaturas, ingenierías técnicas o equivalentes).
• 5 años de experiencia laboral gestionando proyectos.
• 35 PDUs de formación específica en gestión de proyectos (con las mismas condiciones indicadas anteriormente).

Resumiendo: el primer camino consiste en una carrera universitaria larga, 3 años de experiencia y 35 PDUs. El segundo camino consiste en una carrera universitaria larga, 5 años de experiencia y 35 PDUS.

Acreditación de los prerrequisitos, y consejos

En cuanto a formación académica y específica, no hay más que presentar los certificados y títulos obtenidos. Los relativos a formación específica deben incluir el temario general, para que el PMI pueda comprobar si realmente cubre temas aplicables en gestión de proyectos.

La experiencia laboral es mucho más laboriosa de justificar, y recomiendo hacerlo de la siguiente manera:

• En primer lugar, obtener el PMP Content Outline, un documento que podemos descargar aquí.
• En este documento podemos ver las “tareas” que el PMI considera necesarias para gestionar un proyecto, es decir, todo aquello que un responsable de proyecto deberá aplicar en un momento u otro durante su labor como gestor.
• De lo que se trata es de justificar que, ya sea en 3 (o más) o en 5 (o más) años de experiencia, quien se quiere presentar al examen puede justificar que ha llevado a cabo estas tareas.
• Estos 3 ó 5 años no tienen que ser “los últimos 3 ó 5 años”; es decir, durante los últimos 10 años de carrera laboral, puede que la mitad no hayan estado dedicadas a la gestión de proyectos… no importa, siempre y cuando podamos acreditar este total de 3 ó 5 años dedicados a este campo de trabajo.
• No basta con justificar sólo algunas tareas: tenemos que acreditarlas todas ellas. Son 35 tareas en total (esta cifra no tiene relación con los PDUs, es una casualidad que sean también 35).
• Supongamos que hemos tenido experiencia en 3 proyectos hasta el momento. Pues bien, no se trata de decir que en cada uno de los 3 proyectos hemos realizado las 35 tareas, esto podría ser el caso, pero no es necesario; de lo que se trata es de que, entre los 3 proyectos, sí tenemos que referir las 35 tareas, cada una de ellas al menos una vez (una misma tarea sí puede haberse realizado en más de un proyecto).
• Se trata de que el PMI no identifique ninguna tarea sin cubrir entre toda nuestra experiencia laboral.
• Puede tratarse de cualquier tipo de proyecto de cualquier tipo de industria: proyectos de desarrollo de software, de infraestructuras, de investigación y desarrollo, de aeronáutica, de banca o seguros… el PMP es aplicable a cualquier ámbito funcional.
• Para el PMI, un “proyecto” no es algo con un presupuesto de 200 dólares… ni de 2000. Más bien piensa en una iniciativa de 2 millones de dólares, pero, aunque no hayamos estado en proyectos grandes no debemos preocuparnos; lo importante es cubrir las tareas relevantes para la gestión del proyecto.
• El PMI puede auditar nuestra información, es decir, requerirnos información adicional para comprobar que es cierta, como algún documento de proyecto, o explicar más a fondo alguna cuestión. Es una mala noticia ser auditado porque esto puede alargar el proceso de pedir el examen hasta un mes.

El PMI pone a nuestra disposición una serie de formularios para completar toda esta información, sobre lo cual doy 3 consejos tales que, si se siguen, evitaremos con seguridad ser auditados:

• Absolutamente toda la información que aportemos, que sea en inglés; el PMI es un instituto americano… y nos pueden auditar simplemente porque una persona de habla inglesa no entiende lo que le estamos poniendo en castellano. Hoy en día los traductores automáticos funcionan muy bien, nos costará poco trabajo.
• Cada proyecto debe incluir una persona de contacto; es muy raro que el PMI llame o escriba a nadie para comprar los datos, pero de vez en cuando sucede; este contacto debe ser real, y debemos avisar a esa persona de que estamos poniendo su email (no es obligatorio poner el teléfono). Puede ser un cliente o un responsable de nivel superior, tanto actual como del pasado (es posible, y probable, que hayamos cambiado de empresa durante los últimos 3 ó 5 años).
• No hagamos un “copia - pega” del nombre de las 35 tareas, eso es demasiado literal… Por ejemplo, una tarea es “dar soporte al rendimiento del equipo”; pues podemos indicar (en inglés, recordémoslo) que “mi trabajo consistía en procurar los recursos necesarios para que el equipo llevara a cabo su labor, por ejemplo, materiales, entorno de trabajo con espacio suficiente, y también facilitación de todas las reuniones que fueran necesarias con el cliente y los responsables de producto”, o cualquier descripción similar.

Ni que decir cabe que toda la información que reportemos tiene que ser cierta, para empezar porque presentarse al PMP incluye aceptar su código ético, que entre otras cosas fomenta la honestidad profesional (incumplir este código supone la pérdida del certificado, así como la imposibilidad de renovarlo).

La existencia de prerrequisitos también nos dice algo: el PMP debe ser una “validación formal” de un jefe de proyecto, que ya ejerce como tal, pero que quiere acreditar ese conocimiento y esa experiencia. El PMP no es un título que debe obtener alguien que quiere empezar a gestionar proyectos, para esto hay otras certificaciones (la CAPM, también del PMI, que además puede ser un paso previo para el PMP).

Renovación de la certificación

Una vez obtenida la certificación, para mantenerla lo único que tenemos que hacer es acreditar un total de 60 PDUs cada 3 años. Estos PDUs se pueden obtener de la misma manera que los 35 PDUs necesarios para presentarse al examen.

Preparación para la certificación PMP

No existe una “receta” única sobre cómo preparar este examen, porque cada persona tiene un nivel de experiencia y conocimiento previo concreto.

En OpenWebinars tenemos la formación completa al respecto en el que detallamos en total profundidad cómo debes afrontar esta preparación, su contenido, tiempos que debes dedicarle, etc. Si estás interesado, te recomendamos seguir esta Carrera de Certificación en PMP.