Consejos y herramientas digitales para optimizar el teletrabajo

Que el teletrabajo vino para quedarse no es ninguna novedad. Ahora bien, esta modalidad tiene un lenguaje propio y es fundamental conocerlo para sacarle el mayor provecho. Circula en la red muchísima información de cómo adaptarse a este cambio de paradigma laboral, pero sucede que: a mayor información, mayor confusión.

Pero antes de pasar al tema en cuestión, será necesario definirlo.

¿Qué es el teletrabajo?

Actualmente, el concepto es conocido por el mundo entero, pero nunca está de más repasarlo. Se entiendo como tal, a la modalidad que permite trabajar a distancia mediante cualquier dispositivo (ordenadores, teléfonos móviles, tablet, etcétera) con acceso a internet.

Cuando trabajamos en nuestro hogar surgen situaciones como la comunicación y la productividad, cuestiones sumamente necesarias a tener en cuenta. Tanto la comodidad de estar en casa, como la libertad de manejar nuestros propios horarios y ser tu propio jefe, te presentarán varios retos al comenzar la jornada laboral. En pocas palabras: el teletrabajo es todo un desafío. Sí, como lo escuchas (o lees).

En este artículo desarrollaremos diferentes consejos y herramientas para teletrabajo digitales que te ayudaran a mejorar la productividad y centrarte en tus actividades. Veamos de qué trata todo esto.

Consejos para optimizar el teletrabajo en el sector IT

1. Establece un horario para trabajar
   A pesar de no tener horarios para cumplir, hay que asignar un tiempo a cada tarea que realices. Debes pensar en qué horarios te puedes concentrar mejor para ser más productivo. Hay personas que lo son por la mañana y otras por la tarde. Realiza las actividades que requieran mayor esfuerzo intelectual en el momento que te sientas más inspirado.

2. Genera un entorno de trabajo adecuado
   El lugar donde pasarás muchas horas deberá estar debidamente acondicionado, de lo contrario puede influir de manera poco positiva al momento de crear.
   El ambiente debe estar bien iluminado y por sobre todas las cosas limpio. Quitar todo el ruido visual y ser minimalista. En este caso menos, es más.
   Tener clorofila (plantas) te cargaran de energía. ¡Ya lo verás!

3. Marca objetivos diarios a seguir
   Es necesario plantearse las tareas a realizar en el día para ser más productivo y evitar distracciones.
   Es aconsejable armar las actividades del día la noche anterior. Eso te permitirá que al levantarme puedas focalizar en lo más importante de la jornada.
   Los domingos por la noche son excelentes para establecer una agenda semanal.

4. Valora tus logros
   Tener una buena autoestima suena a cliché, pero es muy importante la autovaloración.
   Algo que ayuda muchísimo a esta cuestión es escribir todos tus logros y cómo hiciste para llegar a la meta. Esto actúa como una gran inyección de adrenalina que te permitirá seguir avanzando en cualquier cosa que te propongas más allá del trabajo.

5. Descarta las distracciones
   Cuando hablamos de distracciones nos referimos a distracciones de cualquier tipo, desde la visita inesperada de un familiar, o a todas aquellas cuestiones relacionadas con la tecnología.
   Vamos a centrarnos en las segundas. Las redes sociales son los mayores “ladrones de tiempo” por excelencia. La lectura de una notificación de Instagram, la entrada de un WhatsApp o la apertura de un mail, pueden boicotearte una idea en cuestión de segundos, es por eso que será necesario abocarte a lo realmente importante del día.

6. “Somos mucho más que dos”
   En la modalidad de teletrabajo se pueden plantear dos situaciones: la primera, que vivas solo, la segunda, que lo hagas con tu familia (padres, pareja o hijos).
   Si no convives con nadie la cuestión será más sencilla. Ahora bien, si lo haces con tu familia el poder trabajar y ser productivo se convierte en toda una osadía.
   Dicen que hablando la gente se entiende. Conversa con las personas de tu entorno y hazles entender con buenos modos que necesitas concentración para poder focalizarte en tu trabajo.

7. Primero tú, después el teléfono
   Atender una llamado o contestar un mensaje puede desviarte totalmente de tu objetivo. Es aconsejable silenciar tu móvil y colocarlo boca abajo. Si tienes teléfono de línea fija puedes optar por desconectarlo.
   Establece bloques de tiempo para revisar o contestar tus mensajes y llamados.

8. El silencio es salud
   Trabajar en silencio es la mejor opción para hacerlo. Si esta opción no te resulta puedes escuchar música suave, pero por sobre todas las cosas sin letra.
   En YouTube puedes encontrar diferentes canales de música para concentrarte, estudiar o expandir tu creatividad. Este sistema es muy utilizado entre los creativos.

9. Descansa
   De nada sirve trabajar de corrido sin darte un momento de pausa. Descansar debe ser parte de tu rutina y debes cumplirla a rajatabla. Tomar el descanso como pérdida de tiempo es un concepto erróneo. Establecer periodos cortos de trabajo con pausas intermedias lograrán que seas altamente productivo.
   Una siesta por la tarde es un plus. Hay aplicaciones diseñadas con esta finalidad.

10. Trabajo y hogar por separado
    Establece un sector destinado a tu trabajo y respétalo, será un “lugar sagrado” para desarrollar tus actividades diarias. El resto de la casa tiene su propia función y es importante que lo entiendas de esa manera.
    La división por sectores te ayudará a concentrarte y mejorar tu productividad.

Hasta aquí desarrollamos diferentes consejos para hacer tu día más efectivo.

Herramientas digitales para optimizar el teletrabajo en el sector IT

A continuación, detallaremos herramientas de teletrabajo digitales para optimizar tus tareas y ser altamente productivo.

Gestión de proyectos

1. Trello
   Es una herramienta basada en tarjetas, listas y tableros que ayuda a organizar equipos de trabajo.
   Algo que agrega valor a esta herramienta es Butler, un robot que se ocupa de realizar las tediosas tareas rutinarias que existen en toda empresa.
   Tiene la estética visual de una plantilla de Excel y una base de datos.

2. Monday
   Este sistema operativo de trabajo está pensado para ayudar a los equipos a ejecutar procesos o proyectos, simples o complejos de una manera dinámica y eficaz. Permite integrar diferentes herramientas: Dropbox, Google Drive, Gmail, o redes sociales de todo tipo.
   Es una de las aplicaciones más elegidas por las grandes empresas.

3. Asana
   Esta aplicación permite organizar y comunicar los diferentes equipos de trabajo a través de listas y tableros, brindando la posibilidad de visualizar todos los procesos y seguir la evolución de las mismos. La plataforma se puede gestionar tanto desde un ordenador como de un móvil.
   Se caracteriza por su gran estética visual.

Videollamadas

1. Zoom
   Esta herramienta permite un abanico enorme de posibilidades: reuniones, chats, seminarios web con video, salas de conferencias y bots.
   Esta aplicación permite grabar los eventos realizados compartilos con otros usuarios.
   Sin lugar a dudas, la herramienta para teletrabajar por excelencia en esta pandemia.

2. Skype
   La herramienta de videollamadas y chats más popular que se adapta a cualquier tipo de dispositivo. Permite enviar archivos y cuenta con la opción de grabar las llamadas. Lo hace sumamente intesante la incorporación de bots.
   Se puede usar desde cualquier tipo de dispositivo y acceder a ella en todo momento y lugar.

3. Google Meet
   Este servicio de videollamadas permite hacer reuniones con hasta 250 personas. Es una plataforma confiable, pero sobre todo, cómoda de utilización para los usuarios.
   Una de las herramientas para teletrabajo que permite agendar una reunión y crear de forma automática un enlace a los participantes comunicando hora y lugar de conexión.

Compartir archivos

1. Google Drive
   Acceso simple y seguro a diferentes contenidos alojados en la nube. Es una de las tantas herramientas para teletrabajo que permite gestionar archivos y carpetas desde cualquier ayudando a los equipos de trabajo manejarse de forma eficaz.
   Se puede crear y compartir en línea documentos de texto, hojas de cálculo, y presentaciones, entre otras cosas.

2. Dropbox
   Es una opción para almacenar y compartir archivos. Permite gestionar documentos, fotos, imágenes, presentaciones en un mismo lugar.
   Su organización a través de archivos y carpetas brinda la comodidad de acceder a ellos fácilmente sin tener que rastrear la información.
   Ayuda a mantener sincronizados los equipos de trabajo con sus herramientas habituales de gestión.

3. WeTransfer
   Es una de las herramientas para teletrabajo más utilizada para compartir archivos de gran tamaño con uno o más destinatarios. Pueden compartirse documentos de hasta 2 GB en su versión gratuita. Esta aplicación permite transferir todo tipo de archivos, incluyendo imágenes y vídeos.

Mensajería instantánea

1. Slack
   Esta aplicación de mensajería instantánea profesional permite comunicar a los equipos de trabajo de forma rápida y sencilla, hacer llamadas o compartir archivos desde diferentes aplicaciones.
   Puede utilizarse a nivel personal o empresarial.
   Esta herramienta permite llevar un historial de todas las conversaciones y tener acceso a ellas por cualquier persona y en diferentes momentos.

2. WhatsApp
   El servicio de mensajería por excelencia y el más usado en todo el mundo. Cuenta con un sistema de seguridad cifrado de extremo a extremo para la protección de mensajes y llamadas.
   La aplicación ofrece la versión WhatsApp Business, destinada a pequeñas empresas y negocios y se puede obtener de manera gratuita.
   Esta opción permite crear un perfil de empresa donde detallar desde los horarios de atención hasta la ubicación física del negocio.

Diseño

1. Canva
   Es una aplicación de diseño en línea y tiempo real. Se pueden elaborar desde presentaciones hasta posteos para diferentes redes sociales. Esta aplicación se puede utilizar desde cualquier tipo de dispositivo.
   Las opciones de diseño que ofrece son infinitas. Es una herramienta sumamente intuitiva y fácil de manejar.
   Cuenta con una versión gratuita y premium.

2. Crello
   Es una herramienta de diseño en línea que permite crear todo tipo de contenidos: videos, imágenes, presentaciones y documentos en general.
   Cuenta con plantillas editables y biblioteca de imágenes propia para crear sin necesidad de tener habilidades de diseño.

3. Snappa
   Es una herramienta de diseño gráfico que permite crear gráficos personalizados. Es muy simple de usar. Cuenta con un buscador de imágenes libres de derecho de autor, utilizables para mejorar los diseños. Permite, también, subir tus creaciones a las redes sociales.

Gestión del tiempo

1. Tomato Timer
   Es un sistema muy eficaz para organizar el tiempo por medio de bloques. Se basa en la técnica Pomodore, la cual alterna 25 minutos de trabajo con 5 de descanso.
   Pueden gestionarse intervalos de trabajo con descanso. Propone pausas cortas y largas. Resulta de mucha utilidad para evitar distracciones y lograr productividad en el trabajo.

2. Marinara Timer
   Esta técnica divide el tiempo por franjas y ayuda a organizar las actividades y focalizarse en una tarea a la vez.
   Ayuda a reducir las distracciones que se generan con el teletrabajo, contribuyendo de manera efectiva al cumplimiento de los objetivos en tiempo y forma.
   Este temporizador en línea es una versión aggiornada de la reconocida técnica pomodore.

3. Break Timer
   Aplicación de Google Chrome que ayuda a gestionar periodos de pausas y trabajo con la finalidad de lograr mayor concentración y productividad.
   Es fácil de instalar y ofrece diferentes posibilidades a la hora de diseñar los recordatorios.

Herramientas para creación de encuestas virtuales

1. Google Forms
   Esta herramienta permite crear encuestas y cuestionarios fácilmente y de manera gratuita.
   Facilita la colaboración en tiempo real entre los miembros de un equipo de trabajo. Cuenta con una estructura que ayuda a la comprensión y análisis de los datos obtenidos.
   Los formularios son compartibles por email, vínculos o diferentes redes sociales.

2. Type Form
   Herramienta para crear formularios y encuestas. Las preguntas están formuladas como si fueran conversaciones con los usuarios logrando de esta forma mayor interacción y compromiso en las respuestas.
   Cuenta con biblioteca de imágenes y videos propia permitiendo personalizar las encuestas y hacerlas altamente llamativas.

3. Microsoft Form
   Herramienta de Microsoft para creación de encuestas y cuestionarios en línea, que tiene como ventaja la integración al paquete Office 365.
   Esta aplicación permite mostrar los resultados con estadísticas detalladas y formato de gráficos para cada pregunta realizada.

Herramientas para elaboración mapas mentales y brainstorming

1. Google Drawings
   Este editor gráfico de Google en línea es una herramienta intuitiva, visual e integrada a las aplicaciones de Google App, la cual permite guardar los archivos en la nube y acceder a ellos en cualquier lugar y momento.
   Esta aplicación permite el trabajo colaborativo de los equipos en tiempo real.

2. Miro
   Plataforma colaborativa que permite dibujar en pizarras, en tiempo real.
   Cuenta con una gran variedad de plantillas prediseñadas, desde diagramas hasta mapas mentales para trabajar con todos los miembros del equipo y observar los cambios que se van generando al momento mismo de realizarlos.
   Permite la integración con diferentes herramientas como Google Suite, Slack, Dropbox, Asana y redes sociales.

3. Stormboard
   Una herramienta diseñada para generar brainstorming plasmando ideas en pizarras compartibles con los miembros del equipo. Funciona como un espacio de trabajo compartido Reúne la información para organizarla de la forma adecuada y lograr mayor productividad y eficacia en el proceso creativo.
   Permite exportar informes de Microsoft Word, PowerPoint o Excel, y agregar archivos de texto, imágenes o videos.

Espero que esta información te haya sido de utilidad, pero recuerda que “la práctica hace al maestro”, así funciona para todo, y el teletrabajo no es la excepción.

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