La verdad sobre la multitarea y la productividad

El encanto del mito de la multitarea

¿Hemos sido engañados? ¿Es todo esto un hechizo por el que nos hemos dejado llevar o realmente tiene sentido hacer multitasking todo el rato? ¡Se abre el debate!

Qué es la multitarea o multitasking

La multitarea es la capacidad de llevar a cabo varias actividades simultáneamente, ya sea alternando entre ellas rápidamente o realizándolas de manera concurrente. Este fenómeno se ha visto exacerbado en la era digital, donde la omnipresencia de dispositivos electrónicos nos permite gestionar múltiples tareas de manera más eficiente en teoría.

¿Qué significa realmente ser una persona multitasking? Se trata de individuos capaces de cambiar de una actividad a otra constantemente, aparentemente sin esfuerzo, manteniendo un nivel aceptable de rendimiento en cada una de ellas. Pero… ¿es esto real y posible por sistema y de manera continuada en el tiempo? ¿Está el cerebro humano diseñado para procesar varias tareas de manera simultánea?

El atractivo de la multitarea en la cultura actual

En una sociedad obsesionada con la productividad y el rendimiento, la multitarea se percibe como un signo de eficiencia y habilidad. Se glorifica a la persona multitarea como un modelo a seguir, capaz de gestionar un sinfín de actividades sin desfallecer, y se asocia con un mayor nivel de productividad y éxito laboral. Al menos, así se ha creído hasta hace unos años, ahora, empezamos a ver las consecuencias de que esto quizás no es lo más adecuado ni óptimo; tanto para las personas, como para la verdadera productividad en el tiempo y los resultados de las tareas ejecutadas.

La posibilidad de realizar varias tareas simultáneamente promete una mayor cantidad de trabajo realizado en menos tiempo, lo que resulta especialmente atractivo en un entorno laboral donde la presión por cumplir con plazos apremiantes es constante.

De igual forma, la multitarea se presenta a la vez como un reto y como una solución. En un entorno laboral y social donde la atención es un recurso cada vez más escaso y disputado, la multitarea puede parecer una solución, y es lo que hemos creído hasta ahora: “no tengo tiempo, lo miro a medias, a la vez que hago otras 3 cosas”. Pero en realidad es un reto, ya que nuestro cerebro humano no está preparado para concentrarse 100% en varias cosas a la vez.

La percepción errónea como sinónimo de eficiencia

Tras el encanto superficial de la multitarea, se esconde una percepción errónea que puede tener consecuencias negativas tanto en la productividad como en la salud mental. A menudo se confunde la cantidad de tareas realizadas a la par con la calidad del trabajo realizado, lo que puede dar lugar a errores y una disminución en el rendimiento general.

La multitarea constante también puede provocar altos niveles de estrés, ya que el cerebro humano no está diseñado para funcionar de manera óptima cuando se le exige realizar varias actividades simultáneamente. Teniendo en cuenta que este estrés laboral puede tener un impacto significativo en el bienestar y la salud física y mental de las personas.

Si bien la multitarea puede parecer atractiva y deseable en un principio, es importante saber que su verdadero valor radica en la capacidad de gestionar adecuadamente las actividades, manteniendo un equilibrio entre cantidad y calidad, atención y concentración, para así conseguir un rendimiento productivo y un bienestar integral.

La realidad de la multitarea

La multitarea, o el intento de realizar varias tareas simultáneamente, ha sido durante mucho tiempo considerada como una habilidad deseable en el ámbito laboral y cotidiano. Sin embargo, los datos y estudios recientes han desmontado el mito de la multitarea eficaz, revelando sus impactos negativos en la productividad y el bienestar mental.

Datos y estudios que desmontan el mito de la multitarea

Neurocientíficos, psicólogos y sociólogos han llevado a cabo estudios concluyentes que cuestionan la eficacia de la multitarea. Por ejemplo, un estudio realizado por la Universidad de Coblenza reveló que aproximadamente el 20% de la productividad se malgasta debido a la multitarea, lo que también afecta negativamente a la calidad del trabajo realizado. Además, el Dr. David Meyer demostró que el cambio constante entre tareas puede consumir hasta un 40% del tiempo productivo de una persona.

También existen datos del efecto de sentirse exhausto por la carga de trabajo que genera la práctica constante de la multitarea. Esto tiene consecuencias como la disminución de la eficiencia, y un gran efecto negativo en la salud mental. De acuerdo con un estudio realizado por Asana en 2023, existe una estrecha relación entre el agotamiento y la multitarea, y como consecuencia: el 71% de los profesionales experimentaron agotamiento al menos una vez en el último año. Además, la encuesta reveló que más del 65% de aquellos que se sienten incómodos sin acceso a sus teléfonos móviles reportaron sentirse agotados, en comparación con el 45% de los que no experimentan esa incomodidad.

Impacto de la multitarea en la productividad y el bienestar mental

Contrariamente a la creencia popular de que la multitarea aumenta la productividad, la evidencia sugiere lo contrario.

La Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva de la Universidad de California en Berkeley, señala que cada cambio entre tareas implica un “coste” en tiempo y energía mental, lo que puede conducir a una disminución en la eficiencia y la efectividad del trabajo.

Otro estudio realizado por investigadores de la Universidad de Oregón demostró que las personas que acostumbran a realizar múltiples tareas simultáneamente también muestran una disminución en su capacidad para concentrarse plenamente en las tareas individuales.

Los investigadores compararon dos grupos de individuos: aquellos que tenían el hábito de realizar multitareas y aquellos que no lo hacían. Llevaron a cabo tres experimentos para evaluar si las personas que preferían realizar multitareas tenían una mejor capacidad de concentración, una memoria más sólida o una capacidad más rápida para cambiar entre distintos contextos.

Los resultados indicaron que aquellos que realizaban multitareas de manera más frecuente obtuvieron resultados más bajos en todos los experimentos. Esto sugiere que las personas que se enfocan en una sola tarea tienen una mayor capacidad para concentrarse completamente en nuevas tareas cuando las abordan, mientras que aquellos que realizan múltiples tareas tienden a retener fragmentos de información relacionados con todas las tareas en las que están involucrados; y por tanto menor nivel de concentración y foco.

Cómo maneja el cerebro las múltiples tareas simultáneas

En palabras del neurocientífico cognitivo de la Universidad de Zurich, Lutz Jäncke:, “nuestro cerebro no es bueno enfrentándose a dos tareas al mismo tiempo”.

Según un artículo de la revista neurocientífica de la Universidad de Stanford, cuando nos enfrentamos a una tarea, varias redes cerebrales entran en acción. Sin embargo, al intentar realizar múltiples tareas simultáneamente, interrumpimos la comunicación entre estas redes cerebrales. Esto puede provocar un procesamiento más lento de la información y aumentar la probabilidad de cometer errores. Además, otra investigación publicada en la revista Nature sugiere que la multitarea intensa está asociada con lapsos de atención y olvidos. Los expertos advierten que la multitarea crónica puede afectar negativamente nuestra capacidad de retener y utilizar información, así como nuestra capacidad para recuperar información de la memoria a largo plazo.

En definitiva, el cerebro humano no está diseñado para realizar múltiples tareas simultáneamente de manera efectiva. En lugar de eso, cuando intentamos hacer varias cosas a la vez, el cerebro cambia rápidamente de una tarea a otra, lo que requiere un esfuerzo mental significativo. Esto dificulta nuestra capacidad para mantener la concentración y suele dar lugar a una menor calidad del trabajo realizado.

Efectos de la multitarea en el aprendizaje y la memoria

Un estudio de la Universidad de Stanford reveló que las personas que realizan multitarea cotidianamente experimentan dificultades para diferenciar entre información relevante e irrelevante cuando se les expone simultáneamente a múltiples fuentes de información. Esto sugiere que la multitarea puede afectar la capacidad de atención y el control cognitivo, lo que puede llevar a una menor precisión y a cometer más errores. Además, la multitarea puede provocar ansiedad y estrés, según lo indicado por una investigación de 2014. Demostrando que las personas que hacen multitasking de manera recurrente pueden experimentar un peor proceso socioemocional y motivacional, lo que cual también puede relacionarse con un mayor riesgo de trastornos como la depresión.

Además, el sociólogo digital Dominique Boullier del Instituto de Estudios Políticos de París encontró que la multitarea constante con dispositivos digitales puede tener un impacto negativo en la memoria de largo plazo y en la memoria laboral.

Enfoque unitarea: Priorizando calidad sobre cantidad

Abordamos a continuación las ventajas que ofrece un enfoque unitarea y cómo implementarlo en las tareas del día a día.

Beneficios de la monotarea

Los beneficios más destacables que se consiguen empleando un enfoque de monotarea son:

• Mayor enfoque y concentración: la toma de conciencia de nuestras tareas es fundamental para identificar aquellas que requieren nuestra atención prioritaria. Al centrarnos en una única tarea, podemos dedicarle toda nuestra concentración y esfuerzo, lo que facilita la profundización en el trabajo y la producción de resultados de mayor calidad.

• Reducción de errores: al eliminar la interferencia de múltiples tareas, podemos reducir la probabilidad de cometer errores. Al tomar conciencia de nuestras tareas y enfocarnos en una sola, podemos prestar una atención completa a los detalles y garantizar una mayor precisión en la ejecución de las mismas.

• Mejor gestión del tiempo la gestión del tiempo se vuelve más efectiva cuando nos centramos en una sola tarea. Al asignar tiempo y atención exclusiva a cada tarea, podemos planificar y organizar de manera más eficaz nuestro tiempo disponible, lo que nos permite una distribución más equitativa del esfuerzo y una mayor eficiencia.

• Menor estrés: hacernos la pregunta de la “gestión de tiempo: ¿cómo hacer más y estresarnos menos?” es fundamental en este contexto. Al priorizar una tarea y evitar la presión de tener que realizar múltiples de manera simultánea, reducimos los niveles de estrés. La monotarea nos permite abordar las tareas de manera más efectiva y con menos ansiedad.

Cómo implantar un enfoque unitarea en el trabajo diario

Si quieres implementar este enfoque unitarea, aquí tienes los pasos que debes seguir para tener éxito:

• Toma de conciencia de tus tareas: lo hemos comentado anteriormente; identificar las tareas más importantes y urgentes es el primer paso para implantar un enfoque unitarea. Al ser conscientes de nuestras responsabilidades y prioridades, podemos asignarles tiempo y atención exclusiva, lo que nos permite centrarnos en una tarea y evitar la multitarea.

• Establecer prioridades: es algo fundamental, y nace en referencia a la asignación del tiempo y la atención exclusiva a las tareas más importantes y urgentes. Utilizar herramientas de gestión del tiempo, como listas de tareas o calendarios, puede ayudarnos a establecer objetivos claros y alcanzables, lo que nos permite enfocarnos en una tarea y maximizar nuestra productividad.

• Eliminar distracciones: minimizar las interrupciones y distracciones durante el tiempo dedicado a una tarea específica es esencial para implantar un enfoque unitarea. Silenciar notificaciones de correo electrónico, redes sociales u otras aplicaciones que puedan desviar nuestra atención nos permite mantener la concentración en la tarea en cuestión y evitar la tentación de hacer varias a la vez o descentrarnos.

• Practicar la atención plena: incorporar prácticas de atención plena o mindfulness en nuestra rutina diaria es una forma de ayudarnos a mejorar nuestra capacidad de concentración y reducir la tendencia a la multitarea. Dedicar breves momentos para respirar profundamente, meditar o simplemente desconectar durante unos minutos puede ayudarnos a mantenernos centrados mentalmente mientras realizamos nuestras tareas.

• Establecer límites de tiempo: asignar bloques de tiempo definidos para cada tarea y comprometernos a dedicar toda nuestra atención a esa tarea durante el período establecido es una estrategia para implantar un enfoque unitarea. Esto nos ayuda a evitar la procrastinación y garantiza un progreso constante hacia nuestros objetivos, reduciendo así el estrés y la ansiedad asociados con la multitarea.

• Revisar y hacer cambios, si fueran necesarios: evaluar regularmente nuestro progreso y los resultados obtenidos utilizando el enfoque unitarea nos permite identificar lo que funciona mejor. Realizar los cambios necesarios en nuestra estrategia nos ayudará a optimizar nuestra productividad y la calidad del trabajo realizado, permitiéndonos hacer más y estresarnos menos en nuestro día a día.

Técnicas y herramientas para fomentar la unitarea

Una vez que has conseguido implementar la monotarea, el paso siguiente es fomentarla, para lo que existen diversas técnicas y herramientas, de las que destacamos algunas de las más importantes y conocidas:

• Técnica Pomodoro: esta técnica, que descubrí durante mi etapa universitaria y que me gusta mucho, consiste en dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados “Pomodoros”), seguidos de breves descansos de 5 minutos. Durante cada Pomodoro, nos enfocamos en una sola tarea, evitando cualquier distracción. Puedes ayudarte de la alarma del móvil o de un temporizador de cocina para implementar esta técnica de manera efectiva.

• Planificación del día: esto es un básico antes de comenzar el trabajo. Consiste en hacer una lista de tareas específicas que se deben completar durante el día. Priorizar estas tareas según su importancia y urgencia nos permite enfocarnos en una sola tarea, maximizando así nuestra productividad y evitando la multitarea.

• Bloqueo de distracciones: no abrir WhatsApp en el ordenador si no lo necesitamos, no mirar redes sociales que nos distraigan, o bloquearnos espacios de tiempo para realizar X tarea es de gran ayuda para minimizar las distracciones durante el tiempo dedicado a una tarea específica. Del mismo modo, mantener el área de trabajo ordenada y libre de distracciones físicas también suma para promover un enfoque unitarea.

• Gestión del tiempo: emplear técnicas de gestión del tiempo, como la matriz de Eisenhower o la regla del 80/20, nos ayuda a identificar las tareas más importantes y a asignarles tiempo y atención exclusiva.

• Establecer límites: definir límites de tiempo claros para cada tarea nos ayuda a evitar la procrastinación y a estar más enfocados en lo que estamos haciendo. Utilizar temporizadores o alarmas para marcar el inicio y el final de cada bloque de trabajo puede ser útil para establecer estos límites.

• Prácticas de atención plena: lo hemos comentado anteriormente, pero merece la pena recordarlo: establecer breves descansos, respirar profundamente o simplemente desconectar durante unos minutos puede ayudarnos a mantenernos enfocados mentalmente a lo largo de la jornada laboral.

• Revisión y modificaciones: igual que hemos visto en el apartado anterior, hacer una análisis regularmente de nuestro progreso y los resultados obtenidos nos permite identificar las técnicas y herramientas que son más útiles para cada uno (ya que no para todo el mundo funcionan las mismas).

Conclusiones

Creo que nos ha quedado claro que la multitarea no es la solución para aumentar la productividad y el bienestar en el trabajo. Los estudios y la evidencia científica demuestran que intentar realizar varias tareas simultáneamente conlleva un coste cognitivo y emocional, afectando negativamente nuestra calidad de trabajo, nuestra concentración y nuestra salud mental.

De cara al presente y futuro, si bien es cierto que el desarrollo de la tecnología, los altos impactos a contenidos diversos en multitud de redes sociales, y la exigencia de estar cada vez más presentes en diversos campos parece que va a seguir siendo una constante; también lo es que la gestión humana y emocional está cada vez está más integrada en el desarrollo de las políticas empresariales; aunque sea puramente por necesidad.

En última instancia, el éxito en el futuro del laboral dependerá de nuestra capacidad para adaptarnos a estas tendencias, cultivando hábitos de trabajo saludables y adoptando enfoques que nos permitan maximizar nuestra productividad y nuestro bienestar en un mundo cada vez más exigente y cambiante.