Qué es y cómo se hace un Post Mortem

Qué es un post mortem

Un post mortem es una herramienta de análisis retrospectivo que se hace al final de un proyecto o proceso de desarrollo, o cualquier otra actividad creativa.

En un post mortem intentamos entender qué ha fallado o qué ha ido mal en el desarrollo de un proyecto para poder aprender de nuestros errores y pulir los procesos dentro de un equipo o compañía.

También es clave resaltar las partes positivas para no centrarse en lo negativo, mantener la moral del equipo alta. El objetivo es crear dinámicas para fijar aquellas prácticas que consideramos positivas y evitar o mitigar en el futuro los errores cometidos en un proceso, tanto en el lado organizativo como en el tecnológico.

Para ello haremos una investigación preliminar para recabar datos. Después, seleccionaremos y ordenaremos la información relevante en un documento para compartir. Y por último realizaremos una o varias sesiones de equipo donde se hará un análisis de lo ocurrido. En ella, completaremos el documento inicial con las causas observadas y con las acciones futuras a implementar.

Post mortem y metodología

Los post mortem forman parte de las herramientas del mundo de la metodología Agile, muy vinculada, pero no exclusiva, al mundo de la tecnología y el software.

De cualquier manera, es una práctica recomendable para cualquier tipo de organización y se puede adaptar perfectamente a otros modelos como Waterfall. En el artículo Agile vs. Waterfall podéis saber más sobre las diferencias entre ambas familias de metodologías.

Un punto importante de un post mortem y de otros procesos de análisis como las retrospectivas es evitar la búsqueda de culpables (cultura de la culpa) y promocionar la mejora continua. La realidad es que los errores y dificultades para sacar adelante un proyecto tienen unas causas comunes y debemos de centrarnos en ellas. Algunas de las causas más comunes son:

• Fallos de comunicación y colaboración

• Desconocimiento de una tecnología

• Falta de metodología y claridad en los procesos

• Fallos en la toma de requisitos

• Falta de agilidad para reconducir un proceso o desarrollo

• Intentar esconder los problemas

• Responsabilidades poco claras

Nuestros esfuerzos para mejorar se centrarán en estas.

¿Es un post mortem y una retrospectiva lo mismo?

Es muy posible que veas ciertas similitudes entre retrospectivas y post mortem. ¡Y estarías en lo cierto! Mucho de lo que ya conoces de las retros te servirá en los post mortem y viceversa.

La gran diferencia entre retro y post mortem es que las primeras abarcan un periodo corto de tiempo -el sprint- y los post mortem se extienden a toda la duración de un proceso e incluso más allá.

Otra gran diferencia es que las retrospectivas se centran en mejorar procesos organizativos mientras que en un post mortem tiene cabida la parte más tecnológica, a veces de manera muy significativa.

La selección, conocimiento y buen uso de plataformas, frameworks, técnicas de desarrollo o herramientas auxiliares es clave para el éxito de un proyecto y por ello será muy relevante en las discusiones dentro de un post mortem.

Cómo hacer un post mortem

Un post mortem se divide claramente en tres fases:

• Investigación

• Depuración de la información

• Sesión de equipo

Investigación: adquisición de información

En la investigación, una o varias personas del equipo recopilan los eventos significativos en un timelime, así como datos relevantes como qué servicios y departamentos han sido afectados, qué clientes han podido sufrir un impacto negativo o el estado inicial y final de un determinado conjunto de componentes.

Los investigadores podrán hablar individualmente con otros miembros de la compañía para entender mejor lo que ha pasado y hacer una captura inicial de posibles problemas y sus causas. Estas primeras aportaciones serán informales y superficiales, ya que dejaremos los detalles para la sesión de equipo.

Es importante que no compartamos información entre las personas involucradas para no crear sesgos y que las primeras ideas orienten las demás. Y es interesante recabar información lo antes posible, cuando está fresca en la memoria, aunque es recomendable que pase un poco de tiempo - al menos unos días - entre la finalización del proyecto y la sesión post mortem para tomar distancia, reflexionar y ganar perspectiva.

Depuración: quedarse con lo relevante

Con la información obtenida lo más probable es que ciertos problemas destaquen entre los demás. Selecciona esos temas para tratarlos preferentemente en la sesión de equipo.

También es posible que detectes aspectos que se hayan tocado lateralmente o que se hayan evitado deliberadamente. Quizá necesites una segunda ronda de entrevistas donde cambies la estrategia de preguntas o que prepares un cuestionario para que tus compañeros respondan antes o durante la sesión, quizá incluso por escrito.

Tanto en esta como en las demás fases, tus dotes como entrevistador o interrogador serán claves y es bueno que apliques técnicas que te ayuden a obtener información veraz y honesta.

Prueba con estrategias como “la misma pregunta 3 veces”, donde realices prácticamente la misma pregunta, pero de una forma totalmente distinta para que no detecten tu interés. Otra técnica habitual es hacer valoraciones con aspectos incorrectos - a propósito, pero sutilmente- para provocar que el interlocutor las corrija.

Una vez satisfechos se programará una sesión presencial de todas las personas implicadas donde se compartirá dicha información a partir de la cual se buscarán posibles cursos de acción.

La sesión post mortem

Para la sesión es bueno contar con la ayuda de un facilitador ajeno al proceso analizado, o en su defecto, una o varias personas que se manejen bien gestionando reuniones y tomando acta.

Las sesiones presenciales pueden ser un mal trago para algunas personas, sobre todo si el impacto ha sido grave y es muy reciente. Por eso debemos prepararnos mentalmente para ellas y entrar a la sesión con una actitud constructiva y colaborativa. Es habitual que estas instrucciones se repitan al principio de la sesión para reforzar una actitud positiva.

Debemos asumir que, aunque la culpa pertenezca a un equipo o personas en concreto, la responsabilidad siempre es compartida. Es muy posible que los protagonistas no hayan recibido la información o ayuda suficiente durante el proceso o que el fallo no haya sido prevenido con las herramientas disponibles.

Además, es habitual que las causas reales de los problemas sean comunes a otros proyectos, por lo tanto, es de máximo interés de todo el mundo implicado en atajarlas.

Después de introducir el objetivo, las reglas y las instrucciones de las que hemos hablado se pasará a hacer una breve recapitulación de los hechos pudiendo añadir detalles de última hora en ese mismo momento.

El siguiente paso es enumerar brevemente los posibles temas, normalmente problemas y causas. Esto previene que se salte de un tema a otro dependiendo del interés de los participantes. Si estos saben que “su” tema se va a tratar, se centrarán mejor en el tema de turno.

Uno por uno se tratará cada punto y se irán anotando posibles acciones. En la siguiente fase se discute un poco más a fondo las acciones propuestas, se seleccionan, y se ordenan por prioridad.

Dependiendo de la densidad o la dinámica de grupo de la sesión es posible que convenga interrumpirla y continuar otro día para intentarlo de nuevo con mejor actitud o prevenir el cansancio de una sesión demasiado larga.

Qué beneficios sacamos de un post mortem

De un post mortem esperamos sacar acciones claras y ejecutables para solucionar o mitigar las causas a los problemas detectados, así como que el equipo asuma su responsabilidad de una manera constructiva y sana.

Es importante entender que no todos los problemas son predecibles y evitables, en cuyo caso, las acciones irán orientadas a reaccionar lo antes posible. Por ejemplo, establecer o incrementar la monitorización de nuestros sistemas, establecer subsistemas de notificaciones y alarmas, crear procesos de recuperación eficientes o preparar rutinas de remediación y despliegue.

Un caso muy común que se trata en los post mortem es la caída de un servicio. Muchas veces es difícil prevenir la caída de un servicio, sobre todo en fases muy tempranas de un proyecto. En estos casos lo importante es centrarse más en la recuperación del servicio afectado, estableciendo procesos automatizados, sistemas redundantes o protocolos de acción.

En general, con los post mortem racionalizamos lo que ha pasado y nos focalizamos en lo que podemos hacer y no en lo mal que lo hemos hecho. Forma parte de introducir en nuestra cultura organizativa el aprendizaje y la mejora continua.

Por tanto, hay una parte psicológica, que es asumir el problema de manera conjunta y reorientar nuestra actitud a solucionarlo; y una parte metodológica, que es analizar y tomar medidas para que no vuelva ocurrir o para que su impacto sea el menor posible.

Existen otras técnicas similares como los pre-mortem o las ya mencionadas retrospectivas que puedes descubrir en cursos sobre metodologías como este curso de Scrum técnico.

Cómo hacer un documento de post mortem

Para registrar un post mortem podemos usar uno o varios documentos con las siguientes secciones:

• Timeline: una explicación breve en orden cronológica del desarrollo del proyecto

• Problemas detectados y sus posibles causas

• Posibles acciones

• Acciones elegidas y su prioridad

• Conclusiones

Como ya hemos dicho, el documento va creciendo durante las sucesivas fases. A posteriori, las acciones elegidas se convertirán en tareas a implementar en el flujo normal de trabajo con la urgencia que hayáis convenido.

Conclusión

Como has podido ver, es muy interesante incluir los post mortem en tu caja de herramientas y aplicarlo siempre que una parte de un proyecto no haya concluido satisfactoriamente o que su desarrollo haya sido complicado.

Los aprendizajes que vayamos sacando de este y otros procesos de análisis los iremos incorporando a los procesos de planificación. Así, si detectamos errores recurrentes, los tendremos en cuenta desde el principio, tomaremos medidas preventivas, aplicaremos técnicas de manera metodológica y evitaremos sufrir determinados problemas - de nuevo.

Así, con el tiempo nuestros procesos serán cada vez más eficientes y rápidos, y ahorraremos tiempo en remediar errores, que suele ser mucho más costoso que prevenirlos.