Digitalización en Recursos Humanos: Qué es y qué beneficios aporta

Qué es la digitalización

La digitalización es el proceso que impulsa la transformación de las empresas en la era digital. Se trata de la transformación en los sistemas de información, procesos y actividades actuales a nuevos en formatos digitales, permitiendo su almacenamiento, procesamiento y transmisión a través de dispositivos electrónicos.

Esta transición hacia lo digital no solo abarca la sustitución del papel por archivos o documentos electrónicos, sino que también involucra la automatización de tareas, el uso de software especializado y la implementación de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial o el análisis de datos.

Digitalización de Recursos Humanos

El mercado actualmente se encuentra marcado por la creciente influencia de la tecnología. La transformación digital se ha convertido en una realidad innegable para todas las empresas. Compañías de todos los sectores se lanzan a la digitalización con el objetivo de aprovecharse de los innumerables beneficios y ventajas que este proceso ofrece.

En este contexto, el departamento de recursos humanos emerge como un elemento crucial en el engranaje empresarial, una pieza esencial que no puede quedar al margen de la revolución digital.

La digitalización de los recursos humanos no solo se presenta como una opción, sino como una necesidad. El correcto funcionamiento del departamento tiene un impacto significativo en la compañía en general, ya que es fundamental para que la gestión y organización sean eficientes.

La automatización de este ámbito no solo contribuye a una empresa puntera y actual, sino que también promueve la eficacia y eficiencia en muchos aspectos importantes de la operativa diaria.

En este contexto, el uso de software de gestión empresarial se erige como una herramienta indispensable para abordar la transformación digital en el departamento de recursos humanos. Esto no solo impulsa el crecimiento y ahorro en costes, sino que también estimula la innovación y mejora el rendimiento general de la empresa.

En este artículo, exploraremos a fondo los beneficios y ventajas que conlleva la digitalización de los recursos humanos, desglosando los aspectos clave que están transformando la gestión del capital humano en el siglo XXI.

Ventajas de la digitalización en RRHH

La digitalización del departamento de recursos humanos conlleva una serie de ventajas significativas que repercuten en la eficiencia y eficacia de la gestión del capital humano en una organización. Algunas de estas ventajas podrían agruparse y resumirse de la siguiente manera:

Eficiencia operacional

La digitalización simplifica y automatiza tareas administrativas de recursos humanos y ayuda a mejorar la eficiencia en la ejecución.

• Agilización de tareas: La sustitución del papel por herramientas digitales para tareas típicas del día a día en una compañía como puede ser la gestión de horarios, nóminas o contratos, hace que se reduzca el tiempo dedicado a estas actividades.
• Optimización del trabajo: La tecnología permite ahorrar tiempo en los procesos y tareas operativas, por lo que a partir de entonces puede ser destinado a otras acciones con una visión más estratégica y que puedan ser de mayor valor para la compañía.
• Facilitación de procesos de selección: El poder disponer de una base de datos digital facilita la búsqueda y selección de candidatos adecuados. Además, por ejemplo, poder hacer entrevistas mediante herramientas digitales también ayuda a acelerar la disponibilidad de candidatos y departamento, y por tanto todo el tiempo final del proceso se acorta, agilizando en gran medida los procesos de contratación.

Retención de talento y crecimiento corporativo

La empresa se vuelve más atractiva para los empleados al adoptar tecnología avanzada, lo que contribuye a la retención de talento y mejora la competitividad en el mercado, proyectando una imagen actual y comprometida con la innovación.

• Retención de talento: La adopción de soluciones tecnológicas modernas hace que la empresa resulte más atractiva para los empleados, lo que a su vez contribuye a la retención de talento y a la mejora del compromiso de los mismos.
• Aumento de la competitividad: Estar a la vanguardia en términos de recursos humanos y tecnología proporciona una ventaja competitiva, pudiendo marcar la diferencia en un mercado que cada vez se muestra más competitivo.
• Profesionalización de la empresa: La digitalización de recursos humanos, así como de la empresa en su conjunto, muestra el compromiso con la innovación y la tecnología, lo que proyecta una imagen más moderna y atractiva tanto para empleados como para clientes y cualquier otra persona interesada en nuestra compañía.

Mejora en la comunicación y la toma de decisiones

La digitalización fomenta una comunicación más fluida y colaborativa en la organización, además tener actualizados los datos a la hora de tomar decisiones servirá para evitar errores y poder tomar decisiones estratégicas de forma rápida y acertada.

• Eliminación de barreras internas: Las numerosas herramientas digitales que existen para promover la comunicación interna y el trabajo colaborativo hacen que podamos evitar obstáculos que puedan existir en la fluidez en la comunicación o transferencia de conocimientos o información al trabajar en equipo.
• Visión global de la plantilla: Existen numerosas herramientas tecnológicas que nos permiten un seguimiento pormenorizado y en tiempo real de todos los aspectos que afectan a la plantilla, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos e información actualizada.

Tecnologías utilizadas para la digitalización

La digitalización de recursos humanos se apoya en una variedad de tecnologías y herramientas que potencian la gestión eficiente de los procesos relacionados con el talento humano. Algunas de las tecnologías clave utilizadas para la digitalización incluyen:

Herramientas de automatización de procesos (RPA)

La automatización de tareas repetitivas, como la entrada de datos o la generación de informes, aumenta la eficiencia y calidad del trabajo al tiempo que reduce el tiempo dedicado errores humanos que puedan producirse. Todo esto hace que se reduzca el peso de tareas operativas hechas por personas, pudiendo dedicarse a realizar otras tareas más orientadas a la estrategia.

Inteligencia Artificial (IA)

La Inteligencia Artificial puede tener numerosos fines dentro de los departamentos de recursos humanos, algunos ejemplos podrían ser el análisis de grandes conjuntos de CV para realizar un primer cribado automático de forma eficiente, la evaluación de los candidatos según test o pruebas que pueden hacer a través de su ordenador y mediante herramientas de IA obtenemos los reportes resumiendo los resultados finales o también, para los equipos de trabajo, ya se utiliza para la personalización de la experiencia del empleado.

Software de recursos humanos (HRMS)

Plataformas de gestión de recursos humanos que abarcan una amplia gama de funciones, desde la administración de nóminas hasta el seguimiento de la asistencia o control horario y la gestión del talento. Si bien, algunas de estas herramientas ya existían, actualmente muchas de ellas ofrecen ya un paquete completo de gestión del empleado abarcando todas las áreas dentro del ciclo de vida de un empleado.

Sistemas de gestión de documentos

Estos sistemas permiten la creación, almacenamiento y gestión de documentos digitales, como contratos, expedientes de empleados o políticas internas. De esta forma, ahorramos espacio en oficinas o espacios físicos, pudiendo incluso no tener por qué tener ya archivos en papel. Por ejemplo, las herramientas de verificación de firma de documentos también ayudan a gestionar archivos y otorgan en muchos casos validez legal, no teniendo por qué firmarlos ya con bolígrafo y papel como habíamos hecho hasta ahora.

Aplicaciones móviles

Ofrecen a los empleados acceso a información relevante y herramientas de recursos humanos desde sus propios dispositivos móviles, facilitando la gestión en cualquier momento y de forma fácil.

Existen muchas plataformas formativas que se ofrecen desde las empresas que ya cuentan con aplicación móvil para que el trabajador tenga más a mano su acceso, de esta forma se facilita su capacitación y desarrollo profesional con cursos, webinars u otras modalidades en línea. Al mismo tiempo, la empresa puede realizar seguimiento del progreso de la formación de forma actualizada.

También las herramientas de gestión de beneficios, en muchas ocasiones, se ofrecen en este formato para que los trabajadores puedan administrarse de forma personalizada los beneficios que la empresa pone a su disposición.

Obstáculos y desafíos

Para emprender la digitalización de un departamento de recursos humanos, es fundamental seguir una serie de pasos clave. En primer lugar, se requiere tener claro las metas que pretendemos lograr y, además, tener una definición de objetivos clara, así como identificar las características específicas que necesita nuestro departamento.

La elección de la herramienta adecuada desempeña un rol esencial, ya que la selección de la tecnología idónea será determinante para el éxito de la digitalización. Además, es crucial involucrar a todo el ecosistema empresarial en este proceso, lo que incluye la colaboración activa del departamento de tecnologías de la información.

Y, por último, pero no menos importante, se debe llevar a cabo una efectiva capacitación general en nuevas tecnologías, permitiendo que todos los miembros del equipo adquieran las habilidades necesarias para aprovechar al máximo el potencial que ofrecen todas las nuevas oportunidades tecnológicas a su alcance.

Seguir estos pasos ayudarán a garantizar una transición exitosa hacia un departamento de recursos humanos plenamente digitalizado y eficiente.

Cultura organizacional que respalde la digitalización

La digitalización de los recursos humanos va más allá de la mera adopción de la tecnología en el día a día del departamento, es un proceso que transforma la cultura de la organización al completo. La clave para el éxito radica en la creación de una cultura que respalde y promueva la digitalización de manera abierta a la innovación siendo el cimiento sobre el cual se erige la eficiencia y la eficacia de la digitalización en el ámbito concreto del departamento de recursos humanos.

Esto implica fomentar la colaboración, la agilidad y la adaptabilidad, así como la disposición a aprender y evolucionar hacia una nueva era tecnológica.

La cultura de la empresa debe ser la base para impulsar la adopción de tecnologías en la gestión del capital humano, convirtiendo la digitalización en una parte integral de su ADN corporativo. La combinación de una cultura organizacional sólida y la digitalización de recursos humanos allana el camino para una empresa ágil, innovadora y preparada para enfrentar los desafíos de la era digital.

Casos de éxito

La digitalización en todo o en parte de los departamentos de recursos humanos ha sido implementada con éxito en numerosas empresas, lo que ha mejorado la eficiencia, la productividad y la satisfacción de sus empleados. A continuación, se presentan algunos casos de éxito conocidos en el sector tecnológico o industrial:

• IBM utiliza la inteligencia artificial y el análisis de los datos para analizar el compromiso de los empleados y predecir el riesgo de rotación. Esto ha permitido tomar medidas proactivas preventivas para retener al personal más valioso.
• General Electric (GE) ha utilizado la digitalización para mejorar la gestión de beneficios y la administración de nóminas de sus empleados, lo que ha simplificado los procesos y les ha permitido acceder a información personal de manera más rápida y eficiente.
• Siemens ha implementado una plataforma digital de aprendizaje en línea para su personal de todo el mundo, permitiendo una formación más personalizada y accesible. Con esto ha conseguido un aumento en la retención de empleados y la adquisición de habilidades clave pudiendo ser medido en tiempo real por la compañía.

Estos ejemplos muestran cómo la digitalización en recursos humanos ha transformado la gestión de personal en empresas líderes, mejorando la eficiencia, el compromiso de los empleados y la toma de decisiones basadas en datos. La adopción de tecnologías avanzadas ha sido clave para su éxito en la gestión de talento y recursos humanos.

Conclusiones

En esencia, la digitalización busca optimizar la eficiencia, agilizar las operaciones y potenciar la toma de decisiones en las organizaciones, allanando el camino hacia un futuro empresarial más innovador y competitivo.

La digitalización del departamento de recursos humanos en concreto debe verse como una inversión que no solo agiliza los procesos internos, sino que también contribuye a la mejora de la satisfacción de los empleados y a la capacidad de la empresa para mantenerse ágil y adaptarse a los desafíos cambiantes del entorno empresarial actual.