Management

Los tipos de CIO son tan diferentes como los diferentes caracteres de las personas que encarnan este puesto. No obstante, ciertos hábitos de productividad y políticas de eficiencia, así como delegar las tareas adecuadas pueden ayudar a cualquiera.

Entre los 10 errores más mencionados que un CIO no debe cometer están:

• Malas relaciones con otros ejecutivos.
• No tener en cuenta el beneficio empresarial.
• Utilizar un lenguaje de comunicación interna poco comprensible.
• La incorrecta delegación de tareas.
• Falta de flexibilidad.
• No cuantificar las ineficiencias.
• Tomar demasiadas decisiones al mismo tiempo.
• No estar al día del mercado y las novedades.
• Ser cerrado a cambiar de servicio o producto.
• No revisar periódicamente la seguridad.

Como podemos ver el tipo de errores abarcan desde los relacionados con empleados y su competencia, hasta la estructuración del trabajo y tener un buen sistema y organización interna, para terminar con por encima de todo ser flexible y comunicativo.

Vamos a tratar punto por punto con un poco más de detalle…

Malas relaciones con otros ejecutivos

Un CIO debe tener en todo momento una buena relación con el resto de responsables de la empresa. Las decisiones no corren solo de su cuenta y ser una persona con suficiente carácter diplomático es importante. Muy a menudo las decisiones abarcan diferentes capas y niveles, que afectan al conjunto, por lo que ser consciente de ese conjunto que es la empresa es fundamental para comprenderlas.

Debe ponerse en la piel de los demás e intentar encontrar el consenso mutuo. Al mismo tiempo, expresar de forma clara y bien documentada sus propias decisiones e ideas es imprescindible.

No tener en cuenta el beneficio empresarial

Las personas que llegan al puesto de CIO normalmente son expertos en su campo o tienen varios años de experiencia. Esto les capacita para tomar decisiones respecto a la tecnología dentro de la empresa y su departamento.

A veces, esto puede ser complicado, ya que no siempre las mejores soluciones a nivel de efectividad son las más rentables. Es importante tener un buen sistema para poder estudiar el caso de la empresa en que trabajamos. Las soluciones tecnológicas más punteras no siempre son asequibles desde el punto de vista económico y a menudo el CIO tiene el difícil papel de encontrar una segunda opción más asequible.

El beneficio empresarial es lo que mantiene el negocio a flote por lo que tener una buena comunicación con los otros directivos, como acabamos de decir, es fundamental para comprender hasta dónde se puede llegar en cuánto a decisiones.

No solo se trata de instalar o no instalar un software nuevo en la empresa, sino de las consecuencias asociadas a este tipo de cambios. Abarcan muchas cosas: los empleados que deben modernizarse o quedar obsoletos, la formación interna que conlleva, el tiempo de adaptación… esto genera costes, ya sea en horas de trabajo o en dinero real. En ocasiones, la mejor opción es quedarse con lo que ya se tiene, como pasa en muchas empresas que tienen viejos ERPs, pero que son funcionales para lo que realizan. Por lo tanto es su labor tomar decisiones de contratación acordes a lo que puede ofrecer el departamento de IT. La responsabilidad asociada al beneficio empresarial está ahí desde el principio y debe tenerse en cuenta en todo momento, ya que además está muy conectada con la cultura de empresa.

Las decisiones del CIO deben ser acordes a esta cultura. Una empresa más tradicional tomará soluciones más tradicionales como mantener sus herramientas de trabajo más clásicas, mientras que otra más contemporánea quizás prefiera optar por migraciones a la nube.

Sin duda, dentro del elenco de opciones al que se puede ver expuesto el CIO, es muy probable que todas tengan un coste, ya que incluso quedarse las cosas como están, puede ser algo notorio en un sector como el de IT.

Utilizar un lenguaje de comunicación interna poco comprensible

El departamento de IT está en constante relación con otros departamentos internos y externos. La correcta redacción de manuales y documentación es algo que debe ser vigilado muy de cerca. En empresas con cierto bagaje, que ya llevan varios años en el mercado, a veces se descuida ya que la mayor parte de los empleados conocen ya bien su trabajo. Cómo acabamos de mencionar, se debe pensar también en el beneficio y en los clientes finales. La imagen de transparencia es siempre una buena imagen y tener buena constancia de la forma de trabajo y sus procesos sin duda transmite confianza.

Al mismo tiempo, contar con las herramientas adecuadas para comunicarse es algo que no puede faltar. Por ejemplo, dentro del sector público muchas comunicaciones internas aún conllevan mucha burocracia o incluso sólo pueden realizarse en persona. Esto es un atraso que puede tener consecuencias nefastas.

Estar abierto a ciertos programas de software libre como Telegram también puede ayudar en ciertos casos en que sea muy difícil implantar soluciones que requieran licencia como Microsoft Teams. En cualquier caso, es algo que no se puede dejar al libre albedrío, ya que la comunicación es la clave de una buena gestión.

Tener bien identificados los canales de comunicación y para qué sirve cada uno (para que la información no circule de forma doble) es recomendable.

Como colofón, simplificar el lenguaje, tratar de ser claro, evitar abreviaturas o tener un diccionario de siglas accesible para todos, etc., son pequeños gestos que facilitan mucho la comprensión, especialmente para las personas externas que colaboran con la empresa o los recién incorporados.

La incorrecta delegación de tareas

Escoger bien quién y qué va a hacer, es una tarea complicada. Quizás la mayor parte de las veces no existe mucho tiempo para decidirlo y después no es posible hacer cambios sobre la marcha. Pero esto no debería ser así.

Tener claro lo que puede hacer cada empleado es el primer paso para un buen CIO. Desde la entrevista de trabajo, hasta la contratación y formación, es importante controlar concienzudamente qué y qué no puede hacer la persona. Con empleados que no sean nuevos, no debería ser diferente, y una periódica revisión de sus tareas y responsabilidades es bastante adecuada.

La correcta planificación de las formaciones también forma parte de este apartado.

También podemos mencionar los casos en que los equipos ya están formados y las tareas o bien no están definidas o bien no están repartidas de forma equilibrada.

En cualquier caso, el CIO debe saber cuándo y a quién delegar, y tener el conocimiento adecuado de los empleados a su cargo es una de sus responsabilidades más importantes.

Falta de flexibilidad

Precisamente, respecto a la delegación de tareas, existe un tipo de líder al que le cuesta mucho delegar y qué acaba haciendo demasiadas cosas que no le corresponden. Esto se trata de una falta de flexibilidad que perjudica a todos.

Conocer bien al equipo con quién se trabaja es importante y más lo es confiar en él. Si como CIO no confiamos plenamente el algún trabajador, es nuestra responsabilidad mentorizarlo adecuadamente u orientarlo a la formación adecuada o certificación que le hará completar mejor su puesto.

También la flexibilidad habla de nuevo de la relación con otros departamentos, especialmente los de alto mando. Los superiores y otros directivos muchas veces requerirán de una flexibilidad importante por parte del departamento de IT y es labor del CIO estar preparado y tener un buen arsenal de soluciones alternativas a los problemas que se presenten.

Al mismo tiempo, la flexibilidad también puede ser un rasgo de carácter muy valorado en los temas personales. Los trabajadores, cómo humanos que son, pueden tener circunstancias imprevisibles que nos obligarán a adaptarnos. Dentro de lo razonable, un buen CIO no debería culpar jamás a un trabajador cuando una circunstancia personal le surja por sorpresa, impidiéndole hacer su trabajo como hasta ahora. Cosas tan normales como una enfermedad o la paternidad / maternidad no deben ser vistas como algo que casi nunca ocurre. Al contrario, si un CIO no está contemplando situaciones vitales que puedan surgir en la vida de sus empleados, como algo que puede llegar a suceder, es un error suyo de planificación que le puede alcanzar en los momentos más inoportunos.

No digamos los casos de verdaderas sorpresas cómo accidentes o funerales. Es importante estar bien preparado y ser flexible a las nuevas circunstancias que ocurran.

No cuantificar las ineficiencias

Cómo hemos mencionado en Conocimientos y skills fundamentales de un CIO, una buena métrica de datos es necesaria para hacerse una idea de lo que realmente sucede.

Tener un buen sistemas y protocolos adecuados y definidos para conocer bien los errores y prevenirlos, es algo no puede faltar.

Es responsabilidad del CIO aprender a cuantificar las ineficiencias relacionadas con la tecnología, tanto en el departamento de IT como en los relacionados con sus productos (se podría decir que todos).

Cómo ineficiencias podemos entender ciertos fallos técnicos, pero también pueden ser fallos organizacionales, como la ya mencionada incorrecta delegación de tareas. La ineficiencia puede venir de diferentes fuentes y cuánto más claro esté el flujo de trabajo y el orden a seguir, más claro se podrá ver dónde falla.

Tomar demasiadas decisiones al mismo tiempo

A veces es inevitable para un CIO tener que tomar varias decisiones al mismo tiempo, eso es cierto. Pero al menos, intentar que no le pillen por sorpresa (con la correcta planificación) o dividirlas en pasos es una buena idea.

Las grandes decisiones no pueden ser tomadas de repente y casi nunca en solitario, por lo que dividir el proceso en subgrupos de procesos o en diferentes estratos, puede ayudar mucho con este tipo de trámite.

Cuando las decisiones vienen de arriba, en cierto modo es algo inevitable, pero si se trata de decisiones internas que se nos acumulan… es un indicador de que la planificación y gestión debe ser revisada. En todas partes pueden suceder ciertos imprevistos, pero nunca debería ser normal tener la sensación de que se nos acumulan las cosas y que tenemos que hacerlas a toda prisa.

Si esto es así, quizás es necesario buscar soluciones a corto plazo como contratar trabajadores temporales o lo que sea adecuado, pero como CIO no debemos permitir que se convierta en una norma, ya que da muy mala imagen a pesar de ser bastante común.

No estar al día del mercado y las novedades

Es importante saber lo que otras empresas están haciendo a todos los niveles. Las herramientas que utilizan, el software más seguro, las últimas políticas de seguridad…etc. Es cierto que no todas las cosas nuevas serán asequibles inmediatamente, sobre todo por las empresas más pequeñas. Pero al menos ser consciente de lo que hace la competencia es algo relevante para saber qué imagen transmitimos y con qué límites trabajamos.

Es fácil caer en la vorágine del día a día y conformarse con las herramientas de siempre, pero un buen CIO sabe cuáles son las mejores y más nuevas, y lo que es más importante, las más apropiadas para el lugar dónde está.

Este conocimiento es muy valioso y está intrínsecamente conectado con un proceso de trabajo eficiente.

Ser cerrado a cambiar de servicio o producto

De la misma manera, las migraciones a productos o servicios nuevos, son a veces vistas como un engorro. Es un proceso por el que es tedioso pasar, pero muchas veces en el largo plazo ahorrará tiempo y hará el trabajo más eficiente.

Muchos CIOs con punto de vista tradicional son cerrados a ciertos productos o servicios, incluso porque ellos obtuvieron ciertas certificaciones en su día por parte de la competencia o digamos “supersticiones” similares. En muchas ocasiones se discute sobre soluciones clásicas ofrecidas por Microsoft y las soluciones de software libre, por poner un ejemplo manido.

En el pasado esto era un auténtico problema y las empresas estaban muy divididas. Ahora, cada día el mercado es más dinámico y flexible por lo que ha tocado adaptarse, y la mayor parte de departamentos de IT tienen una combinación de muchos productos. Es un reflejo de la tendencia a la heterogeneidad de productos y soluciones. Por lo que, en general es bueno contar con todo tipo de profesionales que puedan abarcar diferentes rangos de acción.

Otro de las heridas abiertas de IT sigue siendo el paso a la nube, que, aunque parezca increíble, es algo que aún le cuesta a muchas empresas. Contratar servicios en la nube, migrar sus datos, cambiar la seguridad… son decisiones bastante cruciales que muchos departamentos de IT han ido posponiendo.

En cualquier caso, como CIO, no se pude ser cerrado a la tendencia imperante, sea la que sea, ya que es muy fácil quedarse atrás respecto a los clientes y el mercado. Debemos recordar que el beneficio empresarial es nuestra meta final y que para ello debemos escoger muchas veces opciones contrarias a nuestra opinión personal.

No revisar periódicamente la seguridad

Para una correcta gestión de la seguridad es muy importante revisar todo lo conectado con ella. No nos referimos solamente al departamento encargado, sino a qué todos los empleados estén al corriente de los protocolos mínimos y las brechas de seguridad más importantes.

Generalmente, los mayores problemas vienen por empleados no IT (además de los ataques) que no tenían malas intenciones, pero estaban mal informados de una brecha de seguridad. La información es poder y transmitir de forma clara las cosas que pueden parecer evidentes para nosotros, es crucial.

Repetir cada cierto tiempo esta información y estar al corriente de qué opinan los trabajadores también es parte del proceso. No solo se trata de tener las políticas internas de seguridad y Ciber seguridad al día, sino de asegurarse que son entendibles por todos y practicables.

Con el teletrabajo se ha vuelto aún más importante y como CIO no debemos descuidar el tema, tomando las decisiones adecuadas (formación, vigilancia interna, etc.) para mejorar la seguridad a menudo.

Conclusión

Es complicado ser un buen CIO y estamos seguros de que todos los profesionales en este cargo lo intentan de la mejor forma posible. Es un puesto que requiere ser multidisciplinar y también una persona abierta y flexible, lo cual es una combinación peculiar y exigente en el día a día.

Inspirarse en un modelo sano de liderazgo podemos decir que es el primer paso para no cometer ninguno de estos errores y sobre todo recomendamos entrenar la paciencia y la flexibilidad.