Cómo integrar la API de OpenAI con Google Sheets y Excel

Introducción

Hoy en día, la cantidad de información disponible es abrumadora y cada día generamos millones y millones de datos. En este contexto, la Inteligencia Artificial (IA) se ha vuelto una herramienta esencial para el análisis y la interpretación de datos, además que nos facilita la búsqueda de nueva información, e incluso nos otorga posibles soluciones que nos ayuden a tomar mejores decisiones acordes a nuestras necesidades particulares, en prácticamente cualquier ámbito de la vida.

La tecnología de la Inteligencia Artificial (IA) podemos verla en todas partes: desde los asistentes virtuales en nuestros móviles hasta en los sistemas de recomendación de películas en plataformas de streaming. Sin embargo, la IA sigue siendo un tema complejo para muchas personas, especialmente aquellas sin formación técnica en el campo.

Qué es OpenAI

OpenAI es una organización líder en el campo de la investigación en Inteligencia Artificial (IA), fundada en diciembre de 2015 por un grupo de profesionales en el área de la IA, incluyendo a figuras como Elon Musk, Sam Altman (CEO de OpenAI), Greg Brockman, Ilya Sutskever, Wojciech Zaremba, Alec Radford y John Schulman. La misión principal de OpenAI es desarrollar tecnologías de Inteligencia Artificial avanzadas y beneficiosas para la humanidad en general.

Lo más probable es que ya hayas oído hablar de alguna de sus soluciones, como pueden ser DALL·E 2, CODEX, WHISPER, pero hoy nos centraremos concretamente en ChatGPT y su API.

ChatGPT (actualmente ya en su versión 4) es un modelo de lenguaje basado en la arquitectura GPT (Generative Pre-trained Transformer), entrenado por OpenAI. Es capaz de procesar grandes cantidades de datos y utilizar ese conocimiento para generar una respuesta de texto a una entrada dada por el usuario (actualmente no solo se limita a entradas de texto, sino que también es capaz de interpretar imágenes y sonidos).

En otras palabras, ChatGPT es una aplicación diseñada para interactuar con las personas a través de mensajes de texto en un estilo conversacional. Es como hablar con una persona, pero en realidad es una IA que puede entender lo que estás escribiendo y responderte con frases coherentes. ChatGPT es capaz de aprender y mejorar a medida que interactúa con más personas, lo que le permite ofrecer respuestas más precisas y útiles con el tiempo. Se emplea para una variedad de propósitos, como responder preguntas, brindar asistencia al cliente y realizar tareas automatizadas.

Aunque la empresa de OpenAI fue fundada como una organización sin ánimo de lucro, actualmente recibe financiación de varias fuentes, incluyendo donaciones de filántropos, inversionistas, empresas tecnológicas y también reciben pagos de usuarios registrados que quieren disponer de un servicio “premium” de sus servicios. Aunque podemos trabajar con ChatGPT de forma totalmente gratuita, OpenAI ofrece una suscripción mensual a un servicio PLUS, para tener prioridad de acceso a la plataforma cuando sus sistemas están sobrecargados de tantas peticiones.

Tal ha sido el revuelo que han causado, que, en menos de 2 meses, la organización ha conseguido 100 millones de usuarios registrados, superando incluso a plataformas como Instagram, TikTok, Twitter, Facebook o Netflix, en alcanzar esas cifras de usuarios.

Además, OpenAI también tiene una filial comercial llamada OpenAI LP, que se dedica a desarrollar soluciones comerciales y de Inteligencia Artificial en colaboración con empresas y organizaciones.

Qué es la API de OpenAI

La API de OpenAI proporciona acceso a una amplia gama de modelos de lenguaje natural, computer vision y otras tecnologías de Inteligencia Artificial. Las API pueden ser utilizadas por desarrolladores para integrar diferentes sistemas y crear nuevas aplicaciones de manera más rápida y sencilla mediante solicitudes HTTP desde cualquier idioma. En otras palabras, una API actúa como una capa de comunicación entre dos aplicaciones, permitiendo que una aplicación pueda enviar y recibir datos de otra aplicación de manera estructurada y eficiente.

Beneficios de integrar OpenAI con Google Sheets y Excel

Al poco tiempo de comenzar a trabajar con GPT3, podremos comprobar el potencial que tiene este tipo de soluciones y la cantidad de beneficios que nos aporta. La Inteligencia Artificial está transformando la forma en que las empresas y organizaciones manejan y analizan sus datos. Una de las formas en que esto se está logrando, es a través de la integración de soluciones de Inteligencia Artificial como ChatGPT con herramientas comunes de ofimática, como Excel o Google Sheets.

Por qué usar estas integraciones

La integración de OpenAI con Excel y GOogle Sheets ofrece una gran serie de beneficios para los usuarios, desde la automatización de tareas y la mejora de la eficiencia hasta la toma de decisiones más informadas y estratégicas. Al aprovechar las capacidades avanzadas de Inteligencia Artificial de OpenAI y combinarlas con la flexibilidad y accesibilidad de Excel, los usuarios pueden aprovechar al máximo sus datos y mejorar su rendimiento y eficacia en el mercado.

Ejemplos de uso

• Análisis avanzado de datos
• Adaptabilidad con las funciones de las hojas de cálculo
• Personalización de soluciones
• Ahorro de tiempo y mejora de eficiencia
• Automatización de tareas

Configuración de la API de OpenAI

Antes de ponernos manos a la obra, es necesario tener en cuenta ciertos aspectos previos para asegurarse de que la API funcione correctamente.

1. Crear una cuenta en OpenAI
2. Obtener nuestra API KEY
3. Elegir el modelo adecuado para el trabajo que se desea realizar: Hoy utilizaremos ChatGPT integrado en Excel y Google Sheets
4. Configurar los parámetros de la solicitud: La API de OpenAI permite configurar varios parámetros de solicitud, como el texto de entrada (prompt), el modelo a utilizar y los parámetros específicos del modelo, como el número de resultados a devolver. Más adelante hablaremos de sus limitaciones de uso.
5. Integrar la API con el software: Dependiendo del software que se emplee para acceder a la API de OpenAI, puede ser necesario realizar cierta integración o configuración adicional

Es recomendable leer la documentación oficial y seguir las mejores prácticas para asegurarse de que todo funcione correctamente.

Cómo obtener una clave de API

Es importante destacar que la clave de uso de una API es un componente crítico para acceder a los servicios de OpenAI, y debe ser protegida y tratada de forma segura, igual que hacemos con nuestras credenciales de acceso de todos nuestros servicios en Internet.

No se debe compartir la clave con personas no autorizadas, ya que podría permitir el acceso no autorizado a tus servicios de OpenAI, y se deben seguir las mejores prácticas de seguridad, como el almacenamiento seguro y la transmisión cifrada de la clave de API en el código o script utilizado para interactuar con la API.

Dicho esto, para obtener una clave API (API KEY) debemos acceder aquí (con nuestra cuenta de OpenAI creada previamente) y pulsamos en: Create new secret key

Copiamos la clave generada, compuesta por una cadena única de caracteres alfanuméricos. (Algo así: sk-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX)

Se debe tener en cuenta que, si se usa la API de OpenAI para generar contenido que incluye datos sensibles, como información de usuarios, datos financieros o datos médicos, es importante asegurarse de que se cumplan con las regulaciones y políticas de privacidad aplicables. Se debe tener mucho cuidado al manejar datos sensibles con la API de OpenAI, y se deben seguir las mejores prácticas de seguridad y privacidad para proteger la confidencialidad de los datos.

Cómo instalar el paquete de OpenAI

Para comenzar a trabajar con ChatGPT en Google Sheets o Excel, no es necesario realizar una instalación completa de la librería de OpenAI en nuestra máquina local, tan solo es necesario obtener nuestra API Key y realizar una llamada a la API de OpenAI desde nuestra aplicación, pero para los más curiosos, si tenéis instalado Phyton:

pip install openai

Esto instalará la librería de OpenAI en tu entorno de Python y te permitirá importarla en tus proyectos de desarrollo, para interactuar con la API de OpenAI.

Cómo autenticarse con la clave de API

Una vez que se ha obtenido la clave de API, es necesario autenticarse con dicha clave en el código o script que se utilizará para interactuar con la API de OpenAI. Esto permitirá que la API reconozca y valide las solicitudes que se realicen desde el entorno de trabajo.

Para trabajar con la API de OpenAI, necesitarás configurar la conexión de la API utilizando la clave (Key) que hemos obtenido previamente, y así dar acceso a los recursos de OpenAI, cada vez que se efectúe una llamada desde una aplicación.

Más adelante, explicamos cómo hacerlo desde las herramientas de Excel y Google Sheets…

Preparación de los datos

En ambas plataformas, puedes importar datos desde diversas fuentes, como archivos CSV, bases de datos, servicios web, entre otros. Puedes usar las herramientas de importación de datos nativas de Excel o Google Sheets para traer los datos que necesitas a tus hojas de cálculo.

Es posible que necesites realizar acciones de limpieza y transformación para asegurarte de que estén en el formato adecuado para su procesamiento con la API de OpenAI. Esto puede incluir eliminar duplicados, corregir errores de formato, normalizar datos, entre otros. Puedes utilizar fórmulas y funciones, para llevar a cabo un formateo y limpieza de datos.

Una vez que los datos están limpios y transformados en tu hoja de cálculo, es necesario prepararlos para su procesamiento con la API de OpenAI. Esto puede implicar la selección de los datos relevantes, la estructuración de los datos en el formato adecuado y la preparación de los datos de entrada que se usarán con la API de OpenAI. Por ejemplo, si deseas utilizar la API de OpenAI para generar texto en lenguaje natural, es posible que necesites preparar los datos en forma de oraciones o párrafos coherentes para usarlos como entrada en la API…

Obtener datos desde Google Sheets o Excel

Para obtener datos desde estas herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:

• Google Sheets: Es posible importar datos directamente desde Google Sheets utilizando la función “IMPORTDATA“ o “IMPORTHTML“. Por ejemplo, la fórmula “=IMPORTDATA(“URL_del_archivo.csv”)” importará datos desde un archivo CSV almacenado en Google Sheets. También se pueden utilizar complementos como “Supermetrics” para obtener datos más avanzados desde Google Sheets.

• Excel: Podemos abrir archivos CSV o Excel directamente desde la pestaña “Datos” en la barra de herramientas. También se pueden utilizar complementos como “Power Query” para realizar transformaciones avanzadas en los datos.

Preparar los datos para la API de OpenAI

Ahora sí, una vez que hemos obtenido los datos en Google Sheets o Excel, es importante prepararlos adecuadamente antes de utilizar la API de OpenAI. Esto puede implicar limpiar y estructurar los datos para que sean compatibles con el formato de entrada que requiere la API (como ya hemos comentado anteriormente), para ello es necesario que estos estén en un formato de texto plano para que sean legibles para la API.

Limitaciones de la API de OpenAI

La API de OpenAI, como cualquier otra herramienta tecnológica, tiene sus limitaciones. Es importante tener en cuenta estas limitaciones al utilizarla para evitar resultados inexactos o errores. Por ejemplo, la cantidad de texto que se puede enviar a la API en una sola llamada está limitada a un cierto número de tokens (unidad de texto que puede ser tan corta como una letra o tan larga como una palabra). Por lo tanto, es necesario asegurarse de que los datos de entrada no superen este límite y que sean coherentes para obtener resultados precisos.

El uso de la API puede incurrir en costos asociados, como los costos de suscripción a OpenAI y los costos de procesamiento de texto con la API.

La API de OpenAI tiene límites de uso, como el número de solicitudes permitidas por minuto o por mes. Es importante tener en cuenta estos límites al planificar la integración de la API de OpenAI con Google Sheets y Excel.

Y por supuesto, la IA está limitada a cierto tipo de consultas que “permiten” aceptar, ya que aquellas peticiones que entren en conflicto con sus filtros de políticas éticas, normas legales y directrices de uso responsable de la plataforma, la IA sabe interpretar nuestras intenciones y no obtendremos la respuesta deseada. (Aunque todo esto tiene tela, muchas personas consiguen acceder a cierto tipo de contenido sensible generado por la IA, que no debería ser expuesto públicamente, como una especie de jailbreak de ChatGPT)

Integración de la API de OpenAI con Google Sheets y Excel

Usar la API de OpenAI en Google Sheets

En Google Sheets, es necesario utilizar el complemento “GPT for Sheets and Docs” ejecutarlo y configurar la API KEY que previamente hemos obtenido.

Una vez ejecutado, solamente necesitaremos realizar una llamada a este complemento desde una celda, como si se tratase de cualquier otra función:

=GPT_LIST("ENTRADA DE TEXTO";FUENTE DE DATOS)

Con esta llamada podremos realizar una consulta a la IA redactada con un lenguaje natural y cotidiano, indicando los datos de nuestra hoja de cálculo, para que la IA de OpenAI genere una respuesta de texto acorde a nuestra solicitud. Es decir, le pasamos nuestra consulta junto a los datos de origen que debe leer la IA, para operar con ellos y así redactar una respuesta de texto.

Ejemplos reales de uso de la API de OpenAI en Google Sheets

Supongamos que tienes una tienda online, y dispones de un apartado de reseñas o valoraciones de tus productos o servicios.

Bien, pues únicamente con pasárselos a ChatGPT, este será capaz de interpretarlos con una exactitud muy similar a la de un ser humano, y podríamos realizar una petición tan simple como que los categorice por escalas de grado de satisfacción, o que realice un resumen general de todas las valoraciones recibidas (en la práctica cuando son muchas las reseñas recibidas, procesarlas por un ser humano puede resultar complicado, o incluso ineficaz), o por ejemplo que genere un listado de aquellos aspectos que los clientes destacan más de manera positiva o negativa de un producto/servicio.

Esto es un ejemplo claro sobre como ChatGPT ayuda directamente con el ahorro de tiempo y mejora de eficiencia del proceso y además es capaz de hacer un análisis avanzado de los datos.

Usar la API de OpenAI en Excel

En Excel, podemos utilizar VBA (Visual Basic for Applications) para crear macros y realizar llamadas a la API utilizando la clave de API mediante parámetros de encabezado de solicitud HTTP, y también podemos realizar la integración de OpenAI en Excel de manera más sencilla desde un Complemento llamado ChatGPT for Excel.

Una vez instalado, debemos configurar nuestra API KEY en el complemento y ya podremos trabajar con ChatGPT como si se tratase de otra función más dentro de nuestro Excel.

=AI.ASK("ENTRADA DE TEXTO";FUENTE DE DATOS)

Y con esto, ya podríamos comenzar a ejecutar consultas a ChatGPT sin necesidad de salir de nuestra propia hoja de cálculo.

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Ejemplos reales de uso de la API de OpenAI en Excel

Supongamos que tienes una hoja de cálculo en Excel con una columna que contiene descripciones de productos y deseas generar automáticamente resúmenes de esos productos utilizando la potencia de la IA de ChatGPT, utilizando una simple llamada como hemos indicado anteriormente e introduciendo como Entrada de Texto: “Haz un resumen corto de esta descripción”; podremos redactar automáticamente con lenguaje natural, un resumen generado por una IA con una coherencia y exactitud en las palabras realmente asombrosa.

En esta ocasión, vemos cómo ChatGPT nos otorga grandes beneficios a la hora de automatizar tareas, aportando una solución personalizada para las necesidades que se nos presentan en el día a día en la empresa.

Consejos y trucos para la integración de la API de OpenAI

En OpenWebinars estamos para ayudarte, aqui os mostramos algunos consejos y trucos para una integración exitosa de la API de OpenAI:

Optimización de consultas

Para optimizar las consultas a la API de OpenAI, es importante tener en cuenta los siguientes consejos:

1. Utilizar la generación de texto con moderación: La generación de texto con la API de OpenAI puede ser costosa en términos de tiempo de procesamiento y consumo de recursos. Por lo tanto, es recomendable utilizarla con moderación y solo en los casos en que sea realmente necesario, para no sobrecargar la hoja de cálculo o la aplicación de Excel.

2. Limitar el tamaño de los textos de entrada: La API de OpenAI funciona mejor con textos de entrada más cortos y específicos. Por lo tanto, es recomendable limitar el tamaño de los textos de entrada para obtener resultados más precisos y rápidos.

3. Utilizar parámetros de la API de manera estratégica: La API de OpenAI ofrece varios parámetros que se pueden ajustar para obtener resultados óptimos. Es importante experimentar y ajustar estos parámetros de manera estratégica, para obtener los resultados deseados y optimizar el rendimiento de la API mediante diferentes valores, como son la longitud del texto generado, la temperatura (que controla la aleatoriedad de los resultados) y el número de repeticiones (que controla la cantidad de veces que se repite una frase), para obtener resultados más óptimos.

Cómo manejar los errores más habituales

En cuanto al manejo de errores, es importante tener en cuenta:

1. Monitorear y registrar errores: Es fundamental monitorear y registrar cualquier error que ocurra durante la integración de la API de OpenAI en Google Sheets o Excel. Esto permitirá identificar posibles problemas y resolverlos de manera rápida y eficiente a los desarrolladores.

2. Proporcionar mensajes de error claros: En caso de que se produzcan errores, es importante proporcionar mensajes de error claros y comprensibles para los usuarios finales. Esto ayudará a entender el problema y buscar soluciones adecuadas.

3. Tener un plan de contingencia: Es importante tener un plan de contingencia en caso de que se produzcan errores graves o interrupciones en la API de OpenAI. Esto puede incluir tener copias de seguridad de los datos, o tener un plan de recuperación en caso de fallas.

Actualizaciones y mejoras futuras

La IA se encuentra en una evolución constante y lo más probable que se realicen actualizaciones y mejoras en un corto plazo. Es importante mantenerse actualizado con las últimas actualizaciones y mejoras de la API, así como con las mejores prácticas de integración con Google Sheets y Excel.

Recientemente, Microsoft, ya ha comenzado a incluir en Azure OpenAI Service funciones de sus soluciones, para integrarlo con el resto de aplicaciones que forman parte de su solucion TI.

A mediados del pasado mes de marzo, también se ha anunciado Microsoft 365 Copilot, y parece que aún harán mucho más accesible e integrable toda la potencia de la IA con las aplicaciones de Microsoft, permitiéndonos trabajar de una nueva forma con nuestras tareas, y permitiéndonos explorar y desarrollar, nuevos métodos que nos resulten mucho más efectivos y cómodos en nuestro trabajo diario.

Conclusiones

En la actualidad, nos encontramos en una época crucial en el desarrollo de la tecnología de la información, especialmente en lo que se refiere a los modelos de lenguaje. Estamos en el umbral de un hito significativo en la evolución de los modelos de lenguaje, donde se está dando lugar a una nueva generación de modelos multimodales que no solo comprenden el lenguaje natural, sino también imágenes y otros tipos de datos (Visual Language Model - Modelo Multimodal). Estos avances abren nuevas posibilidades para la interacción entre humanos y máquinas y tienen el potencial de transformar la forma en que interactuamos con la tecnología en el futuro cercano.

En este artículo hemos visto como se puede integrar la potencia de la IA con nuestras hojas de cálculo más complejas (y comunes) con la API de OpenAI. Hemos comentado unos ejemplos de uso real de esta integración, aunque ejemplos prácticos hay una infinidad, con el tiempo iremos viendo de qué manera nos influye interactuar con toda esta potencia tecnológica, que en mi opinión desde luego es un grandísimo impulsor para el conocimiento humano y el desarrollo de nuevas habilidades.

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