Scrum en remoto
Regularmente escuchamos que Scrum funciona mejor cuando todos los miembros del equipo están juntos en un solo lugar. De hecho, cuando se creó hace más de 20 años, fue pensado para ayudar a equipos que trabajan en la misma oficina.
Cuando los equipos comparten un espacio de trabajo, es más fácil hacer preguntas, hacer pair programming y resolver problemas sin la necesidad de organizar reuniones. Por eso, y para cubrir la necesidad de promover la transparencia y comunicación, se propusieron prácticas como el daily scrum, sprint planning, las retrospectivas y demás elementos que lo componen.
Scrum, la globalización y la transformación digital
El uso de herramientas como Zoom, Teams, Slack y el correo electrónico, a pesar de los de todas las funcionalidades que proveen para facilitar la comunicación remota, no pueden reemplazar el valor y la efectividad que tienen las interacciones directas de persona a persona, sin embargo, eso no quita que ayuden o sean habilitadores de los procesos que Scrum propone como buenas prácticas de organización y creación de productos o servicios.
La transformación digital ha permitido a las empresas tener un alcance global, no solo ofreciendo sus productos y servicios, sino también aprovechando el talento que existe en todos los rincones del mundo. Esto les permite establecer equipos de personas talentosas, que trabajan de forma remota en diferentes ciudades, países e incluso continentes, y que utilizan Scrum como framework para organizarse, crear y entregar los mejores productos y servicios.
Qué es el trabajo remoto
El trabajo remoto está en aumento. Si bien tener la capacidad de trabajar desde fuera de la oficina ha sido factible durante mucho tiempo, es ahora cuando se está generalizando y considerando como una alternativa real en muchas empresas y organizaciones, mucho más después de que nos golpeó la pandemia por el covid-19 y tuvimos que adaptarnos a una nueva normalidad.
El trabajo remoto o teletrabajo es una forma de trabajo en la cual los profesionales pueden trabajar fuera del entorno tradicional de la oficina. Con el teletrabajo entendemos que no necesitamos trabajar específicamente en un lugar para ejecutar nuestras labores con éxito.
Piénsalo de esta manera: en lugar de viajar a una oficina todos los días para trabajar desde un escritorio designado, los que trabajamos de forma remota, podemos realizar nuestras obligaciones profesionales y cumplir objetivos donde queramos, solo necesitamos una computadora y conexión a Internet.
Ha habido un cambio de paradigma cultural en la sociedad, ahora más que nunca, las generaciones actuales consideran importante tener un lugar de trabajo apropiado, que les permita desarrollar toda su capacidad, potencial y creatividad. Es aquí donde el trabajo remoto se ha beneficiado, porque permite esa libertad que parece tan necesaria para los profesionales de hoy en día. En muchas ocasiones, Scrum facilita y permite esa libertad.
El trabajo remoto es una realidad. El concepto ¡es genial! y trae muchos beneficios para las personas de manera individual, pero, al mismo tiempo, plantea algunos desafíos específicos para equipos de trabajo lo que incluye a los que apoyan sus procesos en Scrum u otros enfoques ágiles.
Reinventando Scrum para los equipos remotos
Después de varias iteraciones y actualizaciones de su guía oficial (la última en 2020), Scrum ha evolucionado. Esta evolución ha permitido que Scrum se adapte a un contexto más actual, buscando un enfoque más generalizado que facilita que sea adoptado por cualquier equipo de trabajo y no solo por equipos de desarrollo de software. Además, se ha reducido la prescripción de algunas prácticas y elementos de manera que sus procesos puedan ser aplicados sin importar si los equipos están ubicados en la misma oficina o no.
Es decir, es gracias a esta evolución, que Scrum ha podido llevarse al ámbito del trabajo remoto. Por eso, los equipos distribuidos pueden seguir aprovechando los beneficios que este framework nos ofrece a la hora de enfrentarnos al desarrollo de un producto o servicio que implica mucha incertidumbre o un entorno muy complejo.
Desde que estalló la pandemia, muchos de los equipos que estaban acostumbrados a trabajar en la oficina, han tenido que cambiar su cultura de trabajo y adaptarse al trabajo remoto. Ahora nuestras propias casas se han convertido en nuestro lugar de trabajo diario, mezclándose nuestra actividad laboral con nuestra vida cotidiana a lo largo del día.
El escenario que estamos viviendo, no ha frenado el uso y popularidad de Scrum, a pesar de que no fue diseñado para las condiciones y limitaciones que enfrentamos hoy. Como dicen los pilares de Scrum, quienes utilizamos este framework en nuestro día a día, hemos tenido que aprender a ser transparentes, a inspeccionar y adaptar los procesos que implementamos, para sobrevivir en estos tiempos tan inciertos.
Seguro que cuando comenzamos a trabajar desde casa durante la pandemia, cuando nuestros equipos prácticamente fueron obligados a trabajar de forma remota, todos, incluyendo a las personas del management y del negocio, experimentamos dificultades que hemos podido resolver adoptando herramientas, cambiando algunos procesos, pero sobre todo valorando mucho más la importancia de la comunicación y la interacción humana.
Principales desafíos de Scrum en el trabajo remoto
A medida que pasa el tiempo y por la forma que el mundo evoluciona, debemos estar atentos a los desafíos y cambios a los que nos enfrentamos para poder repensar la forma cómo trabajamos.
A continuación, 7 desafíos que podemos encontrar cuando aplicamos Scrum en remoto:
- El equipo trabaja en diferentes ubicaciones y zonas horarias.
- Diferentes culturas, costumbres y formas de comunicación en el equipo.
- Gestión de dependencias entre varios equipos distribuidos en diferentes zonas horarias.
- Pérdida de contexto u objetivos compartidos mientras se está a distancia.
- Pérdida de las interacciones ad-hoc (de pasillo) que promueven la convivencia.
- Falta de confianza, pérdida de conocimiento y control sobre el trabajo del otro.
- Falta de motivación y conexión entre los miembros del equipo.
Es posible que existan muchos otros desafíos porque cada equipo es diferente, sin embargo, con esta lista podemos hacernos una idea del tipo de dificultades que podemos encontrar.
El trabajo remoto puede permitir que los equipos más experimentados continúen su evolución, mientras que puede hacer que los equipos con menos experiencia y menos tiempo trabajando juntos tengan muchos más problemas.
Cómo nos ayuda Scrum en remoto ante los desafíos
Estos desafíos son reales, no solo para equipos que utilizan Scrum. Scrum en remoto puede brindarles herramientas que os permitan cumplir vuestros objetivos como equipo.
El equipo trabaja en diferentes ubicaciones y zonas horarias
Uno de los pilares de Scrum es la transparencia. En la guía de Scrum podemos encontrar lo que en Scrum significa transparencia.
El proceso y el trabajo emergentes deben ser visibles para aquellos que realizan el trabajo, así como para los que reciben el trabajo. Con Scrum, las decisiones importantes se basan en el estado percibido de sus tres artefactos formales. Los artefactos que tienen poca transparencia pueden conducir a decisiones que disminuyen el valor y aumentan el riesgo.
La transparencia permite la inspección. La inspección sin transparencia genera engaños y desperdicios.
- Guía de Scrum
¿Cómo logramos transparencia cuando somos un equipo remoto?
Establecemos acuerdos bases para definir el comportamiento esperado de los miembros del equipo que poco a poco determinarán la cultura sobre la que se espera obtener los mejores resultados. Es decir, tenemos una comprensión compartida de nuestro flujo de trabajo, para estar todos en la misma página, incluyendo eventos de equipo, expectativas hacia nuestros roles, formas y canales de comunicación, dónde almacenar la documentación para que sea de fácil acceso a todos, cómo gestionamos el trabajo y en qué herramientas, etc.
Si logramos transparencia en el equipo, no importa si trabajamos en la misma oficina, de forma remota o en diferentes zonas horarias, como equipo scrum podremos cumplir los objetivos que tengamos.
Diferentes culturas, costumbres y formas de comunicación en el equipo.
Comentamos que es necesario establecer transparencia en el equipo. Esta transparencia se pone en práctica a través de los eventos y artefactos de Scrum. Veamos qué dice la guía de Scrum:
Cada evento en Scrum es una oportunidad formal para inspeccionar y adaptar los artefactos de Scrum. Estos eventos están diseñados específicamente para permitir la transparencia necesaria. Si no se realizan los eventos según lo prescrito, se pierden oportunidades para inspeccionar y adaptarse. Los eventos se utilizan en Scrum para crear regularidad y minimizar la necesidad de reuniones no definidas en Scrum.
- Guía de Scrum
Sin importar las diferentes culturas, costumbres y formas de comunicación, a través de la transparencia y eventos de Scrum, crearemos nuestra propia cultura y forma de comunicación que nos permitirá avanzar en el cumplimiento de los objetivos de desarrollo del producto.
Gestión de dependencias entre varios equipos distribuidos en diferentes zonas horarias
A la hora de gestionar dependencias, Scrum cuenta con los roles necesarios, con eventos que promueven la comunicación constante y la búsqueda de soluciones de forma colaborativa.
Roles como el Scrum Master y el Product Owner, deben trabajar en conjunto para ayudar al equipo a remover dependencias y no solo eso, si no a establecer mecanismos a nivel de la organización que permita la interacción entre equipos de modo que ellos mismos sean capaces de eliminar los bloqueos que puedan encontrar durante el desarrollo.
El Scrum Master promueve la eliminación de los impedimentos para el progreso del equipo Scrum;
- Guía de Scrum
Del mismo modo el Daily Scrum es el evento que propone Scrum como medio para hacer transparente los problemas, impedimentos, bloqueos que tiene el equipo y establecer planes a corto plazo para resolverlos.
Los Scrums diarios (Daily Scrum) mejoran la comunicación, identifican impedimentos, promueven una rápida para la toma de decisiones, y en consecuencia, eliminan la necesidad de otras reuniones.
- Guía de Scrum
Pérdida de contexto u objetivos compartidos mientras se está a distancia
Para resolver este problema existe el Sprint. Periodos de tiempo donde el equipo se enfoca en cumplir un objetivo, que a su vez los acerca al objetivo general del producto.
Los sprints son el latido del corazón de Scrum, donde las ideas se convierten en valor.
Todo el trabajo necesario para alcanzar el objetivo del producto, incluyendo la Planificación (Sprint Planning), Daily Scrums, Revisión del Sprint (Sprint Review) y la Retrospectiva (Sprint Retrospective), ocurren dentro del Sprint.
- Guía de Scrum
Para establecer esos objetivos claros y compartidos entre todos, realizamos el Sprint Planning.
… todo el equipo de Scrum colabora para definir un objetivo de Sprint que comunique por qué el Sprint es valioso para las partes interesadas. El Objetivo del Sprint debe finalizar antes del final de la Planificación de Sprint.
- Guía de Scrum
Pérdida de las interacciones ad-hoc (de pasillo) que promueven la convivencia
Para resolver este desafío Scrum promueve la comunicación diaria a través del Daily Scrum.
Los desarrolladores pueden seleccionar cualquier estructura y técnicas que deseen, siempre y cuando su Scrum diario se centre en el progreso hacia el objetivo de Sprint y produzca un plan accionable para el día siguiente de trabajo. Esto crea enfoque y mejora la autogestión.
Los Scrums diarios (Daily Scrum) mejoran la comunicación, identifican impedimentos, promueven una rápida para la toma de decisiones, y en consecuencia, eliminan la necesidad de otras reuniones.
- Guía de Scrum
En el Daily Scrum los miembros del equipo pueden decidir si es necesario tener alguna conversación adicional entre ellos que les permita resolver cualquiera que sea el impedimento que han comunicado para aprovechar esos momentos, crear convivencia y la cultura colaborativa que promueve los valores de Scrum: compromiso, coraje, foco, apertura y respeto.
Falta de confianza, pérdida de conocimiento y control sobre el trabajo del otro
Ya hemos visto cómo los eventos de Scrum están creados con el propósito de ayudar al equipo a resolver problemas como la confianza, sin embargo, hay uno de ellos que me gustaría destacar como importante en este espectro y es la retrospectiva.
El equipo de Scrum inspecciona cómo fue el último Sprint con respecto a individuos, interacciones, procesos, herramientas y su definición de Hecho.
- Guía de Scrum
Cuando se menciona el término individuos, se refiere justamente a todo lo que envuelve a las personas del equipo, es decir, aspectos como la confianza. Cuando los miembros del equipo tienen confianza entre ellos, no se presentan dudas respecto a si todos están haciendo su trabajo, si se están esforzando o comportando de la mejor manera que pueden hacerlo. Cuando existe confianza, los miembros del equipo tienen presentes los intereses del resto y del producto que están construyendo cuando toman cualquier decisión. La confianza es básica para que los equipos sean efectivos y eficaces.
El propósito de la Retrospectiva del Sprint es planificar formas de aumentar la calidad y la eficacia.
El equipo de Scrum identifica los cambios más útiles para mejorar su eficacia.
- Guía de Scrum
Falta de motivación y conexión entre los miembros del equipo
La motivación y la conexión entre los miembros del equipo será una consecuencia de todo lo que hemos visto hasta ahora.
Scrum provee de un marco de trabajo que busca por sobre todas las cosas promover los principios y valores ágiles.
En mi experiencia, cuando he trabajado con equipos en donde aplicamos las prácticas que promueve Scrum, adaptando el pensamiento a la mejora continua, autonomía y el valor continuo a través del producto que se está creando, las personas se sienten motivadas porque se les da el espacio para que sean creativos, además sienten que su trabajo es reconocido cuando realizamos los Sprint Review y las Sprint Retrospectives.
Además, al trabajar con objetivos claros, creados de forma colaborativa y con una estructura plana, es más fácil que exista una integración real en el equipo, que les permita pasar de ser un grupo de personas que trabajan en el mismo proyecto, pero de forma individual, a un equipo donde todos sus miembros se comprometen a conseguir un objetivo común.
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