Cómo integrar un Buddy Program en tu proceso de onboarding

Qué es un Buddy Program

Con el fin de implementar a la perfección este tipo de herramientas, lo primero es lo primero: Responder a ¿qué es el Buddy Program?

El Buddy Program es una estrategia que pretende mejorar la integración de los nuevos empleados en una empresa.

Una metodología de éxito en el onboarding en la que tanto el recién llegado como la compañía salen ganando.

Si no sabes qué significa “buddy” en español, la respuesta es muy sencilla: “colega”.

Así pues, esta práctica consiste en asignar al nuevo trabajador un compañero experimentado de la empresa y representante de la cultura.

Algo así como un mentor y fiel amigo que lo guiará durante sus primeros días, semanas y meses. ¡Lo que haga falta hasta que se adapte a su puesto!

Se trata de una buena manera de respetar la jerarquía corporativa sin que el empleado se sienta solo en ningún momento. Lo cual, como es evidente, deja a su paso una larga lista de beneficios.

Beneficios que ofrece a la estrategia de onboarding

Todo director de RRHH, manager de HR o training manager debe ser consciente de la efectividad de este tipo de programas.

Es posible que solo con saber qué es un Buddy Program ya hayas sacado tus propias conclusiones sobre las ventajas asociadas a dicho sistema. No obstante, nunca está de más hacer un breve repaso a las más destacadas:

• Eficiencia en el onboarding. El onboarding que hayas diseñado ganará efectividad gracias a este programa. El Buddy orientará al trabajador y le permitirá familiarizarse con todas las dinámicas corporativas rápidamente.
• Fidelización de equipos. No basta con tener un buen equipo: hay que consolidarlo y fidelizarlo en la empresa. Gracias a esta metodología, tu plantilla estará unida al máximo desde el primer día.
• Productividad y rentabilidad. La productividad y la rentabilidad de una empresa son dos caras de una misma moneda. Con un Buddy Program, los recién llegados estarán preparados lo antes posible para dar el 100% en su puesto.

Ya lo sabes: si te estás preguntando cómo preparar un onboarding para nuevos empleados IT, ten muy presente qué es un Buddy en una empresa.

Claves para integrar de forma efectiva un Buddy Program

Una cosa es conocer el concepto de Buddy Program y otra muy diferente es aplicarlo con contundencia.

Es inviable entender la eficiencia en el departamento de RRHH sin controlar todas y cada una de las fases de este proceso de integración laboral. Por lo que hemos querido crear una pequeña guía que te servirá de referencia.

Sigue los pasos planteados en tiempo y forma. Esto hará que las nuevas incorporaciones de la compañía se sientan como en casa desde un principio.

Definición de roles y responsabilidades de los participantes

Antes de nada, debes definir quién va a ser el Buddy para cada nuevo empleado.

Elige a aquellos con mayores dotes sociales y con más desempeño. También es buena idea que pidas voluntarios: el “colega” debe querer serlo.

Una vez seleccionados, diseña una hoja de ruta con todas las responsabilidades que deben asumir en el proceso de onboarding.

Consejo extra: la hora de la comida es especialmente útil para afianzar las buenas relaciones.

Capacitación y preparación de los buddies

El Buddy debe ser consciente del importante rol que va a desempeñar.

Explícale en detalle su responsabilidad y despeja su calendario de trabajo para que pueda ser el “colega” perfecto.

Una buena idea en esta materia es crear jornadas de capacitación para dichas figuras. Una pequeña preparación para que sean el mejor mentor posible.

Creación de un proceso de emparejamiento

Como responsable de RRHH, tu prioridad es que los lazos entre el Buddy y el recién llegado sean tan firmes como provechosos.

El proceso de emparejamiento es clave en esta materia. Crea un cronograma claro sobre las actividades que van a hacer y asegúrate de que se va cumpliendo a buen ritmo.

Conviértete en una especie de Cupido para que surja la chispa de la amistad al poner en marcha el Buddy Program diseñado.

Monitoreo y soporte continuo

Conforme vayan avanzando los días, semanas y meses, comprueba que todo esté yendo por la senda correcta.

Las encuestas de satisfacción son muy útiles en este aspecto. Házselas tanto al Buddy como al nuevo empleado y conocerás puntos de mejora o posibles reajustes que toca hacer en medio del programa.

El monitoreo siempre viene bien para alcanzar el éxito en las sesiones de onboarding.

Cómo medir el éxito del Buddy Program

Para medir el éxito del Buddy Program implementado es necesario estudiar una larga lista de variables.

Si realmente deseas que todo este plan tenga su razón de ser y el empleado entre por la puerta grande a la empresa, presta atención a los detalles.

Nada de ir a ciegas en algo tan importante como lo es la fidelización del talento. Los resultados favorables se celebran y de los no tan favorables se aprende. Pero, en ambos casos, es fundamental saber cómo se ha desarrollado la estrategia.

¡Allá vamos!

Elegir KPIs para medir el impacto del programa en el onboarding

Los KPIs o indicadores clave de rendimiento son el sistema de medición estándar de cualquier proceso empresarial. También en lo que concierne al onboarding.

Estos son algunos de los más relevantes:

• Tiempo de productividad. Mide el desempeño del programa calculando cuánto tardan los nuevos empleados en alcanzar el 100% de productividad.
• Tiempo de training. Otro KPI que se mide es el tiempo. En este caso, mide cuánto dedica cada trabajador en las plataformas de formación para superar los cursos de capacitación.
• Satisfacción de los nuevos empleados con el proceso. A través de encuestas se puede recoger información sobre cómo los nuevos empleados perciben el proceso de onboarding, incluyendo su utilidad, claridad y si cumple con sus expectativas y necesidades.

Casos de éxito

Todo lo que te hemos contado hasta el momento no ha sido fruto de una iluminación que nos ha llegado desde el cielo. Tenemos la certeza de que un buen Buddy Program funciona y son muchas las evidencias de tal realidad.

Cada vez más compañías son conscientes de lo importante que es fidelizar a su plantilla. Es más, los gigantes empresariales se han comprometido al máximo con el onboarding.

Veamos algunos casos de éxito para ilustrar lo favorable que resulta esta metodología.

Microsoft

Microsoft es una empresa que no necesita presentación alguna. Un absoluto referente que debes tener presente en la gestión de cada pequeño apartado del negocio.

Desde que implementaron este tipo de programas, se han dado cuenta de las múltiples ventajas que representan para la integración de los nuevos empleados.

El gigante tecnológico realiza reuniones 1:1 entre los fichajes y los “colegas”. Allí, hasta el 56% de los recién llegados se adaptaron al equipo con más rapidez.

En términos de satisfacción y según la información compartida por Microsoft, el Buddy Program aumenta hasta en un 36% los resultados.

Google

Google no se ha querido quedar atrás en sus sesiones de onboarding y han abandonado las sesiones de bienvenida centralizadas.

En este caso, Google ha creado un sistema de alertas que envía a los managers para abordar temas cruciales durante las jornadas de bienvenida. Entre ellos, la asignación de un “colega” para cada empleado.

Al igual que en el ejemplo anterior, la efectividad en los procesos de integración se ha disparado desde que llegó el Buddy Program a Google.

Gallup

La empresa estadounidense Gallup llevó las evidencias del Buddy Program un paso más allá. Estamos ante una popular compañía de encuestas de opinión y ya ha hecho sus propias valoraciones sobre dicha metodología.

Los datos son abrumadores: quienes tienen un mejor amigo en una empresa, están hasta siete veces más comprometidos con su puesto.

El bienestar emocional es clave para la fidelización de los trabajadores. Por eso, es positivo que el “colega” lo pongan las propias empresas desde el minuto uno.

Conclusiones

No dejamos opción a réplica: el Buddy Program ha demostrado por activa y por pasiva ser un método crucial en las sesiones de onboarding.

Sin embargo, en un mundo cada vez más marcado por la tecnología, no son pocos los responsables de RRHH que se preguntan cómo llevarlo a cabo de forma remota.

Ahora bien, ¿acaso no existen las relaciones afectivas en internet? Conocemos unas cuantas redes sociales que dicen lo contrario.

No hay límites a la hora de implementar un programa de estas características a distancia. El sistema es exactamente el mismo: se busca un “colega”, se le asignan tareas, se le empareja con el nuevo empleado y se miden los resultados.

Es más, en este último apartado la tecnología debe ser tu mayor aliada. Las nuevas herramientas de procesamiento de datos, como la IA, te ayudará a obtener conclusiones precisas y con rapidez sobre el éxito del onboarding.

Aunque no te vamos a mentir. Las jornadas de bienvenida pueden ser un quebradero de cabeza y van mucho más allá del Buddy Program. Por suerte, ya hemos abordado este tema en el pasado, tal y como puedes ver en Dominando el onboarding remoto: Estrategias y consejos.

Fideliza a tu plantilla y conquístala desde un principio. Los resultados llegarán por sí solos.