Recursos Humanos

Qué es un ATS (Applicant Tracking System)

Un ATS (Applicant Tracking System o Sistema de Seguimiento de Candidaturas) es un recurso tecnológico, que representa a la vez, un aliado estratégico para el área de personas de una organización. Es una herramienta tecnológica que automatiza, agiliza y hace eficiente los procesos de selección.

En el ATS de reclutamiento, se permiten concentrar todos los pasos del proceso, que van desde la publicación de la búsqueda hasta el ingreso de la persona seleccionada.

Propósito dentro de la gestión de reclutamiento

Pensando en los propósitos del ATS en reclutamiento, el principal es la centralización de la publicación, de las postulaciones, de los informes y de las comunicaciones. En definitiva, agiliza el proceso porque permite la concentración de toda la información en un mismo lugar. Esto es un claro ahorro de tiempo y dinero.

Otro propósito ventajoso, es la automatización de tareas de rutina como por ejemplo, la agenda de entrevistas, el envío de comunicaciones y el seguimiento de las postulaciones. También realiza el filtro inicial a través de palabras claves, lo que reduce a grandes rasgos, los tiempos de revisión de los currículums.

Ventajas que ofrece un ATS para el proceso de reclutamiento

Las ventajas que ofrece utilizar un ATS en reclutamiento, van desde el ahorro de tiempo y dinero, dada la precisión que permite, la reducción de tiempos en tareas repetitivas para los y las selectores de personal, hasta la automatización de tareas, la reducción de sesgos habituales y también la mejora de la experiencia en las personas.

Permite también gestionar en forma homogénea toda la información. ¿Por qué? Porque en un único dispositivo podremos recibir todas las candidaturas que antes debíamos recoger desde distintos portales o instrumentos. Por ejemplo los currículums en papel o en portales de empleo.

Mejora asimismo la toma de decisiones de candidaturas, porque se basa en datos, parametrizados por los selectores, pero esos datos terminan siendo homogéneos, por así decirlo, a la hora de decantarse por un postulante u otro. Veamos a continuación, las ventajas más significativas del uso de un ATS.

Automatización del proceso

Este aspecto es el corazón del ATS, en mi opinión. Porque permite que determinadas tareas sean implementadas en forma automática y permite reducir el trabajo artesanal o manual de los selectores de personas. Se puede:

• Realizar la descripción de puestos, publicarla, incluir los plazos de apertura y cierre de la misma.
• Filtrar los currículums, conforme las palabras claves que se definan de antemano, dejando de lado, a las personas que no cumplen con esos requisitos mínimos.
• Programar las entrevistas, porque pueden calendarizar y enviar correos electrónicos a los candidatos. Esto hace a la comunicación con los postulantes mucho más fluida.
• También se pueden parametrizar pruebas para los candidatos y las candidatas, por ejemplo cuestionarios de habilidades o situaciones simuladas.
• Otra de las acciones automatizables es la generación de informes, algo que antes se hacía proceso por proceso, ahora puede ser masivo y basado en datos objetivos como por ejemplo, conocer el tiempo total de duración del proceso, es decir, definir distintos indicadores.
• Por último y no menor, permite tener una base de datos de candidatos de cara a futuras búsquedas. Eso antes también se hacía manualmente y a la hora de buscar a una persona, debías revisar CV por CV, ahora con esas palabras claves, puedes identificar proactivamente posibles postulantes para contactar, incluso antes de publicar la búsqueda.

Mejora en la organización

Los sistemas ATS de reclutamiento, mejoran en varios aspectos a las organizaciones, ya que por un lado, dan mayor precisión a los parámetros de búsquedas de candidaturas y por el otro, lo hacen más representativo de la cultura organizacional.

Además, los informes y análisis que genera, ayudan a que, los distintos sectores de la organización, puedan hacer un seguimiento del curso de acción de los procesos de selección. Generando autonomía informativa hacia adentro de la empresa.

Otro aspecto interesante es que “cuida” a la organización de dar cumplimiento a las normativas y leyes laborales afines a los procesos de selección y contratación así como también de protección de datos personales. Por ejemplo, recabar la información correspondiente a las leyes del país en dónde se esté reclutando o adaptarlo a las particularidades, en el caso de organizaciones que operan en distintos países.

Reducción de errores humanos

Automatización y estandarización son las características principales que hacen a los gestores de selección o ATS de reclutamiento herramientas poderosas para reducir los errores humanos.

¿Sabes por qué? Revisar currículum por currículum puede generarnos subjetividades o distracciones normales que hagan que perdamos de vista a quién estamos buscando. Los sesgos humanos de algún modo, pueden ser disipados utilizando esta herramienta tecnológica.

Un ejemplo que evidencia la reducción de errores humanos, es que se reduce la variabilidad. ¿Qué quiere decir esto? Que si distintas personas revisan los currículos, puede ser distinta la visión de los mismos. En cambio, con el uso del ATS esto se puede homogeneizar. Me permito agregar que no invalida la aplicación del criterio humano en el proceso, sino que lo objetiviza y dinamiza.

Otra cuestión interesante a considerar es la reducción de errores ante la carga manual de datos. Recuerdo numerosos errores cometidos al tipear datos personales de futuros empleados, tales como nombres y apellidos o números de identificación. Errores que son complejos de revertir, sobre todo cuando se efectúan trámites ante organismos públicos.

Vale la pena mencionar, que los ATS en recursos humanos proveen recordatorios y alertas sobre fechas de vencimiento de los procesos de selección. ¡Evitamos los olvidos!

Optimización del tiempo

Aquí son muy claras las ventajas y los beneficios para las áreas de selección. Ya de por si, la reducción del tiempo en el filtrado de curriculums vitae, por medio de palabras clave, es de los principales beneficios para las personas que se ocupan de la selección.

Otro tiempo que ayuda a optimizar un ATS es la programación de entrevistas, el envío automático de correos electrónicos o mensajes a los candidatos y candidatas, es súper potente.

Una funcionalidad que reduce el tiempo de dedicación es el hecho de que haga los informes con indicadores propios de los procesos de selección: tiempo de contratación, duración del proceso, etc.

Mejora en la experiencia del candidato

Este apartado es súper interesante, la experiencia del empleado comienza antes del proceso de selección. Es decir, que desde el momento en que la persona se acerca a la organización, toma contacto con la cultura de esta y decide si desea efectuar su candidatura o no.

Por un lado, con el uso de un ATS en reclutamiento, se agilizan los procesos comunicacionales con las personas postuladas, porque reciben información casi en tiempo real del estado en que se encuentra la candidatura. Esto redunda en una muestra de transparencia por parte de la organización, que seguro es bien recibida por las candidatas y los candidatos. Además, se simplifican las solicitudes de empleo, ya que integran por ejemplo, información de Linkedin con el envío del CV de las personas.

En definitiva, buscar empleo es tedioso de por sí, con lo cual, todo aquello que unifique y simplifique la vida de los postulantes va a ser bien recibido como experiencia con la organización.

Impacto de un ATS en la calidad de las contrataciones

Como se viene evidenciando, utilizar un ATS para el proceso de reclutamiento de personal hace la diferencia. En principio, filtra a los candidatos más apropiados con respecto a las palabras claves que se incluyan y los algoritmos que utiliza. Hay más sobre esto, por ejemplo, promueven una selección más precisa de candidatos, a la vez que se mejora la retención de las personas y se reduce el sesgo claramente. Veamos en detalle.

Selección más precisa de candidatos

En este apartado conviene hacer hincapié en que el ATS permite establecer criterios para filtrar candidatos conforme a los requisitos del puesto de trabajo que se necesita cubrir. Asimismo, como se establecen palabras claves, justamente las personas que llegan son las que responden a esas palabras, que representan los requerimientos del puesto: educación formal o experiencia, por ejemplo.

Otro aspecto relevante es que permite hacer evaluaciones o test psicométricos a las personas candidatas, en ese sentido también proporciona información objetiva vinculada a las competencias de las personas que están participando de la búsqueda.

Entonces, por un lado filtra por palabras claves, por el otro por competencias o habilidades. Son dos tipos distintos de filtro, que agilizan el proceso.

Mejora en la retención de empleados

Esta mejora en la retención de personas se da como consecuencia de contratar a las personas más adecuadas. Esto es en función de los criterios predeterminados, que acompañan a la cultura de la empresa y permiten un mejor encaje entre nuevos empleados y valores, misión y visión de la organización.

Si la experiencia del candidato es positiva desde el inicio, es probable que la conexión persona - empresa también sea la apropiada. Lo mismo sucede con la transparencia de la que se dota el proceso de selección, estar en contacto con la persona, mantenerla informada, esto también habla de la cultura de la empresa y hace a la retención tanto de los nuevos como de las personas que ya están trabajando allí.

En definitiva, la buena comunicación, la transparencia, las decisiones basadas en datos y la participación, son aspectos que motivan a los empleados y empleadas a sentir pertenencia con la organización, o sea permanecer en ella.

Reducción del sesgo en el reclutamiento

La reducción de sesgo es un tema a debatir. En principio, al filtrar por las palabras claves, en ese filtro inicial, quedan las personas que mejor cumplen con los requisitos. Pero también hay que considerar que si una persona utiliza en su CV un sinónimo, quizás quede fuera del proceso en ese filtrado. Entonces, conviene ser rigurosos con el uso de las palabras claves, para evitar sesgos.

En ese sentido, reducir los sesgos ayuda a que sea un proceso de selección más objetivo, justo y preciso, lo que mejora la retención de las personas en las organizaciones, como se vió en el apartado anterior.

Ahorro de costos y recursos con un ATS

Varias ventajas de implementar un ATS se vinculan con la reducción de costos y recursos. Por ejemplo, el coste de contratación disminuye en tanto se destinan menos horas de trabajo a las actividades que antes eran manuales y hoy son automatizadas.

Por otra parte, se optimizan las áreas de recursos humanos, porque al simplificar tareas burocráticas logran ganar tiempo en actividades tales como el desarrollo del personal o la mejora de los procedimientos, algo para lo que nunca había tiempo ¡Lo digo por experiencia propia!.

Reducción de costos de contratación

Si seleccionamos a la persona correcta reducimos el coste de contratación. La idea es que esa persona permanezca en la organización. Entonces, siendo precisos en la contratación, dados los filtros de los ATS, se ahorra. No hay peor gasto que el de una mala selección de personal, no sólo porque hay que hacerlo de nuevo sino por el tiempo invertido previamente. Tiempo y dinero van de la mano en estos temas. Vale agregar que desde el punto de vista del candidato, también perder el tiempo es costoso, por ejemplo, por no estar en la organización que se desea.

Entre otras cuestiones, el análisis predictivo del que disponen los ATS, permiten medir la probabilidad de que un candidato se adapte mejor a la organización y permanezca en esta, en función de datos históricos. Esto es muy novedoso aún, habrá que darle más tiempo, pero sin dudas tiene potencial de ahorro.

Optimización del departamento de Recursos Humanos

La idea de optimización resuena mucho, sobre todo para las personas que trabajamos en selección, alguna vez.

En general, a quienes formamos parte del área de personas nos gusta ocuparnos de las personas ¿Resulta obvio, no?. Sin embargo, si gran parte del día se te va en burocracias administrativas o en la lectura de grandes volúmenes de información, se pierde de vista la posibilidad de acompañar a los trabajadores y las trabajadoras. De allí que la experiencia del empleado, se puede optimizar mucho más si los departamentos de Recursos Humanos se pueden ocupar de la gente.

Desde el punto de vista de la implementación de un ATS, este hace que las tareas del área sean más eficientes, puesto que dinamiza y transparenta los procesos de selección a la vez que, reduce los tiempos de ingreso y contratación de la gente. Es recomendable, que si se desea ampliar la perspectiva profesional realice la Ruta de especialización en recruiting que ofrece OpenWebinars.

Retorno de inversión (ROI)

Es factible recapitular el posible retorno de inversión ante la implementación de un ATS en reclutamiento. A saber:

• Se reducen costes de contratación, esto se comentó en apartados previos.
• Se reduce también el costo en publicidad pues, al canalizar toda la información desde un mismo dispositivo, se multiplica la llegada de la búsqueda a las personas, reduciendo el gasto de publicar en distintos portales de empleo, por ejemplo.
• Se necesitan menos horas de trabajo destinadas a los procesos de selección, otra reducción.
• Se optimiza el proceso de selección, por lo que disminuye el coste de contratación, tal como se describió en otro de los apartados.

En definitiva, se puede ver claramente lo favorable que puede resultar para una organización el uso de un ATS.

Facilitación de la colaboración entre equipos

Mencionar la colaboración entre equipos, es un aspecto muy importante también. Porque las áreas que necesitan cubrir una vacante o plaza, requieren conocer el estado del proceso de selección, deben planificar para cumplir con plazos y con objetivos de diversa índole, propios de los sectores.

En ese sentido, siempre se destaca la importancia que las áreas de personas tienen en la participación de la estrategia organizativa. ¿Qué quiere decir? Poner a las personas correctas en el momento en el que es requerido es facilitar la colaboración entre equipos. Es uno de los roles principales de las áreas de recursos humanos. Hacerlo fluir con opciones de automatización, no hace más que beneficiar a todas las partes involucradas.

Colaboración en tiempo real

Los ATS facilitan la colaboración en tiempo real básicamente porque dan acceso a la información de los procesos de selección de toda persona que esté involucrada. Incluso, pueden participar del proceso activamente, porque pueden ver los informes de preselección o la información de los candidatos. En fin, una serie de acciones que antes no era posible implementar en tiempo real. Esto nos lleva al siguiente apartado que se vincula con la transparencia.

Transparencia en el proceso de selección

Esa colaboración en tiempo real, se basa en compartir información y esa es la transparencia del proceso también, registrar las comunicaciones a los y las postulantes, por ejemplo. A su vez, permite ver el estado en el que se encuentra cada proceso, porque deja un rastro histórico para que lo vea el equipo selector o el equipo que demanda la plaza a cubrir.

Promueve, según la parametrización que se efectúe, la posibilidad de transparentar el proceso tanto como se desee, además de brindar métricas en tiempo real, que permiten la mejora del proceso.

Mejor comunicación interna

Aquí lo importante es que normalmente, en los equipos que gestionan procesos de selección, se trabaja en varios en simultáneo. Entonces, utilizar un ATS facilita el seguimiento de todos los miembros del equipo, haciendo que por ejemplo, si alguien se va de baja, la persona que se haga cargo puede retomar el proceso, sin tener que iniciarlo desde cero, por así decirlo.

Por otra parte, agiliza la comunicación interna, respecto a las decisiones de los candidatos. Al proveer los informes de entrevista o los informes de las evaluaciones o de los desafíos técnicos que realizan los y las postulantes, el equipo cuenta con toda la información requerida para definir la aptitud o no de las personas, en relación al puesto de la búsqueda. Así hace fluir la comunicación hacia dentro del área de personas.

Integración con otras herramientas y plataformas

Destacar que los ATS en recursos humanos permiten la interoperabilidad con otros softwares o programas de gestión. Esto es que se pueden integrar a otras plataformas, por ejemplo portales de empleo, así como también a los programas de gestión del personal que disponga la empresa.

Conviene comentar que las inteligencias artificiales se están integrando poco a poco a los ATS, esto hará que mejoren, sean más precisos y criteriosos, a la hora de analizar grandes volúmenes de información. Todavía no hemos visto los beneficios que traerá esta integración, se encuentra en progreso.

Compatibilidad con plataformas de empleo

Los Sistemas ATS de reclutamiento, como comentamos tienen la posibilidad de integrarse a otras plataformas de empleo (Indeed, Bizneo, Glassdoor, etc). Esto permite que podamos publicar una búsqueda en varios portales en simultáneo y en el portal interno de la empresa, sin tener que hacerlo a mano o uno a uno. Incluso, si se cambia algún parámetro del perfil de búsqueda, esta actualización se puede impactar en paralelo en todas esas plataformas.

Otro aspecto interesante, es que es compatible con archivos cotidianos tales como Word, Excel, etc lo que permite, por ejemplo, importar un archivo de Power Point con el descriptivo de puestos de una posición a buscar, incluyendo logos o colores corporativos. Lo mismo sucede con la recepción de los currículums, acepta distintos formatos, entonces facilita la vida de los y las postulantes.

Un último aspecto interesante, es que también es compatible con las redes sociales. Últimamente, en la selección de personal se utilizan mucho como medio de comunicación y alcance masivo.

Integración con software de Recursos Humanos

Al integrar el ATS con el software de gestión de la empresa, ni bien se candidatea una persona, los datos de esa postulación se incorporan a la base de datos del software de gestión. Supongamos que esa persona se convierte en empleado o empleada, simplemente cambia su condición de “candidato” a “empleado activo”, pero sus datos ya están ingresados. Esto evidentemente reduce la carga laboral del sector y el margen de error ante el tipeo manual de datos o la duplicidad de registros.

Por otra parte, se siguen integrando al ciclo de vida laboral de las personas más funciones. En este caso sus postulaciones, por ejemplo si hubiera búsquedas internas, se puede dejar constancia de la participación de la persona en ellas y el curso del proceso.

Conclusiones

Evidentemente los ATS son una herramienta muy útil en los procesos de selección de personal. Son una inversión en tiempo y dinero. Asimismo, en la medida que sigan integrándose con las inteligencias artificiales, sus resultados serán cada vez más eficientes, reduciendo sesgos y agilizando procesos.

Es importante resaltar el valor humano del equipo de selección, quienes además de simplificar su trabajo y los tiempos de los procesos, podrán ocuparse del aspecto más relevante: las personas. Hacer que la experiencia de los y las postulantes sea satisfactoria, es hacer que comience desde que se fijan en la organización y deciden postularse en ella y los ATS ayudan a que eso fluya.

En definitiva, implementar un ATS es una decisión estratégica para las organizaciones, lo que amerita investigar, analizar el asunto y formarse al respecto.

¡Gracias por leer!