SAP ERP: Qué es, características y funcionalidades

Las empresas y los gerentes que están al frente de ellas, siempre están en la misión de poder hacer económicamente más rentable la operación y gestión que administran. Para poder lograr su cometido, es necesario realizar una correcta toma de decisiones basada en información actualizada.

Para poder acceder a esta información, es necesario de una solución técnica o software que permita registrar la operación de un proceso y posteriormente, poder consultar la información almacenada.

Ya que cada sociedad cuenta con escenarios de negocios propios, es muy difícil poder crear una solución que aplique para todas las empresas. Al existir la necesidad y la limitante, la empresa SAP decidió construir soluciones que engloben la esencia de los procesos empresariales y que puedan ser aplicados como base en diferentes empresas.

Qué es SAP

SAP es una empresa alemana encargada del desarrollo sistemas y soluciones empresariales. Esta empresa nace de varios consultores desarrolladores de la empresa IBM. Los desarrolladores identificaron que los proyectos, aunque sean de rubros distintos (farmacias, textiles, construcción, etc.), todas registran sus procesos de manera similar. Las empresas siempre requieren que su operación contable y logística se registre y posteriormente se visualice la información. De acuerdo a la necesidad, SAP creó el núcleo financiero y logístico. Posteriormente crearon el producto R/2. Aunque el producto R/2 satisfacía muchas necesidades, se creó el producto insignia de SAP que es SAP ERP R/3. Este sistema buscó ampliar las limitantes de idiomas y fronteras geográficas al presentar una solución tecnológica aplicable a nivel mundial.

SAP cuenta con presencia a nivel mundial. Esta empresa ofrece servicios profesionales de consultoría para poder configurar y utilizar el producto que distribuyen conocido como SAP ERP.

Qué es SAP ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de planificación de recursos empresariales. Un ERP permite reproducir varios escenarios de negocios y almacenar la ejecución en una base de datos. Posteriormente se pueden consultar los datos para generar reportes e indicadores para la toma de decisiones.

SAP ERP es la solución que presenta SAP donde se recopila toda la experiencia de desarrollo de soluciones en procesos empresariales recurrentes como son las ventas, compras, contabilidad, costos entre otros.

Características y funcionalidades SAP ERP / Tipos SAP ERP

Cuando un cliente decide utilizar SAP ERP como solución de tecnificación de procesos, este selecciona una firma consultora que es socio (Partner) de SAP. Estas firmas son entidades autorizadas de SAP para poder instalar ciertos productos de SAP. Dependiendo la solución de SAP que esté buscando el cliente, así se desplegará la lista de consultoras.

En caso de que el cliente sea una empresa que no requiera de contabilidad consolidad y diferencias cambiarias, actualización inmediata entre procesos, registros de actividad de personal, costeo actualizado de inventario, reportes personalizada para el área de calidad, calendarización de órdenes por centros de carga en la parte de producción, workflows con envío de mensajes automáticos, lotes de inventario y conexión entre sistemas distintos a SAP, la opción del cliente puede ser SAP Business One. Esta opción es más económica que SAP ERP y en caso de querer realizar lo antes mencionado, el cliente incurriría en costos consultoría de terceros para realizar el desarrollo.

En caso de que el cliente busque una solución que abarque muchos escenarios empresariales con conexiones a otros sistemas e información actualizada al momento, la mejor opción es SAP ERP. Esta opción es la solución todo terreno que ofrece SAP y abarca procesos Contables, Logísticos, de Producción, Planillas entre muchos más.

Existen otro tipo de soluciones SAP donde solo se involucra un proceso en específico del cual ya SAP cuenta con una solución. También existen productos que el cliente desea realizar de los cuales no existe un producto de SAP y es requerido crear la solución de 0.

Una vez que el cliente decide qué tipo de producto va a adquirir, se definen los recursos a utilizar. Por lo general, para una implementación SAP Business One se requiere de un consultor especializado que se encargará de todo el proyecto. En el caso de que el producto seleccionado sea SAP ERP, crear una solución de 0 o habilitar solo el funcionamiento de producto, es necesario un equipo de BASIS, Funcionales y ABAP.

Cómo funciona SAP ERP

Cada equipo será utilizado en mayor escala dependiendo la solución que requiera el cliente. Si el cliente desea instalar SAP ERP, es necesario que el cliente cuente con la infraestructura adecuada. La infraestructura requiere servidores y puntos de accesos a SAP ERP. El equipo BASIS indica las especificaciones del equipo y espera a que el cliente realice la compra del mismo. Una vez que el equipo está listo, el equipo BASIS instala y conecta los mandantes de SAP al servidor.

Una vez que los mandantes están operando, entra en juego el equipo funcional, este equipo de consultores expertos en SAP, configuran la solución estándar para poder realizar los procesos del cliente en SAP. En caso de que la solución estándar de SAP no abarque las necesidades del cliente, esto se pasa al equipo de desarrollo ABAP para crear una solución dentro de SAP que cumpla los requerimientos del cliente.

El funcional siempre seguirá el esquema de implementación de SAP que consta de 5 pasos:

• Preparación del proyecto

En esta fase, los consultores analizan los procesos del cliente y diseñan como estos se visualizan por SAP ERP. Con la preparación se definen que módulos de SAP hay que implementar y la mejor forma de integrarlos.

• Business Blueprint

En esta fase, el consultor recolecta todos los datos maestros a ser cargados en el sistema y así poder realizar pruebas de los procesos con los datos del cliente. En caso de no poder emular un proceso del cliente, se levanta el incidente y se crea un requerimiento para que el equipo de desarrollo en conjunto del equipo funcional desarrolle una solución.

• Realización

En este paso, se empieza a crear el ambiente de desarrollo y el de pruebas QAS. El ambiente de desarrollo guarda todas las configuraciones en ordenes de trabajo llamadas request. Estas órdenes de trabajo son transportadas al ambiente de QAS y posteriormente se ejecutan los procesos para validar si la orden de trabajo contiene lo requerido para poder ejecutar el proceso deseado por el cliente. Esta fase involucra pruebas unitarias por módulos y pruebas en conjunto de otros módulos.

• Preparación Final

Una vez que todas las pruebas fueron realizadas de manera conjunta y validadas por el cliente, es momento de pasar las ordenes de transporte a un ambiente de Producción. Este ambiente es el de la vida real y mediante el cual se generará la información a presentar a tributación (La contabilidad para pagar impuestos). Una vez montado el ambiente de producción, los usuarios finales ejecutarán sus procesos cotidianos y se registrarán.

• Soporte

En esta etapa, se manejarán los incidentes en los cuales los usuarios reporten problemas del sistema. Desde mal uso de datos hasta errores de falta de configuración. El equipo de consultores se encargará de solventar todos estos errores en el ambiente de producción.

Los incidentes encontrados en el business blueprint, serán tratados como proyectos y el consultor funcional encargado, diseñará una especificación funcional para el equipo ABAP. El equipo ABAP es el equipo de programadores de SAP que se encargan de desarrollar nuevas soluciones dentro de SAP. Este equipo desarrollará al pie de la letra el diseño funcional que resuelva el incidente del business blueprint y posteriormente probaran la solución. En caso de que el cliente apruebe, se enviará el cambio al ambiente de producción. El objetivo final de la consultoría es reducir los incidentes del business blueprint a 0 y mantener los incidentes de usuario en el ambiente de producción en 0.

Módulos SAP ERP

Anteriormente se mencionaron las fases de un proyecto de implementación de SAP ERP, en cuanto a la definición de que módulos de SAP se deben de implementar, existen 4 módulos pilares que son fundamentales y obligatorios al momento de la implementación.

Los módulos son los siguientes:

• SAP FI (Finance) Módulo de Contabilidad
• SAP CO (Controlling) Módulo de Costos
• SAP MM (Material Management) Módulo de Compras
• SAP SD (Sales Distribution) Módulo de Ventas

El módulo de finanzas es el pilar central de los 4 módulos ya que toda la información de los demás módulos termina registrada en la contabilidad. El módulo de contabilidad cuenta con los siguientes procesos: estructura organizacional que involucra el registro de sociedades, catálogo de cuentas, documentos contables, cheques, caja chica, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, pagos masivos de proveedores, conciliación bancaria, activos fijos y depreciaciones.

El módulo de costo está enlazado al Módulo de finanzas mediante la asociación de la sociedad en el área de control. Esta asociación permite que toda la estructura de costos y centro de beneficios se puedan asociar a las clases de costos y poder unir la contabilidad del balance general con el estado de resultados. Una vez asociado el módulo de contabilidad con el Módulo de costos, es posible poder conectar el Módulo de compras y el Módulo de ventas.

El Módulo de compras incluye la estructura de almacenamiento donde se ligan los centros y almacenes a la sociedad contable. En este Módulo se registran los materiales y los proveedores. Al existir los datos maestros antes mencionados, se pueden realizar pedidos de compra, entradas de inventario y facturación al proveedor. Para que la cuenta de inventario en el balance general y las cuentas por pagar se actualicen de forma automática, se configuran las cuentas para unir la información del Módulo de compras con contabilidad de forma automática.

El Módulo de ventas incluye la estructura de distribución y puntos de ventas, estos están ligados a la sociedad contable. En este módulo se registran los materiales y los clientes. Al juntar los datos antes mencionados, se pueden crear pedidos de ventas y facturación al cliente. Este Módulo se configura para qué las cuentas por cobrar y el inventario se actualicen directamente en contabilidad después de la ejecución del proceso de ventas.
La automatización y actualización de la información de diferentes áreas en la parte contable, permite poder tener reportes con información actualizada al momento y poder tomar decisiones de forma eficiente.

Al estar los módulos anteriormente mencionados funcionando, se pueden integrar otras soluciones como lo es HR (Módulo de planillas y personal), PP (Módulo de producción), QM (Módulo de calidad), PM (Módulo de planta y equipo) entre otros.

Versiones de SAP ERP

Aunque anteriormente se menciona que SAP logra actualizar la información de manera automática, la volumetría de datos puede suponer una barrera abismal al momento de generar reportes, especialmente en las empresas de retail. Adicional a esto, el avance tecnológico empezó a desplazar las soluciones convencionales y a ofrecer productos web y aplicaciones. Ante tal situación, SAP decidió separar su base de datos de ORACLE y crear SAP S4 HANA.

La diferenciación entre la base de datos HANA y la de ORACLE da pie para diferenciar productos y capacidades.

• SAP S4 HANA

SAP S4 HANA es la base de dato creada con sello SAP que permite tener un mejor indexado de las tablas logrando un rendimiento de ejecución en tiempo real. Adicional a esta nueva base de datos, se lanzó el producto Fiori que presenta aplicaciones WEB que sirven como Front-End.

• SAP versión R/3 versus SAP con HANA

El último producto de SAP que se encuentra en el mercado ofrece la potencia de la base de datos con S4 HANA y la experiencia WEB con aplicaciones mediante Fiori. Sin embargo, el núcleo del producto sigue siendo el R/3. Las últimas versiones de SAP ERP ofrecen los componentes de SAP Simple Finance y SAP Simple Logistics, que emulan los procesos de SAP FI-CO y SAP MM-SD en aplicaciones intuitivas para cualquier usuario. Todo lo ejecutado en estas aplicaciones termina guardado en SAP ERP R/3 y este pasa a ser Back-End para funcionales. Todo lo ejecutado en aplicaciones WEB mediante Fiori, es ejecutable en SAP R/3. De hecho, es necesario tener configurado SAP ERP R/3 para poder utilizar las aplicaciones WEB en Fiori.

Precios SAP

En cuanto a los precios de una implementación de SAP, todo depende del producto que el cliente elija, ya que, a partir de la selección, se debe de proveer por parte del cliente la infraestructura mínima requerida. Posteriormente se debe de ver el equipo de consultores a contratar y el tiempo que estos tardaran en implementar la solución estándar. Finalmente, se debe de revisar la volumetría de incidentes en el business blueprint para determinar la cantidad de desarrollos a realizar, el tiempo y el número de técnicos ABAP a contratar. Se debe de recordar que el funcional está involucrado en esta actividad por ende el tiempo de este recurso también se debe de tomar en cuenta.

En caso de querer hacer números estimados sin contar la infraestructura, un proyecto de implementación SAP requiere lo siguiente:

• 1 consultor por Módulo a implementar
• 2 ABAPS (mínimo)
• 2 BASIS (mínimo).

Los consultores funcionales tienen una tarifa por hora entre 80-110 USD la hora sin contar los viáticos de alimentación y desplazamiento. Estos funcionales trabajan 40 horas por semana y puede que la movilización cuente como parte de este tiempo o no.

Los consultores ABAP tienen una tarifa por hora entre 80-100 USD y cuentan con las mismas condiciones que los funcionales.

Los consultores BASIS tienen una tarifa por hora entre 60-100 USD y cuentan con las mismas condiciones que los funcionales.

Un proyecto de implementación puede dividirse en etapas de entregas y por lo general son 4. Cada etapa rondas entre los 2-4 meses.

Para poder ejemplificar lo antes descrito, se realizará un cálculo con los máximos descritos anteriormente, sin incluir el gasto por viáticos y sin incluir el costo de la infraestructura.

El costo sería el siguiente:

• 1 funcional FI: 40 horas por semana X 110 USD X 4 meses X 4 etapas = 70,400 USD

• 1 funcional CO: 40 horas por semana X 110 USD X 4 meses X 4 etapas = 70,400 USD

• 1 funcional MM: 40 horas por semana X 110 USD X 4 meses X 4 etapas = 70,400 USD

• 1 funcional SD: 40 horas por semana X 110 USD X 4 meses X 4 etapas = 70,400 USD

• 2 funcionales ABAP X 40 horas por semana X 100 USD X 4 meses X 4 etapas = 128,000 USD

• 2 funcionales BASIS X 40 horas por semana X 100 USD X 4 meses X 4 etapas = 128,000 USD

• Total, Planilla de consultores = 537,600 USD

Para poder estimar el costo de la implementación total se deben de agregar los viáticos de cada consultor y el costo de la infraestructura.

Conclusión

Aunque muchos al ver el precio se sorprenden, las empresas que cotizan en la bolsa, ven esta cifra como un gasto más dentro de su contabilidad actual, por ende, realizan la inversión para poder garantizar la información de forma eficiente en cuanto a tiempo y costo. SAP ERP es una herramienta versátil que permite poder acceder a la información de manera eficiente para poder cumplir con las necesidades del negocio.

Para comenzar tu formación en SAP, te proponemos realizar en primer lugar el curso de introducción al módulo MM, con el que conocerás las herramientas que se incluyen en SAP para un analista de compras, aprendiendo a usar las mismas de forma práctica. Posteriormente podrás continuar con el resto de formaciones centradas en los módulos PP y QM.