Management

La figura del manager IT es clave en la mayoría de organizaciones modernas. La transformación digital en las empresas ha llevado al departamento tecnológico a posicionarse en el centro de la estrategia de las actuales compañías, dándole un nuevo rol tanto al departamento como a su manager. Actualmente, es una de las áreas que mayor volumen de información gestiona, mayor conocimiento de los procesos globales tiene y, en consecuencia, una relación con todo el sistema departamental de una empresa. No es casualidad, pues, que sea tan importante cómo ejerce la comunicación.

La evolución del manager de IT es la misma que la del departamento tecnológico, un viraje hacia negocio y hacia la creación de valor estratégico, una mayor visión global de la empresa. Tal y como anunciaba el Manifiesto Agile, se están generando nuevas formas de desarrollar software, más centradas en las personas y las interacciones que en los procesos o las herramientas. En ellas, la colaboración tanto entre el equipo como con el cliente, así como la rápida respuesta al cambio, son claves.

Es una evolución que exige a los perfiles tecnológicos desarrollar nuevas habilidades y competencias centradas en personas y negocio. En este punto es donde debemos hacer hincapié en la importancia de la comunicación y de desarrollar un estilo comunicativo acorde a los valores de la empresa.

Resulta cada vez más necesario que las empresas revisen procesos de comunicación, ya sea desde los propios departamentos encargados, si lo tienen, o desde Dirección o Recursos Humanos, puesto que, de manera muy equivocada, se suele delegar la comunicación y su estilo al criterio personal de cada uno, asumiendo que las personas se comunican de forma correcta de forma inherente. Saber comunicarse es una habilidad, y como buena habilidad hay personas que gozan de ella y otras que deben entrenarla. En muchos casos, los perfiles tecnológicos no se han formado en este tipo de habilidades y deben ser las empresas las que apuesten por formación en comunicación.

Sin embargo, hay un conjunto de consejos en el marco de la comunicación moderna y ágil que pueden ser útiles para empezar a trabajar el estilo de comunicación. Porque para ser ágiles debemos comunicar bien, entendiendo el papel que la comunicación desarrolla a cualquier nivel. Y es que la comunicación es uno de los pilares de las metodologías ágiles, así que el manager IT debe promover mejoras en la comunicación.

Cómo mejorar la comunicación

1. Tener en cuenta todos los elementos de la comunicación: emisor, mensaje, código, canal, receptor, ruido y retroalimentación. Son pocas las veces que se tiene en cuenta todos los elementos de la comunicación, pero debería ser siempre así si queremos tener un estilo de comunicación ágil y moderno. Para comunicar bien se necesita habilidad, asertividad y empatía. En cualquier comunicación se tiene que tener en cuenta quién envía el mensaje, qué es lo que se quiere comunicar, cuál será la vía de la comunicación, quién lo recibe, si puede alterarse y cuál puede ser su respuesta.

Un ejemplo fácil sería escribir por un hilo de correos un mal feedback a alguien del equipo. Errores: no tener en cuenta que se es manager y que se está dejando en evidencia a alguien delante del resto del equipo; no pensar que por correo quizás no va a conocer el nivel de gravedad del asunto; no tener en cuenta que el resto pueden también realizar su propia retroalimentación; la retroalimentación del receptor puede ser defensiva. Es probable que esta situación no se diera si la comunicación es directa en la oficina o en una videollamada.

Se tiene que saber escoger qué forma de comunicación es la mejor en función del mensaje que se quiera dar. Con el teletrabajo, han aparecido nuevas utilidades y más canales que anteriormente no se utilizaban con tales fines, que vale la pena repasar más adelante.

2. Tener claro cuál es el objetivo de la comunicación. Aquí también se debe tener en cuenta el porqué, ya que es necesario que todo el equipo entienda el motivo de hacer algo, sobre todo si implica cambios. Dar a conocer e implicar a las personas en el cambio puede definir la motivación del equipo. Para ello, es necesario que la comunicación fluya desde arriba y hacia los lados, intentando fomentar el valor de la transparencia.

En un ámbito más general, también es importante que desde la dirección de la empresa se trabaje por comunicar de forma transparente los objetivos de la compañía, así como sus valores, misión y visión. Las reuniones periódicas en las que se explique en qué punto se encuentra la empresa de los objetivos anuales puede alentar a la motivación de todo el personal por conseguirlos.

En cuanto a la comunicación diaria con el equipo, es mejor aclarar al inicio de la reunión los temas que se van a tocar, organizar con coherencia el orden de las comunicaciones y siempre dejar un espacio para las preguntas al finalizar cada una.

3. Tener en cuenta el tiempo. Y es que el tiempo es oro, y cada vez se tiene menos tiempo para comunicar. En las metodologías agile donde se fomentan las reuniones breves diarias, es básico centrarse en lo que realmente importa, y para ello, tenemos que volver al punto anterior: conocer el objetivo de la comunicación y buscar la manera óptima de hacerla. El principio K.I.S.S, uno de los principios de diseño incluido en las Buenas Prácticas, ya lo dice: Keep It Simple, Stupid.

Actualmente, además, debemos sumar a esta búsqueda de la eficiencia que la capacidad de atención del ser humano es cada vez más limitada y que las nuevas generaciones, acostumbradas a una comunicación breve y ágil, no toleran la sobre información y desconectan. El cofundador de Apple, Steve Jobs, creía que las reuniones no debían alargarse más de 30 minutos ni debían ser de más de 5 personas.

En este punto cabe señalar, también, que es mejor hacer las comunicaciones a una buena hora, por la mañana. Un reciente estudio de YouCanBookMe revela que, si se quiere optimizar el rendimiento, se ha de tener en cuenta que la fatiga hace que las horas del día incidan en la forma en la que procesamos la información. Así pues, según avanza el día, vamos acumulando cansancio y éste acaba afectando a nuestra forma de tomar decisiones.

4. Organizar y preparar las comunicaciones: es ideal incluir la comunicación dentro de la planificación del proyecto, pudiendo así elegir el mejor canal, tener en cuenta a todas las personas implicadas, elaborando el mejor discurso y teniendo claro el objetivo de la comunicación. Esto debería ser aplicable a todos los ámbitos de trabajo incluso de la vida personal, preparar la comunicación puede facilitar la vida.

Preparar la comunicación también incluye tener en cuenta la retroalimentación. Esto es, pensar en cuál va a ser el mensaje de vuelta de tu interlocutor. La comunicación no puede ni debe ser unilateral, sino que, para comunicar bien, no solo se debe cuidar el mensaje, se deben cuidar los espacios que permiten al interlocutor pensar y contestar, así como tratar de imaginar cuál puede ser la respuesta al mensaje recibido.

La comunicación no finaliza hasta que todos los receptores han comprendido el mensaje y han reflexionado sobre él. Siempre que sea posible, se debe dejar un tiempo al finalizar para que los usuarios reflexionen sobre si han entendido el mensaje y no les surge ninguna duda que pueda ser resuelta en ese momento.

El estilo comunicativo en el teletrabajo

Hoy en día, con la irrupción del teletrabajo, se debe analizar de nuevo los procesos de comunicación en las empresas, teniendo en cuenta los nuevos canales de comunicación y el cambio de la relación entre los empleados de la compañía. Se tiene que tener en cuenta que se va a perder la importancia de la comunicación no verbal, los valores como la confianza van a ser más lentos de afianzar y las interacciones en las reuniones pueden ser muy distintas.

En el marco de esta nueva situación, se debe escoger qué forma de comunicación es la mejor para según qué momento: correos o chats, reuniones de brain storming, sesiones en la pizarra, diagramas, etc.

La comunicación escrita es, en muchas ocasiones, el tipo de comunicación más cómodo y sencillo. Se puede tener tiempo para pensar lo que se quiere decir, permite al receptor decidir cuándo quiere recibirla y es útil para ir al grano. Sin embargo, es mejor usarla para mensajes meramente informativos, puesto que puede generar ruido y mala retroalimentación.

Si el modelo de trabajo escogido por la empresa es un modelo híbrido (también incluye días en la oficina), lo ideal es destinar los días de la oficina a realizar las reuniones de feedback con los equipos, puesto que en estos casos la comunicación no verbal es importante que acompañe el mensaje (una imagen vale más que mil palabras). También es mejor llevar a cabo aquellas reuniones que exijan mayor implicación de todo el equipo en procesos creativos o mejoras. Si las reuniones son a través de videollamada, se debe tener en cuenta que captar la atención de los participantes es más difícil que en una reunión personal, puesto que a distancia se puede estar en modo multitarea sin poner el foco en lo que se diga en la reunión.

Un recurso útil en estos casos, son las pausas durante la comunicación. El realizar una pausa sostenida mientras se comunica alerta a aquellos que puedan no estar prestando atención o alienta a quien les surja duda a abrir un debate. Para garantizar una buena retroalimentación, es tan importante la comunicación como el espacio para recibir respuesta.

El lenguaje inclusivo: un nuevo hito en la comunicación

El auge de la concienciación de la falta de inclusión en la comunicación hace reflexionar sobre cómo se puede mejorar el estilo de comunicación con tal de que las mujeres se sientan igual de incluidas que los hombres. El hecho de que el género masculino en español sea el generalizado para el plural, los sustantivos y los adjetivos, crea una barrera evidente para el género femenino, que se pueden sentir excluidas en gran parte del discurso.

En el sector del software, donde el 73.4% de los perfiles tecnológicos son hombres, se acentúa. Desde las empresas, se deben realizar formaciones de lenguaje inclusivo. Desde las personas, se puede empezar por prácticas sencillas en el discurso, como cambiar “el desarrollador” por “el equipo de desarrollo”, el “sois los mejores” por “sois el mejor equipo”, el “encargado” por “la persona encargada”, entre muchos otros recursos. Son prácticas sencillas que una vez internalizadas, solo hacen que crear un estilo comunicativo mejorado.

Y tú, ¿te has planteado cuál es tu estilo comunicativo? ¿Haces algo para mejorarlo y mantenerlo al día?