Gestión de tareas con Microsoft SharePoint y Microsoft Planner

En el mundo de la administración de contenidos y la planificación estratégica contamos con una amplia gama de sistemas que han venido a revolucionar a las empresas. El día de hoy te hablaremos de dos potentes herramientas que ofrece al mercado Microsoft como lo son SharePoint y Planner si aún no las conoces o deseas profundizar tus conocimientos te invitamos a que continúes leyendo este artículo.

Qué es Microsoft SharePoint

SharePoint es una herramienta de administración de contenidos, productividad, inteligencia empresarial, creación y administración de flujos de trabajo, que pertenece a la gama de soluciones empresariales que nos ofrece actualmente Microsoft 365 (anteriormente conocida como Office 365).

Con Microsoft SharePoint, es posible llevar a cabo la comunicación y/o colaboración de las personas miembros de un equipo de una organización con ella es posible almacenar, compartir y administrar la información relacionada a proyectos específicos.

Así mismo, evaluándolo desde un punto de vista técnico MOSP permite que el acceso a los datos sea altamente efectivo, tanto así que podemos crear sitios web de cada departamento, permitiendo elevar la productividad de los equipos ya que es posible automatizar los procesos internos (flujos de trabajo).

Podemos decir que su curva de aprendizaje no es elevada ya que con tan sólo unos clics el equipo de trabajo podrá elaborar, editar y personalizar los contenidos.

Características y Beneficios de utilizar Microsoft SharePoint

Dentro de las características y beneficios más relevantes que hacen que SherePoint se destaque en el mercado encontramos las siguientes:

• Es una plataforma segura que ofrece protección absoluta en muchas capas a través de Conexiones Encriptadas.
• Cuenta con soporte para dispositivos móviles.
• Suministra diversas herramientas que le permiten el análisis y la visualización de los datos a través de paneles de control que ayudaran a mejorar los procesos de toma de decisiones, todo esto mediante la aplicación de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence).
• Es posible tener el control en cuanto a las acciones que pueden realizar los usuarios en un documento.
• Ofrece contenido pre-empaquetado el cual puede ser mostrado como elementos web en las páginas que se establezcan.
• Es una biblioteca en la nube, ya que los usuarios pueden crear archivos, guardarlos y modificarlos tanto de forma personalizada como colaborativa.
• En cuanto a la gestión documental, SharePoint permite llevar el control de versiones.
• Se pueden crear documentos en Office y guardarlos directamente en SharePoint, así como acceder sin contar con conexión a internet.
• Permite crear páginas de intranet online para recopilar noticias.
• La información almacenada es de fácil acceso.
• Su entorno y herramientas de colaboración son ideales y estratégicas a la hora de trabajar remoto.

Primeros pasos con Microsoft SharePoint

Iniciando en SharePoint

Lo primero que debemos hacer para iniciar en esta herramienta es iniciar sesión, una vez que ingresemos a la herramienta observaremos un menú lateral situado en la parte izquierda de la pantalla, compuesto por una barra de búsqueda, una lista de sitios que seguimos y la lista de aquellos que hayamos visitado recientemente; y una pantalla principal compuesta por la opción para crear un sitio, las noticias de los sitios que seguimos y de aquellos más frecuentes.

Básicamente la pantalla principal de SharePoint nos permite buscar sitios o contenido y leer las noticias relevantes de aquellos que estemos siguiendo.

Sitios

En SharePoint es posible crear dos tipos de sitios como lo son:

Sitios de Grupo

Son aquellos que permiten obtener una ubicación concreta sobre la cual un grupo de determinados participantes podrán trabajar en un proyecto en concreto desde cualquier dispositivo. Este tipo de grupos se considera de tipo “cerrado”, ya que la información será accesible sólo para aquellas personas que lo conformen.

Para crear un sitio de este tipo sólo debemos seguir seis simples pasos:

• Elegir el tipo de sitio “Grupo”.
• Escribir el nombre del sitio y así validar si este se encuentra disponible.
• Redactar una breve descripción del grupo.
• Elegir la configuración de privacidad (Público o Privado).
• Añadir a los miembros y propietarios del grupo a crear.
• Presionar “Finalizar” para su creación.

Sitios de Comunicación

Son los lugares comúnmente utilizados para compartir noticias, difundir información, comunicar estados e informes, entre otro tipo de informaciones de interés global. Los contenidos que se podrán apreciar en este tipo de sitios son consultados por un amplio número de usuarios y se encuentran generados mayormente por un grupo específico de miembros y su formato es visualmente atractivo

Si deseamos crear un sitio de comunicación, SharePoint cuenta con tres formatos preestablecidos con sus temas y elementos que podemos elegir. Estas 03 opciones que nos brinda son:

• Un tema completamente en blanco, donde nosotros seremos los encargados de su total edición, seleccionando el diseño de la página que deseemos y agregando los elementos que consideremos oportunos para el sitio.
• Tema de tipo Informativo, donde podemos cargar información de eventos, noticas, etc.
• Tema tipo “escaparate”, en este podemos utilizar imágenes para mostrar un grupo, un producto o un evento.

Una vez finalizado el diseño y cargar de contenido del sitio se le deberá asignar un nombre y una descripción y presionar “Finalizar” para su creación.

Es de gran importancia mencionar que cada uno de los grupos genera de forma automática su URL y que de cada grupo padre podemos generar grupos hijos (subgrupos).

En este mismo orden de ideas, todas aquellas personas que formen parte de un grupo contaran con la posibilidad de crear listas, almacenar documentos en su biblioteca de archivos, crear noticias y páginas con sus aplicaciones (todos aquellos elementos web personalizables).

El cuanto al manejo de usuarios de los sitios aquellos administradores tendrán la posibilidad de agregar, eliminar y/o cambiar los perfiles y con ello su permisología.

Qué es Microsoft Planner

Microsoft Planner es una de las aplicaciones que conforman el plan de paquetes de Office 365 Business Essentials, de este modo cualquiera de los usuarios que se encuentre suscrito a estos planes tiene la posibilidad de utilizarlo ya bien sea a nivel personal o profesional. Básicamente, MS Planner es una aplicación orientada al trabajo en equipo que permite la gestión de una tarea o varias (según sea el caso) y proyectos de forma colaborativa.

Por consiguiente, con este software de forma sencilla podremos asignar organizadamente todas aquellas actividades a llevar a cabo bajo un plan preestablecido, con su fecha de entrega y los responsables de las mismas, a través de la implementación de tarjetas en un tablero Kanban. Así mismo, gracias a que Planner es una herramienta ligera es posible acceder tanto por dispositivos móviles como desde la computadora.

Si aún no conoces como manejar los tableros Kanban,en OpenWebinars contamos con el completo Taller Diseña y utiliza un tablero Kanban

Características de Microsoft Planner

A continuación daremos un breve resumen de las características más relevantes de esta aplicación:

• Cuenta con una Vista de Programación donde podremos llevar la administración y apreciar en un calendario una lista de tareas asignadas.
• Permite filtrar las tareas por la fecha límite establecida, lo que nos da un mayor panorama de cuáles son aquellos trabajos que están próximos a vencerse.
• Es posible asignar más de una tarea a los integrantes de un equipo.
• Envía notificaciones a través del correo electrónico y de esta forma se mantiene informados y alerta a todos los miembros de un equipo sobre las fechas tope de cada proyecto.

Ventajas de Microsoft Planner

Dentro de sus ventajas destacaremos las siguientes:

• Con Microsoft Planner podemos ver todas las asignaciones que tiene nuestro equipo y de este modo administrar e ir balanceado la carga de trabajo entre cada uno de los miembros según sea su perfil profesional y optimizar los avances del proyecto.
• Permite generar informes de progreso, informes sobre las tareas, entre otros y conectar el proyecto a Planner Hub para mantenerlo al día.
• Su curva de aprendizaje no es elevada y su interfaz es muy intuitiva y fácil de manejar lo que hace que el equipo en general se integre rápidamente.
• Permite el acceso a un correo de Outlook único por proyecto y de esta manera permitir que fluya organizadamente la comunicación y el trabajo a fin de cumplir con el propósito establecido.
• Todos los participantes de un proyecto recibirán notificaciones vía correo electrónico a fin de mantenerse al tanto de las actividades que le han sido asignadas y no afectar el ritmo de su trabajo.
• Es posible adjuntar archivos, agregar notas, mantener conversaciones y colaborar en los documentos, fomentando el trabajo y la productividad en equipo.

Primeros pasos con Microsoft Planner

Para dar inicio en Microsoft Planner lo primero es ingresar en su sitio oficial una vez dentro debemos iniciar sesión con los datos de nuestra cuenta de Office 365.

Al ingresar a Planner podremos observar todos los planes que se tengan creados, es importante mencionar en este punto que si tu cuenta es de empresas todas aquellas personas que tengan acceso a el plan en cuestión podrán editarlo mientras que si tu cuenta es individual solo podrás apreciar los que tu hayas realizado. Cabe destacar que si estas ingresando por primera vez a la herramienta no vas a ver planes ya que todo estará en blanco.

Crea tu primer Plan paso a paso

• Selecciona la opción + Nuevo Plan.
• Escribe el nombre del plan a crear.
• En el siguiente paso podrás elegir entre dos opciones:
  • Crear Plan permite crear un grupo nuevo.
  • Agregar grupo de MS Office 365 existente, una vez seleccionado el grupo le damos crear plan.

Agregar tareas

Para agregar tareas a un plan debemos presionar sobre la opción + y asignarle un nombre a la tarea, indicar su fecha de vencimiento y un miembro del equipo quien será el encargado de ejecutar dicha tarea y para finalizar presionar sobre la opción Agregar Tarea.

Si deseamos incluir mayores detalles sobre la tarea lo que debemos hacer es seleccionarla y una vez adentro de la tarea vamos a presionar sobre Progreso que nos desplegará una lista de opciones como: “Sin iniciar”, “En curso” y “Completada”. Así mismo es posible agregar una descripción para dar más detalles de la actividad a realizar, e inclusive añadir archivos adjuntos, entre otros detalles. Una vez completada damos click sobre la opción “Enviar” y le llegará de forma automática un correo a todos los integrantes del grupo.

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Conclusiones

Ambas herramientas, tanto SharePoint como Planner, potencian el teletrabajo, la comunicación y organización de los equipos, permitiendo ofrecer mejores servicios, de calidad a las empresas. Así mismo la seguridad de la data manejada en la nube de Microsoft es un plus con el que cuentas estos dos sistemas. Con estas dos herramientas podremos contar con CRM, dashboards, Help Desk, herramientas de inteligencia de negocios y mucho más.