Management

Qué es Agile Hybrid

Agile Hybrid es la combinación de la gestión de objetivos o proyectos organizativos siguiendo la metodología en cascada o waterfall, es decir de lo general a lo particular, con la utilización de las metodologías ágiles (Por ejemplo, SCRUM o Kanban).

Esta propuesta puede resultar un término medio, tanto para organizaciones que no pueden ser cien por cien ágiles o para aquellas que necesitan planificación y flexibilidad a la hora de gestionar sus proyectos. Agile Hybrid, es una mezcla de ambos enfoques, lo que podría resultar en la práctica ideal para gestionar proyectos o equipos de trabajo.

Veamos en detalle, cuándo conviene recurrir a esta metodología.

Relevancia en proyectos complejos

Los proyectos complejos, son difíciles de abordar. En general, son de gran envergadura y requieren de la participación de muchas personas, decidiendo, produciendo o resolviendo sobre estos. Agile Hybrid, tiene relevancia en proyectos complejos porque permite desagregar el desafío, utilizando lo mejor de cada herramienta. Es decir, es apropiado porque permite utilizar lo mejor de los métodos tradicionales y de los métodos ágiles.

Por un lado, promueve la estructura y planificación de los modelos tradicionales, permite el cumplimiento de toda normativa o regulación propia de la actividad principal del proyecto. Por otro lado, beneficia los aspectos comunicacionales del proyecto, así como la colaboración y flexibilidad de las metodologías ágiles.

Fundamentos del enfoque Agile Hybrid

Si bien no hay una única posición adoptada respecto a los fundamentos de Agile Hybrid, se puede decir que combina Scrum con aspectos organizados y planificados del enfoque tradicional. Autores como Papadakis & Tsironis (2018) manifiestan que se combinan las dos metodologías, la estructura tradicional con la flexibilidad de la agilidad.

En definitiva, adoptar las prácticas de una o de otra y combinarlas dependerá en mayor o menor medida de las dimensiones del proyecto, y sobre todo, de los aspectos culturales, tales como valores, normas, procesos, misiones, visiones y objetivos de largo, mediano y corto plazo que establezcan las organizaciones.

Metodologías ágiles y tradicionales

Las metodologías ágiles se construyeron en base a los valores y principios citados en el Manifiesto Ágil, aquel que data de 2001 y que ha sido elaborado por especialistas en software y con posterioridad, adoptado por distintas disciplinas (Beck et al., 2001), Scrum, Lean, XP. En cambio, la manera tradicional de gestionar los proyectos o waterfall, no está basada en valores o principios así definidos.

Por oposición podrían construirse varios de ellos. Por ejemplo, mientras la prioridad en la agilidad la tienen los individuos y las interacciones, es sabido que las metodologías tradicionales priorizan los procesos y las herramientas.

Por otra parte, si hablamos de los aspectos más formales, las metodologías tradicionales suelen detenerse en documentos extensos y detallados sobre cada proceso y decisión tomada. En cambio, quien aboga por metodologías ágiles, prefiere siempre dejar la herramienta funcionando como actividad prioritaria ¿Es una mejor que la otra? La respuesta es no, son diferentes. De ahí la posible potencia de su fusión.

Integración de enfoques

Si nos situamos en la integración de los enfoques, las posibilidades de las metodologías ágiles indican que las iteraciones que promueve hacen que los proyectos puedan adaptarse fácilmente al cambio y hacer entregas parciales de lo comprometido.

Por otra parte, el plan detallado que cuenta con información referida a la asignación de plazos, la definición de roles y tareas, el presupuesto y el alcance junto con los mecanismos de seguimiento, organizan también los proyectos, le dan estructura y sustento.

A la hora de integrarlos se podrían planear entregas parciales (iteraciones) dentro de un marco de objetivos de gestión delimitados en forma razonable o, por ser más claros SMART, específicos, medibles, alcanzables, realizables y con un tiempo asignado de concreción. Asimismo, podría plantearse un plan estructurado el que no sorprenda la posibilidad de ajustarlo a los cambios que surjan.

Estas acciones optimizarán los tiempos y recursos destinados al proyecto, lo que a su vez se caracterizará por mejorar la comunicación hacia dentro del equipo y del equipo para con los destinatarios del producto o servicio.

Beneficios de Agile Hybrid en la gestión de proyectos complejos

En el apartado anterior, se han descrito los beneficios de la integración de los enfoques. Estos mismos pueden convertirse en beneficios a la hora de aplicarlos en proyectos complejos. Veamos entonces, por qué permiten flexibilidad, adaptabilidad, planificación estructurada, mejora en la comunicación y optimización de recursos y capacidades.

Flexibilidad y adaptabilidad

Las iteraciones que promueven las metodologías ágiles, ayudan a las organizaciones a adaptarse con facilidad a los nuevos requerimientos o a la modificación de los requerimientos existentes que soliciten los clientes.

En ese sentido, si un proyecto complejo aplica Scrum, por ejemplo, la realización de las reuniones diarias (llamadas daily) favorecen el rápido cambio de rumbo que podría requerir un proyecto. Esa capacidad de respuesta se logra más bien, aplicando esta clase de estrategias.

Planificación estructurada

Como su nombre lo indica, la planificación estructurada propone atravesar una fase estratégica de un proyecto, como es la visión del servicio o producto final. Esa es una de las mayores ventajas que el enfoque secuencial tradicional, puede aportar a un proyecto complejo. Da un marco, da soporte o contención al mismo.

Asimismo, la alta dirección, que no se involucra en el día a día, puede hacer seguimiento de los proyectos añadiendo los hitos que considere pertinente y evaluando su rendimiento con la mirada estratégica de largo plazo, mientras se ejecuta en forma flexible. Es decir, dentro de la información que provee la planificación estructurada, al combinarlo con las técnicas ágiles, el estatus del proyecto se mantiene al día para cuando llegue el momento de revisar esos hitos.

Mejora en la comunicación y colaboración

El enfoque híbrido aplicado a proyectos complejos trae consigo la integración y la mejora de la comunicación entre los equipos y los actores claves (stakeholders) que llevan adelante los proyectos, puesto que estas fluyen ante los sprints y las itinerancias.

A aquella forma de trabajar ágil, se le añade la definición clara de roles y de responsabilidades que vienen de la mano de los enfoques tradicionales. Esto último es ventajoso porque cuando se trata de proyectos grandes, pueden evitarse confusiones o la pérdida de tiempo, a la vez que se fomenta la colaboración entre las personas, cada quién sabe qué tiene que hacer y cuándo hacerlo.

Optimización de recursos y tiempos

La reasignación de recursos o distribución de los mismos, es una práctica habitual, que es parte del compromiso que asume una organización cuando lleva adelante un proyecto complejo.

Al basarse el trabajo, en el enfoque Agile Hybrid, este incluye el dinamismo de los sprints de corta duración que se planifican a lo largo de la ejecución del proyecto. Un sprint es un conjunto de tareas que se planifican a dos o tres semanas, incluyen la asignación de tiempos, llamada también refinamiento.

Esas versiones incrementales de los servicios o productos, permiten dar respuesta y adaptarse a los imprevistos, a la vez que aceleran los tiempos de ejecución tanto para los equipos que trabajan aplicando la agilidad como para los clientes que son partícipes de la evolución de sus requerimientos.

Componentes clave de un enfoque Agile Hybrid

Los componentes clave del enfoque híbrido se desarrollan a continuación. Es importante aquí resaltar que cada proyecto será personalizado, en función de las características culturales de la empresa que ejecute el mismo, las necesidades del equipo que implementa y de las de sus clientes, siendo todos los actores conscientes, de la flexibilidad y la adaptabilidad que requieren esta clase de enfoques.

Planificación inicial detallada

La planificación inicial, se realiza por fases y en líneas generales, cuenta con los requerimientos de los clientes estableciendo cada detalle del proyecto, pues plasma la visión final que se tiene del mismo. También se desagregan las tareas, los tiempos y los plazos de consecución.

Otro aspecto clave de este plan inicial, es contemplar los recursos humanos y materiales que conlleva el proyecto, por ejemplo: el presupuesto, los miembros de los equipos, los mecanismos de seguimiento, los hitos significativos. También se establece que el plan es lo suficientemente flexible como para ir ajustando conforme se avance en su ejecución.

Iteraciones y sprints

Así entre las prácticas más habituales de las metodologías ágiles, aplicables a los modelos híbridos, encontramos las que promueve Scrum. Por ejemplo, la realización de tareas de refinamiento, que consisten en el armado de un backlog o lista de tareas totales. Luego, se seleccionan las que se integrarán al sprint (a realizar en las siguientes dos o tres semanas), se asignan tiempos y recursos.

En el día a día se realizan reuniones diarias (daily) con el objetivo de hacer seguimiento y ajuste continuo al sprint. Al finalizar el sprint, se realiza una retrospectiva, en donde se evalúan los puntos fuertes y las debilidades de lo trabajado hasta el momento, así como los llamados “story points” que representan la carga de trabajo del proyecto.

Es así que se itera y se comienza nuevamente, con la definición del siguiente sprint y todo vuelve a empezar. Es habitual que entre medio de los sprints se promueva entre las personas que trabajan en el proyecto, la revisión por pares de lo realizado.

Puntos de control y revisiones

Con el uso de técnicas ágiles, se establecen mecanismos de control diario, revisiones y seguimiento del proyecto. Estás incluyen las reuniones diarias o las gestiones visuales (Kanban) de los procesos, así como la autogestión, por citar ejemplos. Además, se suman en el enfoque híbrido a las fases de control que se planifican detalladamente, desde el inicio del proyecto, tales como los diagramas de Gantt o hitos definidos en forma estratégica por los líderes de los proyectos y los clientes.

En total, estos mecanismos, ayudan a medir el impacto en el proyecto y el rendimiento del equipo en el desarrollo de productos o servicios.

Comunicación continua

Al incorporarse al cliente, como sujeto de retroalimentación permanente después de cada entrega parcial, este se encuentra informado y ante cualquier desvío de sus expectativas puede manifestarlo prontamente.

Por su parte, el equipo implementa estrategias de comunicación diaria, tal como se promueve desde los enfoques ágiles, lo que fomenta la continua comunicación. Los equipos, por ejemplo, se contactan mediante las herramientas digitales disponibles, tales como Slack o Teams, además de las reuniones daily mencionadas anteriormente o las reuniones finales de cada sprint. Esa comunicación continua, facilita la alineación de los objetivos del sprint a los miembros del equipo, incluso si hubiera dudas o confusiones, estás son fácilmente detectables.

Implementación práctica de Agile Hybrid

Pensando en las etapas para implementar el enfoque Agile Hybrid, podríamos decir que la primera es la definición del proyecto. Es decir, su evaluación. Además, es necesario seleccionar las herramientas y técnicas a implementar.

Asimismo, habrá que definir la formación del equipo que llevará adelante el proyecto. Además de la implementación en sí mismo, se diseñan acciones de seguimiento y evaluación. Se desarrollan a continuación cada una de las instancias.

Evaluación del proyecto y del equipo

En esta primera fase, cabe realizar varios interrogantes para valorar el proyecto: ¿Cómo es el proyecto? ¿Qué objetivos persigue? ¿Qué equipo hace falta para su implementación? ¿Cuán complejo es y cuánto tiempo llevará? ¿Cuáles son los requisitos iniciales del cliente? La esencia es conocer el proyecto, sus particularidades.

Con estas estimaciones y las vinculadas a la planificación presupuestaria se podrá detallar el plan inicial del proyecto. A su vez, una vez identificadas las características del proyecto, se tendrá dimensión del mismo y se podrá planificar con cuántas personas y de qué perfiles laborales será necesario contar. En esta instancia también conviene definir roles y responsabilidades de los integrantes del equipo.

Selección de herramientas y técnicas

Esta fase es más interna, propia del equipo que gestionará el proyecto. Se definen cuestiones tales como prácticas a implementar, qué aspectos de la agilidad y cuáles de los métodos tradicionales. Hay que ponerse de acuerdo, pactar ¿Cómo vamos a trabajar?

Lo recomendable es optar por Scrum y Kanban, una herramienta técnica y otra visual, esto como idea general. También un plan detallado, con hitos e indicadores de evolución del plan. Por supuesto que todo dependerá de la cultura organizacional, de la flexibilidad y adaptabilidad con la que ya cuenten.

Capacitación y adaptación del equipo

Esta etapa depende del estado de los miembros del equipo: ¿es la primera vez que trabajan en un modelo híbrido? ¿Ya lo han hecho? En caso afirmativo, ¿Cómo han sido los resultados? ¿Qué mejoraría o cambiaría la próxima vez? ¿Hay necesidad de profundizar en la formación específica? En caso negativo, hay que procurar diseñar un plan de capacitación en metodologías ágiles híbridas. Esta formación debe promover además la capacidad de adaptación de los participantes.

Por ello, deberán comprender los principios y prácticas de ambas metodologías y su integración. Si logran ver las ventajas de la implementación híbrida, las barreras culturales se reducirán. Puede haber resistencia al cambio si alguna persona de las que asiste a la formación nunca trabajó con la otra metodología.

Respecto a la adaptabilidad, si las personas ya trabajan con metodologías ágiles, es más sencillo, pero si es la primera vez que las van a utilizar habrá que explicarles la importancia de saber gestionar los cambios sobre la marcha, los imprevistos y los requisitos modificados de los clientes. Esto podrá implementarse a través de actividades de formación.

Monitoreo y ajuste continuo

Aquí el enfoque waterfall es bastante adecuado para el monitoreo a través de hitos. Pues, con ello y con diagramas de Gantt o estados de situación con indicadores de gestión, se podrá realizar el seguimiento más del tipo tradicional.

Por otra parte, utilizando las fases de prueba, las instancias de validación del cliente, las itinerancias, se promueve el ajuste continuo. Esto es lo que aportan las metodologías ágiles. Es interesante mencionar que aquí, ambas metodologías pueden tener total interdependencia conjunta. Lo que sí hay que tener siempre presente, es la importancia de la alineación del equipo a los objetivos establecidos y a la ejecución del proyecto. Si eso está dado, todo será más sencillo.

Conclusiones

Para sintetizar, vale mencionar que es un enfoque reciente, que continuará siendo explorado y puesto en práctica por las distintas organizaciones. Siempre que hay una nueva metodología, genera resistencias y prejuicios, pero si no se experimenta no se pueden conocer sus potencialidades. Aprovechando la posibilidad de la gestión híbrida, se podrían hacer pruebas escalables, paso a paso, sin necesidad de embarcarse directamente en un proyecto complejo.

De cara al futuro, es conveniente revisar qué metodología trae más beneficios a los proyectos y cuáles son más difíciles de implementar. Al respecto, para los enfoques Agile Hybrid todavía falta camino por recorrer ¿Por qué no ser pioneros? Ante escenarios cambiantes como el actual, esta modalidad es ventajosa, su flexibilidad permite responder a requisitos cambiantes, sin dejar de lado la esencia del planeamiento inicial del proyecto.