Procesos de onboarding eficaces en equipos IT

En este artículo conoceremos y desgranaremos un proceso de onboarding para tener las claves necesarias que nos permitan llevarlo a cabo de una forma eficiente en nuestro equipo, en especial en equipos IT.

Qué es un onboarding

Oscar Wilde decía que “nunca hay una segunda oportunidad para generar una buena primera impresión”. Si llevamos esta frase a la práctica en los procesos de onboarding de los trabajadores podríamos decir que la primera impresión que un trabajador tenga acerca de la empresa será, en muchos casos, determinante para marcar el éxito o fracaso del proceso completo. Es por esto, que el proceso de onboarding no solo comenzaría el día en el que el trabajador, por fin, se incorpora en la Compañía, sino mucho antes, desde el primer contacto con la misma. Esto es algo que, en muchas ocasiones, no se tiene en cuenta y se da valor al proceso que se inicia el día que el trabajador se incorpora en la empresa.

A día de hoy podemos decir que las personas son una pieza clave en la organización y, en gran parte, son ellos los que determinan que una empresa sea exitosa. Cada persona que se incorpora en la Compañía habría que considerarla como una inversión a largo plazo. Sus conocimientos, sus acciones o sus decisiones serán decisivas, en mayor o menor medida, en el buen rumbo de la compañía.

Viendo la importancia de los empleados en las Compañías, entendemos que el proceso, desde que tienen el primer contacto hasta que se involucran al cien por cien en su nuevo día a día, deberá de ser muy cuidado y preparado por parte de la empresa, que espera obtener los mejores resultados.

Realizar un proceso o proyecto de onboarding es algo que normalmente se realiza desde los Departamentos de Recursos Humanos, ya que es el Departamento que se encarga de realizar el proceso de reclutamiento y selección previo a la incorporación. Estas primeras fases de contacto entre trabajador y empresa, como decíamos, serán determinantes en facilitar el correcto proceso de onboarding.

En definitiva, el proceso de onboarding será un proyecto organizado, estructurado y formal con el que cada empleado conocerá más a fondo la Compañía, su cultura, a los integrantes con los que se relacionará en su día a día y sus funciones. Este proyecto conllevará tiempo de seguimiento hasta conseguir que el empleado se vea totalmente involucrado y adaptado a su nueva posición profesional. No es sólo el día de la bienvenida, sino que conlleva mucho más, hay que conseguir una conexión entre la empresa y el trabajador y hacer que este último se sienta identificado, sobre todo, con los valores de la Compañía.

Quién se ve involucrado en el proceso de onboarding

Este proceso habrá que realizarlo en todos los casos, es decir, para todos los empleados. Independientemente de los años de experiencia, categoría o puesto a desempeñar, todos deberán pasar por este proceso para involucrarse en la Compañía de la manera correcta. El éxito de este proceso también irá relacionado con una reducción de costes, cuanto más efectivo sea el onboarding del trabajador, antes comenzará a adquirir toda la información necesaria para el desempeño de su trabajo y mayor será la calidad del mismo. La parte fundamental y en la que no deberemos fallar será la de definir el proceso de onboarding de una manera clara para que todas las personas que tengan que verse involucradas sean conocedoras de la misma y lleven a cabo sus cometidos.

Será muy importante que tanto desde el Departamento de Recursos Humanos, las personas responsables del Departamento donde se produzca la incorporación, así como en general el resto de los compañeros transmitan los valores y la cultura de la Compañía para que todo vaya teniendo sentido y la persona sienta que su aspecto personal también se va adentrando en el día a día.

El primer contacto que cada uno tenemos con la empresa en la que después desearemos trabajar, normalmente, suele realizarse con alguna de las personas que compongan el área de Recursos Humanos (recruiter, HR manager…) y en muchas ocasiones con nuestro responsable directo que también suele formar parte de los procesos de selección. El “feeling” que lleguemos a sentir con esta última persona podrá llegar a ser determinante ya que desde ese momento sabemos que, en caso de llegar a incorporarnos, compartiremos mucho tiempo con esa persona.

Procesos de onboarding eficaces en equipos IT en remoto

Debido a la situación actual tras la pandemia, en muchas Compañías dedicadas a ofrecer servicios informáticos el teletrabajo “ha venido para quedarse”. Primero por obligación y posteriormente se ha seguido considerando esta posibilidad ya que se ha observado que los resultados han sido positivos, incluso se ha mejorado la productividad de los equipos IT. En estos casos los procesos de onboarding son igual de importantes, aunque habrá que tener en cuenta que al no estar “codo con codo” con nuestros compañeros, la Empresa tendrá que ser capaz de apoyar, capacitar y fomentar una buena comunicación entre sus empleados, especialmente entre aquellos que trabajen en equipo.

En estos casos quizá nos pueda resultar más complicado (a los Departamentos de Recursos Humanos) saber si estamos realizando correctamente el proceso de onboarding: no podremos comer con nuestro compañero el día de su incorporación, tampoco podremos plantear un café informal para conocer a su equipo, entregarle el la documentación de bienvenida, ni revisar que el material que le entregamos es todo lo que necesita para realizar de la mejor manera posible sus tareas del día a día. Todo esto deberá compensarse de alguna manera, quizá plantear “un café virtual”, un “Manual de Bienvenida” online e interactivo con diferentes reuniones por video llamada con el resto de compañeros o alguna actividad distendida para que el trabajador vaya planteando cualquier duda inicial que pueda surgirle.

Será importante que, tanto el Departamento de Recursos Humanos, que es con quien más cómodo se puede sentir el trabajador en ese momento, ya que es con quien más a tratado, como la persona o equipo con el que va a trabajar estén atentos a cualquier duda o necesidad en los primeros meses para que pueda servir como guía formal o informal también en el proceso de onboarding.

Previo a la incorporación en estos casos deberemos asegurarnos de enviar el material de trabajo necesario para el buen desempeño del puesto (ordenador, teclado, ratón, móvil de empresa, y cualquier otro material necesario) y también podemos tener algún que otro detalle corporativo con el trabajador como una taza, un pen, una mochila… Además, en el día de la incorporación se deberá enviar toda la documentación necesaria y en muchos casos sería interesante contar con una herramienta de verificación de firma online para asegurarnos de que todo se firme correctamente.

En los casos que comentamos, en los que el trabajo remoto ya es una realidad, simplemente habrá que adaptar todos los procedimientos a esta situación, no sólo este tipo de procesos sino muchos otros. Desgraciadamente, la situación que vivimos desde marzo de 2020 hizo que a las Compañías no les quedase otra opción que comenzar a cambiar sus procedimientos.

Consejos para hacer un onboarding eficaz

El pre-onboarding será el tiempo que comprenda toda la etapa anterior a la incorporación formal del empleado en la empresa. En este tiempo el trabajador tendrá que tener claro diferentes asuntos importantes, como podrán ser: día de incorporación, salario y beneficios, horario, formato de teletrabajo (presencial, teletrabajo, híbrido…), entre otros aspectos. Toda información se la proporcionarán desde la empresa, que también tendrá que ir avanzando en los trámites previos: crear cuenta de correo al nuevo empleado, asignar un equipo y material necesario para que esté listo el primer día, agendar las diferentes reuniones de presentación y bienvenida con el resto del equipo, gestionar el contrato y todos los trámites que sean necesarios y obligatorios (por ejemplo, el trabajador deberá estar dado de alta en Seguridad Social), etc. Este proceso será también importante para asegurarnos de que el candidato no se desvincula de la incorporación a última hora.

El primer día en la Compañía tiene que ser recordado, divertido y distendido. La persona incorporada tendrá que conocer a sus futuros compañeros, las instalaciones en caso del trabajo presencial, tendrá que conocer las herramientas tecnológicas de las que dispone y poder resolver todas las dudas iniciales que hayan quedado pendiente (en muchas ocasiones por los nervios) en el proceso de pre- onboarding. También, este día servirá para firmar toda la documentación relativa a la incorporación. Podemos tener en cuenta también la posibilidad de entregar un pequeño “Manual de Acogida” donde encontrar algunas dudas típicas de los primeros días.

El primer mes la persona deberá tener claro “quién” hace “qué” y a quien debe dirigirse, en cualquier caso. Además, puede ser buen momento para desde el Departamento de Recursos Humanos para sentarse con el nuevo trabajador y preguntarle cómo le está pareciendo su incorporación en la Compañía para tenerlo en cuenta para futuros procesos similares. Además, también es el momento en el que el trabajador aún se está adecuando a su nuevo puesto teniendo en mente su etapa profesional anterior, por lo que podríamos también conocer si ha echado algo de menos en el cambio para tener referencias de lo que se hace en otras Compañías y nosotros no hacemos y realmente resulta interesante para los trabajadores, tanto, que nos lo llegan a hacer saber.

A partir del tercer mes, si el empleado se ha involucrado correctamente en el equipo y ha visto que su proceso de onboarding ha sido satisfactorio para ser uno más en la plantilla, seguramente será quien ayude a acoger a los nuevos miembros que vayan incorporándose, apoyando a que entren con buen pie pasando por el mismo proceso que ellos ya han pasado anteriormente.