Comunicación en las empresas IT deslocalizadas

La deslocalización es una tendencia presente en un número cada vez mayor de empresas. Aunque la pandemia de la COVID-19 claramente ha impulsado esta forma de trabajo, el cambio de paradigma ya estaba antes ahí, en ciernes. La imagen tradicional de una ajetreada oficina donde todos los empleados realicen sus tareas de forma presencial queda ya algo obsoleto. Cuando los tiempos del confinamiento pasen a mejor vida, cabe esperar que el trabajo deslocalizado prosiga. Surge así un interrogante: ¿cómo abordar la comunicación en las empresas IT deslocalizadas?

¿Qué es la deslocalización de empresas?

Este innovador sistema es fruto del impulso de la globalización y el auge de internet. La deslocalización empresarial se da cuando los equipos de trabajo de una compañía no están físicamente establecidos en un determinado punto del mapa, sino que llevan a cabo las funciones que tengan asignadas desde cualquier punto del globo.

Las razones por las que una determinada empresa puede pasarse a la deslocalización de su equipo son variadas, aunque normalmente suele tratarse de la búsqueda de un ahorro de costes de producción. Con ello consiguen mejorar su competitividad en el mercado y multiplicar su margen de beneficios.

La pandemia de la COVID-19 ha sido un fuerte acicate para lanzarse a probar nuevas fórmulas empresariales, como el trabajo en remoto, la base de la deslocalización empresarial.

La dispersión de los empleados presenta numerosas ventajas para las empresas que se lanzan a abordar este sistema, pero no está exenta de desafíos a los que hay que buscar soluciones.

Conozcamos, en primer lugar, algunos aspectos positivos que aporta la deslocalización empresarial.

Beneficios de la deslocalización de empresas

Toda innovación aporta a las compañías mejoras y resultados positivos. ¿Cómo enriquece a las empresas contar con un equipo deslocalizado? Aunque la lista de beneficios es amplia, vamos a resaltar aquí algunos de los más importantes.

Multiplicación de la diversidad

Las diferencias nos enriquecen. Cuando nos relacionamos con personas diferentes, aprendemos a pensar de forma alternativa, lo que enriquece el proceso de generación de ideas. Y eso no es lo mejor: pensar diferente es hacer las cosas de manera diferente.

Esa es una de grandes ventajas que nos aporta la deslocalización empresarial: la diversidad de enfoques desde la que abordar la actividad de la empresa.

Aprender a pensar diferente redunda en una mayor creatividad y, con ella, una mayor tendencia a tomar las mejores decisiones.

Heterogeneidad del talento

Poder incorporar a las filas de una empresa IT a aquellas personas que posean las capacidades más necesarias para el trabajo, sin que esta incorporación se vea limitada a una determinada ubicación, dispara las posibilidades de encontrar a los mejores candidatos.

En ocasiones las empresas atadas a las exigencias de la presencialidad se quejan de no encontrar los perfiles exactos que están buscando. ¿Por qué? Porque circunscriben el talento a una determinada localidad. La deslocalización del equipo puede ser una gran aliada para evitar este indeseable obstáculo en la captación del talento IT.

Más conocimiento del entorno

Imagina que abres tu negocio a un determinado país del que no sabes absolutamente nada. No conoces la cultura —tan importante en el acercamiento comercial—, no conoces sus hábitos de compra, sus características sociopolíticas, etc. Este desconocimiento puede ser un obstáculo en tu expansión y jugarte, además, malas pasadas.

Pero ¿qué pasaría si alguien de tu equipo es de ese país? Su conocimiento sobre el entorno te permitirá adaptarte al máximo a las características de tus clientes y ofrecerles aquellas soluciones que les aporten un mayor valor.

¡El conocimiento es poder!

Empresas deslocalizadas: los principales retos

Ya hemos hablado de las grandes ventajas que proporciona este sistema a las empresas deslocalizadas, pero para entender este sistema en su totalidad, es importante que conozcamos también los desafíos que pone sobre la mesa.

El reto de la diversidad cultural

Los equipos de países diferentes aportan, como mencionamos antes, una rica variedad de enfoques que pueden ayudar a las empresas a acercarse a las mejores decisiones. A disparar su capacidad innovadora y seguir mejorando cada día.

Sin embargo, estas diferencias culturales también constituyen un reto, ya que las empresas deben adaptarse, en ocasiones, a las diferencias de sus empleados.

Incremento de costes

Aunque en muchas ocasiones la deslocalización de las empresas proporciona un ahorro de costes, es cierto que sufragar viajes de empresas para reuniones con clientes o de equipo pueden inflar la partida presupuestaria de las compañías deslocalizadas.

El desafío de mantener una comunicación y gestión eficaz

Sin duda, la comunicación es uno de los mayores retos de esta innovadora fórmula. ¿Cómo lidiar con la diferencia horaria entre los miembros que forman un determinado proyecto? ¿Cómo jugar con los tiempos de entrega entre empleados que viven en distintas franjas horarias?

Son importantes interrogantes que las empresas deslocalizadas deben hacerse. Superarlos es posible gracias a una estrategia de comunicación adecuada. ¡Veamos cómo conseguirlo!

La importancia de la comunicación en el trabajo en remoto

Para superar las desventajas que acarrea que los empleados no se relacionen de forma presencial es necesario diseñar una estrategia ad hoc para una empresa deslocalizada. No basta con adaptar una estrategia de compañía presencial.

En una situación de deslocalización del equipo es necesario contar con dinámicas que fortalezcan los vínculos entre trabajadores. Establecer lazos de unión impacta en el estado de ánimo de los empleados y, con él, en su productividad.

De sobra está demostrado que unos empleados motivados son unos empleados más comprometidos con los resultados de la empresa. Que sienten los logros de esta como logros propios y, por tanto, se esfuerzan más por conseguirlos.

Una estrategia orientada a la experiencia

La estrategia enfocada a evitar problemas de comunicación en las empresas debe ser equilibrada. No se trata de agobiar al empleado con emails constantes, sino en estudiar muy bien los puntos de contacto con él y sus emociones en cada momento y satisfacer la necesidad que puedan tener.

Una estrategia de comunicación orientada, en definitiva, a una buena experiencia del empleado.

Para diseñar esta estrategia podemos partir de las siguientes preguntas:

• Qué necesitan los empleados deslocalizados?

• ¿Qué sienten en cada momento de su itinerario en su empresa?

• ¿A través de qué canal en qué momentos prefieren interactuar con la empresa?

• ¿Tienen interiorizados los objetivos de la empresa y los abordan como suyos propios?

Estudiar la respuesta a cada una de estas preguntas nos ayudará a trabajar una estrategia de comunicación eficaz.

Consejos para evitar problemas de comunicación por deslocalización

Aunque las prácticas de comunicación más convenientes van a depender mucho de la empresa, existen una serie de consejos transversales que pueden ser de utilidad.

Genera un espacio de diálogo

La mejor estrategia de comunicación empresarial es aquella en la que participa toda la empresa. Invita a los empleados a aportar su opinión o proponer posibles mejoras. Para que el equipo participe es importante que se sienta escuchado, que perciba que lo que expresa importa y es tenido en cuenta.

Solicita el feedback de los empleados y ofrécele foros en los que conversar: una dirección de mail con respuestas ágiles, canales internos, reuniones, etc.

No te olvides de teambuilding

Aunque el trabajo en remoto tiene grandes ventajas, es cierto que es necesario hacer un esfuerzo extra para impulsar la cohesión de los compañeros. Reforzar el teambuilding se hace más necesario que nunca en esta situación.

Te contamos algunas opciones para trabajar el teambuilding en las empresas deslocalizadas:

• Organiza reuniones de carácter informal: desayunos, cafés, etc., en los que solo haya una norma: no hablar de trabajo. Cada integrante de la reunión puede contar algún detalle personal, aficiones, proyectos personales que puedan resultar interesante al resto, etc.

• Alíate con la gamificación. Puede funcionar muy bien retar a tu equipo para que resuelvan algún objetivo común (no relacionado con el trabajo) aunando sus fuerzas. Este tipo de dinámicas son muy beneficiosas para conocerse mejor y aumentar la cohesión en la distancia.

• Haz un esfuerzo informativo extra. En equipos deslocalizados no basta con indicar los aspectos importantes en una simple reunión. Debes dejar muy claras cuestiones como las fechas de entrega, las especificaciones.

Para ello, puede ser buena idea emplear alguna herramienta de comunicación en la que queden reflejadas toda la información relativa a un determinado proyecto. De esta manera, la información fluirá dentro de los equipos y todo el mundo tendrá la misma foto de un proyecto.

Y una última cosa: ¡que todo el mundo active su cámara! Aunque pueda parecer, a priori, una tontería, es importante mantener el contacto visual con las personas con las que nos comunicamos.

Herramientas para impulsar la comunicación en empresas deslocalizadas

La lista de herramientas que pueden ayudarte a conseguir una buena comunicación en las empresas IT deslocalizadas es extensa y va creciendo día a día.

Aquí tienes algunas de los recursos más famosos:

• Slack. Es una de las herramientas de comunicación y gestión de proyectos más usadas en las empresas.

• Trello. Software de gestión de proyectos en el que se puede organizar el trabajo mediante tarjetas, listas y tableros.

• Hangouts Meet. Una buena opción de comunicación y videoconferencias.

• Google Drive. Herramienta de almacenamiento en la nube, muy eficaz para trabajar en remoto de forma colaborativa.

¡Pero hay muchas más!

La comunicación en las empresas IT deslocalizadas requiere una estrategia específica y es especialmente necesaria para mantener bien alta la cohesión, la motivación y la productividad del equipo.