Offboarding: Transforma las salidas de empleados en oportunidades

Qué es el offboarding y qué aporta a RRHH

El onboarding es un proceso que a menudo es subestimado en las empresas, a pesar de ser de vital importancia para la gestión de recursos humanos, y poder ser el trampolín hacia una gestión del talento excepcional.

La mayoría de las veces, la atención suele centrarse en el onboarding, el proceso de integración de nuevos colaboradores. Pero el offboarding merece una consideración igualmente importante, ya que aquí es donde se encuentra la verdadera oportunidad para transformar las salidas de empleados en experiencias valiosas tanto para la empresa como para las personas.

Así, cuando hablamos de offboarding nos referimos al proceso que gestiona la etapa de desvinculación laboral de un empleado, ya sea por renuncia voluntaria, finalización de contrato o cualquier otra razón.

El offboarding bien gestionado puede marcar la diferencia en la reputación de una empresa y en la satisfacción general de los empleados. No se trata solo de una despedida formal, sino de un proceso estratégico que tiene como objetivo principal garantizar una transición suave y beneficiosa para ambas partes involucradas.

Al reconocer la importancia del offboarding, las empresas pueden cultivar una cultura de respeto, cuidado y aprendizaje continuo, incluso en el momento de la desvinculación laboral.

Objetivos y beneficios del proceso de offboarding

El proceso de offboarding va más allá de la simple finalización de la relación laboral. Aquí compartimos contigo los objetivos que marcan una gran diferencia tanto para la empresa como para los empleados salientes:

• Compartir conocimientos: Durante el offboarding, se da la oportunidad de compartir conocimientos y experiencias acumuladas por el empleado saliente. Esta transferencia de conocimiento es muy valiosa para otros miembros del equipo y garantiza una continuidad efectiva en los procesos y proyectos en curso.

• Fortalecer la comunicación: El offboarding puede ser un momento de reflexión y apertura. Al fomentar una comunicación clara y honesta, tanto la empresa como el empleado saliente pueden expresar inquietudes, ofrecer retroalimentación constructiva y mantener un diálogo abierto que facilite el aprendizaje mutuo.

• Evaluar el desempeño y la satisfacción: El proceso de offboarding ofrece la oportunidad de evaluar el desempeño y la satisfacción de los empleados salientes. Esta retroalimentación ayuda a la empresa a identificar áreas de mejora, tanto en términos de gestión de talento como de clima laboral.

Al abordar adecuadamente el offboarding, las empresas pueden obtener una serie de beneficios, que incluyen:

• Mejora de la reputación de la empresa: Un offboarding respetuoso y bien gestionado muestra el compromiso de la empresa con el bienestar de sus empleados, incluso durante la desvinculación. Esto puede mejorar su reputación como empleador y atraer a talento de calidad en el futuro.

• Mantenimiento de relaciones positivas: Aunque un empleado salga de la empresa, no significa que la relación deba terminar de forma negativa. Un offboarding cuidado genera y mantiene relaciones positivas con los excolaboradores, lo que puede generar oportunidades de colaboración futura o recomendaciones de valor a otros stakeholders interesantes para la empresa.

• Aprendizaje organizacional: Al aprovechar la salida de empleados, la empresa puede aprender de las experiencias vividas y mejorar de cara a las futuras.

Preparación del offboarding

Planificación previa al proceso de offboarding

La clave para un buen offboarding radica en una planificación adecuada antes de que se inicie el proceso de desvinculación laboral. Aquí es donde las empresas pueden establecer una base sólida para garantizar una transición fluida y beneficiosa tanto para la empresa como para el empleado saliente. Algunas consideraciones importantes durante esta fase de planificación incluyen:

• Identificar los objetivos del offboarding: Antes de comenzar el proceso, es fundamental establecer los objetivos específicos que se desean conseguir con el offboarding. ¿Se busca principalmente compartir conocimientos, evaluar el desempeño o mantener una buena relación con el empleado saliente? Establecer metas claras permitirá una planificación más efectiva.

• Designar un punto de contacto: Es recomendable designar a una persona responsable que actúe como punto de contacto principal para el empleado saliente. Esta persona será la encargada de guiar al empleado a lo largo del proceso de offboarding, responder a sus preguntas y brindarle el apoyo necesario.

• Evaluar las necesidades de transición: Cada empleado saliente tendrá diferentes necesidades durante su transición. Al evaluar estas necesidades de manera individualizada, la empresa proporciona recursos y apoyo específicos que facilitan una transición sin contratiempos.

Comunicación efectiva con el empleado saliente

Una comunicación clara y efectiva es fundamental durante el proceso de offboarding. Asegurarse de mantener una comunicación abierta y respetuosa con el empleado saliente ayudará a construir una relación de confianza y facilitará la transición. Aquí compartimos algunas pautas para una comunicación efectiva durante el offboarding:

• Programar reuniones de salida: Establecer reuniones de salida cara a cara con el empleado saliente ofrece la oportunidad de discutir abiertamente sus inquietudes, generar retroalimentación constructiva y asegurarnos de que se sienta escuchado y valorado.

• Proporcionar información clara: Durante el offboarding, es importante proporcionar información clara sobre los procedimientos, beneficios y cualquier otro asunto relacionado con la salida del empleado. Esto incluye explicar los términos del contrato, beneficios posteriores a la salida y cualquier requisito legal o administrativo.

• Ofrecer apoyo emocional: El proceso de desvinculación laboral puede ser emocionalmente desafiante para el empleado saliente. Es esencial mostrar empatía y garantizar apoyo emocional, ya sea a través de recursos internos de apoyo o recomendando servicios externos de asesoramiento y orientación.

Recolección y transferencia de conocimientos

Una parte crucial del offboarding es la recolección y transferencia de conocimientos del empleado saliente. Asegurarnos de que el conocimiento y la experiencia acumulados no se pierdan es esencial para la continuidad y el crecimiento de la empresa. Aquí hay algunos pasos importantes a seguir:

• Identificar el conocimiento clave: Trabajar en colaboración con el empleado saliente para identificar las áreas de conocimiento críticas que deben ser transferidas. Esto puede incluir información sobre proyectos en curso, contactos importantes, procesos específicos o cualquier otro conocimiento relevante para el puesto.

• Documentar y organizar la información: Registrar el conocimiento en formatos accesibles, como documentos, bases de datos o manuales, garantizará que esté disponible para el equipo posteriormente. Organizar la información de manera clara y estructurada facilitará su búsqueda y comprensión.

• Facilitar la transferencia de conocimientos: Establecer un proceso para que el empleado saliente comparta su conocimiento con los miembros del equipo pertinentes. Esto puede implicar la organización de sesiones de capacitación, mentorías o incluso la asignación de un “receptor de conocimiento” para recibir y procesar la información.

Al preparar adecuadamente el offboarding, las empresas pueden garantizar que la salida de un empleado sea una oportunidad valiosa para recolectar conocimientos, fortalecer la comunicación y facilitar una transición suave tanto para la empresa como para el empleado saliente.

Proceso de offboarding

Documentación y cierre de tareas pendientes

Durante el proceso de offboarding, es esencial asegurarse de que todas las tareas pendientes del empleado saliente estén adecuadamente documentadas y cerradas. Esto garantizará que no haya lagunas en los proyectos y que el equipo continúe trabajando sin contratiempos.

A continuación, algunos pasos importantes a seguir:

• Revisar las tareas y responsabilidades: Trabajar en colaboración con el empleado saliente para revisar y documentar todas las tareas y responsabilidades que están en curso. Identificar las tareas críticas y aquellas que requieren atención inmediata.

• Asignar responsabilidades: En caso de que haya tareas pendientes que necesiten ser completadas, asignar responsabilidades claras a otros miembros del equipo. Asegurarnos de que el nuevo responsable entienda completamente lo que se espera de él, del proyecto o tarea, y cuáles son los plazos asociados.

• Documentar los procesos: Si el empleado saliente era el responsable de procesos específicos, es fundamental documentar estos procesos de manera clara y detallada. Esto permitirá que el equipo tenga una referencia precisa y pueda continuar realizando las tareas de manera efectiva.

Entrega de activos y acceso a sistemas

Durante el offboarding, es importante gestionar adecuadamente la entrega de activos y el acceso a sistemas de la empresa.

• Recopilación de activos: Asegurarnos de que el empleado saliente devuelva todos los activos de la empresa, como dispositivos electrónicos, tarjetas de acceso, llaves, entre otros. Establecer un proceso claro para que el empleado entregue estos activos y verifique que se haya completado.

• Desactivación de acceso: Revocar el acceso del empleado saliente a los sistemas y plataformas de la empresa. Esto incluye cuentas de correo electrónico, bases de datos, herramientas en línea y cualquier otro recurso al que el empleado tuviera acceso durante su empleo.

• Transferencia de información confidencial: Confirmación de que el empleado saliente comprenda y cumpla con las políticas de confidencialidad de la empresa. Si es necesario, firmar acuerdos adicionales de confidencialidad y garantizar que cualquier información confidencial se transfiera de manera segura o se destruya adecuadamente.

Despedida y reconocimiento del empleado saliente

El proceso de offboarding no estaría completo sin una despedida adecuada y un reconocimiento al empleado saliente por su contribución a la empresa. Aquí hay algunos aspectos a considerar:

• Reunión de despedida: Organizar una reunión o evento para despedir al empleado saliente de manera formal. Este será también un buen momento para expresar gratitud, reconocimiento y mejores deseos para el futuro.

• Reconocimiento del logro: Destacar los logros y contribuciones significativas del empleado saliente durante su tiempo en la empresa. Esto puede ser a través de palabras de elogio, premios o incluso un pequeño regalo simbólico de agradecimiento.

• Fomentar el networking: Animar al empleado saliente a mantener contactos y conexiones con la empresa. Esto puede incluir invitaciones a eventos de networking, mantener el contacto a través de redes sociales profesionales y la posibilidad de ser considerado en futuras oportunidades de empleo o colaboración.

Apoyo emocional y transición profesional

Durante el proceso de offboarding, es fundamental ofrecer apoyo emocional y facilitar la transición profesional del empleado saliente. Esta etapa puede generar una amplia gama de emociones y desafíos, tanto para el empleado como para la empresa. Por ello, hay algunos aspectos importantes a considerar:

Manejo de emociones durante el offboarding

El offboarding puede ser un momento emocionalmente desafiante para el empleado saliente. Sentimientos de incertidumbre, nostalgia o incluso decepción pueden surgir durante esta transición. Por parte de la empresa, es importante reconocer y abordar estas emociones de manera sensible y compasiva. Algunas acciones a tomar incluyen:

• Fomentar la comunicación abierta: Establecer un entorno seguro donde el empleado saliente se sienta libre de expresar sus emociones y preocupaciones. La comunicación abierta ayuda a aliviar la tensión emocional y aporta un apoyo efectivo.

• Proporcionar recursos de apoyo: Ofrecer recursos internos o externos, como servicios de asesoramiento o apoyo psicológico, puede ser de gran ayuda para el empleado saliente durante esta transición emocionalmente desafiante.

• Mostrar empatía: La empatía y la comprensión son fundamentales para respaldar al empleado saliente. Reconocer y validar sus emociones, garantizar apoyo y demostrar interés genuino en su bienestar ayudará a facilitar el proceso de offboarding.

Asesoramiento y orientación en la búsqueda de nuevas oportunidades

El offboarding también ofrece una oportunidad para apoyar al empleado saliente en su búsqueda de nuevas oportunidades profesionales. La empresa puede desempeñar un papel activo al proporcionar asesoramiento y orientación. Compartimos algunas ideas y propuestas de acción en dirección a este objetivo:

• Evaluación de habilidades y fortalezas: Ayudar al empleado saliente a evaluar sus habilidades y fortalezas profesionales. Esto puede incluir ofrecer retroalimentación constructiva sobre su desempeño pasado y destacar las habilidades transferibles que podrían ser valiosas en futuras oportunidades.

• Ofrecer recursos de búsqueda de empleo: Proporcionar herramientas y recursos para la búsqueda de empleo, como consejos de currículum, entrevistas o redes profesionales. Esto ayudará al empleado saliente a sentirse respaldado y equipado para el mercado laboral.

• Conexiones y referencias: Facilitar conexiones con otros profesionales, tanto dentro como fuera de la empresa, puede ampliar las oportunidades de empleo del empleado saliente. Además, estar dispuesto a proporcionar referencias sólidas y testimonios positivos también supone un gran valor en su búsqueda de empleo.

Programas de reubicación o recolocación

En algunos casos, la empresa puede ofrecer programas de reubicación o recolocación para ayudar al empleado saliente a encontrar nuevas oportunidades laborales. Estos programas pueden incluir:

• Asesoramiento personalizado: Proporcionar asesoramiento individualizado sobre opciones de carrera, planificación profesional y estrategias de búsqueda de empleo. Este apoyo personalizado ayudará al empleado saliente a identificar y perseguir las oportunidades adecuadas para ellos.

• Capacitación y desarrollo profesional: Ofrecer programas de capacitación y desarrollo profesional para mejorar las habilidades y aumentar la empleabilidad del empleado saliente. Esto puede incluir cursos, talleres o incluso financiamiento para la educación continua.

• Red de contactos: Facilitar el acceso a una red de contactos y oportunidades de networking dentro de la industria o el campo de interés del empleado saliente, en forma de eventos, conferencias o incluso la posibilidad de trabajar en proyectos de colaboración con otras empresas.

Seguimiento posterior al offboarding

El proceso de offboarding no termina una vez que el empleado saliente deja la empresa. Es importante realizar un seguimiento posterior para aprovechar la retroalimentación, mantener relaciones con ex empleados y buscar mejoras continuas en el proceso de offboarding.

Retroalimentación y aprendizaje organizacional

Obtener retroalimentación del empleado saliente sobre su experiencia de offboarding genera un valor grandísimo para el aprendizaje organizacional y la mejora continua. Algunas acciones que se pueden llevar a cabo son:

• Encuestas de salida: Realizar encuestas o entrevistas de salida para recopilar comentarios y opiniones del empleado saliente sobre su experiencia durante el offboarding. Esto proporciona información valiosa sobre las fortalezas y debilidades del proceso.

• Análisis de datos: Analizar los datos recopilados de las encuestas de salida y otros mecanismos de retroalimentación para identificar tendencias y patrones. Esto ayudará a identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas adecuadas.

• Acciones de mejora: Utilizar la retroalimentación recibida para implementar mejoras en el proceso de offboarding. Esto supone incluir ajustes en los procedimientos, mayor apoyo emocional, desarrollo de recursos adicionales, entre otros.

Mantenimiento de relaciones con ex empleados

Mantener relaciones sólidas con los ex empleados es beneficioso tanto para la empresa como para el empleado saliente. Para conseguirlo podemos desarrollar:

• Programas de ex empleados: Establecer programas específicos para mantener el contacto con los ex empleados, como boletines informativos periódicos, eventos de networking o grupos en redes sociales profesionales. Estas iniciativas ayudan a mantener una red de contactos y a mantenerse actualizado sobre los logros y cambios profesionales de los ex empleados.

• Referencias y recomendaciones: Estar dispuesto a proporcionar referencias y recomendaciones sólidas para los ex empleados en su búsqueda de nuevas oportunidades laborales. Esto refuerza la relación de confianza y demuestra el apoyo continuo de la empresa hacia su antiguo talento.

• Oportunidades de colaboración: Explorar oportunidades de colaboración con los ex empleados, como proyectos freelance, consultorías o incluso programas de retorno. Esto permite aprovechar su experiencia y conocimientos de manera mutuamente beneficiosa.

Mejoras continuas en el proceso de offboarding

El proceso de offboarding debe ser visto como un área de mejora continua en la gestión de recursos humanos, para ello debemos establecer:

• Evaluación periódica: Realizar evaluaciones periódicas del proceso de offboarding para identificar áreas de mejora y oportunidades de optimización. Esto incluye la revisión de políticas, procedimientos y la recopilación de retroalimentación de los diferentes involucrados en el proceso.

• Capacitación y sensibilización: Proporcionar capacitación y sensibilización a los gerentes y empleados involucrados en el proceso de offboarding. Esto garantiza que comprendan la importancia del offboarding adecuado y estén equipados con las habilidades necesarias para llevarlo a cabo de manera efectiva.

• Integración con el onboarding: Establecer una conexión más estrecha entre el proceso de offboarding y el onboarding. Aprender de las experiencias de los empleados salientes puede ayudar a mejorar el proceso de incorporación de nuevos empleados y evitar posibles problemas o brechas en el futuro.

El seguimiento posterior al offboarding es una parte integral de la gestión de recursos humanos. Al recopilar retroalimentación, mantener relaciones con ex empleados y buscar mejoras continuas, la empresa fortalece su proceso de offboarding, construyendo una reputación positiva y fomentando relaciones duraderas con su talento, incluso más allá de su tiempo en la empresa.

Conclusiones

El offboarding es un proceso crucial en la gestión de recursos humanos. Por ello, se está convirtiendo en una tendencia cada vez más adoptada por las empresas de IT y en general de todos los mercados. Las grandes compañías tecnológicas como Google, LinkedIn o HubSpot, entre otras, ya llevan años poniendo en práctica y desarrollando sus procesos de offboarding para empleados.

Esta es la única forma de garantizar una transición efectiva y satisfactoria tanto para los empleados salientes como para la organización en su conjunto. Garantizando las conexiones a largo plazo, incluso cuando el empleado ha dejado de empleado para ser ex empleado.

En el panorama laboral actual de constante evolución, se espera que el offboarding sea cada vez más un proceso clave en la gestión de recursos humanos. Más teniendo en cuenta tendencias muy en boga como:

• Enfoque en la experiencia del empleado: Las empresas están cada vez más centradas en ofrecer una experiencia positiva y enriquecedora tanto durante el onboarding como durante el offboarding. Se presta atención a la forma en que los empleados se relacionan con la empresa, desde dentro y fuera de ella.

• Personalización y adaptabilidad: A medida que las necesidades y expectativas de los empleados varían, es importante personalizar los procesos para satisfacer sus necesidades individuales. Esta es una tendencia cada vez más al alza no solo en la generación de productos y servicios, sino también en los entornos de trabajo y RRHH.

• Uso de tecnología y automatización: La tecnología desempeña un papel cada vez más presente en nuestras vidas. El uso de herramientas y plataformas digitales ayuda a agilizar los procesos, facilita la comunicación y recopila datos para mejorar continuamente el proceso de offboarding.

• Enfoque en el employer branding: La forma en que una empresa maneja el offboarding tienen un impacto significativo en su reputación y en su employer branding. Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de la experiencia de empleado y cómo esta puede influir en la percepción de su marca empleadora tanto dentro como fuera de la organización.

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