Recursos Humanos

No hay ninguna duda. La pandemia ha transformado radicalmente todas las facetas de nuestra vida. Nos ha cambiado. Socializamos diferente, consumimos productos y servicios de forma diferente, viajamos diferente —o, directamente, no viajamos—… y, como no podía ser menos, trabajamos de otra forma. El teletrabajo ha llegado para quedarse. Incluso, según parece, cuando alcancemos la otra orilla de la pandemia. No eran pocos los que se mostraban reticentes con eso de trabajar fuera de la oficina, pero la pandemia mundial del COVID-19 ha puesto sobre la mesa el paradigma del smart working y la inmensa lista de ventajas que proporciona, para empleados y empresas.

¿Qué es el smart working?

Esta fórmula, que para marzo de 2020 tan solo había comenzado a asomarse tímidamente a las empresas, ha visto en la pandemia un fuerte detonante. Pero ¿en qué consiste?

El trabajo inteligente reformula por completo el mundo del trabajo tal y como lo veníamos conociendo desde hace siglos.

Para empezar, podríamos decir que el lugar de trabajo ya no es la oficina. Es internet. Nuestro espacio de trabajo es, por tanto, nuestra conexión a la red. Teniéndola a ella, estaremos en nuestra oficina virtual.

El smart working es, por tanto, un sistema laboral que da un paso más allá del teletrabajo. Es más que cumplir nuestro horario laboral en remoto. Se trata de proporcionar a los empleados todas las herramientas necesarias para que puedan desempeñar sus tareas desde donde quieran y con flexibilidad horaria.

¿Su principio fundacional? No importan las horas ejecutadas, importan los resultados. Los hechos. Las entregas.

Se trata de una fórmula que se apoya en la confianza y la perfecta sincronización empleado-empresa. Va, además, alineada con el proceso de digitalización progresiva por el que han transcurrido y continúan transcurriendo las empresas IT.

Los pilares del smart working

Ya hemos visto qué es. Ahora toca entender cómo se articula este innovador sistema.

• Flexibilidad. El smart worker puede elegir dónde quiere situar su puesto de trabajo (su casa, una cafetería, un parque, etc.), desplegando las alas de su movilidad y sin horarios prestablecidos, siempre y cuando cumpla sus funciones y llegue con tiempo a los deadlines. Su puesto de trabajo es internet.

• Metodología. Para que esta aplicación del teletrabajo en empresas sea exitosa no basta con extrapolar las metodologías presenciales al entorno virtual. Las compañías deben aplicar el modo remoto, digitalizando lo que antes era presencial: reuniones, workflows, dinámicas, etc.

• No perder de vista los objetivos. En un sistema en el que se pierde la presencialidad y los horarios fijos, la organización recae, por completo, en una buena organización y en tener muy claros los objetivos y las prioridades.

• Herramientas específicas. El eje sobre el que se levanta el smart working es el trabajo colaborativo. Por ello, es esencial que las compañías cuenten con software especializado y adaptado al trabajo desde fuera de la oficina, así como redes de conexión que mantengan en todo momento los estándares de privacidad y seguridad de la información con la que trabaja el empleado.

• Comunicación. Es, sin duda, uno de los grandes retos del teletrabajo, ya que al perderse la conexión física con el equipo, la relación con los compañeros puede verse resentida. Las empresas IT deben fomentar una comunicación constante para poder seguir de cerca la evolución de los proyectos. Y de los empleados. Cafés virtuales, reuniones informales… son muchas las opciones para seguir fortaleciendo los lazos dentro del equipo.

Las tres C del trabajo inteligente

Para que el smart working tenga éxito en las empresas requiere que se cumpla la triple C. Confianza: los empleados llevan a cabo sus funciones sin un control horario, por lo que es fundamental confiar en su responsabilidad y en la segunda de las C, el compromiso. El equipo debe estar altamente motivado y considerar los éxitos de la compañía como sus propios éxitos.

Además, como ya hemos visto, el sistema de trabajo inteligente se apoya sobre la comunicación. Un equipo unido, cohesionado, en el que la información fluya correcta y eficazmente, es un equipo exitoso.

Las ventajas del smart working para las empresas IT

La extraña situación derivada del coronavirus ha sido un perfecto conejillo de indias para que el smart working demuestre no solo su validez, sino también la larga lista de beneficios que trae consigo.

• Conciliación. Cuando el empleado puede organizar su tiempo de trabajo, teniendo como foco los resultados y no unos horarios estrictos, puede gestionar mejor su dedicación y adaptarla a sus necesidades personales y familiares.

  Recoger a los hijos del colegio o llevarlos a cualquier actividad se convierten así en actos para los que no hay que solicitar un permiso especial.

• Aumento de la productividad. Los empleados pueden adaptar su jornada a la carga de trabajo y organizarse en función de aquellas horas en las que les cunda mejor el tiempo. Además, el no tener cerca al resto de compañeros fomenta una mejor concentración y evita las distracciones.

  Cuando se trabaja teniendo como foco los resultados y no la imputación de un determinado número de horas, la eficacia se convierte en protagonista. No importan las horas, importa la calidad. Los resultados. El compromiso del equipo con sus funciones y con el éxito de la empresa de la que forman parte.

• Impulsa la atracción y retención de talento. La distancia geográfica de los candidatos deja de ser un problema si no tienen que desarrollar el puesto de trabajo desde un lugar específico. Y, si cambian sus circunstancias personales y debe mudarse, este factor no implica dejar de trabajar para esa empresa. Solo necesita su ordenador y una conexión para llevar a cabo sus asignaciones desde el punto que prefiera. Además, los empleados pueden ahorrar tiempo en los temidos desplazamientos, ¡y ahorrarse algún que otro cabreo en atascos!

  A todos nos gusta tener tiempo para dedicar a nuestras aficiones, a la familia y a los amigos. Es siempre una de las mayores demandas de los empleados. Por ello, no es de extrañar que este pilar del smart working sea uno de los mayores atractivos que puede proporcionar una empresa a los posibles candidatos.

• Es un gran salto en el camino de evolución de las empresas. Implantar el smart working en las compañías requiere un refuerzo tecnológico que acerca a las empresas a su modernización y crecimiento.

• Ahorro de costes. Además de todos los beneficios relacionados con el bienestar del empleado, su atracción y retención, el smart working ayuda a disminuir los costes relacionados con materiales, mantenimiento de oficinas, infraestructuras, gasto de electricidad, etc.

Claves para una mayor productividad con trabajo en remoto

Pero no todo es de color de rosa cuando hablamos de teletrabajo y smart working. Son muchos los empleados que, en esta situación, lamentan tener mayor dificultad para concentrarse y rendir en menor medida que cuando solían estar en las oficinas.

¿Qué podemos hacer para incrementar la productividad cuando nuestra oficina es nuestra casa?

En primer lugar, es importante que aunque a menudo el espacio dedicado al trabajo en remoto sea el mismo que el que dedicamos a nuestra vida personal respetemos, en la medida de lo posible, un rincón del hogar dedicado exclusivamente a nuestra dedicación laboral. Esto solucionará uno de los mayores retos del trabajo en remoto: la dificultad para separar las facetas laboral y personal.

Además, suele ayudar llevar a cabo una buena planificación. ¿Cuáles son los principales deadlines que tienes en el horizonte? ¿Qué tareas tienes pendientes?

Ármate de una buena agenda o aplicación de organización y verás como aumenta tu productividad y capacidad de concentración.

¡Las listas son grandes aliadas para la productividad!

El smart working es una nueva realidad a la que las empresas de todo el mundo deben adaptarse si quieren sobrevivir. Es el sistema que mejor se ajusta a la transformación social y a la felicidad de los empleados, dos factores a los que las compañías deben prestar mucha atención.

El trabajo del futuro está aquí. Además, para quedarse. Y tú, ¿te has adaptado ya?