Aprender a delegar: Beneficios y consejos para un manager IT

Qué es delegar y por qué tiene tanta importancia

Se entiende la delegación como la cesión de responsabilidad entre personas para la ejecución de una tarea específica. Desde el punto de vista de gestión, la delegación se produce en el momento en el que un mando superior asigna una tarea a cualquiera de sus subordinados.

La delegación genera un efecto positivo en ambos sentidos:

• El mando superior libera tiempo para la ejecución de tareas de un mayor valor añadido y muestra confianza en su equipo.
• El subordinado se mantiene conectado a las funciones de su superior, mejora su capacidad para ejecutar tareas de mayor valor añadido y obtiene autonomía.

Las ventajas de la delegación son claras: empoderamiento de las personas, incremento de la satisfacción laboral y de la productividad. Si bien, para beneficiarse de ello, la delegación debe ser eficaz, para lo cual es importante tener en cuenta una serie de factores.

Factores inherentes a la delegación eficaz

1. Responsabilidad

Cuando se delega responsabilidad se espera que la persona sobre quien se ejecuta a delegación lleve a cabo decisiones a fin de conseguir resultados específicos. Sin embargo, la responsabilidad última sigue siendo de la persona que ha delegado la tarea. Por ello, el término es de delegación y no de cesión de la responsabilidad.

Ciertamente la responsabilidad queda compartida, ya que quien delega sí que deposita su confianza en la persona que va a ejecutar la tarea, quien a su vez asume el compromiso de realizarlo correctamente.

Veámoslo con un ejemplo: Un manager de IT recibe una orden del área de producción para realizar un mantenimiento inesperado de un software de gestión de la producción. Al encontrarse justamente en un proceso de auditoría, no puede realizar las labores de coordinación del equipo, proveedores y compras para realizar el mantenimiento. Decide delegar la tarea al completo en su jefe de proyectos principal. Aun sabiendo que la tarea ha sido delegada, quien tendrá que rendir cuentas ante el área de producción sí, el software no se repara a tiempo sigue siendo el responsable de IT.

Como puede verse, es posible distinguir una doble responsabilidad:

• Responsabilidad última de la tarea: sigue siendo de quien delega la tarea, ya que es el último responsable de la misma.
• Responsabilidad compartida: en el momento en que se ha delegado la tarea, se crea un compromiso entre quien delega y el delegado por el cual, si hay cualquier problema, la responsabilidad entre ambos es compartida.

2. Autoridad

Cuando se delega una tarea, se está delegando también la autoridad necesaria para ejecutarse. A quien se delega se le está concediendo el poder de controlar los recursos necesarios y hacer cambios en nombre del responsable a fin de conseguir los resultados obtenidos.

Analizando el ejemplo anterior, muy probablemente solo el responsable de IT tenga permisos y autoridad para realizar un pedido de compra de servicios que superen un cierto valor. Si para la tarea que se le ha asignado al jefe de proyectos fuese necesario utilizar estos permisos o autoridad, el responsable de IT debería transferir y comunicar la autoridad también delegada a las personas de interés para la correcta ejecución de la tarea.

Etapas para una delegación eficaz

Para que una delegación sea realmente eficaz, será importante que quien delega le otorgue la importancia necesaria, planificándose de forma adecuada. Los siguientes pasos proporcionan una sencilla guía de las etapas necesarias para una delegación eficaz:

Etapa 0: Razón de ser de la delegación

Inicialmente se deberá estudiar y especificar tanto la tarea como los objetivos a alcanzar.
Durante ese estudio puede concluirse por ejemplo que es una tarea que no debe delegarse, como por ejemplo la firma de un acuerdo importante para la compañía. Especificar la tarea y sus objetivos va a ser altamente valioso para que quien realice finalmente la tarea tenga la máxima información posible. En caso de no realizarse adecuadamente esta etapa, pueden producirse diferencias entre las expectativas de quien delega la tarea y cómo entiende éstas en quien se delega.

Etapa 1: Identificación de la persona en quien debe delegarse

Un paso fundamental es entender muy bien quien debe ser el colaborador adecuado para la ejecución de la tarea. En muchas ocasiones este colaborador no tendrá por qué ser una sola persona, sino que se decidirá conformar un equipo de personas, donde se definirán también con detalle las diferentes personas que lo conforman.

Si la tarea va a tener un componente inminentemente administrativo, se deberá elegir una persona que tenga conocimientos al respecto, mientras que, si es una tarea que requiere de un intensivo trato con personas o clientes, será importante elegir a una persona o equipo que tenga capacidad para el correcto trato con personas o clientes.

Es habitual que una tarea requiera habilidades diversas que no se encuentren de forma directa en una sola persona, lo que motiva la creación de un grupo de personas para la ejecución de esta. Como veremos más adelante, será muy importante determinar en detalle el rol de cada una de las personas que conforma este equipo.

Etapa 2: Detalle de la tarea que se delega

Los objetivos que se persiguen con la ejecución de la tarea son vitales para cuadrar las expectativas que se tienen en referencia a la misma. Sin embargo, estos objetivos deberán desglosarse en otros elementos de suma importancia para la consecución de dichos objetivos:

• Parámetros: Si el objetivo de la tarea del ejemplo anterior es solucionar el problema con el software para que producción pueda mantener los ritmos de trabajo exigidos, los parámetros y detalle de la tarea especificarán cual ha sido exactamente el error en el programa, cuando se ha producido, cual es el análisis o valoración inicial del área de producción, etc. En definitiva, todo el detalle de interés para la correcta ejecución de la tarea será lo que se deba proporcionar a quien la realiza.

• Plazos: No puede faltar una planificación temporal para la ejecución de la tarea. Su urgencia e importancia van a determinar cómo debe estructurarse la organización de la ejecución para alcanzar los plazos requeridos. La propia delegación de responsabilidad y autoridad anexa a la tarea va a proporcionar al delegado las herramientas necesarias para establecer una planificación que permita cumplir con los requerimientos de plazos.

Etapa 3: Recursos

Una vez identificados el detalle de la tarea y los plazos necesarios para su realización, será necesario que se establezca un análisis inicial de los recursos que se consideran necesarios para el cumplimiento de la tarea. Esta variable es una de las que más modificaciones pueden sufrir a lo largo de la ejecución de la tarea, ya que es complicado definir desde el principio con detalle cada uno de los pasos y recursos que van a ser necesarios para ejecutar la tarea.

Por ese mismo motivo, cobra importancia la delegación de la autoridad y el seguimiento continuo de la tarea por parte de quien la delega.

Etapa 4: Validación de la delegación

• Será necesario comprobar la comprensión de la tarea, además de proporcionar recursos y apoyos establecidos en el análisis inicial de la tarea. Esta fase es completamente compartida entre las dos partes y permite comprobar de forma objetiva que toda la información sobre la tarea ha sido adecuadamente trabajada.

• Para alcanzar un resultado exitoso en la delegación, será muy importante validar de forma subjetiva o humana que la persona o equipo elegido cuentan con el compromiso para la ejecución de la tarea. Una delegación nunca ha de verse como una orden, ya que, en el caso de una orden, la tarea debería ser siempre el trabajo para el que se ha contratado a la persona, su misión y su responsabilidad. En el caso de la delegación se establece un pacto y compromiso entre ambas partes. Supone la realización de una tarea o función que el mando superior debería realizar, por lo que el compromiso va a ser un factor clave para el éxito.

Etapa 5: Progreso de la tarea

Delegar una tarea es solamente el primer paso, ya que se deberá también invertir tiempo y recursos en controlar el progreso de realización de la tarea, manteniendo informadas a todas las partes sobre avances o modificaciones en la tarea. De nuevo esto es un elemento completamente compartido entre ambas partes.

Es habitual que las condiciones iniciales sobre las que se analiza y define la tarea sufran modificaciones externas a lo largo de su ejecución, y es habitualmente el responsable último el que recibe información acerca de las mismas. Por ese motivo, la comunicación constante asegura que todas las partes implicadas están volcadas en el éxito de la tarea delegada.

Etapa 6: Fin de la delegación

Una vez la tarea quede finalizada, la delegación habrá terminado. Sin embargo, no se debe nunca olvidar evaluar el rendimiento de la persona o equipo que ha ejecutado la tarea y el cumplimiento de los objetivos. Si no se realiza esta tarea, las próximas veces que se produzcan situaciones de delegación no contarán con tanta motivación y compromiso por parte de quien ejecuta la tarea, resultando en el no cumplimiento de los objetivos establecidos.

Esta fase tiene además otro objetivo primordial, que es el reconocimiento del éxito. Para mantener una alta implicación por parte de las personas de los equipos, se debe reconocer el éxito de la ejecución de tareas delegadas.

La delegación es por lo tanto una herramienta muy eficaz, pero que también requiere de una inversión adecuada para asegurar su éxito.