Recursos Humanos

La primera impresión de un nuevo empleado es clave para su proceso de fidelización y, por ello, es importante dedicar un tiempo de preparación para que su primer día sea productivo y para que logremos causar una buena imagen como empresa.

Preparar un buen onboarding nos ayudará a ser más ágiles en cuanto a la adaptación del nuevo empleado a su nuevo entorno laboral, que sepa a quién tiene que dirigirse, que conozca a sus compañeros, que sepa cómo son las instalaciones, tener todo el material necesario… Todo esto servirá para que gane en autonomía y alcance un buen rendimiento en el menor tiempo posible.

A lo largo de este artículo, veremos en detalle una serie de consejos que pueden ayudarte a mejorar el primer día de un nuevo empleado con el fin de crear engagement desde el comienzo y poder empezar a crear una relación duradera entre ambas partes.

Qué hacer para mejorar el primer día de nuestros nuevos empleados

Llevar a cabo una buena preparación del onboarding es fundamental para su rápida integración en la compañía. Es imprescindible dedicarle tiempo y cuidar todos los detalles. Si nos referimos, además, a un onboarding en el sector IT, no podemos dejar pasar la oportunidad de que el nuevo colaborador se sienta a gusto desde el primer día ya que los procesos de selección son cada vez más complejos y cada vez es más complicado encontrar personal que encaje en los puestos demandados.

Consejos previos a su incorporación

Antes de la llegada del nuevo profesional, deberemos tener en cuenta lo siguiente:

• Preparación del plan de onboarding: lo primero que debemos hacer es trazar un plan de acción y los pasos que vamos a seguir antes de la llegada del nuevo empleado. Es imprescindible que haya sinergia entre las distintas áreas afectadas (Recursos Humanos, proyecto, Dirección, marketing…) para que quede claro para todos cómo se va a estructurar el primer día y así, de este modo, queden cubiertas todas las necesidades.

• Contactar con el futuro empleado: Para que el colaborador vaya con seguridad y confianza su primer día, es aconsejable enviarle con antelación un mail con el esquema de cómo se va a organizar su jornada, indicándole quién lo va a recibir, un número de contacto por si tiene cualquier imprevisto y, además, acompañar el correo con un mensaje cercano dándole la bienvenida a la compañía.

• Preparar accesos: el hecho de que el colaborador pueda acceder a su cuenta de correo electrónico y a todas las herramientas que va a necesitar es un plus. Tenemos que garantizar que tenga su cuenta dada de alta desde el principio, gestionar sus permisos en todo lo relacionado con el proyecto, aplicaciones internas, etc.

• Anunciar al equipo la llegada de un nuevo miembro: para que el colaborador pueda estar integrado desde el primer día es esencial que sus compañeros sepan con anterioridad que va a llegar alguien nuevo al equipo y, de esta forma, puedan estar preparados para su recibimiento. Si un nuevo empleado llega a su equipo y tiene que presentarse porque estos desconocen quién es creará muy mala imagen.

Consejos para su primer día

• Puntualidad de la persona que lo va a recibir: cuando citemos a la persona a una hora es indiscutible que tendremos que ser puntuales y no hacerle esperar. Llegar tarde al primer encuentro podría crear sensación de malestar.

• Manual o documentos de bienvenida: el primer día se suele estar nervioso y, además, se recibe demasiada información que muchas veces es complicado de retener. Por esta razón, es muy conveniente enviarle un manual o una presentación de bienvenida donde se recoja por escrito toda la información más significativa sobre la compañía (cultura de la empresa, organigrama, asuntos relevantes sobre Recursos Humanos, beneficios sociales disponibles (si los hubiera), información sobre cómo usar las herramientas internas y/o cualquier información adicional que consideremos interesante de añadir).

• Material y merchandising de la empresa: crea muy buena impresión el poder facilitar al empleado merchandising de la empresa, un “Welcome pack” que contenga cosas como una botella de agua, cuaderno, mochila o cualquier material que podamos darle de regalo. Además de ello, es imprescindible que cuente con su ordenador desde el primer día, así como cascos o cualquier otro elemento necesario para su trabajo.

• Favorecer un encuentro presencial: siempre es recomendable que el primer día sea presencial (siempre y cuando no se tenga una modalidad de teletrabajo 100%). De esta forma podrá conocer las oficinas y a todo su equipo en persona (en este caso habría que citarles para que fueran ese día a trabajar allí). Así será más cordial el encuentro y podrá hacer que se cree un vínculo de confianza más rápidamente.

  El objetivo, además, es poder hacerle un recorrido por todas las instalaciones, enseñarle todas las áreas que haya, la zona de comer, dónde tomar café, zonas recreativas, salas de reuniones… Así podrá ubicarse y sentirse cómodo los siguientes días que vaya a venir.

• Presentación del equipo: aunque se haya avisado previamente a los integrantes del equipo de que va a incorporarse una nueva persona, es importante también hacer presentaciones a su llegada y que esta conozca a sus nuevos compañeros.

  En este aspecto, podríamos incluir la figura de un mentor o padrino que sea su punto de referencia para cualquier duda que le pueda surgir y que sea quién le guíe y asesore durante sus primeros días.

• Información sobre su rol y proyecto: el nuevo colaborador debe saber desde el primer día cuáles van a ser sus funciones y su rol dentro del proyecto. Además, es esencial darle una visión general sobre el proyecto (cliente, tecnologías, metodología…). Es importante que entienda bien su papel y cómo va a ser su día a día y, de esta forma, poder meterle en la dinámica del proyecto de la manera más rápida posible.

• Información sobre horarios y normativa de empresa: aunque seguramente se le haya informado durante el proceso de selección, no está de más recordarle todo lo relativo a los procedimientos de la empresa. Hacer referencia a los horarios, a código de vestimenta si la hubiera, a cómo se organizan, vacaciones, etc.

• Comunicación sobre cómo se desarrollan los planes de carrera en la compañía: darle visibilidad sobre los planes de carrera y sobre toda la gestión de Recursos Humanos de la empresa va a ser algo muy apreciado por los nuevos empleados ya que sentirán que tienen un recorrido y que hay opciones para crecer internamente. Se les puede explicar cómo se ejecutan las evaluaciones de desempeño, cómo se les evaluará, qué tipos de objetivos se les pondrá…

• Dejar un espacio para dudas: además de darle toda la información necesaria, debemos dejarle sitio para que pueda plantear las preguntas que pueda tener, darle confianza y que se sienta cómodo para poder hacerlas.

Consejos tras su primer día

Una vez hemos llevado a cabo todos estos elementos durante el primer día del nuevo empleado, es interesante tener en cuenta también qué podemos hacer tras su incorporación y que nos puede ayudar a mejorar el proceso de onboarding más allá del primer día:

• Sesión informativa de onboarding grupal: en caso de pertenecer a una empresa grande o una multinacional, podemos citarle a una sesión corporativa de bienvenida junto a otros compañeros que se hayan incorporado recientemente. Así podrá tener la oportunidad de conocer a otras personas en su misma situación y recibir una sesión informativa sobre la empresa y sobre los elementos principales de la misma.

• Redactar un cuestionario anónimo para recabar feedback: mandar un cuestionario breve para saber su opinión sobre qué le ha parecido su primer día nos dará mucha información que podremos usar a nuestro favor. El basarnos en nuestra propia experiencia supondrá que podremos conocer tanto los puntos positivos para poder reforzarlos como las áreas de mejora para trabajar en ellas de cara a las siguientes incorporaciones que vayamos a tener.

• Seguimiento del onboarding: para que el nuevo empleado se sienta bien en la compañía y podamos fidelizarlo, no basta con ofrecerle un primer día muy completo y luego olvidarnos de su acompañamiento, es necesario ir más allá y proporcionar una visión más a medio plazo. Para ello, podemos tener en cuenta los consejos descritos en el siguiente artículo: Procesos de onboarding eficaces en equipos IT.

Conclusión

Llevar a cabo un proceso de incorporación de forma cuidada no es tarea fácil ya que, a priori, puede parecer que nos llevará mucho tiempo, pero el hacerlo de la mejor manera posible nos traerá muchas consecuencias positivas y supondrá un proceso muy provechoso que podremos agradecer a largo plazo.

Por un lado, nos ayudará a que la adaptación de la persona sea más rápida y a que esta sea más productiva en un tiempo menor y, por otro lado, hará que desde el primer día se sienta parte de la empresa, sienta que se preocupan por él o ella y que su proyecto se preocupa por cómo va a ser su integración.

Como vemos, el dedicar tiempo a trazar y a organizar una bienvenida individualizada y detallada para cada uno de nuestros nuevos profesionales será una inversión necesaria para el futuro, para aumentar el sentimiento de pertenencia y para que nuestros nuevos empleados sean eficaces en un corto espacio de tiempo.