Management

Impacto de los hábitos en los equipos de alto rendimiento

En nuestro día a día, tendemos a infravalorar la increíble oportunidad de mejora que representan los hábitos. Lo entiendo perfectamente, estamos obsesionados con el life-hack de turno y la gratificación instantánea, con el sencillo truco que nos cambiará la vida y con el que miles de médicos se han quedado estupefactos, si creemos esos enlaces de clickbait.

Sin embargo, tus padres, tus profesores y tu dentista tenían razón: Si quieres tener unos dientes sanos, te tienes que cepillar a diario, y si quieres sacar buenas notas, tienes que estudiar por lo menos un poco todos los días.

Entendemos los (buenos) hábitos por una actividad consciente, que, mediante el esfuerzo, constancia y regularidad, repetimos una y otra vez a través de un período determinado de tiempo y, mediante la cual, obtendremos ciertas recompensas.

En palabras de Bruce Lee: “No temo a quien ha practicado 10.000 patadas una vez, pero sí temo a quien ha practicado una patada 10.000 veces.” Imagínate esa patada practicada diez mil veces. A esas alturas más que una patada, será toda una obra de arte.

Por esto mismo, si bien los hábitos son a menudo entendidos de forma individual (como practicar un idioma, un instrumento musical, ir al gimnasio y comer más sano…) también podemos extrapolarlos a lo colectivo, a nivel familia y grupo de amigos, o, en el caso que nos ocupa, en nuestro equipo de trabajo. Mediante los buenos hábitos alcanzaremos una competencia y un rendimiento sin precedentes.

Ten a mano para apuntar porque aquí te mostramos un plan de ataque infalible.

Comunicación efectiva

En toda relación entre seres humanos (eso incluye nuestros compañeros de equipo) la buena comunicación es crucial para la cohesión del grupo, para que los objetivos se alineen y, en general, que las relaciones lleguen a buen término.

Relevancia de la comunicación abierta

Sin trampa ni cartón: Es muy importante que gran parte de la comunicación sea abierta y a oídos de todos los miembros, pues una comunicación “cerrada” puede parecer enigmática o sospechosa, invitar a la especulación y, por consiguiente, a los rumores.

Evidentemente, pueden existir “apartes” entre los miembros del equipo y el mánager puede enfocarse “en privado” y aportar feedback sobre el rendimiento de algún que otro miembro. Pero por lo general, debemos recordar que la comunicación deberá ser lo más abierta posible.

Herramientas y técnicas para mejorar la comunicación en equipo.

Asegurar una comunicación “de la mejor calidad posible” deberá ser una prioridad en todos los mensajes orales y escritos que mandemos. Partiremos desde una actitud honesta y no nos dejaremos llevar por las emociones, evitando a toda costa el sensacionalismo y manteniendo la cabeza fría. Las opiniones y críticas pueden ser flagrantemente erróneas, pero no las juzgaremos en este punto, sino que las observaremos y reflexionaremos sobre ellas. Intentaremos ser plenamente conscientes y tener muy en cuenta cómo transmitimos la información a nuestros compañeros.

Tan importante es lo que decimos como la manera en que lo decimos, y debemos tener en cuenta que, en la mayoría de las ocasiones, la comunicación es un diálogo, no un monólogo, y saber escuchar también es parte crucial del proceso.

Metas claras y compartidas

Objetivos cristalinos, por favor.

Importancia de establecer objetivos claros y alineados con la visión del equipo

Hay quien piensa (y me incluyo) que en este ilustre campo que es el Management, la perífrasis “establecer objetivos” debería las más de las veces traer consigo un acrónimo a continuación de “objetivos”.

¿Sabes cuál es? En efecto, se trata de SMART.

Por su altísima importancia, recomendamos que eches un vistazo al artículo que define y explora estas dimensiones para que siempre puedas tenerlas a mano. No obstante, a efectos prácticos, podemos recordar que se trata de un checklist, que nos recuerda la importancia de asegurar que todo objetivo sea Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un marco Temporal preestablecido.

Por lo general, todo objetivo que cumple el criterio SMART habrá sido examinado y puesto en contexto de forma más completa que otro objetivo poco definido o de apariencia caprichosa. Mediante este acrónimo nos cercioramos de que nuestras metas sean lo más claras y definidas posible y que están alineadas con la visión del equipo.

Seguimiento del progreso hacia las metas y evaluar el desempeño

Habrás oído en numerosas ocasiones el adagio “Lo que se mide, se gestiona.” (en inglés: What gets measured gets managed) erróneamente atribuido al genio del management Peter Drucker.

No obstante… ¿Cómo medimos el progreso? ¿Cuáles serán nuestras KPIs?

Para ello requerimos que nuestros objetivos (recordemos: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) sean, efectivamente… medibles.

Más adelante hablaremos sobre la medición y evaluación del rendimiento, cómo establecer dichos KPIs y métricas y cómo llevar a cabo evaluaciones periódicas.

Responsabilidad y confianza

Un equipo de alto desempeño se fundamenta en expectativas mutuas.

Delegación efectiva para mejorar la responsabilidad individual y colectiva

Uno de los pilares del buen liderazgo está en saber delegar bien. Podemos remitirnos a las palabras del vigésimo sexto presidente de EE.UU. Theodore Roosevelt: “El mejor líder tiene el sentido común suficiente para escoger buenos subordinados que hagan el trabajo, y el autocontrol suficiente para no entrometerse mientras lo hacen.”

Para los gestores, no es fácil desconectar si no existe la confianza adecuada para delegar exitosamente, cayendo en esa fuente de estrés, ineficiencia y falta de motivación conocida como micromanagement. La responsabilidad debe ser compartida entre el equipo, pues es lo que fundamenta la confianza de que nuestro equipo es capaz de tener la autonomía para llevar bien el peso sobre los hombros.

Construir y mantener la confianza dentro del equipo.

Nuestro equipo reúne lo mejor de cada casa, y podemos confiar en que pueden hacer las cosas solos mediante control de calidad, guías de estilo, libertades creativas e incentivos adecuados.

La confianza se construye liderando desde la vanguardia, tomando decisiones con imparcialidad y teniendo como virtudes cardinales la cooperación, la sensatez, el compromiso, la unidad… En general te recomendamos que eches un vistazo a las habilidades y estrategias imprescindibles para ser un buen líder para aplicar lo aprendido en tu equipo de trabajo de alto desempeño.

Cultura de aprendizaje y mejora continua

No se alarme, por favor, no le ocurre nada a su terminal.
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Importancia de invertir en el desarrollo profesional del equipo

Se dice que una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones. Por tanto, si queremos un equipo de alto rendimiento a la última en las más útiles competencias digitales, tenemos que atender a las habilidades de nuestros compañeros individualmente. Las cuales, puestas en conjunto, se traducirán en una gran productividad y en los mejores resultados.

Si eres un habitual del blog de OpenWebinars ya conoces de sobra la importancia de invertir en nuestro desarrollo profesional, tanto en lo personal como para tu equipo. Te recomendamos que eches un vistazo a nuestra ruta de formación para fortalecer la cohesión de tu equipo a través de técnicas creativas.

Implementar un sistema de feedback que promueva la mejora constante

¡Feedback!

Habitualmente, la idea que tenemos del feedback es un nimio buzón de sugerencias en una esquina de la oficina, las reviews de los clientes de nuestros productos, o un jefe que nos echa la bronca y nos ilustra sin tapujos sobre qué es lo que cree que debemos mejorar.

No obstante, la retroalimentación que nos ocupa aquí es la de cómo ser mejor equipo, tanto en una visión de conjunto (cómo coordinarse, cómo colaborar mejor aún) como en la visión individual (mejora de competencias, cohesión entre miembros, etc.)

Sobre esto último veremos más adelante un caso particular sobre la importancia de organizar las parejas de trabajadores por sorteo, en pos de una mejor cohesión, colaboración y diversidad.

Colaboración y diversidad

¿Dónde estaría un equipo sin la colaboración? Si Roma no se hizo en una hora, menos aún por una única persona.

Promover la colaboración y el trabajo conjunto

Incluso en un equipo pequeño donde todo el mundo se conoce hay huecos en los que dos compañeros pueden no tener apenas trato.

Pongamos, por ejemplo, cómo en El señor de los anillos, Legolas dice a Frodo exactamente cuatro palabras en tres películas (“Cuenta con mi arco”), o en el caso de Friends, cómo Chandler y Phoebe casi no tienen segmentos juntos (hecho del cual los guionistas de otra gran serie, Community, hicieron referencia en un episodio)

Para tratar estas asimetrías podemos establecer un sistema para formar parejas por sorteo dentro del equipo y, particularmente, mantener la mente abierta en actitud colaborativa con quienes no están entre nuestra cuadrilla habitual.

Diversidad en los equipos y fomentar un entorno inclusivo

¡Cuidado! La auténtica fortaleza reside en las diferencias, no en las similitudes.

Si atendemos a la definición de diversidad según la RAE, significa variedad y heterogeneidad, pero también puede significar abundancia y pluralidad. Como individuos, todos somos distintos en nuestras vivencias y perspectivas, y contar con todas las voces de nuestros compañeros hace que nuestros proyectos sean más completos y versátiles. Por esto mismo, apostar por la diversidad es una estrategia ganadora.

Bienestar integral del equipo

En este sistema, los componentes más importantes son sus miembros, y velar por su bienestar es gran parte del juego.

Mantener un equilibrio saludable para prevenir el burnout

Algunos autores como la psicóloga americana Christina Maslach proponen que la única manera de prevenir el síndrome de desgaste ocupacional es mediante una estrategia mixta, combinando cambios organizacionales y trabajando en la educación de cada individuo.

Sobre esto último, es cierto que es importante invertir en la prevención del estrés mediante psicología y técnicas de relajación como el Mindfulness, pero una mejor recomendación para prevenir el Burnout es atacar el problema de forma sistémica, ya sea mediante mejor retribución y otros incentivos, mejores horarios o una mejor planificación de las tareas y cargas de trabajo lo más equitativas posibles.

No debemos caer en remedios simplones como realizar una pequeña pizza party los viernes al cerrar la semana como si nuestro equipo de élite fuera un equipo de fútbol infantil. Esta práctica, en particular, ha sido ridiculizada ampliamente en redes sociales, y es vista por el trabajador crítico como poco más que una limosna.

Iniciativas para apoyar el bienestar físico y mental del equipo

Como mánager es importante integrarse y “liderar desde la vanguardia” para atender a las necesidades del equipo, subir la moral y establecer relaciones personales en el día a día. En general, considerar iniciativas para “humanizar” el lugar de trabajo y sus relaciones suelen ser soluciones que lleven a buen puerto… pero también pueden formar parte de las tan célebremente conocidas (y criticadas) prácticas de team-building.

Una vez más, os invito a reflexionar en cómo mejorar los incentivos de la plantilla.

Medición y evaluación del rendimiento

Esto… ¿Cómo era aquella frase célebre de Peter Drucker?

Establecer KPIs y métricas para evaluar el rendimiento

Si bien unas buenas métricas de rendimiento lucen mucho en una presentación sobre la evaluación trimestral de un departamento o equipo, no son ni mucho menos una panacea, ni aseguran estar en buen camino de conseguir nuestros objetivos.

Muy probablemente nuestra empresa no sea como la que fundó Henry Ford para producir el famoso Modelo T en aquellas cadenas de montaje primitivas, donde se medía científicamente las unidades producidas al día o a la hora. Aparte de la falta de “humanidad” de esas cifras, es probable que los proyectos de nuestro equipo tengan diversos niveles de complejidad, diversos objetivos y diversos marcos temporales, aparte de más dimensiones a tener en cuenta.

¿Están realmente bien escogidas nuestras KPIs? ¿Miden y representan bien el progreso de un proyecto?

Medir, evaluar, comparar… Krogerus y Tschäppeler comentan en el muy recomendable compendio de modelos de pensamiento estratégico The Decision Book, el “Modelo de equipo” con el que saber si tu equipo está a la altura de las circunstancias.

• ¿Cuento con las personas adecuadas para este proyecto?
• ¿Se corresponden nuestras habilidades con nuestros objetivos?
• ¿Somos capaces de lograr lo que esperamos lograr?

Podemos visualizar a nuestro equipo como uno deportivo, donde es relativamente sencillo establecer comparativas en base a unas pocas dimensiones (como goles, pases, agilidad, pensamiento de equipo, regates…) y establecer una escala del 1 al 10. Preguntémonos dónde está el límite crítico, el mínimo a cumplir, en esta escala.

Definiremos competencias, conocimientos y recursos que consideramos importantes en el proyecto. ¿Qué habilidades son absolutamente necesarias para el encargo? Podemos distinguir entre aptitudes blandas como la lealtad o la motivación, y aptitudes duras, como competencias digitales o lenguas extranjeras.

Usando las puntuaciones en las distintas dimensiones… (y con unos mínimos conocimientos de Excel, o si no, con paciencia, papel y lápiz como toda la vida)… podemos tabular los datos y establecer comparativas visuales con forma de distintos gráficos, como los de estrella o telaraña. Esto nos ayuda a escudriñar las competencias de nuestro equipo de alto rendimiento y señalar con exactitud dónde pueden existir “puntos ciegos” o “lagunas” entre las habilidades del conjunto. Juzga a tus jugadores y entrena sus carencias.

Y mejor aún… ¿Cuáles son tus puntos fuertes y tus puntos débiles? Hace varios meses lo comentamos en un artículo que puede interesarte, la técnica del Análisis DAFO personal

También debemos considerar que puede no ser plato de gusto que el mánager observe, analice y diseccione las capacidades (o falta de ellas) de un subordinado. Por ello, es recomendable que también instemos a los trabajadores que se autoevalúen: Un buen equipo es aquel que juzga correctamente sus propias capacidades, ni más ni menos.

Llevar a cabo evaluaciones periódicas

Como hemos dicho en la introducción, un buen hábito es eficaz porque se repite una y otra vez en el tiempo, pero también debemos asegurarnos su cumplimiento y no caer en el típico “propósito de año nuevo: hacer ejercicio regularmente” que acaba siendo descartado a mediados de febrero.

Las reuniones de planificación, revisión y evaluación son algo que los métodos de gestión de proyectos o marcos de trabajo Agile como Scrum han implementado con mucho énfasis.
Por tanto, es crucial tener a mano un buen cronograma donde las tareas aparezcan asociadas a cada trabajador, pueda verse el estado de realización (como en un tablero Kanban) y establecer un seguimiento por semanas de cuándo se realizan y cuando se finiquitan dichas tareas.

Una vez impuesto un sistema eficiente, podremos evaluar de forma periódica con éxito. Hasta entonces, toda lectura y juicio de valor que realicemos sobre los proyectos del equipo será parcial y esconderá información relevante, pues no contaremos con la visión completa.

Conclusiones

Un buen equipo puede llegar lejos, pero un equipo construido sobre los hábitos adecuados puede alcanzar éxitos insospechados. Es de esperar que, con avances tecnológicos, como un mayor conocimiento y análisis de las candidaturas que llegan a los procesos de selección, pueda encontrarse el talento adecuado para la labor concreta.

En OpenWebinars formamos a los líderes y a los equipos altamente competitivos del mañana. Te recomendamos que eches un vistazo a nuestra ruta formativa para el desarrollo de equipos de alto rendimiento.