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Ventajas y desventajas de usar Excel como base de datos

Francisco José Carrasco Gómez
Ventajas y desventajas de usar Excel como base de datos

Bases de datos en Excel

Excel es una hoja de cálculo, aunque muchas veces se utiliza como una base de datos. Desde sus primeras versiones tenía muchas utilidades para trabajar con bases de datos, cómo pueden ser las funciones de bases de datos, autofiltros, filtros avanzados, etc. Incluso tenía algunas opciones como los autofiltros antes que aparecieran en programas de bases de datos específicos como puede ser Access.

Estas utilidades han ido evolucionando en las distintas versiones de Excel haciendo más fácil el trabajo y ampliando su uso, además Excel ha ido añadiendo nuevas utilidades a la hora de trabajar con bases de datos.

Si no tienes muchos conocimientos de Excel, te recomiendo que hagas mis cursos publicados en OpenWebinars, comenzando por el Curso de Excel para principiantes.

Algunas de las novedades más importantes que ha ido incorporando Excel a lo largo del tiempo son, por ejemplo, el poder convertir los datos en tabla, de esta manera le damos una estructura a lo que antes eran solo unas cuántas celdas juntas. También son importantes otras opciones que se han ido añadiendo, como el poder validar los datos que se introducen en una base de datos, aplicar distintos formatos condicionales y poder filtrar y ordenar por esos formatos, además de poder quitar duplicados o incluir segmentaciones de datos para crear cuadros de mando o dashboards.

También influye en que formato se guarde el archivo de Excel, ya que sí lo guardamos con el formato libro binario de Excel, según el archivo que sea se puede llegar a reducir el tamaño hasta un 70% según dice Microsoft. He visto bases de datos que se reducían un 50% al guardarlo con este formato, que es totalmente compatible con todas las versiones de Excel, que además admite macros, y solo tiene el pequeño inconveniente de que desactiva el autoguardado. De todos modos, te recomiendo que lo pruebes con una copia de tus bases de datos para que compruebes todo lo que he comentado.

En la versión de Excel 365 ha añadido nuevas funciones para poder extraer los datos ordenados de una base de datos, los datos únicos, es decir, sin repetir, o extraer los datos filtrados, por nombrar algunas de las últimas novedades en funciones desde la versión 365, que puedes consultar en mi formación para OpenWebinars Curso de novedades de Excel 365 versión 21.

Pero la aplicación estrella para analizar bases de datos en Excel han sido siempre las tablas dinámicas, que nos han permitido ver un resumen y análisis de datos de una forma muy rápida.

Por supuesto, en esta aplicación también se han ido añadiendo novedades con el paso de las versiones, y ahora podemos elegir como origen de datos archivos externos, archivos de Power BI, modelo de datos de Excel o como siempre tablas de Excel.

Podemos filtrar en varias tablas dinámicas a la vez gracias a las segmentaciones y a la escala de tiempo, y, de esa forma crear eficientes y atractivos cuadros de mando. Hay tareas que Excel va haciendo automáticamente, por ejemplo, desde la versión 2016 de Excel cada vez que añadimos un campo de tipo fecha en filas o en columnas de la tabla dinámica, Excel los agrupa automáticamente.

Puedes aprender más sobre bases de datos de Excel realizando el Curso de Excel: Bases de datos, impartido por mí y publicado en el portal formativo de OpenWebinars.

Pero Excel siempre tenía una limitación, solo podía almacenar tantos registros como filas tuviera la hoja, por eso era muy importante el número de filas de la hoja que ha ido aumentando en las distintas versiones, teniendo actualmente más de un millón de filas.

Otras bases de datos

A finales de los 90, había una guerra comercial entre distintas empresas para imponer su suite ofimática, el procesador de textos y la hoja de cálculo eran parecidas en todas estas suites, pero había un programa que destacaba sobre todos sus competidores, este programa es Access qué es un programa de bases de datos relacionales.

Microsoft Office se impuso sobre el resto de sus competidores, siendo la suite ofimática más utilizada en el mundo, aunque ha tenido otros competidores a lo largo del tiempo nunca ha habido un programa que le pueda hacer la sombra a Access.

Pero Microsoft, en mi opinión, cometió un error, que en algunas versiones de Office tenían que pagar un suplemento por tener Access, por lo que muchas empresas decidieron no pagar ese suplemento y apañarse con lo que tenían, es decir con Excel.

Cuando abrimos Word, Excel o PowerPoint podemos empezar a crear un documento y después guardarlo si queremos, sin embargo, en Access tenemos que abrir una base de datos o crear una base de datos antes de poder hacer algo. Hay varios tipos de objetos como pueden ser tablas, consultas, informes, formularios, macros, etc., además primero tenemos que crear el diseño de los objetos y después utilizarlos, por lo que la curva de aprendizaje no es tan inmediata como en el resto de los programas de Microsoft Office, ya que tenemos que seguir un proceso más largo antes de poder tener un archivo que nos sea útil.

En algunas versiones de Access se podían hacer tablas dinámicas pero estas tablas dinámicas eran mucho más simples que las de Excel, incluso se podían hacer páginas web, pero fue algo que no se consolidó en las siguientes versiones.

También hay que tener en cuenta que Microsoft nunca sacó una versión de Access para Mac, por lo que tampoco se ha integrado en Microsoft 365 como una aplicación que podamos ejecutar en la nube, hay que descargarla e instalarla para poder utilizarla.

Todo esto ha hecho que Access se utilice cada vez menos, aunque es un magnífico programa, siendo la primera aplicación multiusuario de Microsoft Office cuando otros programas no podían soñar con esa utilidad, por lo que era bastante común tener que pasar bases de datos de Excel a Access para que pudieran trabajar varias personas a la vez, actualmente con Excel 365 se puede trabajar en coautoría sin ningún problema.

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Bases de datos relacionales

Base de datos relacional significa qué se pueden relacionar los datos que tenemos en distintas tablas de ese programa, aunque mucha gente no lo sabe, en Excel desde la versión 2013 podemos hacer relaciones entre nuestras tablas.

De esta manera podemos importar datos de otras bases de datos y que los datos sigan estando relacionados, de esa manera poder hacer tablas dinámicas eligiendo campos de distintas tablas.

También podemos hacer relaciones entre tablas que sean de Excel, aunque es una tarea que no se suele hacer, sobre todo por el desconocimiento de los usuarios de qué es una relación y que se pueden hacer relaciones en Excel.

Las relaciones entre tablas suelen ser de uno a varios eso significa que un registro de una tabla se corresponde con varios registros de la otra tabla, pero en todos los programas de bases de datos tenemos una opción que es exigir integridad referencial, es decir, que no se pueda añadir un registro en la parte varios que no tenga su correspondencia en la parte uno, este concepto es muy importante en bases de datos y Excel no dispone de ese mecanismo de seguridad a la hora de trabajar con bases de datos.

Estamos hablando de programas de bases de datos personales, para PYMES o para departamentos de una empresa, ya que si quisiéramos programas profesionales tendríamos que comparar con Oracle, SQL Server, etc., pero esa comparativa no sería justa, la mayoría de las veces nos vale con una base de datos más pequeña.

Tanto Excel como Access utilizan el lenguaje de programación VBA, es decir Visual Basic para aplicaciones, por lo que se pueden hacer aplicaciones personalizadas para una empresa con un costo mucho menor que si lo hacemos con otros lenguajes de programación, porque estos programas nos van a ofrecer muchas herramientas que nos van a facilitar el trabajo y que no tenemos que desarrollar desde cero.

Yo he realizado varias aplicaciones para empresas tanto en VBA Excel como en VBA Access y es mucho más fácil y por lo tanto más barato que hacerlo con otros lenguajes de programación, para poder hacer una buena aplicación se necesita tener profundos conocimientos de la herramienta y también saber programar, pero muchas veces los programadores desprecian la ofimática diciendo que esos son programas para que utilicen los usuarios no para los informáticos.

Evolución de los complementos de Excel

Antes cuando importábamos datos a Excel, estos datos se tenían qué almacenar en las celdas. Esto cambió cuando aparecieron los complementos Power Query, Power Pivot, Power View y Power Map en la versión de Excel 2010, estos complementos permitían importar datos de fuera de Excel y almacenarlos en el modelo de datos, es decir no había que almacenarlos en las celdas sino en la memoria del archivo.

Fue una revolución y en la versión de Excel 2013 se empezaron a utilizar masivamente estos complementos, tanto que en la versión 2016 teníamos las dos formas de importar integradas dentro de Excel y en la versión 2019 y 365 se importa siempre a través de Power Query.

Básicamente estos complementos lo que añadieron fue un motor de SQL a las bases de datos de Excel, de esta manera no tenían que almacenar los datos en las celdas por lo que ya no sé depende del número de filas que tenga un libro de Excel.

He impartido muchas formaciones en un conocido banco español que tiene más de 10 millones de clientes, por lo que para trabajar con los datos en Excel lo que hacen es importarlos desde el Power Query, hacen las transformaciones y los filtros que necesitan y muestran solo los resultados de estas transformaciones, esto sería imposible sin los complementos de los que hablamos.

Si quieres aprender más sobre el uso de estos complementos puedes pinchar en el siguiente vínculo para acceder al curso que realicé para OpenWebinars, el Curso de Power Query, Power Pivot y Power Map

Estos complementos fueron evolucionando y Microsoft se dio cuenta que tenían una limitación, que eran complementos de Excel por lo que decidió hacer un programa aparte con estos complementos, este programa es Power BI que es un programa especialista en mostrar análisis de datos.

Si lo que necesitas es analizar tus datos tienes varias herramientas en Excel para poder hacerlo. Te recomiendo que visites mi Curso para crear cuadros de mando en Excel, pero si necesitas ir más allá en tus análisis te recomiendo qué aprendas Power BI en todos los cursos de nuestra biblioteca en OpenWebinars.

Con Excel también lo que vamos a poder hacer son cálculos puntuales sobre las bases de datos con las funciones de bases de datos y con las funciones para operar con condiciones, como pueden ser Sumar.Si.Conjunto, Contar.Si.Conjunto, Promedio.Si.Conjunto, Max.Si.Conjunto o Min.Si.Conjunto o poder ver los resultados de una fórmula según vamos filtrando los registros gracias a funciones cómo subtotales o agregar.

Almacenar vs analizar

Podemos utilizar dos herramientas distintas para almacenar los datos y para analizarlos.

Lo mejor para almacenar los datos es una base de datos de verdad, es decir Access, SQL, Azure, etc.

Para analizar los datos podemos importar los datos a Excel donde tenemos muchas herramientas para interpretar estos datos, en este caso importa los datos al modelo de datos de Excel no a las celdas.

Lo bueno que tiene Excel es que nos permite almacenar los datos en el modelo y analizar los mismos, pero si queremos un análisis más profundo de los datos y más herramientas para poder analizarlos deberemos de utilizar otras herramientas como Power BI, en la que podemos importar los datos o conectarnos a esos datos según el tipo de datos que sea.

Conclusiones

Excel es un magnífico programa para hacer análisis de datos, estadísticas, etc., pero no es el sitio adecuado para almacenar los datos.

Las celdas no están optimizadas para almacenar los datos, por lo que ocupa mucho. Además, el proceso de escribir en las celdas todos los datos consume bastante memoria por lo que hace que el proceso de esos datos sea más lento.

Por todas estas razones, en caso de que tengas que utilizar Excel como base de datos te recomiendo que utilices el modelo de datos a la hora de importar los datos y que solo vuelques en las hojas los datos estrictamente necesarios. Si los datos los generamos en Excel, por lo menos que estén en forma de tabla para que sea más fácil y cómodo el trabajo con estos datos.

Excel se ha utilizado muchas veces como base de datos porque los usuarios no tenían otra herramienta para trabajar con los datos. Durante mucho tiempo Excel ha sido la herramienta preferida de Microsoft para analizar los datos, pero ahora tenemos un programa mucho más potente para analizar estos datos cómo es Power BI.

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