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Versiones de SAP

El sistema de administración de empresas creado por SAP es uno de los sistemas con mejor posicionamiento a nivel mundial. Este posicionamiento no es por casualidad, el sistema ha logrado mantenerse a lo largo de una trayectoria de más de 50 años y su secreto se basa en su nivel de adaptabilidad. A medida que SAP implementa su solución en empresas, estas consumen las soluciones standard como lo son los 4 pilares de la implementación:

1. Finanzas (FI-Financial Accounting)
2. Costos (CO-Controlling)
3. Compras (MM-Material Management)
4. Ventas (SD-Sales and Distribution)

Sin embargo, estos módulos pilares y módulos específicos, están enfocados a proveer hasta un 60% de la solución tecnológica de la empresa. El 40% restante, necesita de una solución técnica que debe de ser desarrollada. Esta solución es propia de cada cliente y varía mucho dependiendo del rubro. Este 40% es tan importante para el cliente como para SAP, ya que la solución desarrollada puede terminar convirtiéndose en un producto de SAP y estar disponible para un cliente del mismo rubro. Esta mecánica ahorra tiempo y costos de desarrollo para los clientes y hace satisfactoria la inversión costo beneficio al escoger el sello de SAP.

Cada cierto tiempo, SAP pone a disposición nuevas versiones de su producto a las cuales los clientes tienen acceso a migrar. Estas nuevas versiones contienen nuevas funciones de negocios que buscan cubrir el 40% antes mencionado, adicionalmente cuentan con automatizaciones de procesos (para usuarios y la parte técnica) y mejoras de código que aumentan el performance del sistema.

Al implementar SAP en una empresa, se dejan los procesos standard funcionando debidamente y se construyen soluciones fuera del standard que permiten tener la mayoría o totalidad de los procesos de la empresa de forma digital. En este punto, la versión que se instala es la última o una previa a la que está actualmente en el mercado.

Con el paso del tiempo, nuevas versiones se despliegan y buscar una actualización puede afectar la operatividad de los procesos del cliente. Esto se debe a que ciertas mejoras internas del sistema obligan a reconfigurar procesos de negocio. En teoría, bastaría con una simple configuración para que el proceso afectado quede funcionando correctamente y esto es cierto cuando hablamos del 60% configurable dentro de la solución estándar.

Sin embargo, el 40% restante que es de soluciones no standard, puede involucrar cambios significativos a nivel técnico y esto puede detener o cambiar la forma de operar del cliente. Esto traducido a dinero y tiempo, implican una alta inversión de ambos recursos y el resultado no refleja un retorno sobre la inversión que justifique la operación.

Con lo antes mencionado, el tema de actualización de versiones de SAP debe siempre buscar un objetivo en concreto para el cliente:

1. Performance.
2. Ahorro de costos en infraestructura.
3. Ahorro de tiempo y dinero en construir soluciones Onsite versus utilizar un producto ya existente e integrado.
4. Acceso a la información desde aplicaciones Web.
5. Automatización de procesos.

El proceso de implementación

El proceso de implementación se constituye con varios integrantes:

El cliente

Este actor va a demandar al equipo de IT, la creación o adaptación de soluciones tecnológicas para los procesos actuales de la empresa. Estas soluciones van desde reportes, integraciones entre sistemas, accesibilidad (soluciones WEB) entre otros.

Equipo BASIS

El equipo de BASIS se encarga de gestionar los cambios de versiones y actualizaciones del sistema. Esto lo hacen a través del Solution Manager (SOLMAN). Dependiendo del caso, las actualizaciones son guiadas y automatizadas, sin embargo, en otros casos requiere de la intervención del Equipo técnico ABAP y del equipo funcional de varios módulos para aplicar Notas. Las notas es un documento de especificación son se deben de realizar una serie de pasos para poder completar un proceso. En este caso, el proceso de actualización.

Equipo Funcional

El equipo funcional es el encargado de buscar una solución técnica a las demandas realizadas por el cliente. Este equipo es quien conoce el standard de SAP y las funciones de negocios que se apegan a los procesos solicitados por el cliente. Las actualizaciones de versiones, incluyen funciones de negocios “Business Functions”. Activar estas funciones permite tener acceso a nuevas transacciones y funcionalidades dentro del sistema, sin embargo, estas activaciones modifican código del standard por detrás. Estas modificaciones pueden requerir configuración adicional para operar un proceso que anteriormente funcionaba y posterior a la activación no funcionará más sin la debida configuración.

El funcional debe proveer estos escenarios a los equipos que se verán afectados para la actualización. Estos cambios se encuentran englobados en una guía simplificada de la versión a la cual estamos intentando actualizar, esto es conocido como la Simplication List.

Los funcionales estarán encargados de garantizar y dar mantenimiento a la operatividad de la empresa previo a la actualización, así como la aplicación de notas funcionales para garantizar una actualización exitosa.

Equipo técnico

Al momento de realizar una actualización de versión, muchos procesos se simplifican mediante la inserción de nuevas tablas y lógicas de negocio en el código standard. Sin embargo, estas lógicas adicionales pueden deshabilitar antiguos procesos de manera interna y ocasionar fallos en la operación de procesos. Esto implicaría que el equipo técnico tiene que estar alerta cuando las soluciones creadas en casa tengan fallas posteriores a la actualización.

Normalmente se esperan pequeños mensajes de error que indican exactamente porque el proceso no puede continuar, pero en estos casos veremos pantallas en lenguaje ABAP conocidas como DUMP. Estos DUMP indican la interrupción de la lógica y es trabajo del equipo técnico corregir estas incidencias. Sin embargo, la solución tiene que ir coordinada con el proceso de negocios y coordinada por parte del equipo funcional. Estos DUMPS pueden repararse vía configuración o vía código. Adicionalmente el equipo técnico, colabora con el proceso de actualización mediante la aplicación de notas.

Simplification List

La simplification list es un manual previsto de forma gratuita por SAP en donde se explican todos los cambios que recibirá la versión a la cual deseemos migrar o actualizar. Es trabajo del equipo funcional, analizar en su totalidad la simplification list en los tópicos que afecten los módulos con los que opera la empresa.

La simplification list es un documento técnico funcional y en él encontraremos modificaciones de configuraciones funcionales hasta actualización de líneas de código.

Actualidad de versiones (Previo a 1610 y Posterior a 1610)

La base central de operaciones de SAP la encontramos en el GUI (Graphical User Interface).

Desde el GUI, los consultores funcionales pueden realizar configuraciones y habilitar procesos de negocios. El equipo técnico puede crear programas, funciones, tablas y cualquier elemento relacionado con la metodología RICEFW (Reportes, Interfases, Conversiones, Enhancements, Formularios de impresión, Workflows). Finalmente, los usuarios pueden registrar las operaciones diarias que alimentan al sistema.

Con el paso del tiempo, llego el momento en donde SAP tuvo que dar el paso a Web. Este paso conllevo a la creación del Fiori Launchpad y al cambio de base de datos de Oracle a HANA.

El Fiori Launchpad es la nueva forma de SAP mediante la cual interactúan los usuarios. El acceso es vía Web y es compatible con dispositivos móviles mediante la aplicación oficial de Fiori. Esta nueva interfaz de usuario permite realizar transacciones de diversos procesos y controlar de manera gráfica la situación de un departamento completo mediante las aplicaciones gráficas. Los procesos operativos siempre pueden realizarse en el GUI, sin embargo, se espera que todos los procesos se operen desde aplicaciones en Fiori. Las aplicaciones de Fiori se encuentran disponibles en la librería de Fiori y estas son compatibles dependiendo de la versión de nuestro ERP de SAP.

En cuanto a la base de datos, previo a la versión 1610, el ERP de SAP utilizaba una base de datos de ORACLE. Con el nuevo cambio de interfaz de usuario, SAP introdujo su nueva base de datos operativa llamada HANA. Esta nueva base de datos permite una integración y presentación de datos en tiempo real.

Aunque SAP contara con una nueva interfaz gráfica y una nueva base de datos que optimiza la presentación y procesamiento de datos, era necesario intervenir en la base del ERP para poder hacer que estos 2 nuevos productos funcionarán adecuadamente y es aquí donde el Add-on de Simple Finance interviene.

Add-on Simple Finance

Los módulos del ERP se integran gracias al módulo principal que es el de contabilidad y finanzas. A medida que pasa el tiempo, se agregan nuevos módulos que se integran con contabilidad. Aunque la integración es efectiva, muchas veces requiere de demasiados procesos para acceder a la información. Esto reduce el performance al momento de extraer y presentar datos.

Con la llegada de la nueva base de datos, era necesario readecuar el relacionamiento de tablas y se crea la tabla ACDOCA. En esta tabla se almacenan los datos principales de las transacciones que culminen en el módulo de finanzas y evita tener en múltiples tablas la información. A esto se le conoce como la única fuente de datos.

En esta tabla se coleccionan datos de monedas, materiales, activos fijos, costos, entre otros. Esta tabla elimina la necesidad de reconciliar datos entre módulos.

Pasar por este cambio, involucra cambiar el código de las soluciones hechas en casa y extraer la información de ACDOCA.

La activación del Add-on de Simple Finance obliga a migrar datos maestros y a cambiar configuraciones para hacer funcionar los procesos que anteriormente ya funcionaban, esto conlleva a un gasto enorme en personal Basis, Técnico y Funcional. Adicionalmente los escenarios de prueba no siempre se adaptan a la realidad y es posible que se requiera de un tiempo adicional en caso de que surjan errores no previstos que detengan la operatividad de algún proceso. Dentro de estos procesos podemos encontrar la configuración bancaria, el módulo de activos fijos, el nuevo dato maestro Business Partner que consume a los proveedores y clientes.

Configuración Bancaria

Después de instalar la nueva base de datos y empezar a operar con el Add-on de Simple Finance, la forma de configurar bancos cambia y es necesario descargar aplicativos en Fiori para poder completar el proceso de Bancos. Aunque el proceso de creación de nuevos bancos cambie, las funcionalidades para procesos de aprobación y mantenimiento de cuentas de banco se realizan de una manera más amigable.

Solución de activos fijos reforzada

El módulo de activos fijos cambia y posee una nueva configuración. Estas nuevas configuraciones y cambio en los procesos otorgan:

• Eliminación de redundancia de datos
• Integración directa con contabilidad
• Evitar correr programas de actualización ya que los posteos contables ahora son efectivos en tiempo real.

On-premise vs Cloud

Ya que el costo de actualización es muy elevado en cuanto a consultores e infraestructura, SAP busco una válvula de escape financiera para sus clientes. Desde la actualización a la base de datos HANA, el cliente tiene la opción de invertir en Infraestructura (On-premise) o invertir ese dinero en sus actualizaciones mientras paga una mensualidad por operar su solución en la nube (Cloud).

Conclusiones

El ERP de SAP en sus versiones de R3 o S4 HANA es completamente funcional para operar varias empresas y obtener información para la toma de decisiones.

Una versión nueva conlleva a tener más funciones de negocios y reduce el tiempo de creación de productos desde 0. Estas funciones nos llevan por un módulo que únicamente requiere de configuración para operar e integrarse con contabilidad.

Poseer una versión de SAP S4 HANA, nos da acceso a aplicaciones web dentro del Fiori Launchpad y permite que podamos acceder a información en tiempo real y visualizar KPIS sin tener que acceder a la aplicación. Estas aplicaciones están disponibles en la librería de SAP y su implementación no posee un costo adicional.

Existen 3 alternativas de actualización:

Actualización de R3 a R3

Se recomienda actualizar a la versión 1503. Esta es la versión previa a la 1610.

Actualización de R3 a HANA

Se recomienda actualizar a la versión 1610. Esta actualización requiere de migración de datos.

Este proceso involucra una gran inversión en infraestructura y se considera como un gran proyecto. Esto indica que no se debe de tomar a la ligera. Una vez completada la migración de R3 a HANA, se puede actualizar a la última versión o una anterior a la última para poder tener un ecosistema agradable con la menor cantidad de incidencias.

Actualización de versiones HANA

Se recomienda siempre actualizar a una versión anterior a la que está en el mercado. Esto evitará DUMPS inesperados que requieran de un llamado urgente a SAP.