Power Automate: Automatiza tus tareas sin código

Qué es Power Automate

Power Automate es una plataforma de automatización de procesos empresariales desarrollada por Microsoft que permite crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de tener experiencia en programación. En una IU intuitiva y amigable, puedes automatizar tareas repetitivas gracias a su integración con múltiples aplicaciones y servicios, y optimizar así la eficiencia de tu organización.

¿Te imaginas que cada vez que envías un documento para revisión, se iniciara automáticamente un flujo de aprobación que notifique a los revisores pertinentes, recoja su feedback y te informe cuando esté aprobado?

O recibir un reporte de ventas o de rendimiento al final de cada semana sin hacer nada. Incluso, poder responder instantáneamente a las preguntas frecuentes de tus clientes sin intervención manual.

Todo esto y más es posible gracias a Power Automate.

Este artículo es solo una introducción, si quieres ser todo un PRO de este servicio te recomendamos nuestro Curso de Power Automate.

Power Automate dentro del ecosistema de Microsoft

Dentro del ecosistema de Microsoft, Power Automate se posiciona como una herramienta clave para la transformación digital de las empresas. Al integrarse perfectamente con otras aplicaciones y servicios de Microsoft, como Microsoft 365, SharePoint y Teams, Power Automate potencia la productividad y colaboración.

Power Automate se integra dentro de la suite de soluciones de Power Platform, lo que hace que esté estrechamente ligado con otras herramientas como Power Apps, Power BI y Dataverse. Esto significa que puedes crear flujos de trabajo automatizados que interactúen con datos y procesos en estas aplicaciones y servicios.

Por ejemplo, podrías crear un flujo de trabajo en Power Automate que se active cuando se agregue un nuevo registro a una base de datos en Dataverse, y que automáticamente envíe un correo electrónico a un equipo específico notificando sobre este nuevo registro.

O podrías diseñar un flujo de trabajo que se active cuando alguien complete un formulario en Power Apps, y que luego actualice una hoja de cálculo en Excel con los datos proporcionados.

Importancia de la automatización sin código

La automatización sin código se ha convertido en un factor crucial para democratizar la automatización de procesos dentro de las empresas. Al eliminar la barrera del conocimiento técnico, la automatización sin código permite que una amplia gama de usuarios, desde empleados de ventas hasta gerentes de recursos humanos, puedan crear flujos de trabajo automatizados de manera rápida y sencilla.

Esto no solo acelera la implementación de soluciones automatizadas, sino que también fomenta la innovación y la agilidad en las organizaciones.

Principales características de Power Automate

En esta sección vamos a destacar las principales características del servicio de Power Automate.

Automatización de flujos de trabajo

Como hemos comentado previamente, este servicio permite crear flujos de trabajo automatizados para simplificar tareas repetitivas.

Lo más interesante es que podemos hacer esto utilizando una interfaz intuitiva de tipo “arrastrar y soltar”.

Conectividad con aplicaciones y servicios populares

Power Automate ofrece una amplia gama de conectores que te permiten integrar y conectar diferentes aplicaciones y servicios populares. Esto incluye servicios de Microsoft como Office 365, SharePoint, Teams, así como aplicaciones de terceros como Salesforce, Google Drive, Twitter, entre otros.

La gran cantidad de conectores disponibles te permite automatizar procesos que abarcan múltiples plataformas y servicios como veremos en secciones posteriores.

Integración con servicios de inteligencia artificial

Power Automate también ofrece conectores para servicios de inteligencia artificial y machine learning, como Microsoft Azure Cognitive Services, IBM Watson, Google Cloud AI, entre otros. Esto te permite agregar capacidades de inteligencia artificial a tus flujos de trabajo, como análisis de texto, reconocimiento de imágenes, traducción de idiomas, entre otros.

Además, no podemos olvidarnos de AI Builder, una característica dentro de Power Platform de Microsoft que permite a los usuarios agregar capacidades IA a sus aplicaciones y flujos de trabajo sin necesidad de tener experiencia en ciencia de datos o programación avanzada. AI Builder ofrece modelos preentrenados y herramientas de capacitación para crear y personalizar modelos de IA para diversas tareas, como reconocimiento de imágenes, detección de objetos, clasificación de texto, predicción de valores y mucho más.

Además de los modelos preentrenados, AI Builder te permite personalizar y entrenar tus propios modelos de IA para adaptarse a las necesidades específicas de tu negocio. Puedes utilizar herramientas intuitivas de arrastrar y soltar para etiquetar datos, entrenar modelos y evaluar su precisión e integrar posteriormente estos con tus flujos de Power Automate.

Monitorización y gestión centralizada de flujos automatizados

Además, este servicio proporciona herramientas para monitorear y administrar tus flujos de trabajo automatizados de manera centralizada. Puedes ver el estado de ejecución de tus flujos, detectar y solucionar problemas, y recibir notificaciones en tiempo real sobre eventos importantes.

Power Automate también ofrece capacidades de supervisión y generación de informes que te permiten analizar el rendimiento de tus flujos y tomar decisiones para optimizar su eficiencia.

Beneficios de uso de Power Automate

A continuación, vamos a ver una lista de beneficios del uso de Power Automate.

• Ahorro de tiempo y recursos: Automatizar tareas repetitivas libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades de mayor valor. Power Automate elimina la necesidad de realizar manualmente tareas tediosas y permite que los recursos se utilicen de manera más eficiente.

• Mejora de la eficiencia operativa: Al automatizar flujos de trabajo, se optimizan los procesos empresariales, lo que lleva a una mayor eficiencia operativa. Power Automate agiliza los procesos al eliminar cuellos de botella y minimizar el tiempo de inactividad entre tareas.

• Facilita la colaboración entre equipos: Además, permite la integración de sistemas y la automatización de procesos entre diferentes equipos y departamentos. Esto facilita la colaboración al permitir que los datos se muevan de manera más fluida entre las distintas partes de la organización.

• Aumenta la precisión y reduce errores humanos: Además, y aunque nos pese, al automatizar tareas, se reduce la probabilidad de errores humanos y se mejora la precisión de los procesos. Power Automate realiza tareas de manera consistente y sin errores, lo que ayuda a garantizar la calidad y la integridad de los datos.

Integraciones con Power Automate

Power Automate ofrece una amplia conectividad con una variedad de aplicaciones y servicios populares, podemos destacar los siguientes

Integración con Microsoft 365

Contamos con conectores para Outlook, Excel, SharePoint, OneDrive, Teams, Planner y más. Estos te permiten automatizar tareas como enviar correos electrónicos, crear documentos, actualizar hojas de cálculo y colaborar en proyectos.

Conectividad con aplicaciones de Google Workspace

Aunque Google sea la “competencia” también podemos vincular sus servicios con Power Automate.

Puedes crear flujos de trabajo que se activen cuando ocurran eventos en tu calendario de Google, como enviar recordatorios por correo electrónico. También puedes automatizar tareas como la creación, actualización y eliminación de archivos y carpetas en Google Drive.

O incluso crear flujos de trabajo que se activen cuando recibas correos electrónicos específicos en tu cuenta de Gmail, lo que te permite automatizar acciones como enviar respuestas automáticas, archivar correos electrónicos o extraer datos de los mensajes recibidos.

Automatización de procesos en redes sociales

En cuanto a la automatización de procesos en redes sociales, existen conectores para varias plataformas de redes sociales, como X, Facebook, LinkedIn e Instagram.

Con estos conectores, puedes automatizar tareas como publicar contenido, monitorear menciones y comentarios, enviar mensajes directos, entre otros.

Conexión con servicios de almacenamiento en la nube

Por último, contamos con conectores para servicios en la nube de Azure, como Azure Blob Storage, Azure SQL Database, Azure Functions, entre otros. Esto te permite integrar flujos de trabajo con recursos y servicios en la nube de Microsoft.

Comenzando con Power Automate

A continuación, vamos a ver un ejemplo de cómo podemos crear un flujo automatizado básico, también veremos los diferentes tipos de desencadenadores que tenemos disponibles.

Creación de un flujo automatizado básico

Para crear un flujo en primer lugar debemos ir al apartado de flujos y clicando en New escoger el tipo del mismo (después comentaremos las diferentes opciones). Utiliza los conectores y desencadenadores disponibles para crear el flujo.

En este ejemplo, crearemos un flujo que envía una notificación cuando un correo electrónico llega a nuestra bandeja de entrada.

Tenemos que buscar correo electrónico en el cuadro de todos los desencadenadores para encontrar el apropiado.

Tras esto seleccionamos el desencadenador Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3).

Agregamos un Nuevo paso y buscamos Notificación y, a continuación, seleccionamos la acción Enviarme una notificación móvil.

Agregue el token dinámico Asunto al campo Texto de la tarjeta Enviarme una notificación móvil y seleccionamos Guardar para guardar su flujo.

El flujo debería tener la apariencia de la siguiente captura.

Si quieres ver más ejemplos como este te recomendamos que visites nuestro curso Aprende Power Automate a través de ejemplos.

Tipos de desencadenadores

Los desencadenadores se pueden iniciar de forma instantánea o manual, en un horario o automáticamente cuando ocurre un evento externo (por ejemplo, cuando llega un correo electrónico).

Si desea ejecutar un flujo de nube con solo tocar un botón en su dispositivo móvil, para recordarle a su equipo que se una a la reunión diaria del equipo, lo más fácil es crear un flujo instantáneo.

Si desea ejecutar un flujo de nube en un horario, por ejemplo, para enviar un informe de proyecto semanal, crea un flujo programado. En los flujos programados, podemos elegir cuándo (fecha y hora) y frecuencia (mensual, diaria, cada hora, y más).

Por último, si deseamos crear un flujo en la nube que realice tareas automáticamente después de que ocurra un evento (por ejemplo, un flujo en la nube que le notifique por correo electrónico cuando alguien envíe un tuit con una palabra clave que usted especifique), crea un flujo automatizado.

Personalización de flujos con condiciones

Podemos personalizar los flujos con la tarjeta Condición, simplemente debemos agregar una condición, en este caso seleccionamos el parámetro Retweet count.En el cuadro del medio de la tarjeta Condición, seleccionamos es mayor o igual que. Finalmente, escribimos 10 en el cuadro de la derecha.

Ahora que se ha configurado la condición, continuamos con los siguientes pasos para enviar un correo electrónico si el valor de Retweet count es mayor que 10.

Debemos seleccionar Agregar una acción en el lado En caso afirmativo de la condición. Escribimos Enviar un correo electrónico en el cuadro de búsqueda y seleccionamos Enviar un correo electrónico (V2).

Configuramos la tarjeta Enviar un correo electrónico (V2), indicando el contenido del correo electrónico que el flujo envía si el valor de Retweet count es mayor que 10. También podemos configurar el lado En caso negativo de la condición si deseamos realizar una acción cuando el valor de Retweet count es menos de 10.

Solución de desafíos y problemas comunes

A continuación, tenemos algunas estrategias específicas para abordar los desafíos más comunes de Power Automate.

• Gestión de errores y excepciones: Podemos utilizar acciones como “Control de errores” para manejar situaciones inesperadas de manera controlada. Estas acciones específicas permiten manejar diferentes tipos de errores y excepciones. Además, podemos implementar un registro de errores detallado utilizando acciones como “Registrar un mensaje en el historial” o “Enviar un correo electrónico”.

• Optimización de flujos para mejorar el rendimiento: Por otro lado, debes identificar y eliminar acciones innecesarias o redundantes en tus flujos de trabajo. Esto puede incluir acciones que no contribuyan al objetivo final del flujo o que puedan ser reemplazadas por otras más eficientes. Además, dividir flujos de trabajo complejos en subflujos más pequeños y modulares facilitará la depuración y la optimización individual de cada parte del flujo.

• Seguridad y protección de datos en flujos automatizados: Por último, utiliza autenticación segura, como cuentas de servicio o autenticación basada en tokens para acceder a recursos y servicios externos de manera segura. Además, utiliza acciones de cifrado para proteger datos sensibles mientras se transfieren entre aplicaciones y servicios.

Conclusiones

La automatización de tareas es actualmente un pilar fundamental para aumentar la eficiencia y la productividad de las organizaciones. Power Automate, ofrece una solución poderosa y accesible para automatizar flujos de trabajo sin necesidad de tener experiencia en programación.

Al eliminar la barrera del conocimiento técnico, Power Automate permite a una amplia gama de usuarios crear flujos de trabajo automatizados de manera rápida y sencilla, lo que acelera la implementación de soluciones automatizadas y fomenta la innovación y la agilidad en las organizaciones.

Con características como la automatización de flujos de trabajo, la conectividad con aplicaciones y servicios populares, la integración con servicios de inteligencia artificial y la monitorización y gestión centralizada de flujos automatizados, Power Automate ofrece una solución completa para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la colaboración entre equipos y reducir errores humanos.

Además, la integración de Power Automate dentro del ecosistema de Microsoft, junto con otras herramientas como Power Apps, Power BI y Dataverse, proporciona una plataforma completa para la transformación digital de las empresas, permitiendo crear flujos de trabajo automatizados que interactúen con datos y procesos en toda la organización.

Como puedes ver, Power Automate es una herramienta poderosa que está cambiando la forma en que las empresas gestionan sus operaciones, te recomendamos que revises nuestro curso Automatiza con Power Automate para aprender mucho más sobre esta tecnología.