Hiperautomatización: El futuro de la eficiencia y productividad

Qué es la hiperautomatización

La hiperautomatización es un concepto que describe la evolución de la automatización de procesos hacia una integración más amplia de tecnologías y herramientas avanzadas.

Se refiere a la combinación de Robotic Process Automation (RPA), Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning (ML), Automatización de Procesos de Negocio (BPA) y automatización de la toma de decisiones para crear un enfoque holístico de automatización de extremo a extremo.

Ahora bien, este proceso va más allá de la simple automatización de tareas repetitivas y se enfoca en automatizar y optimizar procesos empresariales completos. Busca optimizar la mano de obra humana en tareas rutinarias además de mejorar la eficiencia, la calidad y la agilidad empresarial a través de la combinación de tecnologías inteligentes.

Esta herramienta ha surgido como una respuesta a la creciente complejidad de los procesos empresariales y la necesidad de una mayor eficiencia y productividad.

Con la integración de tecnologías avanzadas, las organizaciones pueden aprovechar el poder de la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático para automatizar tareas cognitivas, analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos de manera más precisa.

En la actualidad, la hiperautomatización se ha vuelto cada vez más importante debido a la creciente demanda de agilidad empresarial, la necesidad de reducir costos operativos y la competencia en los mercados globales.

Las organizaciones buscan formas de mejorar su eficiencia, optimizar sus operaciones y ofrecer una mejor experiencia al cliente; así pues, la hiperautomatización ofrece la oportunidad de lograr estos objetivos al automatizar tareas y procesos clave, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y tomar decisiones basadas en datos.

En definitiva, la hiperautomatización representa la evolución de la automatización hacia una integración más amplia de tecnologías y herramientas avanzadas. Su importancia radica en su capacidad para mejorar la eficiencia, la calidad y la agilidad empresarial en la actualidad, permitiendo a las organizaciones mantenerse competitivas y adaptarse rápidamente a los cambios del entorno empresarial.

Componentes de la hiperautomatización

Como lo hemos mencionado anteriormente, la hiperautomatización integra el RPA, que utiliza robots de software para automatizar tareas manuales y repetitivas. Los bots de RPA pueden imitar las acciones humanas en sistemas digitales, realizar tareas como la extracción y manipulación de datos, completar formularios y procesar transacciones, lo que acelera y mejora la eficiencia de los procesos.

Del mismo modo, combina Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML) capacitando a los sistemas informáticos para que puedan realizar tareas que normalmente requerirían inteligencia humana, por su parte, el Machine Learning es una subcategoría de la IA que permite a los sistemas aprender y mejorar automáticamente a través de la experiencia y los datos. La IA y el ML en la hiperautomatización se utilizan para el análisis avanzado de datos, la detección de patrones, la toma de decisiones basada en datos y la automatización de tareas cognitivas.

A su vez, integra la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) que implica la automatización de flujos de trabajo y procesos empresariales complejos. Esta tecnología permite la integración de sistemas, la orquestación de tareas y la ejecución de procesos basados en reglas. La BPA permite una visión más amplia y una automatización más completa de los procesos, lo que mejora la eficiencia y la calidad.

Por si fuera poco, la automatización de la toma de decisiones se logra a través de algoritmos y reglas predefinidas. Los sistemas automatizados pueden analizar datos en tiempo real, evaluar diferentes opciones y tomar decisiones basadas en criterios predefinidos. Esto permite una toma de decisiones más rápida y precisa, liberando a los empleados de decisiones repetitivas y rutinarias.

Beneficios de la hiperautomatización

Los beneficios de la hiperautomatización son diversos y pueden tener un impacto significativo en las organizaciones. A continuación, se detallan algunos de los beneficios más destacados:

1. Mejora de la eficiencia y productividad: Automatiza tareas repetitivas y basadas en reglas, lo que libera a los empleados de la carga de trabajo manual. Esto permite que las personas se centren en actividades de mayor valor agregado y aumenten su productividad. Al eliminar la necesidad de realizar tareas rutinarias, se acelera la velocidad de ejecución de los procesos, lo que lleva a una mejora general de la eficiencia operativa.

2. Reducción de errores y mejor calidad de procesos: La automatización de los procesos a través de la hiperautomatización minimiza los errores humanos y aumenta la precisión en la ejecución de tareas. Las tecnologías automatizadas siguen reglas predefinidas y no se ven afectadas por factores como la fatiga o la falta de atención. Esto conduce a una mayor consistencia y calidad en los resultados. Al disminuir los errores, las organizaciones pueden reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer su reputación.

3. Mayor agilidad y capacidad de respuesta: La hiperautomatización permite una mayor agilidad empresarial al acelerar los tiempos de respuesta y adaptación a los cambios del mercado. Al automatizar los procesos, las organizaciones pueden ajustar rápidamente sus operaciones y adaptarse a nuevas circunstancias o demandas. Esto es especialmente relevante en entornos empresariales dinámicos y altamente competitivos, donde la capacidad de respuesta ágil puede marcar la diferencia en el éxito empresarial.

4. Optimización de recursos: La hiperautomatización permite una mejor asignación y optimización de los recursos disponibles. Al automatizar tareas, se reducen los tiempos de espera y los cuellos de botella en los procesos, lo que maximiza la utilización de los recursos humanos y tecnológicos. Además, la recolección y análisis de datos en tiempo real proporciona información valiosa para la toma de decisiones basada en datos, lo que permite una asignación más efectiva de los recursos disponibles.

Desafíos y consideraciones de la hiperautomatización

La hiperautomatización presenta desafíos que van más allá de la implementación técnica, requiere un enfoque integral que incluya la adaptación de la cultura organizacional, con esto las empresas deben abordar el desafío de adaptar su cultura para fomentar la aceptación y adopción de la automatización en todos los niveles de la empresa, así como valorar la innovación y la mejora continua.

Otro de los grandes desafíos es la gestión efectiva del cambio y la capacitación de los empleados, puesto que los empleados pueden experimentar resistencia o temor hacia la automatización, ya que puede generar incertidumbre sobre el futuro de sus roles y responsabilidades. Es esencial proporcionar una capacitación adecuada para que los empleados adquieran las habilidades necesarias para trabajar en colaboración con las tecnologías automatizadas. Esto ayudará a aliviar las preocupaciones y promover una transición exitosa hacia el nuevo entorno automatizado.

En esta misma línea, la hiperautomatización implica una gestión sólida de los sistemas automatizados que prevea las actualizaciones, los parches de seguridad y la resolución de problemas técnicos. Es importante contar con un equipo de soporte técnico competente y dedicado para garantizar el funcionamiento sin problemas de los sistemas de hiperautomatización. Además, se deben establecer protocolos de monitoreo y gestión para asegurar la eficiencia y la disponibilidad continua de los sistemas automatizados.

Así mismo, deben tenerse en cuenta las consideraciones éticas y legales: la hiperautomatización plantea desafíos éticos y legales relacionados con el uso de Inteligencia Artificial y la gestión de datos.

Es fundamental asegurarse de que los sistemas de hiperautomatización cumplan con las regulaciones y políticas de privacidad de datos existentes. También es necesario establecer salvaguardias para garantizar la transparencia, la equidad y la responsabilidad en la toma de decisiones automatizadas. Las organizaciones deben ser conscientes de los posibles sesgos y riesgos éticos asociados con la automatización y trabajar para mitigarlos.

Casos de uso: Cómo utilizar la hiperautomatización

Caso de uso 1: Unificación de procesos de baja de clientes

Cuando el proyecto fue presentado, AVALORA se enfrentaba a nuevos desafíos relacionados con la gestión de bajas de clientes, lo cual involucraba una serie de procesos manuales y fragmentados. Examinamos y confirmamos que nuestro cliente trabajaba con procesos que eran lentos, propensos a errores y requerían una gran cantidad de recursos humanos.

Los principales desafíos que enfrentábamos consistían en:

• Combatir la ineficiencia y falta de estandarización: Los procesos de baja de clientes no estaban unificados y cada departamento manejaba el proceso de manera independiente, lo que generaba ineficiencias y falta de coherencia en el flujo de trabajo.

• El tiempo de respuesta lento debido a la dependencia de procesos manuales, el tiempo de respuesta para gestionar las bajas de clientes era largo, lo que resultaba en una experiencia negativa para los clientes y dificultaba la toma de decisiones estratégicas.

• Falta de precisión y riesgo de errores: La intervención manual en los procesos aumentaba el riesgo de errores humanos, como la introducción incorrecta de datos o la omisión de información relevante, lo que afectaba la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

Avalora como compañía estableció ciertos objetivos para poder abordar todos los inconvenientes y necesidades presentadas por nuestro cliente, los 3 principales fueron:

• Unificar los procesos, estableciendo un flujo de trabajo unificado y estandarizado para gestionar las bajas de clientes en todos los departamentos, eliminando la fragmentación y mejorando la eficiencia global del proceso.

• La automatización. Implementar soluciones de automatización y robotización para agilizar y optimizar los procesos de baja de clientes, reduciendo la dependencia de tareas manuales y minimizando los errores humanos.

• Reducir el tiempo de respuesta en la gestión, brindando una experiencia más ágil y satisfactoria, lo que mejoraría la retención de clientes y la imagen de la empresa.

Solución presentada al cliente

• Se realizó un análisis exhaustivo de los procesos existentes, identificando áreas de mejora y diseñando un nuevo flujo de trabajo unificado que permitiera la integración de todos los departamentos involucrados en la gestión de bajas de clientes.

• Se implementaron herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) para ejecutar tareas repetitivas y basadas en reglas, como la recopilación de datos, generación de informes y actualización de sistemas, eliminando la intervención manual y reduciendo el tiempo de respuesta.

• Se estableció una integración de sistemas eficiente para compartir datos relevantes entre los diferentes departamentos, asegurando la coherencia y precisión de la información en todo el proceso de baja de clientes.

La implementación de estas soluciones generó los siguientes resultados para la empresa:

• Mayor eficiencia: Los procesos unificados y la automatización de tareas permitieron una gestión más eficiente de las bajas de clientes, reduciendo el tiempo requerido para completar el proceso y liberando recursos humanos para tareas de mayor valor.

En resumen, este caso de éxito demostró cómo la unificación de procesos de baja de clientes mediante la robotización en un escenario dinámico permitió a una empresa mejorar su eficiencia, precisión y experiencia del cliente, generando resultados positivos en términos de costos y reputación empresarial.

Caso de uso 2: Automatización de proceso de facturas

En este caso nuestro cliente el cual tiene una plataforma de compras y facturación se enfrentaba a las necesidades de sus clientes relacionadas con la gestión de facturas, lo que generaba al grabar las facturas, como en todos los procesos manuales, ineficiencias, retrasos y riesgo de errores.

Avalora como empresa, luego de examinar las necesidades y problemas del cliente detectó como desafíos los siguientes puntos:

• El proceso de recepción, verificación y registro de facturas era manual, consumía mucho tiempo, lo que generaba retrasos en el pago a proveedores y afectaba las relaciones comerciales.

• La intervención humana en el proceso aumentaba el riesgo de errores en la entrada de datos, lo que podía resultar en pagos incorrectos o duplicados, así como en discrepancias con los registros contables.

Objetivos

AVALORA estableció los siguientes objetivos para abordar estos desafíos:

• Automatizar las tareas manuales del proceso de facturas para reducir los tiempos de recepción, verificación y registro, mejorando la eficiencia y permitiendo un procesamiento más rápido.

• Eliminar la intervención humana en tareas propensas a errores y utilizar tecnología para mejorar la precisión en la entrada de datos, asegurando la exactitud de los registros contables y evitando pagos incorrectos.

• Implementar una solución que brinde visibilidad en tiempo real de las facturas recibidas y procesadas, permitiendo un mejor seguimiento, análisis y control del proceso de facturación.

• Realizar el proyecto con visión de escalabilidad y poder operar en internacionalmente con facturas de países: BR, CH, DE, ES, FR, GB, HK, IT, PL, SG, VN, BR, MX, CR, USA, CAN

Solución presentada al cliente

• Implementar robot para la lectura y registro de facturas que permitió automatizar el registro de facturas por parte de los proveedores simplemente enviando las facturas por mail.

• Se utilizó tecnología OCR para extraer automáticamente la información clave de las facturas digitalizadas, como fechas, montos y números de factura, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos.

• Se implementó un flujo de trabajo automatizado que dirigía las facturas a los departamentos correspondientes para su verificación y aprobación, eliminando la necesidad de tareas manuales y acelerando el proceso.

Resultado obtenido

La implementación de estas soluciones generó los siguientes resultados para nuestros clientes:

• Mayor eficiencia y agilidad: El proceso de facturación se aceleró significativamente, reduciendo los tiempos de recepción, verificación y registro, lo que permitió pagar a los proveedores de manera más rápida y mejorar las relaciones comerciales.

• Mejora en la precisión y reducción de errores: La eliminación de la entrada manual de datos y la utilización de tecnología OCR contribuyeron a una mayor precisión en la información capturada, reduciendo el riesgo de errores y pagos incorrectos.

• Visibilidad y control mejorados: La implementación de una solución automatizada brindó una visión global en tiempo real de las facturas recibidas y procesadas, lo que permitió un mejor seguimiento, análisis y control del proceso de facturación.

• Ahorro de costos y recursos: La automatización del proceso de facturas redujo la dependencia de tareas manuales y liberó recursos para tareas de mayor valor, lo que generó ahorros en tiempo y costos operativos.

En resumen, este caso de éxito demostró cómo la automatización del proceso de facturas en un escenario dinámico permitió a una empresa mejorar la eficiencia, precisión y control en su proceso de facturación, generando resultados positivos en términos de agilidad, exactitud y ahorro de costos.

Futuro de la hiperautomatización

El futuro de la hiperautomatización se perfila como una continuación de su crecimiento y expansión en el ámbito empresarial. A medida que las tecnologías avanzan y se integran de manera más completa. Se esperan diversas tendencias y avances que impulsarán aún más la hiperautomatización, como por ejemplo los avances en materia de IA y ML para que sea más sofisticada e inteligente, haciendo análisis más complejos para tomar decisiones bien informadas, logrando adaptarse de manera más efectiva.

Incluso gracias a los grandes volúmenes de datos en línea, se espera una mayor integración de los mismos al poder acceder y analizarlos en tiempo real, ayudando a identificar patrones y tendencias relevantes lo que les permitirá tomar decisiones más rápidas y precisas.

En esta misma línea, la automatización de tareas cognitivas avanzadas se extenderá más allá de las tareas rutinarias y repetitivas para incluir tareas cognitivas más complejas. Esto implicará la automatización de actividades como el procesamiento del lenguaje natural, el reconocimiento de voz, la comprensión de imágenes y la toma de decisiones complejas basadas en datos.

De igual forma, la automatización end-to-end de procesos completos se enfocará cada vez más en automatizar procesos de extremo a extremo en lugar de tareas individuales. Esto permitirá una mayor optimización y eficiencia de los procesos empresariales completos, desde el inicio hasta el fin, también permitirá una mayor adopción de la RPA, que seguirá siendo una tecnología clave en la hiperautomatización. Se espera que su adopción se acelere en diversas industrias, ya que las organizaciones buscan mejorar la eficiencia y reducir costos mediante la automatización de tareas manuales y basadas en reglas.

Por último, se beneficiará de la integración de tecnologías emergentes como la robótica, el Internet de las Cosas (IoT), la Realidad Aumentada (AR) y la Realidad Virtual (VR). Estas tecnologías pueden complementar la automatización al interactuar con sistemas físicos y proporcionar interfaces más intuitivas y eficientes.

Conclusiones

La hiperautomatización representa un enfoque revolucionario para la automatización de procesos empresariales.

Al combinar la inteligencia artificial, el análisis de datos y una variedad de tecnologías y herramientas digitales, las organizaciones pueden optimizar sus procesos, desbloquear el valor de los datos y tomar decisiones más informadas.

Aunque presenta desafíos, el futuro de la hiperautomatización es prometedor y continuará impulsando la transformación digital en los negocios.

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