Cómo automatizar la activación de licencias con OpenWebinars

Qué es el planificador de licencias

De forma muy resumida podemos decir que el planificador de licencias es aquella funcionalidad que permite a los gestores de formación de una empresa asignar licencias a los estudiantes para que estos puedan entrar y llevar a cabo su formación.

Estas licencias se denominan asientos y solo pueden estar ocupados por un alumno a la vez.

El gestor deberá asignar los diferentes asientos disponibles a los alumnos que van a formarse e indicar el tiempo o la duración en que estos estén activos.

Esta asignación puede hacerse manual, pero también de forma automatizada. Esto es precisamente lo que se consigue con este nuevo planificador de licencias.

Como veremos ahora, es posible organizar de una sola vez el plan de formación de todo un año, asignando asientos a cada estudiante y estableciendo el tiempo en que los tendrán activos.

Cómo funciona

El funcionamiento de este nuevo planificador de licencias se inspira en la metodología SCRUM.

Hemos adaptado dicha metodología al campo del aprendizaje para conseguir que la formación de las personas sea más efectiva.

Con ello, buscamos que las empresas maximicen el retorno de la inversión en formación y que el alumno aprenda de forma rápida y ágil.

Veamos cómo funciona.

Configuración del sprint

Lo primero de todo es tener claro que un sprint será el periodo de tiempo en que un determinado alumno tenga acceso a la licencia y, por tanto, a su formación dentro de OpenWebinars.

Como gestor de la formación, deberás establecer qué día quieres que comience el sprint, el cual tendrá dos semanas de duración, pudiendo añadir dos sprints. Nosotros recomendamos que comience los viernes.

Asignación de asientos por sprint

A continuación, una vez hecha la configuración anterior, te encontrarás con una pantalla de aspecto similar a una vista kanban donde tendrás acceso a los diferentes asientos que forman parte de un sprint.

En cada columna verás que hay un sprint, donde nos indica fecha y el número de asientos libres para planificar. Y en cada fila verás los asientos disponibles por cada sprint.

En cada asiento, tendrás un botón de acción para añadir usuarios.

Asignación de asientos

Esto es muy sencillo. Basta con hacer clic en el botón “Añadir alumno”. Cuando lo hagas, verás una lista de todas las personas que puedes asignar. Elige la que corresponda y repite la operación para los demás asientos.

Si completas todos los asientos de todos los sprints, tendrás tu plan de formación previsto para todo un año.

Los sprints se configuran de tal manera que cubren desde enero hasta diciembre.

Como particularidad, cabe destacar que puedes añadir a un mismo alumno en dos sprints seguidos o dejar asientos libres entre sprints.

Esto dependerá de tu estrategia de formación o de los periodos vacacionales de la empresa.

Qué ventajas aporta este planificador a la formación del equipo

Después de entender cómo funciona esta mejora, podemos enumerar algunas de sus ventajas. Estas son, por ejemplo:

• Trabajar con un tiempo prefijado. Al asignar un determinado tiempo de estudio por sprint, el alumno tiene una mayor percepción de las fechas en que debe terminar la formación que se ha propuesto y obtener su certificación.
• Contar con un proyecto de formación a largo plazo. Esto ayuda a tener una mejor planificación. El alumno sabrá cuándo tiene acceso a la formación. Además, al dividir el proyecto en sprints se favorece la consecución de objetivos.
• Mantener compromiso y motivación de los empleados. Una planificación clara y sin incidentes hace que el alumno esté más comprometido y motivado a lo largo del tiempo.
• Ahorro de tiempo para el gestor. Es innegable que para el gestor de la formación es mucho más sencillo automatizar la asignación de licencias que hacerlo de forma manual cada cierto tiempo.
• Visión más clara y detallada de la planificación. Por último, esta mejora permite tener una visión global y más simple del plan de formación de la empresa.

Cómo empezar a utilizar el planificador de licencias

Si te resulta interesante, debes saber que esta funcionalidad es parte del plan Pro de OpenWebinars.

Es decir, para disfrutar de ella, tu equipo debe contratar dicho plan (si no lo tiene aún). Coméntalo con tu empresa y solicita una demostración gratuita.

Tan solo deberás ponerte en contacto con nosotros y agendaremos un día y una hora para mostrarte cómo funciona en detalle y hablarte de las diferentes opciones de contratación.

Solicita una demostración gratuita y pregúntanos todo lo que necesites saber sobre el nuevo planificador de licencias.

Conclusiones

Sin duda estamos ante una mejora que va a simplificar el día a día de los gestores o líderes de formación, pero también de los miembros del equipo.

En el primer caso, poder planificar todo un año de aprendizaje, liberará a los responsables de tareas manuales y evitará interrupciones o fallos en el desarrollo de los planes de formación.

Por otro lado, para los miembros del equipo disponer de un calendario como el que acabamos de describir, les permitirá organizar mejor sus actividades de aprendizaje y sacar mayor provecho de ellas.

Esta adaptación de la metodología SCRUM ya ha aportado grandes beneficios a las empresas con las que trabajamos. Es una excelente manera de planificar el estudio de departamentos y organizaciones enteras.